分销商一体化经营系统手册.doc

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前 言

分销商一体化经营系统( IDS) 是宝洁公司分销商生意运作的标准运作系统。而全球分销商核心运作流程正是宝洁公司分销商进行有效生意运作的最佳方式, 同时为分销商一体化经营系统( IDS) 的发展奠定基础。为使分销商更符合全球分销商核心运作流程( CWP) 的标准, 我们特制作此手册。

本手册分为两个部分, 第一部分为IDS各核心运作流程的介绍; 第二部分是支持各核心运作流程的支持性文件, 从而真正帮助中国的分销商以最容易的方法来运用IDS。

经过学习本手册, 使用者将会熟悉分销商核心运作流程, 理解流程要素, 找出分销商生意运作与全球核心运作流程的差距, 并制定相应的行动计划消除差距, 以达到真正的高效运作。

中国IDS小组

目录

1． 简介 …………………………………………………………………………………………3
2． 分销商覆盖模式………………………………………………………………………5
◆分销商标准组织结构……………………………………………………………………………7
◆小店货车销售标准模式………………………………………………………………………17
◆C店销售标准模式……………………………………………………………………………27
◆分销商覆盖服务费……………………………………………………………………………33
◆协议……………………………………………………………………………………………58
◆运作手册………………………………………………………………………………………91
◆销售代表招聘…………………………………………………………………………………105
◆CSR日常培训手册……………………………………………………………………………115
◆ 分销商向新模式转变步骤……………………………………………………………………123
3． 客户服务核心运作流程……………………………………………………………………135
4． 支持性文件…………………………………………………………………………………169
5． 财务会计核心运作流程……………………………………………………………………199
6． 财务会计核心运作流程支持性文件………………………………………………………233

分销商标准组织结构
目录

1．分销商组织结构图……………………………………………………………………………8
2分销商覆盖人员工作职责………………………………………………………………………9
●运作经理…………………………………………………………………………………9
●销售主管…………………………………………………………………………………10
●销售组长…………………………………………………………………………………11
●大店销售代表……………………………………………………………………………12
●大店助销员………………………………………………………………………………15
● 小店货车销售代表………………………………………………………………………16

分销商组织结构图

总经理

分销商运作经理

销售主管

人事主管

财务主管

系统主管

后勤主管

销售组长

财务人员

出纳员

系统操作员

仓管人员

销售代表

*注: 1.一个分销商人员可能因实际情况从事多于一个岗位。
2．对于一个分销商只有一个分销商经理.
3.每个销售主管至少要管理3—5个销售组长。
4．每个销售组长至少要管理8—10个销售代表。

职称: 分销商运作经理
部门: 分销商
总体工作目标:
分销商运作经理负责分销商整体生意的运作, 以实现分销商总体生意目标( 销量, 利润等) 及在所覆盖范围内各渠道良好的客户服务和店同表现, 同时还负责分销商组织结构及运作系统的构架、 提高和完善, 以实现长期可持续发展。

工作范围:

工作对象
·级别
4
内部
外部
·直接下属数量
4-5
上级管理层
·零售和批发客户
·汇报给
总经理
部门经理
·宝洁客户经理

·销售部
·宝洁区域经理

·人事部

·财务部

·系统部

·储运部

要求: 高中及高中以上文化程度
教育程度: 丰富的分销商运作经验
经验:

其它要求( 知识, 技能, 态度) :
出众的领导才干, 解决问题能力, 思考分析能力, 和她人有效工作能力, 沟通能力及高度的职业道德, 正直品性。

职责:
·负责实现分销商年度和季度生意目标。( 销量, 利润和季度生意促销计划等)
·负责实现所覆盖范围内各渠道良好的客户服务及店内表现。
·负责年度和季度生意计划和部署。
·负责与战略性零售客户及大批发商谈判/签订付款协议。
·负责人员培训和发展。
·负责人员奖励和评估。
·负责宝洁专用货车的统一管理, 确保车量的运作不影响宝洁货车销售计划运作。
·发展良好的客户关系。
·负责所在区域的长期可持续发展。
a) 人员配置/招聘/客户的筛选。
b) 制定有效的策略和计划发展生意。
c) 跨部门有效的沟通。
结构图:

总经理

分销商
运作经理

销售部

人事部

财务部

系统部

后勤部

每日发货报告
仓库名: 仓管员: 日期:

单据号码
客户代码
备注
单据号码
客户代码
备注

注意: 仓管员需将要将每日发生的出仓/移仓/退货/报残等所有有关库存变化的情况准确记录在此报告中。194
方法:
1、 及时更新签名卡。
步骤:
1、 总经理能够作出以下授权:
2、 预算主管可在预算内对基金和费用支出有决定权。
3、 财务经理/会计主管对预领款/现金付款有决定权, 必要时需指定权限范围。
4、 财务经理/会计主管对银行付款有决定权, 必要时需指定权限范围
5、 销售经理可签署销售合同, 财务经理可决定客户赊销额。
6、 生产部经理负责从宝洁订货, 入仓, 申报残损货物
7、 人事部经理负责签署每月工资
8、 会计主管决定会计科目和会计流程图而且决定纳税申报
9、 财务经理负责安排金融( 贷款) 和运用适当的金融工具( 例如租赁、 制造)
10、 销售经理和财务经理决定产品价格
说明:
对下一级委任职责和决定权。
输入:
1、 从董事会成员到总经理都要有权限的委任
输出:
1、 签名卡
权限的委任
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 内部控制 编号: 7.3.1
要素: 权限的委任 地点: 总部

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应付帐款 编号: 6.3.3
要素: 内部调节 地点: 总部

签名卡

宝洁
分 销 售
客 户

客户服务部
财务部
销售部
管理系统部
人事部
法律部

客户服务部经理
财务分析员
销售经理
管理系统部经理
人事部经理
法律部经理

230
内部控制的建立

某某宝洁经营部应收帐款内部对帐流程( 样本)
责任人:
编写人:
批准人:
IDS标准操作流程手册
日期:
编码:
目的:
明确业务员, 操作员和应收帐目管理在记录和冲销客户应收款流程中的职责, 确保IDS系统和分销商手工帐记录都准确无误。
原则:
１． 两套系统均应以发货就记录应收帐。
２． 手工帐系统应该建立宝洁IDS系统的销售清单号码。
３． 对帐的时间点双方必须统一。
４． 数据有出入, 双方均有责任查找原因, 直到对准为止。

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
( 根据具体情况而定)
1
每天收款, DSR将现金及其它票据交收款台, 收款台复核后, 将现金交内部银行, 将支票, 汇票等交出纳。出纳等银行兑现后, 交到会计处。

财务经理
会计
出纳
随时
2
财务会计作收款报告汇总后把报告交给IDS系统管理员。

会计
9: 00
3
操作员根据报告进行当天收款输入。
IDS: AR
操作员
10: 00-11: 00
4
操作员打印当天收款报表。
IDS: AR每日销售日记帐报表
操作员

5
操作员把它与每日收款报告进行对帐。

操作员

6
周末对帐: 操作员从电脑中打出客户应收帐龄分期报表, 与会计手工明细帐对帐, 与, 并查找原因如有差异即查找原因并及时调整, 并计算应收帐款记录准度( RRA) 交业务经理见( 附件2) 。
IDS: AR应收帐款帐龄报表
业务经理
操作员
周末
7
月末对帐, 操作员计算应收帐记录准度( RRA) 的平均值。

操作员
月末
8
月末: 操作员打印超期欠款明细表计算超额欠款占销售额比率( Overdue Rate) ( 见附件3) 。

操作员
月末

四项总控目标

-交易的授权
-交易的记录
-资产的合理保护
-帐面资产与实际资产的对照

P 232

财务会计核心运作流程支持性文件

P234

某某宝洁经营部应收帐款标准流程( 样本)
责任人:
编写人:
批准人:
IDS标准操作流程手册
日期:
代码:
目的:
明确业务员, 邮纳, 电脑操作员在向客户收款时各自的职责, 以便系统数据能及时, 准确和真实地么映客户应收款情况并能够及时准确提供信息, 有效地控制客户信用状况。
原则:
１． IDS系统以销售人员下订单, 仓库发出商品, 根据签收回单做发货报告确定销售实现, 并记录客户应收帐款。
２． 分销商财务以收到客户货款和月末开出增值税发票计算销售收入, 应收帐款作附助记录。
３． 业务员收到客户货款交分销商财务部, 财务部单独编制宝洁产品收款报告。
４． 财务部负责核对电脑应收帐款数据与原始单据一致。
运作流程

运作环节
电脑操作
运作人员
时间( 根据具体情况而定)
1
操作员打印出销货清单后把财务联留下, 其余联分别交相应的人员。

操作员
仓管员
仓库发货后
2
操作员等收到仓库的发货报告过帐后, 会计再把过完帐后的销货清单登记在相应的客户应收帐款明细记录本上。

操作员
会计
每天
3
业务员把需开增值税发票的销货清单交开票员开票。

会计
精务员
随时
4
必要时业务员可从电脑里获取其负责客户应收款和信用状况报表。
AR: 应收款帐龄分期报表
操作员
业务员
随时
5
每天上午财务从收款台处获得今日收款报告( 见附件1)

会计
财务经理
出纳
上午9: 00
6
对于由于月末结帐挂帐后的收款, 则由相就此的业务员负责填写收款报告, 交出纳盖章, 由出纳转交财务。

业务员
会计
财务经理

7
财务手工冲销应收明细记录, 同时把收款报告交操作员进入电脑冲销应收帐款。
AR: 现金收据输入及过帐
会计
操作员
10: 00-11.30
8
操作员打印每日销售日记帐和每日收款报告进行对帐。
SO: 每日销售日记帐
操作员
下午16: 30
9
周末对帐: 操作员从电脑中打出客户应收帐龄分期报表, 与业务员手工明细帐对帐, 并查找原因如有并非异立即查找原因并及时调整。
AR: 应收款帐龄分期报表
业务经理
操作员
会计
周末
10
月末对帐: 操作员计算平均RRA( 见附件2)

操作员
月末

职责:
１． 操作员: 登记应收帐款明细记录并提供客户应收帐龄分期报表对帐, 计算应收帐款记录准度( RRA) 。
２． 业务员: 负责客户收款并填写收款报告, 及时做冲销应收款的记录并跟踪客户应收末收帐款。
３． 应收帐目管理员: 管理应收帐款帐户, 及时把收款报告交给操作员更新电脑中数据。

P 235

某某宝洁经营部预收款( 样本)
责任人:
编写人:
批准人:
IDS标准操作流程手册
日期:
代码:
目的:
明确业务员、 收款员、 出纳、 电脑操作员在向客户预收款时各自的职责, 以便系统数据能及时准确和真实地反映客户应收款情况并能够及时准确提供信息, 有效地控制客户信用状况。
原则:
１． IDS系统以销售人员下订单, 仓库发出商品, 根据发货报告确定销售实现, 并记录客户应收帐款。
２． 分销商财务以: <1>收到客户货款计算销售收入, 应收帐款作附助记录。
<2>当有预收款时, 马上挂帐在收款报告上列明这张销售单还没有发货。
<3>这张销售单发货后, 立即冲回挂帐在收款报告上列明这笔挂帐已经冲销完毕。
３． 业务员收到客户货款交分销商财务部, 财务部单独编制宝洁产品收款报告。
４． 财务部负责核对电脑应收帐款数据与原始单据一致。
运作流程

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
( 根据具体情况定)
1
业务员负责收款, 收款后将货款交收款台。

业务员
收款员
随时
2
收款台每日收款汇总并核对无误后交会计填写每日收款汇总。会计将收款汇总交操作员输入电脑, 并冲销应收款帐。( 如果有预收款, 请挂帐) 。

会计
出纳
9: 00
3
操作员冲销电脑里客户的应收帐并作预收款的记录。
AR: 现金收据输入及过帐
操作员
10: 00-11: 30
4
操作员打印每日销售日记帐报表与每日蛋款报告进行对帐。
SO: 每日销售日记帐
操作员
会计
下午16: 30
5
会计收到仓库通知, 该销售单已经发货, 冲销此笔挂收, 并在收款报告汇总上列明。

会计

6
把该笔帐冲销入帐。

操作员
随时
7
月末对帐: 操作员按业务经理选择的客户从电脑中打出指定客户应收帐龄分期报表, 与业务员的手工明细帐对帐, 并查找原因如有差异即查找原因并及时调整。
AR: 应收款帐龄分期报表
会计
月末

P 236
信用额建立及信用控制标准流程
目的:
有效地建立和控制客户信用额, 支持销售业务发展同时降低赊销风险。
原则:
１． 对于所有赊销供货百货商店、 超级商场在IDS系统建立信用额。
２． 百货商店和超级商场客户信用额3个月修正一次。
３． 客户信用额必须得到财务经理以及相关经理的批准。
４． 客户信用额根据以下方式计算得出。

计算依据: ——客户过去三个月销售量。
——客户赊销天数。( 付款天数+平均送货天数)
——信用系统( 客户付款表现以及销售人员意见)
建议公式: 信用额=客户过去3个月销售/90天×赊销天数×信用系数( 计算表见附件)
客户信用最大风险值=信用额×风险系数( 过去3个月中最高月销量/过往3个月平均月销量)
程序:
信用额建立:
１． 每季度末( 财务结帐那天) , 财务部回顾客户销售及付款状况, 编制客户信用额计算表, 交销售代表。
２． 销售代表安照客户实际财务及业务发展状况, 提供调整系数交财务部。
３． 财务部计算客户季度最新信用额及客户信用最大风险值交经理批准。
４． 操作员调整修改IDS客户信用额 。
信用额的临时调整:
１． 财务部或销售代表根据客户付款或销售申请减少或增加客户信用额( 申请表见附件)
２． 申请表交直接经理和经理批准交电脑操作员调整IDS客户信用额。
信用额建立流程

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
1
财务会计回顾客户销售及付款状况, 提供信用调整系数, 交财务经理。

财务会计
每季度末
2
销售代表按照客户实际业务发展状况, 提供销售增长系数交分销商经理。

销售代表
每季度末
3
财务经理和分销商经理共同确认客户季度最新信用额。

财务经理/分销商经理
每季度末
4
操作员调整修改IDS客户信用额。

操作员
每季度末
搁置订单释放流程

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
1
操作员开销售单时, 发现有信用问题订单, 进行定单搁置, 打印出搁置定单报表。
SO: 输入该销售单时出现警告
操作员
随时
2
分销同经理收到搁置定单报表后向财务出纳和销售代表询问是否已收到该客户的货款。

操作员
财务人员销售代表
上午10: 30/
下午
15: 30
3
若已收货款而且已收货款大于信用差额, 分销商经理同意释放。如否, 分销商经理与负责该客户的销售代表联系并决定释放或取消该订单。
忽略此警告, 继续打印此销售单/信用控制系统: 选择搁置此订单/信用控制系统: 打印搁置订单报表
操作员/分销商经理/财务人员
得到收款员的肯定答复后
P 237

信用额建立及信用控制标准流程
4
销售代表如果需要释放此订单, 需向经理陈述理由, 并填写收款保证写

操作员/销售代表/分销商经理
得到收款员的否定答复后
5
财务经理在同意释放的订单旁签批, 并把搁置报表与收款保证书给分销商经理, 分销商经理同意签字后, 将收款保证书留财务出纳处, 搁置订单报表交给操作员。

操作员/财务经理/分销商经理
同意签字后马上
6
操作员释放/取消此订单。
信用额控制系统选择释放
So: 打印此订单/SO: 取消此订单
操作员

7
销售代表确认订单处理结果, 并通知客户。

销售代表
每日上/下班前
8
财务出纳督促销售代表收回写了付款保证书的货款。

财务人员销售人员
随时
9
如客户生意需要改变信用额, 销售代表填写信用更改表, 交分销商经理及财务经理。

销售代表/经理/财务人员

10
分销商经理及财务经理根据客户以往付款表现和生意发展需要确认信用额并签字, 交操作员。

系统管理员销售代表

11
操作员更改信用额。

操作员

订单释放的原则:
１． 每天根据客户的有效信用额及时释放客户的订单是客户财务主管的重要职责。为了准确的释放客户被扣订单有效地帮助销售代表及时开展她们的分销工作, 为公司减产风险, 同时创造更多利益。订单释放必须控制在客户最大风险值之内, 并遵从以下原则:
被扣单原因
相应措施
1．客户没有偿还能力
取消订单
2．由于业务发展或新产品推出
得到有关销商售及财务经理批准, 释放订单。
3．客户不能按照付款期支付货款
销售代表书面提交客户付款计划书, 并转交财务主管跟踪, 保证客户按时付款。如客户不覆行上次订单所交付款计划, 则不能释放当次订单。
职责:
财务部客户主管: 掌握客户付款表现, 及时准确将客户赊销状况的信息反馈给销售人员, 及时采取措施跟踪解决付款有问题的客户, 防止客户坏帐出现。
销售代表: 满足客户业务发展需要, 同时保证客户健康付款状况, 跟踪解决客户付款问题, 及时将客户有关业务、 财务信息反馈给财务部。
批发:
手工订单流程

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
1
销售代表下订单, 经财务经理与分销商经理审核后签名放行。

销售代表财务经理分销商经理
随时
2
销售代表把经批准的订单交与操作员输入系统, 并做发货处理。

操作员
销售代表
随时

P 238

P 239

某某宝洁经营部应付帐款内部对帐流程( 样本)
责任人:
编写人:
批准人:
IDS标准操作流程手册
日期:
编码:
目的:
明确操作员和财务会计在记录和冲销客户应付帐流程中的职责, 确保IDS系统和分销商手工帐记录都准确无误。
原则:
１． 两套系统均应以收货就记录应收应收应付帐。
２． 手工帐系统应该建立宝洁IDS系统的采购清单号码。
３． 对帐的时间点双方必须统一( 每周六上午10: 30) 。
４． 数据有出入, 双方均有责任查找原因, 直到对准为止。

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
( 根据具体的情况而定)
1
财务会计作付款记录工作后把付款报告交给IDS系统操作员( 见附件)

会计
随时
2
操作员根据作付款输入。
IDS: AP
操作员
随时
3
操作员打印每日采购日记帐报表和付款报告对是否输入正确。
IDS: AP每日采购日记帐报表
操作员
每天下班前
4
打印应付帐款帐龄报表
IDS: AP应付帐款帐龄报表

周末/月末
5
财务会计整理好手工帐交操作员。

周末/月末
6
操作员核对两套系统中数据是否一致并查找原因调整, 同时计算应付帐款记录准度( PRA) ( 见附件6) 。

操作员
周末/月末

职责:
１． 操作员: 每日检查付款报告数据和电脑中数据是否一致; 月末提供客户应收帐龄分期报表对帐, 计算应付帐款记录准度( PRA) 。
２． 财务会计: 管理应付帐款帐户, 及时把付款报告交操作员更新电脑中数据; 月末提供应付帐款手工记录给操作员对帐。

某某百货集团公司宝洁经营部应付帐款流程( 样本)
责任人:
编写人:
批准人:
IDS标准操作流程手册
日期:
编码:
目的:
根据收日期, 金额, 及时支付宝洁货款, 保证14天付款获取宝洁3%付款折扣及由调整订货量而取得的折扣
原则:
１． 客户向宝洁公司订货, 当客户收到货物, 将产品签收单交到操作员处确认, 即记录应付宝洁货款。
２． 客户获得付款折扣, 在付款时根据宝洁提供发票, 在电脑作折扣记录处理。
３． 财务员负责将已付款的单据并连同付款报告转交电脑操作员, 更新应付款。
４． 操作员负责复核电脑应付帐款与分销商财务帐目一致。
运作流程

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
( 根据具体情况而定)
1
IDSS向宝洁下定单, 得到宝洁的定单确认后, IDSS马上修改定单的成本。( 注: 如选择”B”价格忽略修改流程) 。产填写调整表, 月末交财务会计。

操作员
随时
2
财务会计每月末, 根据IDSS填写的成本调整表调整销售成本。

会计
月末
3
仓管员把宝洁签收单汇总表交给操作员。

仓管员
操作员
收货后一小时
4
在电脑中记录收货。
PO: 收货
操作员
同时
5
仓管员把签收单( 财务联) 交给会计及出纳。

仓管员
会计, 出纳
同时
6
出纳收到宝洁发票后, 将发票和宝洁签收单相对应, 确认付款折扣后, 填写付款报告, 并记帐。( 因为是即时付款折扣发票, 可直接承认折扣。)

会计
出纳
同时
7
如不能满足14天付款, 宝洁公司将于每月末将多付的折扣重新开出发票, 分销商收到发货票后复核是否是损失的折扣, 确认无误后, 经分销商经理批准, 操作员打印出”打印及过帐采购单收据”报表交会计。会计单独做付款报告, ( 根据其中的宝洁计算机号码及分销商计算机号码, 在备注中注明多少天付款) , 如CIP不能满足5天, 则由宝洁公司开具发票, 分销商收到发货票后, 在IDS系统中做Credit Meno并记帐。并把付款报告交操作员冲销付款。
AP/凭证付款输入
会计
出纳
分销商经理操作员
每月初
8
财务会计记帐后把付款报告交财务经理交出纳付款。

会计
出纳
下午2: 00
9
出纳付款后把付款单据交会计, 会计把付款报告交给操作员, 同时把银行付款凭证交会计, 并登记现金日记帐。

会计
财务经理
付款后
10
操作员冲销电脑里应付帐记录。
AP: 凭证付款输入与过帐
操作员
马上
11
打印采购日记帐报表与付款报告核对数据是否一致。
AP: 采购日记帐报表
操作员
每天下班前
12
打印应付帐龄分期报表。
AP: 应付帐龄分期报表
操作员
月末
13
财务 会计准备好手工记录交操作员对帐。

会计
操作员
月末
14
周末: 操作员在财务经理监督下对帐, 如有差异查找原因并及时调整并计算应付帐款记录准度( PRA) ( 见付件6)

财务经理
周末
15
月末: 操作员计算PRA的平均值( 见附件6)

操作员
月末
职责:
１． 操作员: 每日检查付款报告数据和电脑中数据是否一致; 月末提供客户应收帐龄分期报 表对帐, 计算应付帐款记录准度( PRA) 。
２． 应付宝洁款管理员: 填写付款报告, 及时把付款报告交给财务会计记帐和通知付款。
３． 财务会计: 及时通知出纳付款; 及时登记和销帐; 及时把收款报告交出纳通知出纳付款; 月末提供付帐款手工记录给操作员对帐。
４． 出纳; 及时付款及时把付款报告交操作员进行电脑冲销。
５． 仓库保管员: 准确记录产品进仓, 并及时将进仓单转交操作员及财务人员。

P 241

某某宝洁经营部应付帐款外部对帐流程( 样本)
责任人: 某某
编写人: 某某
批准人: 某某
IDS标准操作流程手册
日期: 1999年7月12日
编码: 2.3
目的:
确保IDS系统和宝洁记录都准确无误。
原则:
１． 分销商应付帐款金额应等于宝洁应收帐款金额。
２． 分销商每年和宝洁对一次帐。
３． 对帐的时间点双方必须统一( 10/12) ( 次月10日) 。
４． 数据有出入, 双方均有责任查找原因, 直到对准为止。

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
( 根据具体情况而定)
1
操作员打印应付帐龄分期报表交给财务会计。

操作员
会计
每年末
2
财务会计与宝洁寄来的应付帐款对帐单对帐。

会计
每年末
3
如有差异查打原因并及时调整。

会计
每年末
4
确认无误后, 财务经理在对帐单上签字并盖章, 寄回宝洁公司财务部。

财务经理
每年末
5
月末: 财务会计计算14天付宝洁款的比率( Payment Within 7days Rate)

会计
每月末

P 242

某某宝洁经营部现金流量计划流程( 样本)
责任人:
编写人:
批准人:
IDS标准操作流程手册
日期:
编码:

运作环节
电脑操作
运作人员
时间
( 根据具体情况而定)
1
操作员每周末打印预测现金收据报表和现金需求报表, 并交财务会计。

财务会计
周末下班前
2
财务会计填写资金计划一星期报表( 见附件10)

财务会计
周末下班前
3
财务会计 交给财务经理审核, 安排资金计划。

财务会计
财务经理
周末下班前
4
如有资金不足, 财务经理上报总经理, 共同商讨, 确保资金及时到位, 并修改资金计划-星期表后签字。

财务经理
总经理
周末下班前

243