项目投标执行流程注意事项样本.doc

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项目投标、 执行流程及注意事项

一、 项目投标及合同执行流程图

二、 项目投标
( 一) 准备工作
1、 对中英文标书进行核对, 检查中英文标书中的条款和内容是否一致, 若不一致或对内容有疑义, 可在开标日前至少14天经过传真形式向招标公司提出澄清。一般情况下招标文件以英文标书为准。
2、 对招标文件进行仔细阅读( 招标文件分商务和技术两部分: 商务部分主要是项目概述、 投标人资质要求、 一般和专用合同条款、 投标文本的格式; 技术部分中是对制造商技术要求和对产品的性能参数要求, 重点条款用★标记, 在招标文件中, 带★有一项的任何偏离均导致废标, 一般条款有四条不满足也将导致废标) 。在纸质招标文件和电子版中对其中需要提供的资质文件应予以标记。每次投标, 应列出投标人和制造商必须出具的资料文件, 以免遗漏, 同时收集资料时沟通方便, 提高工作效率, 保证投标文件的完整性。
3、 招标文件技术部分中对设备的特殊要求必须做标记, 以便检查和确认制造商所投产品能否满足此要求。

( 二) 编制投标书
1、 项目名称、 招标编号、 日期、 签字等, 在投标书中应保持一致, 如: 授权书、 页眉页脚…
2、 制造商出具的授权书应涵盖招标文件中的品目号及产品名称, 并逐一列出。如果是代理公司, 除需要代理商出具授权书外, 还需出具代理证, 并检查制造商给代理商出具代理证是否有赋予代理商出具授权的权利。
3、 若为联合体形式参与投标, 则应尽早协商联合体各方的责任和义务, 签署联合体协议。提供由联合体各方授权给投标人授权代表的授权文件。制造商出具的授权书应授权给联合体各方。
4、 根据招标文件要求仔细核对制造商资质文件, 如: 制造商注册资金、 业绩、 用户证明, 特殊证明文件等。
5、 对制造商提供的资质证书有效期进行核对, 过期或缺少的, 均需做记录, 并通知制造商补齐。
6、 财务报表应是审计单位出具的审计报告( 含封页) 。
7、 根据招标文件的技术要求对制造商提供的产品参数指标( 如彩页、 参数表等) 进行逐一核对, 可优于或等于招标文件要求, 不满足的做标记再与制造商核实。
8、 根据招标文件中的货物需要表编制投标报价表, 应明确报价的价格条款、 货币等。每次投标标报价中的单价及总价应尽量取整。
9、 根据招标文件的技术要求编制技术应答。技术应答不能完全照搬招标文件的技术参数和指标。应由制造商协助填写相关技术参数, 所填数据应与产品彩页或说明书一致( 若可能最好在产品彩页中标注) 。招标文件中的”应、 要…”在技术应答中必须删除。
10、 应收集2-3家制造商资质和技术资料, 以便比较价格及更换用。
11、 按招标文件要求的份数复印装订投标书, 并留存一份纸质投标书和电子版文件备查。

参考方法:
先将投标文件目录打印一份, 将已收集的资料按顺序插入, 空缺部分用标签纸标注, 将收集到的资料陆续插入, 直至资料齐全为止。资料齐全后对投标书进行检查, 确保完整无误, 并逐页小签, 中英投标文件的小签均为投标人授权代表姓氏的第一个字母。根据招标文件要求装订正副几册, 并在封页上标注, 准备齐全后再进行一次检查, 正确无误后将文件装箱贴禁封。投标保函、 开标一览表及电子文档一并单独包装。
三、 项目执行
( 一) 签订中标合同
1、 合同条款及格式与招标文件中合同部分的要求必须完全一致( 有时业主有特殊要求) 。
2、 合同的总金额与投标书中的投标总额必须完全一致, 不得增加或删减。
3、 合同中必须含中标通知书。
4、 合同必须小签。
5、 中英文合同内容须一致, 若不一致, 以英文合同为准。
6、 按招标公司或业主要求的份数将合同装订成册, 并留存一份, 在合同执行时备查。

( 二) 合同执行
1、 签订采购合同
( 1) 与厂家签订采购合同时, 要求与中标合同清单一致( 除非业主变更) , 并配齐必须的相关配件。价格要求货比三家, 同时注意谈判技巧( 如合同折扣与付款比例之间的关系) 。原则上公司不予垫款, 特殊情况另议。
( 2) 采购合同统一管理, 统一编号, 与长城博大签订的合同如下图。合同正本一份由财务部留存, 项目执行人自留合同复印件。

( 3) 支付厂家合同款时, 必须做到汇款时收到相应款项的发票或收据( 可附件留存) , 并及时开具正式发票。
2、 发货
发货前, 将发货通知( 含货物名称、 数量、 收货地址、 收货人及联系电话等) 传真供货厂家。货到现场后, 及时收回由业主签收的到货清单以便请款和付款用。
3、 安装、 服务
( 1) 在执行安装项目时, 应列项目进度表, 根据工程进度及工程量, 安排施工人员现场施工, 并根据完成工程量支付工程款。
( 2) 施工过程中, 明确卸车、 吊车、 叉车等费用由哪一方支付, 增加的工程量等须由业主签字确认。
( 3) 在施工现场应每天记录施工进度、 相关情况及相关费用。
4、 中标合同变更
( 1) 合同前期变更
业主在签订中标合同后未施工前, 根据设计院施工图设计及施工现场情况, 对合同内容进行调整。应及时与业主和设计院进行沟通, 确认变更内容, 签署变更协议, 上报外资贷款银行批复。
( 2) 合同执行过程中的变更
在施工过程中, 由于设计的缺项、 漏项或实际工程需要, 业主须增补部分合同内容。应统计增补项目, 与业主和设计院确认后, 签署合同变更协议, 上报外资贷款银行批复。
5、 合同请款
( 1) 按中标合同及业主的规定编制请款文件( 为提高效率, 可先将编制的请款文件以邮件方式发与业主确认) 。按业主要求的份数复印成套( 必须保证中标合同中要求的份数) 。请款文件批复后留存一份复印件备查。
( 2) 因各招标公司对请款文件的提交要求不同, 为避免延误时间, 应及时向招标公司咨询并提交文件( 中机招标: 提交全部请款文件; 远东招标: 发票、 收据及摘要正本各一份提交中国银行, 剩余文件提交远东) 。
( 3) 及时收汇结汇, 以免因汇率波动造成损失。每次结汇, 必须留存结汇水单一份, 并及时填入附表中的”收汇结汇单”, 以便项目结算时用。
6、 项目执行中的往来文件
设备发货、 变更、 技术确认、 报价等方面须以书面形式存在。与招标公司、 业主及厂家的往来书面函件必须留存以便备查。对往来文件进行分类, 并放入文件夹保存。
7、 合同进度
在每个执行过程中, 根据项目的执行进度填写相关表格( 附后) , 及时跟进并每月25日前汇总上报, 以便项目管理, 查找方便。
8、 退税
1、 若中标项目有退税, 则中标人在中标合同生效后准备”中标设备清单”, 并由招标公司上报国税局批准。退税所需文件如下:
1) 中标设备清单表( 国税批复)
2) 中标合同( 签字盖章的几页及其中文翻译)
3) 合同生效通知书
4) 增值税发票及其对应的采购合同
5) 各厂商发货时的快递单据
6) 货物收据
7) 商业发票。
2、 在厂家开具增值税发票时, 须注意以下几点:
1) 增值税发票中设备名称、 型号、 单位必须与中标清单表、 货物收据统一。
2) 增值税发票中每个设备的数量和总价不得超过中标设备清单中相应的数量和总价。
3) 增值税发票中的总数必须是整数。
4) 可退税的货物与不能退税的货物分别开具发票。
5) 中标设备清单批复后, 再通知厂商开票。
6) 尽量通知厂商在月初开票, 以便票面存在问题时可立即返回( 当月的发票容易作废并重新开票) 。
7) 在厂家开具正式发票前, 与厂家确定开票内容。收到厂家开具的增值税发票后, 应按按上述要求对发票进行逐张核对, 若有不符, 应尽快与厂家联系重新开具发票。