依法治校视域下合同档案管理问题的对策_龚韵.pdf

51 档案记忆2023.高校是法治中国建设的重要组成部分，能否做到依法治校，关系国家治理体系和治理能力提升，关系法治人才培养和社会主义法治文化建设，将直接影响全面依法治国、建设社会主义法治国家的进程。近年来，随着依法治国实践不断深入，高校面临的社会环境和法律环境发生了根本性变化。高校行为越来越多地纳入司法管辖的范围，高校面临的涉法涉诉事务呈爆发式增长。加强高校的合同管理工作特别是合同档案信息管理，在现阶段已经是有效应对繁杂法律事务、深入推进高校依法治校的重要手段。合同档案管理的质量直接影响着高校应对法律事件、提升依法治理的水平。高校应在制度保障、人才保障、技术支持的基础上做好新时代的合同档案管理，以促进高校法治事业的快速发展。一、高校合同档案管理工作的重大意义合同档案是对合同管理工作的记录及考察的凭证，其通过完整梳理合同相关事实发展脉络、证据支撑材料等维护着历史的真实面貌，为师生及时了解学校整体状况，适时调整发展策略提供准确依据，为决策提供支持性参考；同时有利于有关各方准确认定高校对外合作成果，为高校与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。因此，合同档案管理工作对存史、资政、育人有着重要作用，是提高管理工作质量和治理效能的必要手段。二、高校合同档案管理工作存在的问题（一）合同档案管理意识淡漠一方面，高校缺乏对合同管理工作的顶层设计，整体合同管理意识不强，对合同管理及档案管理工作人才的培养及工作方法的指导未给予足够重视。另一方面，由于合同档案管理主要为兼职管理，人员的档案素养相对不高，对自己的工作性质往往存在认知偏差，同时也缺乏对于合同管理工作的基本认识，合同管理知识体系也不完善，容易遗漏一些重要合同信息，并且无法自动匹配重点信息，形成了合同档案材料收集不规范、收集的资料不完整等问题，因此合同归档质量难以达到预期。（二）合同档案管理人员不足目前大部分高校设立有法律事务管理机构，该机构一般承担学校合同管理、制度管理、法律咨询、法治宣传、诉讼管理等多项业务。从了解的情况看，高校法律事务管理岗位职数较多的高校有两家，职数分别为 8 个和 12个，其他高校一般都为 2-3 个，还有一些高校仅有 1 个兼职管理人员。因此，落脚到专职或者兼职管理合同事务的职数更少，更不用提合同档案管理的专兼职岗位设置。（三）合同档案管理制度缺失大部分高校都未对合同档案的信息分类标准、保密公开原则、移送保管规则、保管期限和借阅利用等建立明确的制度办法，因此管理人员缺乏制度实体性规范和程序性规范的刚性约束，经常会导致合同档案整理工作的混乱依法治校视域下合同档案管理问题的对策文/龚韵兰台之窗52 档案记忆2023.乃至停滞。（四）合同档案管理方式落后从了解的情况看，大部分高校仍采取纸质传阅方式进行合同归档，效率不高，信息保存和利用方式较为落后。有的高校虽然引入了 oa 系统进行合同信息归档，但校内各部门系统的开发管理并未统筹，合同档案信息资源尚未连接整合、互通共享。总体而言，高校档案管理的信息化进程明显滞后于现今社会信息发展局面，管理工具的更新工作远未完成。三、完善高校合同档案管理工作的对策（一）增强合同档案管理意识对于高校领导而言，一定要摒弃“档案管理只是简单的归纳，没有任何技术含量”这种错误思想，要强化对合同档案管理工作重要性的认识，要把档案管理作为高校管理中的一项基础工作，充分认识合同档案管理与规划发展、教学研究、学科建设、风险防控的密切关系，并将档案工作纳入目标考核中，把档案管理工作的优劣作为对职能部门和负责人员奖励、晋升的一项依据。要加大对合同管理及档案管理工作人才的不断培养。针对合同档案管理人员素养不足，稳定性较差的问题，高校法律事务管理部门和档案工作管理部门都要担负起合同档案培训的职责，增强对合同档案管理人员的业务指导、监督和培训力度，强化合同档案管理人员的立卷归档意识，提升合同档案管理人员的规范整理能力。（二）健全合同档案管理制度体系要明确合同档案的信息分类标准、保密公开原则、移送保管规则、保管期限和借阅利用等规定，建立一套行之有效的规范化、科学化管理制度体系，使得档案管理人员能依托相应的合同管理专业制度来对合同档案进行归纳、分类和运用。制度的生命在于执行，制度执行是制度顺畅运行和真正发挥作用的前提条件，治理效能很大程度上取决于制度执行力。因此合同档案管理各项制度不仅要制订完善，还要立说立行、严格执行，落实在实际行动上，这样才能将制度优势转化为合同档案管理治理效能。（三）建立合同档案信息化管理平台在当前高校的管理逐渐迈入信息化新时代的大背景下，高校合同档案信息化建设也应纳入学校管理信息系统的统一规划。通过建立合同档案信息化管理平台这一数字科技手段来丰富档案管理模式，提高档案管理效率。横向而言，通过信息化建设形成全过程、全覆盖、全员的数据记录和痕迹管理，合同档案管理信息应包括合同管理过程中涉及的部门和人；合同有关事项的尽职调查、文本审查、签订、合同义务履行事项的提醒和完成记录、合同约定权利的行使、违约行为的处置以及合同相关资料的归档。合同档案管理信息系统还应提供辅导和帮助支持服务，如在系统可以提供法律、政策和学校管理制度的查询途径，在合同档案管理信息系统中设定管理案例通报功能，及时进行管理警示教育。纵向而言，在前期，合同的立项、签署、履行以及归档的各个环节，都要利用信息化手段来进行实时监管、跟踪、提醒和留痕；在中期，要使用自动化的合同管理技术平台随时了解合同进度和执行情况，发现问题及时应对；在后期，合同履行结束后，合同资料应及时归档,重视合同资料的收集保管,妥善保管合同正本及附件、合同谈判记录、交往信函、签收记录、合同履行情况记录、变更、解除合同的协议等一切材料,并定期向学校档案工作管理部门移交。积极利用合同档案管理系统进行大数据分析。完善合同统计分析管理，分析上述各类合同签约前、审核签约、履行及履行后各个阶段所涉及的关键数据信息，通过统计分析合作方管理、合作事项管理、招标文件管理、合同文本管理、承办人管理、审核签署管理、变更管理、纠纷管理、证据函件管理、解除管理、统计分析、档案管理等合同管理环节的合同数据,经过统一规范、提炼处理，提炼相关履行评价标准，提出合同管理中存在的典型问题及业务优化建议，为全面提升学校治理效能和法治水平奠定根基。（作者单位：武汉大学）责任编辑：王涛兰台之窗