丰臣物业勤德家园物业管理投标书模板.doc

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目 录
第一章: 勤德家园物业管理服务水平的整体设想及策划
·管理模式
·服务承诺
·工作重点及保障措施
第二章: 物业管理方式、 人员的培训方式及内容
·实行综合一体化的管理方式
·管理服务人员的培训
·管理服务人员的管理
·工作计划安排
第三章: 规章制度及物业档案的建立
·管理规章制度的建立
·小区房屋及设施设备的建立与管理
第四章: 人员的配备及物质装备情况
·人员的配备情况
·办公设备和通讯设备的装备情况
·清洁、 绿化工具的配备情况
·水电维修工具的配备情况
第五章: 日常工作计划安排
·提前介入, 搞好物业接管验收
·前期介入工作内容
·前期介入的费用预测
·根据入住期间的特点, 采取相应的小区安全防范措施
·对小区内不出现违章和保证小区外观整洁统一所承担的责任及承诺
·财产被盗与车辆丢失的责任与承诺
·物业管理工作流程与质量标准
第六章: 小区房屋及其设备的维修养护计划和实施
·小区房屋公用设施日常养护计划
·小区房屋本体日常养护计划
第七章: 各项指标的承诺及为完成承诺指标采取的措施
·小区各房屋及重要配套设施设备的完好率
·小修、 及修及时率
·保洁度
·维修工程质量合格率和回访率
·公共照明完好率
·小区内治安案件发生率
·大型及重要机电设备完好率
·火灾发生率
·违章发生率与处理率
·有效投诉处理率
·绿化完好率
·楼道、 停车场完好率
·业主对物业管理的满意率
第八章: 丰臣物业公司管理规章制度及各岗位职责
第九章: 勤德家园收入预测
第十章: 勤德家园成本预测
投标承诺书

常州勤德家园小区物业管理招标领导小组:
根据《勤德家园前期物业管理招标文件》提供的条件信息和规定要求, 遵照《全国物业管理条例》、 《物业服务收费管理办法》、 《常州市市区物业管理实施细则》及其它政府主管部门的文件规定, 我公司经现场考察并结合自身优势条件, 认真研究测算后决定: 愿以人民币: 0.5元/平方米·月的公共服务费投标价承担贵公司勤德家园小区的物业管理任务, 现我公司已制毕”勤德家园小区物业管理投标书”, 特送上, 请审阅。
一旦我公司中标, 我公司将在接到”中标通知书”后约定期限内与贵公司签订物业委托管理合同, 并按国家、 省、 市、 区有关规定和物业委托管理合同对勤德家园小区实施统一管理、 优质服务, 在全面交付的一年后, 逐步向市、 省、 国家级优秀示范物业小区迈进, 使勤德家园小区成为常州最优秀的物业。
贵方的招标文件、 中标通知书和本投标书, 构成约束我们双方的合同文件。

投标单位: 常州丰臣物业有限公司
法定代表人: 蒋曾平
投标人: 裴志伟
日期: 12月28日

授权委托书

本授权委托书声明: 本人蒋曾平为常州丰臣物业有限公司的法定代表人, 现授权委托本公司裴志伟为我的受托人, 以本公司的名义参加常州勤德家园小区的物业管理投标工作。受委托人所签署的一切文件和处理的一切有关事务, 我均予以承认。
受委托人无转委权, 特此委托!

受托人: 裴志伟 性别: 男

工作单位: 常州丰臣物业有限公司 职务: 总经理

投标单位( 章) : 常州丰臣物业有限公司
法定代表人( 章) :

日期: 12月28日

常州丰臣物业有限公司概况

常州丰臣物业有限公司成立于二00一年, 是由常州市丰臣房地产开发有限公司鼎力相助的一个有实力的专业化物业管理企业。持有江苏省建设厅颁发的物业管理三级资质证书, 现正在申报二级资质证书的过程中, 受托管理的物业主要有: 新北区建设大厦写字楼( 新区有名的半落子工程项目) , 自丰臣物业管理后, 由原来的每平方房价壹仟柒佰多元, 现已增值到每平方肆仟元左右, 同时也带动周边相邻地价的升值; 新区宝丰服饰市场是在常州天源物业管理有限公司无法继续管理的情况下, 由丰臣物业公司接管, 经过半年多的物业整顿改造后, 面貌焕然一新, 成为了常州市一家专业化的大型服饰批发市场; 钟楼区的斗巷商务中心商务楼、 丰臣海悦高档写字楼( 市区又一烂尾楼工程) 、 常州开关厂( 常开集团) 以及天宁区清凉东村住宅小区等, 管理面积达20多万平方米, 其中丰臣海悦广场和宝丰服饰市场准备申报市优秀物业管理大厦的评比。公司现有员工120余人, 有专业技术职称50人左右, 经过物业管理培训的18人, 下设六大物管处和一个专业维修队伍。
公司广大员工按照”以诚相待、 以优为荣”的企业精神, 干群上下团结一致, 本着人性化、 主动式的管理原则, 努力为业主排忧解难, 为业主创造优越的生活和工作的条件, 发现问题立即解决, 业主投诉及时处理, 一切为业主着想, 真正体现了”业主至上, 服务第一”的企业宗旨。一切按专业化管理的方向发展, 为了提高物业管理水平, 更好地为业主提供优质的服务, 公司制订了一系列切实有效而且可行的管理制度, 增强了员工的主人翁责任感, 树立了企业的形象, 在加强员工整体素质培训的同时, 公司每年要派3-5名员工参加建设部人事教育司举办的物业管理培训, 考试全格率为100%, 达到了市房管局物业管理部门下达的培训指标; 公司还特别注重智能化的管理, 为实现”创世纪品牌, 做行业先锋”的企业目标, 添置了现代化的管理设备, 力争把所管辖的物业小区推上一个新的台阶, 使业主”买得放心、 住得安心、 用得称心! ”让所有的业主在我们的服务下都能体会到高品位的生活。

常州丰臣物业有限公司

第一章 勤德家园物业管理服务水平的整体设想及策划
1、 管理模式
2、 服务承诺
3、 工作重点及保障措施
一流的小区需要一流的物业管理, 针对勤德家园物业管理工作的各个要素, 我公司对该小区的楼宇结构、 功能特点及未来业主的服务需要进行了细致的调研分析, 对小区的各类设备、 设施、 安保、 车辆管理、 清洁绿化等各项管理服务工作即将面临的难点和重点进行了深入的剖析, 从而确立了丰臣物业公司在勤德家园开展物业管理工作的整体构想和管理策划思路。
一、 管理模式、 服务承诺、 工作重点及保障措施如下:
1、 丰臣物业管理公司采用的管理模式是: 一体化综合管理
模式实行小区业主委员会、 小区物业管理处、 居民三位一体的新型物业管理体制。由小区内居民、 居委会、 派出所、 小区物管处等单位代表组成的小区业主委员会是小区的最高决策议事机构, 它作为沟通住户与物业管理处之间的纽带, 在小区的建设方面起着不可替代的作用。小区管理处作为由物业管理公司授权对小区进行综合管理的具体执行部门, 要接受公司领导的考核, 经常听取并接受小区业主委员会的指导和建议, 并接受居民的监督, 同时小区居民经过与管理处签订的《业主公约》受到约束。这样双方相互监督、 互相制约、 互相促进, 有效地调动了各方面的积极性, 增加了居民参与管理的热情和对小区的责任感, 也促进了小区物业管理水平的提高。
2、 服务承诺: 我公司根据勤德家园小区规模和高标准的建
设要求将小区定位于两年内创市优, 三年内创省优, 五年内实现国家示范小区的创立目标。要求在小区管理中做到环境优美、 设施完好、 整洁文明、 生活方便、 服务周到、 管理有序。
3、 工作重点及保障措施: 针对勤德家园小区物业管理工作
的特点和难点, 我们确定了小区物业管理的工作重点:
( 1) 员工管理上:严格挑选, 随时培训, 保证员工德才兼备。无论公司选派, 还是公开招聘, 物业公司用人都有一个标准, 那就是德才兼备, 对管理人员尤为如此。员工素质的提高离不开制度的约束, 为规范员工的行为, 公司自成立之日起, 就本着”以诚相待、 以优为荣”的精神, 组织建立了各项规章制度, 管理和工作标准及检查考核办法等一整套切合实际, 行之有效的内部管理制度。促进物业管理向专业化、 高素质、 高效率方向发展, 大大提高小区管理水平。
( 2) 安保管理上:住宅小区的安全是全体居民最关心的事情,一个安全的小区环境是居民安居乐业的首要条件,因此我公司决定,保安人员由退伍军人与保安学校毕业生组成,她们整体素质高,是一支拉得出,打得响的队伍。
(3)装修管理上: 情理手段、 经济手段、 行政手段、 法律手段等四种手段兼用。为确保勤德家园无一例违章装修, 我们狠抓宣传培训, 对业主装修单位和员工进行装修制度、 装修要求等方面的培训, 明示制度, 有据可依。在装修审批上把关, 并明确双方的契约关系, 不讲情面, 不留缝隙, 加强监管, 采用管理处上下各部门齐抓共管的方法, 将违章装修消除在萌芽状态。一旦发生违章装修, 我们首先晓之以理, 动之以情, 运用合理手段, 保证各种矛盾自行处理, 就地解决, 决不上交。
( 4) 悉心养护小区的绿化, 实施垃圾袋装化。加强小区环境建设和环保建设。第一经过各种形式向小区居民中员工宣传”小区是我家, 卫生靠大家”, 加强小区内环保意识的灌输, 使小区内每一个业主、 员工都自觉热爱小区环境, 文明地使用和爱护小区内的每一处公用设施。第二开展小区文化教育建设, 实施小区环境战略, 不断地整洁小区形象, 统一规划小区公共场所的每一件装饰物, 每一块标记。我们深信, 经过丰臣物业公司全体员工的努力和科学的管理, 勤德家园必将成为常州物业管理的先进典范。
( 5) 运用先进的管理手段, 进行合理调度, 有序停车, 使车位的使用率, 最大限度地方便业主停车。小区内配有地下停车场。其中汽车车位430个, 摩托车车位796个。我们将加强对业主的停车引导, 在地下车库完善各类标志。为确保开发商的利益, 在地下车库没有完全出售之前, 绝不允许地面停车。对于乱停乱放的问题, 我们将尽全力向业主进行劝导, 令其维护小区的停车秩序。
( 6) 发挥丰臣公司设备管理规模和技术力量的优势, 实施对电梯、 水泵等设备设施的专业化管理。专业性化的发展方向一直是丰臣物业公司多年来的目标, 也是物业管理行业面向市场的选择和时代的要求。在勤德家园的物业管理工作中, 针对小区建筑面积大( 约22万㎡) , 各类机电设备多等特点( 电梯、 水泵等) , 我们将充分发挥丰臣物业公司所管理的综合优势, 实现小区与大厦间的联系, 全面实施绿化、 保洁、 装修、 电梯、 配电房管理、 水泵管理, 消防安保系统、 智能化系统等方面的专业化管理和服务, 全方位地降低管理成本, 力争为业主提供更多更好的无偿服务, 以充分体现丰臣公司业主至上, 服务第一的服务宗旨, 优质服务, 低价收费的经营方针, 让小区业主们真正受益。
( 7) 开展丰富多彩的社区文化活动。向小区文化要物业管理的社会效益、 环境效益和经济效益。良好的居住环境要有高品位的人文环境相配套。如何在小区内营造一个人们和睦相处, 敬老爱幼, 团结互助, 欣欣向荣的人文环境是一个高尚文明小区的重要标志。同时也是检验物业管理是否成功的一个最显著的特点。基于上述认识, 我公司把如何开展社区文化活动, 树立社区精神文明新风尚, 沟通业主之间的邻里关系, 增加小区居民之间的凝聚力看成是挑战自我, 使物业管理上档次、 上台阶的必要条件。我们的具体做法是: 建立和完善各种社区文化教育设施, 定期举办内容有益、 健康向上的文化活动, 为小区居民创造丰富多彩的业余文化生活氛围。

第二章 物业管理方式、 人员的培训方式及内容
一、 实行综合一体化的管理方式:
小区物业管理采用综合一体化的管理方式即对小区的房屋、 公用设备设施、 消防、 治安、 卫生、 绿化、 停车场管理, 小区环境文化等、 统一由管理处协调管理, 保持高效率动作, 保证高水平管理。综合一体化的物业管理并非一切管理事务均有管理处包揽, 而是由管理处主任担任各管理的总协调、 总管家角色, 充分调动业主参与管理的积极性, 动员各方面的力量, 齐抓共管, 而收到标本兼治的管理效果。同时, 管理处在保证服务质量的前提下, 以部分物业管理分项实行专业分包的动作方式。
内部管理框架
管理处主任

副主任
主任助理

工程技术部
保安部
清洁绿化

房屋维修
绿化养护
门禁管理

配电房
道路清洁
车辆管理

消防系统
垃圾清运
消防管理

给排水系统
小区安保

电梯维护

1、 管理处: 面向全体业主接受电话咨询、 投诉、 协调、 处理日常物业管理事务和紧急事项。
2、 工程技术部: 负责小区设施设备维修、 负责房屋维修、 配电房、 电梯维修、 消防系统、 给排水系统的维保工作。根据设施、 设备的具体性能、 特点, 制订详细的养护计划, 采取巡视监控主管人员抽查监督相结合的原则, 同时制订突发事件的处理措施。
3、 保安队: 负责小区门卫管理, 24小时保安巡逻、 车辆管理、 消防管理等工作, 采取固定岗、 巡逻哨移动定时报位制。并能及时妥善地处理随时发生的治安情况、 火灾等紧急事项。
4、 清洁绿化队: 负责施工单位绿化保养期满后, 对小区的绿化进行全面的日常养护与保养。做到花木长势良好, 无枯花、 无破坏、 无虫害, 修剪及时, 整齐美观。
二、 管理服务人员的培训
1、 培训目标
为能使勤德家园小区达到全国物业管理示范小区的标准, 丰臣物业公司必须培养一支高层次、 高素质的物业管理专业队伍。要经过多种形式的培训, 使管理处员工具备全面的物业管理素质, 从而实现小区的预定的管理目标。
（1） 管理人员持证上岗率100%
（2） 特殊工种持证上岗率100%
（3） 员工年度培训率100%、 培训合格率100%
2、 培训方式
（1） 自我培训
丰臣公司非常重视和鼓励员工利用业余时间参加与自身岗位自己相关的专业培训班、 职称培训、 大学自考等, 在学习上给予安排和照顾。
（2） 自办培训班
请专家学者讲学, 自行组织师资办物业管理及相关专业培训
班, 加强和提高员工专业素质和职业道德修养。
（3） 外派学习培训
管理处管理人员每年将安排一次外派专业培训, 选派管理人员及服务人员参加行业主管部门组织的各项专业技能培训。
（4） 参观学习
管理处将组织全体员工分期分批参观国内优秀物业小区, 开
拓视野, 总结经验。
（5） 岗位轮训
经过岗位轮训, 给员工提供晋升的机会, 经过人才的横向、
纵向交流, 达到一专多能, 一职多用的目的, 从而提高综合素质和人才培养的功能。
3、 培训的内容
（1） 各员工岗位职责, 工作标准及工作程序
（2） 《常州市物业管理政策法规汇编》配套文件
（3） 小区整体布局、 水电设施、 消防设施、 电梯性能、 环境导示系统等内容
（4） 业主装修管理办法
（5） 小区治安保卫工作目标及作业程序
（6） 小区清洁卫生标准及作业程序
（7） 小区绿化标准及作业程序
（8） 除了上述在职培训项目外, 我们还将针对小区的实际情
况, 对管理员工进行下述紧急事件处理培训。
（1） 火警应变
（2） 电力故障
（3） 盗窃与抢劫
（4） 处理业主投诉
三、 管理服务人员的管理
1、 录用与考核: s
（1） 录用: 依照常州市人事劳动主管部门招、 调人员规定,
根据丰臣公司制定的人员编制、 用工条件, 经人事部门和用人单位联合考核, 面试择优录用。录用后经公司或管理处培训部门对员工进行上岗培训和业务考核, 试用3-6个月, 依据《劳动法》规定, 以劳动合同书的形式与员工确定劳动关系和合同期限。
（2） 考核: 考核是检验工作成效、 业绩以及培训效果的重要
手段, 丰臣公司一贯重视对员工的考核, 制定了一些列的考核制度和实施办法:
a丰臣公司每年与管理处签订管理目标责任书, 考核整体目标的完成情况。
b每年对新员工进行两次岗位考核, 根据考核业绩实施奖惩。考核率100%。年淘汰率5%, 岗位轮换率8%。
c对新员工在录用前进行一次全面的技能考核和面试, 经培训后进行考核, 考核率100%。
d培训项目结束后, 对参加培训人员进行一次全面考核, 培训考核率100%
e对管理处主要负责人每年进行两次民主评议, 根据评议及考核结果决定是否续聘或调换。
1、 淘汰机制
在实施小区物业管理过程中将严格按照丰臣公司员工的考
核和淘汰机制程序运作, 结合小区实际情况, 贯彻执行勤德家园小区物管处淘汰机制, 使小区物业管理水平和员工队伍始终保持在最佳状态之中。
a实施依据
在贯彻淘汰机制过程中, 小区管理处将根据每年的考核和各岗位民主评议、 业主意见调查, 走访业主及日常工作投诉情况, 对员工进行综合评价。
b实施措施
严格按照人员考核, 录用及淘汰流程规定执行, 实行末位淘汰制和岗位轮换制。使员工队伍各类素质保持最佳状态, 从而达到淘汰比率控制在5%, 岗位轮换比率在8%这个目标。
2、 关系协调
现代管理理论的重要内容之一是系统理论, 该理论认为:
现代企业是许多关联的要素、 环节、 部门有机结合而成的整体, 是一个复杂的社会技术经济体系。为了实现企业的经营目标, 必须系统地综合分析和处理有关事宜。
对勤德家园小区物业管理处而言, 运用好系统管理理论, 协调好内、 外部各方面关系是取得预期管理效果的重要措施。
物业管理工作本身就是一个综合协调网。我们提出的口号是: ”业主至上, 服务第一。”

关系协调示意图

业主

业主委员会

专业公司
勤德家园小区管理处
管理处各部门

政府相关部门
房地产开发公司
丰臣物业公司
市房管局

四、 工作计划安排
1、 前期管理
( 1) 交接期
序号
计划内容
时间安排
1
筹建勤德家园小区物业管理处
05/1/1-05/1/5
2
与小区开发商签订委托合同
05/1/6-05/1/15
3
参与智能系统、 电梯、 消防、 机电设备的安装调试、 培训、 验收
05/1/12起
4
各类原始资料接收、 建档
05/1/12起
5
建筑物本体难验收交接
以开发商确定时间安排
6
绿化、 公共配套设施验收交接
以开发商确定时间安排
7
招聘、 培训、 考核、 录用员工
05/1/8-05/2/8
8
建立与居委会、 派出所、 等外部的联系
05/1/8日起
9
管理处装备采购
05/1/10起
10
编制物业管理方案
05/1/8-05/2/8
11
准备入伙资料( 业主公约、 物业管理合同、 公共制度、 业主资料采集)
05/2/10-05/3/10

(2) 入伙期
序号
计划内容
时间安排
1
入伙手续办理
05/5/30起
2
与业主验收交接其名下物业, 发放钥匙, 验收存在问题, 整改、 复验、 交接
05/5/30起
3
现场提供各类物业管理咨询
05/5/30-05/6/30
4
协助业主办理装修、 装电话等业务
05/5/30起
5
配套设施工程
05/5/30起
6
装修管理控制
05/5/30起
7
安全防范控制
05/5/30起
8
入伙仪式策划准备
05/5/1起
( 3) 入住期
序号
计划内容
时间安排
1
举行入伙仪式
以实际时间为准
2
物业管理方案实施
05/5/1起
3
业主意见调查
05/8/1起
4
员工培训
见培训计划
5
小区财务运行, 分析、 公布
每半年一次
6
小区创立文明小区参评

第三章 规章制度及物业档案的建立
一、 规章制度的建立
丰臣物业公司本着”业主至上, 服务第一”的宗旨, 针对住宅小区的特点, 借鉴先进的管理模式及实际经验, 制定了一整套覆盖管理工作各方面的管理制度及各类管理人员的岗位责任制, 使人人有章可循, 事事有据可依。
管理制度的完备是我们提供服务的质量保证, 我们认为, 管理规章制度决不是简单的行为规定, 而应是一个活的系统, 是丰臣公司文化整体中一部分, 公司员工只有备充分的责任感, 主动精神和团队意识, 管理规章制度才能发挥最佳的运作效果。丰臣物业管理公司制度见附件。
二、 小区房屋及设施设备档案的建立与管理
档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、 规范的档案管理能够为卓越的物业管理提供有力的支持。

1、 档案资料的分类与运作流程
开发商提供文件
外来文件
管理处自建文件

失效文件
管理处

作废文件
交流文件
张贴文件
借阅文件

（1） 工程建筑产权资料
可行性研究报告批复、 用地批准通知书、
( 2) 工程技术资料
a竣工图——总平面图、 建筑、 结构、 设备、 队附属工程及隐蔽管线的全套图纸
b地质情况勘测报告
c小区整体移交验收表
d工程开工竣工报告
e工程预算报告
f房屋公用设施等竣工和接管部门产权移交验收交接表
g供电及消防工程竣工图
h单体建筑结构设备竣工图
i附属工程及地下管网竣工图
j 工程竣工验收证明
k图纸汇审记录
l隐蔽工程验收签证
m 沉降观察记录
l 钢材、 水泥等材料的质量保证书
m 新材料合格证
n 水电、 智能设备、 电梯的检验合格书
o 砂浆、 混凝土试块试压报告
p 混凝土灌装记录
q 机电设备使用说明书
r 消防系统验收证明书
s 公共设施检查验收证明
t水、 电表检验报告
u供水试压报告
v绿化工程图及清单
w 有关工程项目的其它重要技术决定和文件
( 3) 房屋维修档案资料
a房屋维修记录
b房屋修缮记录
( 4) 装修管理档案资料
a业主装修申请表
b装修图纸( 水、 电等管线走向、 平面图)
c业主装修责任协议
d临时施工人员登记表
e工程验收记录
f装修检查记录表
( 5) 入住资料
a入住通知书
b业主公约
c用户手册
d交费收据存根
e住户登记档案资料
f固定停车位车辆档案资料
( 6) 机电设备运作档案资料
a供电系统、 给排水系统、 电梯设备、 智能化系统等档案资料
b设备分承包方维修保养记录
c机电设备的各项运行记录
d机电设备的各项维修保养记录
( 7) 业主意见调查与分析档案资料
a业主意见调查表
b业主意见调查分析报告
c纠正和预防措施报告
( 8) 业主投诉与回访记录档案资料
a业主投诉登记表
b业主投诉处理通知单
c回访记录
d业主投诉及处理结果记录
(9)小区消防管理档案资料
a消防设施器材登记表
b消防栓检查记录表
c室内外消防系统检查登记表
d消防安全检查记录表
e火警、 火灾登记表
f消防演习记录
g火险隐患整改通知书
(10)业主车辆记录档案资料
a业主车辆情况登记表
b车位使用协议
c车库巡视记录表
(11)小区治安管理档案
a外来人员登记
b值班记录表
c培训记录表
d保安队员专业技能训练考核记录表
e小区日常巡查记录表
f紧急事件处理记录表
g夜间查岗记录表
(12)管理处日常管理档案资料
a管理处值班记录
b楼宇管理情况检查报告表
c房屋存在问题传递单
(13)日常维修服务档案
a维修价格清单
b维修项目清单
c维修服务回访记录
( 14) 保洁管理档案
a公用设施统计表
b保洁人员名单
c保洁卫生检查表
d消杀记录
e保洁卫生检查考评表
( 15) 绿化管理档案
a绿化总规划图
b绿化统计表
c绿化管理记录表
d绿化管理人员名单
e小区管理区的绿化管理内容
( 16) 人事及人员培训档案
a各类人员人事档案
b员工各类证件复印件
c管理处年度培训计划
d各岗位考核标准及奖惩办法
e员工考核记录
( 17) 其它档案室资料
a小区财务预算、 日报、 季报、 年终决算表
b每季度管理费收支账目情况公布单
c业主委员会文件
d管理处发表通知、 公告资料记录
e计算机数据库资料备份
档案资料建立与管理工作十项要求:
1、 设置档案专业人员管理, 做到档案标识清晰、 分类明确。
2、 建立标准档案室, 要求具有防火、 防盗、 防潮功能。
3、 明确收集、 整理、 分类、 编号、 登记、 电脑入网、 入柜、 检查建档流程。
4、 采用多种形式的文档储存, 如电脑磁盘、 录像带、 胶卷、 照片、 图表, 全部在电脑中归类, 并采用相应的储存、 保管方式。
5、 对原始文件、 合同等重要资料( 如开发商提供的资料、 商函、 诉讼文件等) 的接收、 借阅、 复印等必须经管理处主任审批。
6、 实行原始资料和电脑贮存双档管理。
7、 档案鉴定必须由管理处主任负责, 审批档案保存数量, 保存期限以及是否有效和作废。
8、 注重档案管理信息开发, 开展档案编研工作, 根据管理处工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。
9、 各部门设兼职档案管理员, 管理主任每季度对档案资料管理情况进行检查。
10、 要求管理处全体员工树立档案意识, 保密意识, 严格执行《档案借阅制度》。

第四章 人员的配备及物质装备情况
人员的配备
职 务
文化程度
拟配备人数
备 注
管理处主任
大专
1
持证上岗
主任助理
大专
1
持证上岗
管理员
高中
3
持上岗证
文员
高中
1
会办公自动化
保安员
高中
33
持上岗证
清洁工
初中
18
公 司 内 部 培 训 上 岗
绿化工
初中
4
有相关经验
水电维修工
高中
3
持上岗操作证
电梯保养

0
聘专业有资质队伍
消防维修

0
聘专业有资质队伍
车辆管理员
初中
5
公司内部培训上岗
土建维修工
初中
3
有相关经验者
高配值班
高中
4
持上岗证
智能化操作员
中技
2
持上岗证

78

勤德家园物业小区前期介入服务小组主要成员如下:

裴志伟
职务: 常州丰臣物业有限公司经理
全面负责本项目的物业管理、 商业布局等介入服务工作, 负责前期各项服务指导工作, 制定完整的物业管理前期介入服务工作计划, 并督促检查落实情况, 定期参加前期介入服务例会。配合物业销售的各项工作内容。

孙少芃
职务: 丰臣海悦管理部主任
持有江苏省建设部颁发的物业管理上岗资格证书, 从事物业管理工作4年。协助负责本项目的物业管理介入服务计划, 并督促检查落实情况, 定期参加前期介入服务例会, 从物业管理者和使用者角度, 及时提出各种有价值的意见和建议, 方便将来物业管理的目的。配合物业销售的各项工作内容。

高峰
职务: 建设大厦管理部主任
持有江苏省建设部颁发的物业管理经理上岗资格证书, 从事物业管理工作5年。协助负责本项目的工程质量跟踪、 监督, 及时提出与土建及配套工程有关的具有建设性的意见和建议。协助开发商达到促进销售、 节约投资和树立品牌的目的。
陈亚新:
职务: 宝丰服饰市场管理部主任
持有江苏省建设部颁发的物业管理部门经理上岗资格证书, 从事物业管理工作3年。负责物业管理前期介入中与机电工程有关的工作问题, 领导并协调公司其它工程人员参加有关会议,

王爱华
职务: 丰臣物业有限公司财务
持有江苏省建设部颁发的物业管理部门经理上岗资格证书, 从事物业管理工作4年。负责协调本小组工作, 协助调配公司一切可得资源, 整理本小组需要的所有资料。

物质装备见表一、 表二
表一、 办公设备和通讯设备
序号
品 名
金额( 元)
数 量
备 注
1
电脑
6000
1
用于管理服务
2
打印机
350
1
用于管理服务
3
复印机
15000
1
用于管理服务
4
传真机
5000
1
用于管理服务
5
保险柜
1200
1
用于管理服务
6
办公桌椅
1000

用于管理服务
7
对讲机
2500
4对( 8只)
用于管理处安保、 维修
8
外线电话
350
1
用于管理服务联络
9
钥匙柜
200
1
用于公共场所的管理
10
小灵通
350
2
用于管理调度联络
11
考勤钟
850
1
用于员工考勤

表二、 清洁、 绿化工具
序号
品名
数量
单价( 元)
金额( 元)
备 注
1
二轮车
3
350
1050
用于清洁
2
三轮车
2
550
1100
用于清洁、 绿化
3
割草机
1
5000
5000
用于绿化工作
4
其它工具

300

表三、 水电维修工具
序号
品名
单价( 元)
数量
金额( 元)
备注
1
钳型表
200
1
200

2
手枪钻
180
1
180

3
冲击钻
1500
1
1500

4
各类钻头
100
1
100

5
铝合金梯子
300
2
600

6
板手( 12寸)
18
1
18

7
管子钳

各1
60
8、 10、 18
8
电铬铁
20
1
20

9
应急灯( 10W)
250
2
500

10
万用表( 普通)
150
1
150

11
万用表( 数字)
400
1
400

12
组合工具( 25件)
150
2
300

13
绝缘摆表( 500V)
960
1
960

第五章 日常工作计划安排
一、 提前介入, 搞好物业接管验收
1、 前期介入工作内容
根据实际情况, 我们在管理合同签定半月内, 首先派出精干
工作小组进入勤德家园。从物业管理的角度和业主的角度, 从设施设备的合理选择配置、 从水电供应容量的科学核定、 从垃圾收集处理方式、 会所的大小和内容、 绿化的设计配置等方面当好顾问, 共同把好规划设计关。随后根据工程进度及实际需要调整增加人员。掌握新物业的房屋结构、 设施设备、 管线布置、 房间大小等方面的全部情况。参与施工监理, 使某些影响物业使用功能的问题及早发现解决, 对工程质量增加一份保证。按勤德家园计划竣工的日程, 我们的前期介入, 其主要工作内容如下:
（1） 仔细研究工程设计原图, 根据工程施工的现状, 提出有关结构布局方面的改进的意见。
（2） 检查前期工程的质量, 就原设计不合理又能够更改的部分提出建议。
（3） 根据管理实际需要, 提出原设计遗漏项目和内容的改进意见和建议。
（4） 根据工程进度, 协助业主和监理单位搞好施工监理, 对施工不符合规范的, 适时提出整改意见。
（5） 对订购的设备型号、 性能、 产地提出咨询意见。
（6） 定期参加施工工作会议, 与施工方互通情况, 协调相互关系, 促进工程顺利进展。
（7） 配合设备安装, 进行现场监督和测试, 确保安装质量。
（8） 搞好物业的接管验收。
（9） 适时招聘员工并按计划培训, 做好开业的各项准备工作。
由于先期介入物业开发, 物业管理公司对该物业的整体情况相当熟悉, 这对于物业管理、 养护、 维修能够说带来许多便利。一是方便了物业管理中维修保养计划的安排; 二是方便了物业管理中的检修, 特别是能够缩短检修时间; 三是能够或比较容易保证维修质量; 四是方便改造、 搭建、 拆除等改进工程及设备的重换等。所有这一切, 提高了物业管理工作效率和工作质量, 为物业管理公司向住户提供良好的服务打下了基础。前期介入过程中需要较多的工程技术人才, 我们注意新老搭配, 发挥老同志设备管理和施工现场经验丰富的优势, 发挥年轻人电脑、 网络、 智能化等技术掌握较快的特点, 同时实行各工种交叉, 提倡一专多能和发扬团队精神, 使我们公司的工程技术人员在前期介入过程中得到充分锻炼, 有利于技术全面发展。经过前期介入, 能够使我公司全面掌握物业的情况并熟悉使用有关的设施设备, 使后期管理能够顺利进行。
2、 前期介入的费用预测
从前期管理合同签署后至小区开业, 前期介入的各项费用本着勤俭节约, 最低配置, 急用先置的原则预测, 主要项目有办公设备购置费、 工程设备购置费、 清洁设备购置费、 通讯设备购置费、 安保设备购置费、 绿化设备购置费、 制服费以及其它不可预见性开支, 具体数据略。
二、 业主入伙期间的管理方案
1、 办好入伙仪式
办好入伙仪式是小区管理处与业主沟通情感, 为业主排扰解难的第一步。 在小区入口处挂横幅, 内容有”欢迎您乔迁勤德家园”, 插彩旗, 营造热烈的气氛, 插指路牌, 由入口处到管理处。绿化清洁工作一定要出众, 做到处处郁郁葱葱, 地上一尘不染, 给人以井井有条、 生机勃勃的印象。管理处办公室挂灯笼, 飘彩带, 摆放花篮、 盆景, 给人以隆重喜庆的感受。张贴醒目的”办理入住手续流程图”, 办理手续设置做到一条龙服务, 各窗口标记清楚, 一目了然, 办公室内资料摆放整齐。为使小区的业主顺利迁入, 我管理处将结合小区特点及入住期的具体情况, 以方便、 快捷的程序为业主办理有关入住手续, 提供全方位的便民服务, 为业主排忧解难。
1)、 小区管理处组织专门人员成立咨询服务小组, 解答业主的各项事宜咨询。
2)、 入住手续, 向业主发放《勤德家园用户手册》、 《业主入住登记表》、 《装修管理规定》等资料。为业主发放钥匙, 签订各种合约, 包括《业主公约》、 《小区精神文明建设公约》等。
3)、 工作分工, 管理处将楼宇分区配备专人负责交接工作, 陪同业主进行交接验收登记, 双方签字认可。
4)、 交付期间将开展便民咨询服务。设立装修服务办公室, 同时联合多家知名品牌装饰公司, 为业主装修提供方便。
5)、 住户装修时, 提供装修材料搬运服务