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保险公司协同办公系统解决方案191资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。永安财产保险股份有限公司办公自动化系统建设方案目录第一章 项目背景51.1 永安财产保险股份有限公司简介51.2 永安保险与保险行业办公自动化的背景51.3 行业发展的需要51.4 项目建设目标与范围61.4.1 建设目标61.4.2 建设范围7第二章 技术与实施需求分析72.1 永安保险现状与面临问题的初步诊断72.2 永安保险管理目标分析六大整合82.3 永安保险信息化目标分析六化92.4 永安保险系统建设目标分析六大平台102.5 永安保险项目实施需求分析122.5.1 统一认识, 制度保障132.5.2 优先解决迫切需求132.5.3 多种培训策略相结合142.5.4 提供无须技术人员维护的后台工具以及运维服务142.6 永安保险需求分析总结14第三章 系统规划163.1 永安保险企业信息空间的构建163.2 永安保险企业门户设计理念与规划193.3 永安保险协同办公系统设计理念与规划203.4 永安保险系统建设效益分析243.4.1 广泛的沟通渠道243.4.2 规范的行政管理243.4.3 全面的信息共享243.4.4 深入的系统集成243.4.5 智能的业务运作253.4.6 全新的企业文化25第四章 系统总体设计264.1 设计原则264.1.1 安全性原则264.1.2 成熟性原则274.1.3 标准化原则274.1.4 易用性原则274.1.5 开放性原则284.1.6 可维护性原则284.1.7 高效性原则284.1.8 先进性原则294.2 设计标准与开发规范294.3 系统结构设计314.4 系统性能设计324.5 技术实现路径334.5.1 基于J2EE的分布式计算技术334.5.2 构件技术334.5.3 UI技术354.5.4 单点登录技术364.5.5 SOA技术374.5.6 Portlet技术384.5.7 自定义工作流技术384.5.8 可信的WebService技术39UDDI注册表和可信Web Service的安全管理服务; 404.5.9 消息中间件( JMS) 技术414.5.10 虚拟数据库技术( 联合数据对象技术) 424.6 系统安全保障设计434.6.1 安全体系设计原则434.6.2 系统安全体系设计454.6.3 CA的建设与接口484.7 系统接口设计484.7.1 公文交换接口设计484.7.2 档案系统接口设计514.8 系统运行环境524.8.1 数据管理与备份方案524.8.2 灵活的框架和基础结构524.8.3 对多个数据格式和不同设备的支持524.8.4 Oracle 10g524.8.5 电子签章软件554.8.6 即时通讯软件664.8.7 短信平台671) 、 一般信息发送: 可分为单发、 群发、 散发、 定时发等; 684.9 系统技术特点684.9.1 采用XML数据总线的构件开发模式684.9.2 基于人员、 流程和信息的整合684.9.3 松散耦合的应用694.9.4 基于成熟产品和技术694.9.5 自定义的柔性设计694.9.6 联合数据对象69第五章 企业门户系统设计705.1 门户系统的架构设计705.2 门户展现层715.2.1 信息集成725.2.2 用户管理745.2.3 信息发布系统755.3 应用业务系统集成795.3.1 应用开发接口与规范建议80第六章 协同办公应用846.1 公文流转846.1.1 主要功能特点846.1.2 普通用户的界面操作功能856.1.3 公文管理员的管理功能886.1.4 公文操作906.1.5 公文办理926.1.6 表单智能956.1.7 正文976.1.8 主题词管理1006.1.9 文号管理1016.1.10 外部单位管理1016.1.11 查询管理1026.1.12 公文及数据对接方案1036.2 综合事务1046.2.1 会议管理1046.2.2 车辆管理1066.2.3 办公耗材管理1076.2.4 宣传品( 礼品) 管理1086.2.5 合同管理1086.2.6 出差管理1096.2.7 请假管理1096.2.8 信息化运维管理1096.2.9 计算机类资产管理1106.3 知识管理1106.3.1 综合信息110ISO贯标文件1106.3.2 信息收集和发布平台1116.3.3 企业社区1116.3.4 在线帮助1116.4 个人工作平台1126.4.1 待办工作1126.4.2 员工通讯录1126.4.3 个人文档管理1136.4.4 电子邮件1136.4.5 日程安排1136.4.6 工作委托1146.4.7 即时通讯1146.5 系统管理1156.5.1 综合管理1156.5.2 组织信息1156.5.3 权限维护1156.5.4 系统审核日志116第七章 移动信息化应用1177.1 手机短信应用1177.1.1 对内办公方面1172)为企业员工提供邮件收发和邮件通知服务; 1177.1.2 对外服务方面1177.1.3 短信业务应用举例1187.2 移动化办公1217.2.1 系统概述1217.2.2 解决方案1217.2.3 方案特点1227.3 移动化车险定损理赔1237.3.1 应用需求1237.3.2 应用说明1237.3.3 手机端功能124 第一章 项目背景1.1 永安财产保险股份有限公司简介1996年, 永安保险诞生于中国经济改革开放的大潮中, 历经十三年, 永安保险壮大于伟大的中华民族改革开放的历史进程之中。公司现有资本金16.632亿元, 总资产已达76.62亿元。 实现保费收入56.06亿元, 在全国16个省、 市、 自治区设有各类营业机构774个。秉承”永安永远为客户着想”的理念, 永安保险公司为各界客户提供高效、 优质的服务。近年来, 公司参与了”嫦娥一号”、 ”亚太六号”等卫星、 ”青藏铁路”、 北京国际巨星长城演唱会、 珠峰测量活动人员意外险、 安利五城市健步走、 世界斯诺克中国公开赛等保险项目的承保工作。与中国农业银行等8家银行签订了全面业务合作协议, 与全球60多家再保险公司和主要再保险经纪人建立了广泛而密切的合作关系。未来, 永安保险公司将坚持以科学发展观为指导, 努力探索具有永安特色的发展道路, 实施强化基础、 做强做大、 整体上市的”三步走”发展战略, 实现发展模式的四个转变, 把公司建设成为具有核心竞争力和可持续发展能力的保险集团公司。1.2 永安保险与保险行业办公自动化的背景当前永安保险面对国内外保险行业的直接竞争与挑战, 为更好地应对挑战, 急需以信息技术为支撑点, 以信息化为突破口, 经过建设办公自动化等系统推动企业的业务流程再造与组织结构重组以提升竞争力。这种经过信息化求生存谋发展的迫切需要, 与我们整个保险行业面临的生存与发展挑战是分不开的。1.3 行业发展的需要 , 随着中国保险业进一步对外开放、 保险混业经营格局的逐步确立以及金融混业经营步伐的加快, 中国保险经营主体进一步增多, 保险中介机构快速增加, 市场竞争水平不断提高, 呈现出多元化、 多层面、 多角度的竞争。 前个月, 全国保费收入2968亿元, 截至9月底, 保险业银行存款达3832亿元, 同比增长42.8%; 各类投资合计3547亿元, 同比增长53.6%, 保险的市场化程度和对外开放程度进一步提高。按照这样的发展趋势, 到 中国将成为全球十大保险市场之一。尽管改革开放以来中国保险市场一直处于高速发展状态, 可是, 无论是与世界其它国家和地区保险业发展的水平相比, 还是与中国经济发展和人民生活提高的内在需要相比, 中国保险市场的发展仍显滞后, 总体上仍处于高速发展过程中的起步阶段, 保险市场仍具备高速增长的社会经济条件。可是保险业的信息化应用主要处于系统建设及整合阶段。基础网络建设已经完成, 新的网络建设则是随各地分公司的新建而展开。另外, 系统与业务的整合也是很多保险公司、 特别是信息化水平相对较高的保险公司正在进行的阶段, 也是保险公司在信息化进程中难以跨越的一大障碍。1.4 项目建设目标与范围1.4.1 建设目标系统应实现永安保险和下属分公司两级用户和应用系统的协同, 提高办公效率; 按照”全国一套系统、 一个平台、 一个门户、 二级应用”的总体建设思路, 构建一个基于互联网的、 电子一体化的、 覆盖全国永安保险的、 统一的现代化办公协同平台和企业信息门户, 满足永安保险工业公司跨时间、 跨区域、 跨部门的集团化协同办公要求; 根据不同的业务, 建立分类的企业知识库, 形成企业的知识地图, 将人员、 流程和业务知识紧密集成在一起, 促进信息的有效利用和科技创新。系统应提供对各个业务环节进行整合的方案, 建设一个能够面向整个业务过程来进行管理的协作平台。从应用的层面看, 本平台以部门之间、 跨部门以及企业内部与外部的工作流程带动知识信息流、 物流、 资金流等在企业内外的无障碍流动, 并完成相关数据库的更新。对于系统本身, 任何一个模块都能够看作是系统应用层面上的核心, 其它所有的模块都围绕本平台工作, 共同完成本平台所要求的相关应用。从管理的层面上看, 本平台的设计应基于资源协同, 实现”以点带面”和”协同运作”, 任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来, 并经过本平台提供给企业各部门、 以及企业的外部资源, 从而使业务过程达到高效、 协作的目的。用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作, 而不必在不同的平台、 数据库和应用系统之间切换。1.4.2 建设范围本系统涵盖以下建设范围: 1) 覆盖永安保险集团本部和华东、 华南、 华北、 西北、 西南等各地分公司的办公自动化系统的需求调研、 方案规划、 开发、 实施和培训; 2) 配合集团总部系统配套的服务器, 系统软件, 支持所有应用模块所需购买的第三方软件产品的调试和集成工作; 3) 建立一套完整的配套管理体系。第二章 技术与实施需求分析随着业务的深入发展, 永安保险企业规模不断扩大, 原有的管理体制已经不能适应企业管理需要。现在存在的问题有: 管理层次过多, 响应环境变化的能力不强; 生产、 经营部门授权不足、 制度执行不力; 流程运行不畅、 效率低下, 资源未能充分有效整合; 职工危机意识、 竞争意识不强; 信息传递效率低, 沟通不及时, 信息数据没有充分共享等。永安保险为适应国内保险市场化改革和新一轮联合重组需要, 力求经过充分利用信息化管理工具切实推动企业管理变革, 理顺绩效考核机制, 实现永安保险更高层次、 更高水平的科学管理, 不断进行业务流程重组, 理顺核心业务流程, 提高信息化水平, 确立永安保险在下一轮竞争中的优势地位, 使企业各项管理工作再上台阶, 最终达到资源有效整合, 发挥最大效益的目的, 推动企业做大做强、 做实做好。2.1 永安保险现状与面临问题的初步诊断在全国布局完成之后, 永安保险面临的问题是怎样”做实”和”做好”企业管理, 而且经过信息化工作来落实和推动: l 怎样合理布局管理架构以实现企业经营的规模效益? l 如何理顺企业内各部门、 企业与下属企业之间的定位、 管理职责和流程关系? l 如何优化管理流程, 提高执行力以提升企业经营管理效率? l 如何解决企业分散的信息资源的整合? l 如何解决在变革管理过程中分散的组织结构导致的管理沟通障碍? 文化融合传播障碍? l 如何解决本部对各部门、 下属企业的经营、 销售、 财务等信息的了解与掌控? l 为了解决这些问题, 永安保险管理信息化的核心思想是利用信息化工作来推动企业信息化经营管理模式的确立和完善: l 做实和做到信息化企业管理”一体化经营模式”, 用信息技术重建企业运作空间。l 以信息系统推动和服务信息化企业管理信息化规划工作与信息系统建设。l 信息化工作的落地着手协同办公系统与门户系统的建设。2.2 永安保险管理目标分析六大整合大型企业集团, 规模不等于效益, 做大不等于做强, 特别对于多地、 多层的永安保险, 必然会遇到战略分散、 组织分散、 流程分散、 信息分散、 资源分散、 文化分散的发展瓶颈, 必须经过信息化手段来推动管理的”六大整合”目标: 战略一致、 组织扁平、 流程结合、 信息集中、 资源共享、 文化一统, 从而突破瓶颈, 从做大走向做强, 从实现规模扩展走向实现规模效益。l 从”战略分散”到”战略一致”将多家原来各自为政的下属企业, 在永安保险统领下, 统一传递、 执行与落实共同的企业战略, 为同一个目标而不是多个目标而共同努力。l 从”组织分散”到”组织扁平”面对不同管理模式的下属企业, 基于扁平式组织管理模式, 建立系统、 科学、 规范的管理制度体系去保障企业管理有序、 高效运行。l 从”流程分散”到”流程优化”企业当前有大量的工作缺乏约束和指导, 尚未形成规范的工作流程体系。下属企业自身已经存在各种隐性与显性流程, 须在全省范围内进行流程清洗、 梳理、 整合、 优化并贯彻落实执行。l 从”信息分散”到”信息集中”随着企业日益发展, 各种信息资源也越来越丰富多样化, 但分散在各个部门和各个下属企业的信息资产缺乏有效的管理。须以领导决策为导向, 在全省范围内进行信息采集、 汇总、 存储、 管理、 统计分析、 统一发布。l 从”资源分散”到”资源共享”集团本部与每个下属企业都有广泛的内部企业资源与外部社会资源, 这些都是永安保险发展壮大的宝贵资源, 资源唯有一体化整合、 管理与利用才能发挥永安保险整体综合优势。l 从”文化分散”到”文化一统”面对具有多种多样的部门小文化的下属企业小文化, 如何从全集团统一文化的高度去整合各种文化, 取其精华, 继承、 发展、 融合为全新的永安保险统一的企业文化, 并向各部门与下属企业进行传播、 实践与再创新。2.3 永安保险信息化目标分析六化为了支撑上述六大管理目标的达成, 我们认为永安保险信息化的目标是: ”在永安保险的管辖范围内, 最大限度地实现数字化的运营与管理, 以全面实现信息化对业务流程的支持为起点, 经过提高信息质量, 整合信息管理, 在先进技术手段的支持下, 推动永安保险专业化和精细化的管理需求, 借助先进技术和管理平台, 实现集成的、 科学的、 精细化的企业管理体制, 提高永安保险的核心竞争力。”永安保险信息化目标具体可展开为以下”六化”: l 流程规范化集团本部实行标准管理, 各个部门与下属企业执行相对标准的流程, 经过信息系统得以推行和固化。l 资源一体化实现信息建设的统一标准, 统一平台, 统一数据库和统一网络。l 管理精细化不但利用信息化保障管理水平的提升, 而且经过信息手段来驱动企业改革。l 决策科学化利用高质量的实时数据分析经营现状、 预测趋势, 为经营决策提供有力支持。l 数据集中化经过信息平台的建设, 实现核心应用和关键平台的物理及逻辑集中化, 从而共享资源, 降低成本和管理风险, 实现系统集成和信息协同效应。l 服务专业化建立专业的IT治理体系, 关注核心领域, 拓展差异化优势, 外包非核心领域。2.4 永安保险系统建设目标分析六大平台任何一个信息系统应用与建设是解决企业实际管理问题、 实现企业信息化目标的手段与工具。针对上述管理目标与信息化目标, 永安保险协同办公系统需要用协同工作管理机制来重建企业运作空间, 用流程管理机制来规范行政管理流程和业务管理流程, 用信息门户技术整合企业信息资源, 用知识管理机制来进行知识资产的整理利用, 打造永安保险”六台合一”的综合数字化管理平台: 图: 永安保险”六台合一”的综合数字化管理平台l 统一集成工作平台永安保险各级领导与人员都以协同办公系统作为工作的主要平台, 平台除了集成本项目各种办公应用, 还具备充分的扩展性, 能够链接与集成当前与未来各种专业业务系统, 使所有用户在统一的界面上使用不同的软件系统。而且, 平台的集成框架具备个性化定制能力, 能够按照不同部门、 不同领导的需要, 为不同类型的用户实现不同的界面风格与定制不同的软件功能使用权限。经过网络与通讯平台的支持, 使出差或外地人员能够随时随地实现移动办公。l 统一信息发布平台协同办公平台也是一个内部信息发布系统, 为信息发布交流提供一个有效的场所, 实现企业内部各种信息( 办公信息、 文件、 函件等) 的统一管理和发布, 以及个性化的服务。平台也支持发布互联网上的各种信息, 包括行业信息、 社会信息以及网上订票订购、 网上银行等在线服务。l 统一实时通信平台提供了点对点或点对多个点的信息通讯的功能, 包括电子邮件、 即时通信、 短信收发、 网上传真、 留言、 意见征询、 文件传阅、 视频会议等等, 它为企业提供快捷、 灵活、 方便的信息传递机制, 实现了用户文件共享、 文字信息、 语音信息、 视频信息的传递及积累; 系统中的工作流以及待办事宜等信息能够发送到相关人员的手机上, 解决外出工作人员的后顾之忧。l 统一流程整合平台实现企业内各种业务工作与管理工作的电子化流转, 范围基本覆盖了纸质办公时期的所有工作流程类别, 各种工作流程均采用电子起草、 传阅、 审批、 会签、 签发、 归档等电子化流转方式, 并采用尊重工作人员传统办公习惯的人性化设计, 真正顺利实现无纸化办公。l 统一信息集成平台集成与汇总永安保险内各部门、 各下属企业当前与未来各种业务系统独立的、 静态或者动态的业务数据, 包括财务系统、 CRM系统等, 并进行统一的统计分析, 为企业领导决策服务。这些数据、 信息还能够集成到工作流平台中, 使用户能有效获取处理信息, 提高整体反应速度与工作效率。l 统一知识管理平台系统利用长久积累的信息、 文档、 知识资源与专家技能, 改进行动决策能力、 快速响应能力、 提高工作效率和公务员整体素质。平台将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的”扁平式管理”模式, 使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时, 心理距离也将会逐渐缩小, 提高企业协作能力, 将人从繁琐的事务、 森严的等级、 刻板的环境中解放出来, 最大限度地释放人的主观能动性。2.5 永安保险项目实施需求分析办公自动化建设是一种”三分技术、 七分管理”的系统工程项目, 信息技术是手段, 解决管理问题是目的。因此, 除了对本项目进行上述技术需求分析外, 还必须针对永安保险的管理现状与项目建设目标, 对项目实施进行需求分析, 找出确保项目成功的管理实施路径( 而不但仅是技术路径) , 才能真正实现信息化促进管理变革的目的。根据永安保险管理人员的总结、 我们前期的调研, 结合大型企业集团建设办公自动化项目所遇到的共性问题, 我们认为本项目在实施过程当中主要将遇到以下问题, 必须提出针对性强的切实可行的实施解决方案: l 本项目涉及集团本部、 下属各个大区子公司, 覆盖面大, 用户众多, 合理安排实施、 推广、 培训工作是项目能否按时按质按量成功实施的关键。l 企业内各种业务流程与管理流程还存在不清晰、 不稳定、 不规范的问题, 这些流程不进行梳理就难以开展流程电子化工作, 更谈不上流程的优化。l 虽然本项目已经有了明确的建设目标, 但由于筹备时间较短, 尚未对企业内部进行广泛的民主的需求调研, 因此项目在实施过程当中必然遇到大量的需求变更问题, 如果有效解决需求的变化问题, 是项目建设目标能否达到的关键。l 下属各单位信息化水平参差不齐, 各子公司的信息化观念、 重视程度同样也参差不齐, 需要一把手在人力、 财力、 物力上的支持, 需要一把手的亲自参与, 否则解决管理问题的办公自动化项目很难推进。l 系统上线以后的正式运行阶段是系统真正发挥价值的时候, 但当前永安保险信息中心没有充分的IT技术力量与管理力量, 系统运行的管理、 维护工作难以保障。在以往同类大型企业集团办公自动化项目的实施经验以及智慧的基础上, 为了帮助永安保险项目成功, 烽火科技针对上述问题将采取以下解决方案: 2.5.1 统一认识, 制度保障建议永安保险在企业内部做好统一认识、 统一思想的培训宣传工作, 让集团本部、 分子公司、 办事处等领导层充分认识到企业信息化对企业战略执行、 企业管理变革优化的必要性、 重要性。建议永安保险指定信息化管理制度, 并将信息化工作纳入企业各级管理人员的绩效考核体系中, 使全省信息化工作得到制度保障。2.5.2 优先解决迫切需求办公自动化建设过程中, 优先解决集团本部与各地分公司的迫切问题, 例如各分公司向集团本部提出的审批申请流程, 充分考虑各级管理人员的切身利益, 同时不断调动更广泛的积极性, 让项目快速见效的过程中也让广大用户快速从传统办公模式转变为电子办公模式, 对信息化工作有了更直接的体验, 继而提出更多更广的信息化需求, 推动办公自动化滚动发展。在这个过程当中发生的需求变更, 将发起需求变更流程, 由双方共同组成的需求变更管理委员会进行统一评估, 筛选真实有效的需求, 确保不偏离项目建设目标, 确保系统开发实施工作的有效性。2.5.3 多种培训策略相结合项目培训工作应该与系统开发实施工作同步进行。首先对全省各级管理人员的信息化技能进行摸底调查, 提前进行”扫盲”培训并狠抓考核, 确保在系统上线之前, 广大用户具备基础的计算机操作能力, 如Windows、 Office以及上网操作。对于广大用户的办公自动化培训工作, 我们将采用理论与实践结合、 现场与远程结合、 共性与个性结合、 培训与考核结合、 自助与她助结合的培训策略, 一方面系统自身的人性化易用性设计将大大降低学习难度( 一部分计算机操作熟练的用户无须培训) , 另一方面系统提供网上培训、 自助功能, 让每一位用户随时进行学习, 并能在系统提供的学习论坛上进行经验交流。特别地, 必须加强对集团本部与各分公司的骨干的培训, 特别对位于流程的关键节点的领导与管理人员进行重点培训, 确保流程畅通无阻。2.5.4 提供无须技术人员维护的后台工具以及运维服务系统后台管理维护是办公自动化系统的稳定运行与发展的坚强后盾, 因此烽火科技将选择成熟的技术路线, 并提供一整套能够让非IT专业人员维护的易用的后台工具。系统后台采用分级管理, 即由熟悉各自业务的各级管理人员维护本部的管理流程, 无须集团总部专人负责。不但系统后台要能够让非IT专业人员维护, 系统前台更要作大量的人性化设计, 充分尊重用户原有的工作习惯, 才能帮助永安保险尽快过渡到网上电子办公, 降低前台维护工作量。根据本项目的要求, 烽火科技还将派驻技术专家到永安保险现场提供长期运维服务支持, 并结合烽火科技体系化的运维的方法, 实现运维过程的自动化, 所有IT资源都在自动监控之下运作, 发现问题能提前报警、 智能分析、 提前排除隐患, 确保永安保险业务顺畅运作。2.6 永安保险需求分析总结综上所述, 经过本项目的建设, 将实现六大平台合一的协同办公系统, 该系统符合”六化”信息化目标, 从而为”六大整合”的管理目标服务。图: 永安保险协同办公系统项目目标实现路线图我们认识到新一代企业集团办公自动化系统的建设是一个系统工程, 我们将利用长期服务保险行业企业信息化的经验和对保险行业、 企业管理的理解, 以”平台”为基础, 以”应用”为目的, 以”安全”为前提, 以”标准”为关键, 以”服务”为保障, 系统地建设永安保险办公自动化系统, 为永安保险长远的发展打下基础。在该系统的建设过程中, 我们将全力以赴, 以自身雄厚的技术实力及多年的设计实施经验, 帮助永安保险建设一个即符合现实应用需求, 又能够适应未来战略发展需要的, 安全、 实用和先进的以事务联动和业务整合为目的的协同办公平台, 为永安保险的办公自动化建设在保险行业以及国内大型企业集团树立典范工程。第三章 系统规划协同办公系统建设是一项规模庞大、 技术含量高、 结构复杂、 功能强大、 涉及面广、 建设周期长的大型系统工程, 必须对永安保险办公自动化建设进行统一规划, 才能够使办公自动化系统建设健康、 有序地进行, 从而带动永安保险的信息化以及人员信息技能的提高, 满足改革发展的大局需要。3.1 永安保险企业信息空间的构建图: 物理分散的传统企业空间面对战略分散、 组织分散、 流程分散、 信息分散、 资源分散、 文化分散的企业发展瓶颈, 必须进行务实的管理创新方能取得跨越式突破与发展。纵观全球, 大型跨国企业集团都经过”全球化”实现业务创新, 经过”信息化”实现管理创新。所谓管理创新的信息化, 正是将传统的企业管理运作在信息的空间中进行重建, 解决各种传统管理模式下难以解决的问题, 而且为企业在新一轮市场竞争中获得持久强大的新的竞争力。保险企业的传统运作能够划分为”业务链”与”管理链”两大部分。业务链主要运作的是生产设备、 原辅料、 产品等有型资产, 管理链主要运作的是人力资源和品牌、 战略、 技术等无形资产。图: 传统企业空间要将传统企业的运作在信息的空间中进行重建, 就必须建设管理链信息化支撑系统与业务链信息化支撑系统。这两类系统的界线能够用下表划分: 特性业务链管理链运作对象主要是保险业务系统主要是人力资源和品牌、 战略、 技术等无形资产管理精度主要是微观管理主要是宏观管理开发思想强调精确的数字化, 提供同质化、 机械式的精细管理、 强制执行管理。强调人性化, 提供个性化、 差异化服务, 帮助企业实现以人为本的管理模式。系统适应性刚性大, 业务规则严谨, 要求企业采用系统固化思想, 流程重整更多地适应系统柔性大, 系统必须有足够灵活性来适应企业不断发展的管理模式、 不断深化的需求。系统目标企业效率、 企业利润最大化企业管理、 企业文化不断优化数据形式主要是显性数据、 信息主要是隐性信息、 知识应用举例保险管理管理、 财务管理系统、 客户关系管理办公自动化、 知识管理、 人力资源管理、 决策支持系统经过上表的分析, 能够清晰定位管理类支撑系统与业务链支撑系统之间的关系。信息化其中一个问题是各个系统之间边界不清晰, 导致不同应用系统要不重复开发发生矛盾, 要不功能缺失从而产生短板效应。遵循”统一规划、 分步实施”的信息化原则, 在规划阶段正确定位企业信息化中的各种软件系统, 划清系统边界, 根据不同应用的不同定位来制定开发思想, 将有利于在实施阶段有条不紊按部就班地准确实现多种多样的信息化需求。依照上表的分析, 能够形象地以”天圆地方”来总结管理链信息化支撑系统( 天圆) 与业务链信息化支撑系统( 地方) 的特性, 两者相辅相成不可或缺。因此从技术角度看两类系统应该充分集成, 实现财务、 ERP与协同办公系统间的协同互动, 才能真正建立完整而有效的企业信息化体系。可见, 当前永安保险即将建设的协同办公系统属于管理链信息化支撑系统, 而财务、 ERP等系统属于业务链信息化支撑系统, 而即将建设的企业门户系统则是管理链支撑系统与业务链支撑系统的统一与整合。图: 永安保险企业信息空间3.2 永安保险企业门户设计理念与规划从集成整合的对象的角度, 企业门户能够分为三类: ( 1) 信息门户EIP( Enterprise Information Porta1) , 即用户能在一个门户系统中打破各大业务系统的限制, 统一获取企业所有的信息。永安保险提出得”一个门户, 二级应用”即属于不同层级的信息门户。( 2) 应用门户EAP( Enterprise Application Porta1) , 即用户能在一个门户系统中无须重复登录, 直接使用各大业务系统, 而且打破各大业务系统的限制, 以业务为中心组织各种系统的功能。( 3) 知识门户EKP( Enterprise Knowledge Porta1) , 是EIP发展的高级阶段, 即用户能在一个门户系统以业务为中心, 打破各大业务系统的限制, 自由地使用各种数据、 信息与知识, 而且知识是主动地、 智能地提供。在本项目中, 应该是同步建设上述三类门户, 近期建设中偏重EIP并开始进行注重知识沉淀, EAP与各大业务系统同步建设, 远期条件成熟以后建设更完善的知识管理系统实现EKP。3.3 永安保险协同办公系统设计理念与规划协同办公系统由于用户面最广、 部署推广容易, 而成为构建企业信息空间的第一软件系统。烽火科技针对保险行业联合重组、 机构整合要求而设计的协同办公系统, 部署方式灵活, 适应母分与母子公司管理体制, 基于”人员整合”理念, 以团队沟通协作为核心, 经过”信息流程事务”三类协同机制, 采用”终端集成应用集成网络集成设备集成”四类技术, 使所有的用户不受时间和地域的限制, 都在统一、 安全、 个性化、 人性化的前台工作环境上展开日常工作。同时, 严密的一体化管控后台, 又确保了信息空间与企业管理体系的一致对应。图: 永安保险协同办公系统设计理念n 团队沟通协作提供永安保险各级领导、 管理人员与广大职工人与人之间、 团队与团队之间多种沟通渠道。n 提供视频会议、 在线交流、 电子邮件、 网上传真、 手机短信等通讯手段与实用的文件快速传递。n 延续多种传统沟通形式: 请示汇报、 指示、 约见、 留言等。n 辅助企业文化建设的企业级论坛与部门级论坛。n 信息协同追求在永安保险范围内各种信息的一次录入重复利用, 将分散的信息关联组织起来, 从海量信息中找出价值信息。n 以文档中心、 知识库为基础, 不断沉淀与分享全部员工的技术、 业务知识与经验 。n 与财务、 ERP、 eHR等交换信息, 以及发布互联网的社会、 行业新闻与交通天气信息等。n 提供强大的搜索引擎, 挖掘企业内部与外部互联网零散而海量的信息。n 集中的信息化问题与需求处理流程。n 流程协同把永安保险中各种跨地域、 跨组织、 跨应用流程及人员相关、 业务相关流程进行连接、 嵌套、 整合, 构造一个完整的企业流程体系。n 实现永安保险总公司、 分公司、 子公司之间的跨组织流程、 本地与异地之间的跨地域流程、 与财务、 ERP整合的跨应用流程的来回跳转、 嵌套。n 协同和衔接与人员相关、 业务相关的各种文件流程、 行政流程、 业务流程、 监控流程等。n 流程能实现连续处理、 转发, 也能自动从相关事务的任何环节中发起流程。n 事务协同尊重永安保险用户日常工作习惯, 以具体的某项工作事务为中心组织各项功能, 加强诸多功能之间的联动, 使用户专心于事务本身而不用考虑功能使用。n 各种待办工作的提醒, 以系统内、 手机短信、 电子邮件等多种方式。n 以日程为主线, 一方面以用户为中心关联各种事务, 事围人转, 如会议、 出差、 派车、 通知的协同; 另一方面, 在用户以”事”为中心组织工作时, 实现顺利完成事务的多功能联动, 如接待事务同时涉及到接待安排、 会议安排、 车辆调度等多事务和多功能联动。n 集成外部政府、 银行的各种网上服务。n 对资源的统一调度安排, 包括文件、 会议室、 车辆、 办公用品、 印章、 财务、 资产等。n 信息在流程与功能模块之间相互引用、 更新, 流程实现数据的审批, 模块实现数据的落地管理。n 终端集成充分发挥永安保险用户手上多种系统终端的功能特性与使用操作特性, 并自动同步不同终端存储的系统信息。n 台式机、 笔记本电脑、 平板电脑、 手机甚至PDA等。n 应用集成集成永安保险内部各种应用, 以及电子商务服务, 以及互联网外部服务等, 建立一个统一的、 完整的应用平台。n 单点登录各种应用系统, 成为初级的企业门户。n 直接使用电子邮件、 即时通信、 无纸传真系统。n 与财务、 网上银行的衔接, 经过财务凭证, 全部借款、 报销、 划款等都经过网上实现。n 与ERP的整合n 与eHR的结合, 流程数据写入HR, 薪酬数据导入系统供用户个人查询。n 网络集成让永安保险各级领导、 管理人员随时随地在各种各样的网络环境中都能既安全又有效地使用协同系统。n 大楼局域网、 行业广域网、 家庭ADSL、 无线局域网、 移动互连网( CDMA 1x) 、 电话拨号网络等。n 各种场合的网络, 如酒店、 网吧、 境外等。n 移动办公安全网络, 包括IPsec VPN、 SSL VPN以及基于Citrix等。图: 协同理念支撑项目目标达成以下举例说明协同理念在应用功能关联设计中的应用: 图: 应用功能协同关关联示意图系统中所有事件、 流程、 文档、 角色强相关联, 上图是本系统应用功能的协同示意图, 体现了功能之间的关联。日程管理、 流程管理与知识库管理是协同办公系统三大协同核心模块。协同说明如下: ( 1) 与日程管理的协同: 任何一个系统中的功能模块, 只要有时间属性的事件、 事务, 例如工作计划、 出差、 请假、 接待等, 都能将时间信息写入日程管理模块, 实现未开始工作的提醒、 日程冲突事务的协调、 工作过程记录、 领导检查工作安排以及工作量计算; ( 2) 与流程管理的协同: 任何一个系统中的功能模块, 只要与企业行政、 业务管理流程相关的, 如办文、 信访、 用品设备申领、 用车、 报销等, 都能与工作流程协同起来, 经过流程来协作各个功能模块的联动, 并交换业务信息; ( 3) 与知识库的协同: 在任何工作过程当中都要用到各种知识、 文档、 信息, 这些都存储在系统的知识库中。在任何流程步骤或者功能模块使用过程中, 系统能智能地从知识库中供应与当前业务工作相关的知识文档与信息; 在业务过程中可能会对这些知识文档与信息进行更新, 在业务处理完毕以后, 系统能自动采集这些更新过的知识文档与信息, 为下一次本用户调用与其它用户调用作准备。3.4 永安保险系统建设效益分析我们相信, 永安保险协同办公系统与企业门户系统建成以后, 将能取得以下显著的效益: 3.4.1 广泛的沟通渠道实现全企业协同工作, 除了经过电子化的工作流程将集团本部与分布全省、 分散全国的