秘书部组织工作手册部分.doc

目录
第一章 组织简介 2
1. 组织定位 2
2. 组织概况与组织架构 2
3. 组织章程 3
4. 第六届第一任妇委会的工作架构 5
5. 组织CI建设 6
6. 组织历程 7
第二章 工作制度 8
1. 会议制度 8
2. 办公室出借规范及办公室管理制度 10
3. 组织公共网盘和邮箱管理制度 11
4. 活动申请、物资准备相关流程制度 11
5. 报账制度 14
附录一：华南理工大学校园文化活动申请表 17
附录二：华南理工大学教室借用申请表 18
附录三：华南理工大学南校区校园文化活动申请表 19
附录四：华南理工大学南校区教室借用申请表 20
附录五：学生活动印刷制品申请表 21

第一章 组织简介
1. 组织定位
华南理工大学学生妇女委员会（以下简称“妇委会”）是在中国共产党华南理工大学委员会和上级妇联组织的领导，共青团华南理工大学指导下的校级学生组织。
自2006年3月14日成立以来，妇委会围绕学校的中心工作，以提高自身综合素质和提升竞争力为根本，以全心全意为广大女生服务为宗旨、以“自我管理、自我教育、自我服务”为原则进行合理的分工，制定各项工作计划和活动方案，增强了组织的创造力和凝聚力，并与各学院女工生活部保持紧密的联系与合作，为开展形式多样，有利于女大学生成才成长的教育活动和引领全校女大学生成为具有“自尊、自信、自立、自强”的“四自”精神新时代女性打下了坚实的基础。
妇委会的工作核心是：服务女生、关爱女生、提升女生综合素质。
2. 组织概况与组织架构
妇委会宗旨：全心全意为广大女生服务
妇委会口号：“美，由我们守护”
妇委会工作原则：发现美、塑造美、展现美
华南理工大学学生妇女委员会
华南理工大学学生妇女委员会常务委员会
秘书部
人力资源部
宣传部
维权部
文体部
公关部
礼仪队
组织架构：

3. 组织章程
华南理工大学学生妇女委员会工作条例
总则
第一条 为加强我校女大学生工作，根据《中华全国妇女联合会章程》有关规定，结合高等学校女大学生的实际，制定本条例。
第二条 华南理工大学学生妇女委员会（简称学生妇女委员会）是妇女联合会在华南理工大学的基层组织，是学校党委和上级妇女组织与女大学生联系的桥梁和纽带。
第三条 华南理工大学学生妇女委员会受学校党委和上级妇女组织的领导，受学校团委指导。
第四条 华南理工大学学生妇女委员会以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，树立和落实科学发展观，贯彻马克思主义妇女观和男女平等的基本国策，坚持维护党的领导，响应党的号召，认真贯彻全国妇女联的章程，发扬自尊、自信、自立、自强的“四自”精神，树立良好形象，团结全校女大学生，开展一系列适合青年学生特点的活动，关心女大学生的学习和生活，维护女大学生的权益，切实为女大学生服务。

第一章 基本任务
第五条 宣传马列主义妇女观、妇女平等思想，教育引导大学生树立正确的世界观、人生观、价值观，全面提高女大学生的综合素质。
第六条 代表女大学生参与社会事务的民主管理、监督，关注女大学生热点、难点问题，宣传贯彻有关维护女大学生权益的法律法规，维护女大学生的合法权益。
第七条 积极参与民主协商、沟通对话，协助市、区妇联开展工作，及时向学校反映女大学生的情况和要求，提出良好的修改意见和合理化建议。
第八条 加强自身建设，发挥会员的积极性，每年组织一至两次有一定影响力的活动。建立会员联系网，为会员间互相关心、互相帮助、互相促进提供条件，为女大学生创设良好的生活、学习、工作环境，从而更有利于女大学生的成长。
第九条 通过报告会、讲座、短期培训等形式为女大学生成长成才，提供一个发展空间和平台。坚持走群众路线的工作方法，团结广大的女大学生主动为社会服务，为弱势群体奉献爱心。
第二章 组织机构
第十条 学生妇女委员会由我校女生代表民主选举若干名代表组成。委员会每届任期一至两年，连任一般不超过两届。学生妇女委员会推选主任一人，副主任五人，下设维权部、宣传部、 文体部、礼仪队、秘书部、公关部、人力资源部。原学生妇女委员会大学城校区执委会将合并到五山校区委员会中，两校区部门设置一致，职能一致并每个部门只有一个正部长。
第十一条 华南理工大学学生妇女委员会实行代表联系群众制度。
第十二条 委员会干部按照《华南理工大学学生干部管理条例》进行管理。
第三章 经费
第十三条 学生妇女委员会活动经费来源：
1、本会的经费，主要由学校拨款，在学校财政支出中专项列支。
2、接纳社会组织、企事业单位的捐赠。
第四章 会徽
第十四条 华南理工大学学生妇女委员会会徽为全国妇联的会徽。
第五章 附则
第十五条 本条例由学生妇女委员会代表大会讨论通过后实施，章程的解释权和修改权归本委员会。

4. 第六届第一任妇委会的工作架构
华南理工大学校团委张鑫元老师

赵晓轮
主任
宣传部
部长

詹旭镇
主任

王梓恒
主任

王舜奕
主任

苏传宇
主任

韩悦
主任
人力资源部
部长

公关部
部长
礼仪队
队长
维权部
部长
文体部
部长
秘书部
部长
宣传部
主管

人力资源部
主管

公关部
主管

礼仪队
主管

维权部
主管

文体部
主管

秘书部
主管

宣传部
干事

人力资源部
干事

公关部
干事

礼仪队
干事

维权部
干事

文体部
干事

秘书部
干事

5. 组织CI建设
组织LOGO（会徽）与会旗:

会徽为圆形，象征团结和不断发展。
会徽的色彩使用了红色和金色的暖色基调。红色象征着理想与活力，也象征着热血与忠诚，寓意中国妇女热爱祖国，愿为祖国繁荣富强而努力奋斗。也表明妇联是在中国共产党领导下团结各族各界妇女为争取进一步解放而联合起来的群众团体。金色则是辉煌、明亮的色彩，表示妇联工作的发展。
会徽的形象由中文、英文字母组合而成，会徽中心是中文“女”的字形（旋转着看是三个“女”字的重叠），表示妇女在各界、各界有妇女；也体现了妇联在改革开放的形势下，代表和维护妇女权益，全心全意为妇女服务的精神。在中文“女”的字形外围是由三个英文字母“W”（英文“妇女”“Woman”的第一个字母）围合成花朵的形状，寓意全国妇联团结引导广大妇女，增强四自精神，在建设祖国的进程中发挥作用。同时也有发展同世界各国妇女的交往，增进友谊，维护世界和平的含义。花朵则是美好的象征，表示妇女解放事业的前途远大。

6. 组织历程
文档在西八办公室，西八办公室重新开放后可做出来。
第二章 工作制度
1. 会议制度
华南理工大学学生妇女委员会会议制度
一、会议的召集
1、常务委员会会议由学生妇女委员会（以下简称妇委）正主任决定召开，参与人员为校团委指导老师及全体常委，不定期召开。
2、全体委员会议由妇委主任决定召开，参与人员为全体委员，每两周周三晚上九点半召开一次（若有改动另行通知注明）。
3、部门会议由妇委部长决定召开，参与人员为部门部长及相应部门全体成员，至少每两周召开一次。
二、会议主持
1、常务委员会会议由校团委指导老师或妇委正主任主持。
2、全体委员会议由妇委各常委或常委委托人主持。
3、部门会议由妇委各部门部长主持。
三、会议职权及内容
1、全体委员会议行使议事和表决权，审批各部门工作计划、动态和总结、重大人事安排以及各项规章制度确立等。根据少数服从多数的原则，超过全体委员五分之四以上出席的会议上，超过半数委员同意的议案成为委员会决议。
全体委员会议的内容为各部门汇报工作计划和总结、通报工作动态，主任通报近期信息、布置工作任务，各部门交流工作经验和信息等。全体委员会具体内容由主任统筹安排，秘书部协助完成。
2、常务委员会会议内容为讨论、布置妇委会系统协调开展的工作、决定全体委员会会议议程、重大事件决策等。
3、部门会议内容为本部门部长做近期信息的通报、工作动员和总结、布置工作任务，主管汇报工作动态，部门内部交流工作经验和信息等。
四、会务工作
会务工作主要包括场地安排、通知发送、议程安排、会议记录这四方面。
场地安排包括场地确定和场地借用；
通知发送包括通知会议时间地点并统计会议出席名单；
议程安排包括确定整个会议流程，明确会议重点；
会议记录内容包括会议时间、地点、主题、与会人员、应到人数与实到人数、考勤记录、会议主要内容与总结。常务委员会会议、全体委员会议与部门会议记录需要整理成word文档，并在会议后的三天内以跟帖的形式发至全体委员会qq群相应邮件上。部门会议记录还需额外将文件群邮至本部门qq群。
说明：
1、常务委员会会议会务工作由各常委轮流负责。
2、全体委员会议场地安排、通知发送及会议记录由妇委秘书部负责，议程安排由常委负责。会议周周一由秘书部确定并借用会议场地；周二当天中午之前由人力资源部发会议通知并统计出席名单；会议前与会人员需要签到，会议开始时由人力资源部统计缺席人员并做好记录交予秘书部；会议记录由秘书部部长轮流负责。
3、部门会议会务工作由各部门主管或干事自行完成。场地安排方面如果需要借用办公室需至少在会议前一天告知秘书部办公室负责人，负责人做好相应的办公室借用记录并且将记录以跟帖的形式发至全体委员会qq群相应邮件上。
五、会议纪律要求
1、主持人与会务工作负责人应充分做好会前准备。会议出席及列席人员应做好各项工作安排，按时到会，维护会场秩序，按会议议程参加会议。
2、会议一经确定，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前会议召集机构或个人请假，获得批准后方可不参与会议或指派专人代为参与，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
3、会议出席及列席人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。
4、与会人员必须做详细的会议记录，以便于会后向部门成员准确传达会议内容（部门会议例外），落实各项工作任务。
六、其他说明
1、学生妇女委员会常务委员会对本制度有最终解释权。
2、本制度自发布之日起执行。
2. 办公室出借规范及办公室管理制度
华南理工大学
妇委办公室物资出借规范及办公室管理制度
第一章 物资出借规范
妇委的物资是我们妇委全体成员共同财产。为了进一步规范妇委物资的管理，完善办公室物资出借的管理程序，特制定本制度，望各部门相互知会。
1、借用时提前三天把所需的物资清单发给办公室负责人，借时一定要在《办公室内部物资借用登记本》仔细登记好所有借出的物资，以及借方的姓名联系方式等信息。
2、归还物资时，要按照内部物资出借登记本上登记的仔细清点。少了的一定要通过借方负责人查清楚，并做好登记及通知办公室负责人。
3、中午需借物资的，提前通知秘书部成员到饭堂就完餐再来办公室借出。

第二章 办公室管理制度
1、需要使用办公室的部门须提前通知办公室负责人，办公室负责人将在周日晚在妇委qq群上公布下一周办公室使用情况，如有变动将及时反馈。
2、借用办公室的部门负责人须在使用当天在登记本上签到登记，在离开办公室前必须保证门窗关好，否则一切后果将由负责人承担。
3、每周工作日即周一至周五，每天下午5:30-6:30都要有秘书部成员在西八办公室值班。
4、值班人员需查看登记本了解物资出借情况，并协助他人出借办公室与借用其他组织的物资；值班时保持好办公室的整洁，离开时关好门窗。（附：其他组织借用办公室礼仪服要附带如下借用申请表，下载地址：，密码：mishubu。礼仪服押金每件10元，麦的租金为20元）

3. 组织公共网盘和邮箱管理制度
1) 公共百度网盘账号：学生妇女委员会
密码：scutgirls
2) 网盘账号以办公室邮箱（密码：mishubu）绑定注册，组织成员可以根据自己所需登陆下载。
3) 文档归档说明：各部门可在网盘“2015-2016活动记录”文件夹中根据活动建立专门的文件夹，并且根据活动流程建立子文件夹，活动子文件夹以活动日期、名称+部门命名，例如2015.3.14第六届第一任换届大会（秘书部）。
4） 除管理员（秘书部文档组人员）外，任何人不许随意更改密码、收发私人邮件以及删除文件，一经发现取消评优资格。

4. 活动申请、物资准备相关流程制度
1) 活动申请流程
a. 活动部门提前20个工作日将策划书交主管常委初审。经主管常委初审后，应提前两周发给张馨元老师审批；
b. 认真填写华南理工大学校园文化活动申请表（见附录一）并盖章，一式两份；
c. 应提前10天将活动申请表表交给1号楼校团委张馨元老师审批盖章并借好活动场地。
d. 若需借用小教室，应准备华南理工大学教室借用申请表（见附录二）去1号楼二楼教务处审批。

附录表格下载：华南理工大学官网→机构设置→校团委→下载专区

2) 南校活动场地申请指南
场 地
申 请 流 程
备 注
南校区教学课室
1. 填写“课室申请表”；
2. 到C1-118团工委盖章；
3. 到图书馆一楼注册中心拿批条。
1. 注册中心：周一至周五9:00-11:30 14:00-17:30；
2. 活动前一天将批条交至楼管处。
第一、二饭堂门前空地
1. 填写“活动申请表”；
2. 盖好妇委的章
3. 到C1-118团工委盖章；
4. 如有用电，交一份复印件至C6栋架空层由物业维修部安排用电。
在使用场地的过程中，务必把申请表带到场地，方便保安或者楼管的检查。
南校体育场地
4. 到体育馆147房后勤办场馆中心盖章，并且交一份活动申请表复印件、活动负责人学生证复印件以及场地保洁书；
5. 如有用电，交一份复印件至C6栋架空层由物业维修部安排用电。
宣传品的悬挂、张贴及派送地点
1. 填写“活动申请表”；
2. 盖好妇委的章
3. 到C1-118团工委盖章；
生活区宿舍活动室
1. 填写“宿舍活动室申请表”；
2. 到C4宿管办盖章；
3. 当天将批条交至楼管处。
宿管办的办公时间为周一至周五的9:30-12:00和14:00-17:00。

场 地
申 请 流 程
备 注
空中教室
1. 填写“课室申请表”；
2. 到C1-118团工委盖章；
3. B2办公楼进行活动内容审批；
4. 到图书馆一楼注册中心拿批条。
1. 注册中心的办公时间为周一至周五的9:00-11:30 14:00-17:30；
2. 活动前一天将批条交至楼管处。
模拟法庭（A4-104）
3. 到 B9北座201法学院团委办公室找许国唐老师签字盖章；
4. 到图书馆一楼注册中心拿批条。
音乐厅、学术大讲堂
1． 前往B2二楼管委会拿“会议场馆申用表”并预约场地；
2． 到北校区一楼张馨元老师处盖章签字；
3． 返回B2二楼管委会进行场地申请。
4． 等待通知领取批条。
1. 管委会的办公时间为周一至周五的9:00-11:30 14:00-17:30；
2. 活动一天前将批条交至楼管处。

3) 北校活动场地申请指南
场 地
流 程
备 注
31-34号楼一楼活动课室
活动申请表一式两份――盖好妇委的章――校团委办公室登记――需要两天时间审批——审批通过将批条放于办公室。
建议在活动之前一天到楼管处确认场地以及多媒体设备等相关事宜。
教学楼其它课室
活动申请表与教室申请表各一式两份――盖好妇委的章――1号楼校团委办公室审批――二楼教务处借用教室
逸夫人文馆
活动申请表――盖好妇委的章――校团委负责老师张馨元签字――励吾科技楼场馆中心负责老师查询时间并领取批条――场馆管理员处登记
建议提前到场馆中心查询场地情况（或致电公电话87113639查询）。
人文馆费用为1200元/半天，科学馆费用为2000元/半天，励吾科技大楼会议中心为5000元/半天，体育馆为3000元/半天，多媒体等设备价钱另算。人文馆西广场无需费用。
逸夫科学馆
励吾科技大楼
国际会议中心
体育馆
人文馆西广场
音乐厅
活动申请表――盖好妇委的章――校团委负责老师张馨元签字――百花园艺术中心负责老师查询时间并领取批条――音乐厅管理员处登记。
建议先查询场地情况。
百花园艺术中心：87113419
音乐厅音响师傅：88401733
费用为600元
西湖厅三楼
活动申请表――盖好妇委的章――校团委负责老师张馨元签字――饮食中心负责老师查询时间并领取批条。
费用为800元
西区体育场
一楼舞台
活动申请表――盖好妇委的章――校团委负责老师张馨元签字――文体中心领取批条。
西区体育场一楼舞台灯光费用一般为20元/小时。
溜冰场
东区运动场
东、西、北区篮球场

4) 活动物资准备
a. 各部门活动物资负责人须提前三天把所需的物资清单发给办公室负责人（现为张国明）准备办公室内相关物资，详细问题可与办公室负责人联系。
b. 传单、海报、横幅等活动纸质资料由活动部门内部准备，打印需准备打印审批表（见附录六）一份，填好部门所需打印资料给一号楼团委老师张馨元审批，审批盖章后可直接拿去天一打印店打印。
注：如大型活动需秘书部帮助请提供已盖章打印审批表（见附录五）复印件一份。
c. 如需申请横幅悬挂、海报张贴可准备已盖章审批的活动申请表（见附录一）复印件去南校C1-118团工委申请即可。

5. 报账制度
1) 活动部门报账须知
a. 每月各部门（除礼仪队外）必须向秘书部提交总额至少400的发票。
b. 有报账的部门需要交活动策划、预算表、实际花销表和活动总结。
c. 将发票贴在粘贴卡上，写好报账的文档并打印，交给张馨元老师审批。
d. 将审批条和粘贴卡带去财务处报账（需早上八点前去取号），先初审，再复核。
2) 各部门开发票须知
a. 各部门报账负责人需携带电脑小票到相应商店开取发票，报账负责人应事先统计小票总额，以便与商店服务员所报金额进行核对。
b. 发票只能在多品美、校园价、正丰超市和世博超市开，每张发票报销的数额要≤199，且每天在同一家店要≤199。
c. 顾客名称及抬头为华南理工大学，不可以为其他名称。地址栏为广州市。
d. 发票上的项目只能是笔、笔记本、文件夹和矿泉水。
e. 发票上下需盖两个章，上面为广东省国家税务局监制，下面为广州市内的发票专用章（不可以是华南理工大学发票专用章），注意数字必须清晰不得模糊，且章上“发票专用号”要清晰。如下图2。
f. 这里须声明，无特别理由，外地发票（广州市外）一律不予以报销。
g. 手写发票与机打发票要求基本相同。手打发票如图3。
附1：预算表格填写样例
部门
序号
日期
活动用途
经手人
证明人
金额( 元)
备注

1

……

n

某部门总额

（注：字体要用仿宋GB2312小四号字体）
图1顾客名称（抬头）、地址以及项目

图2机打发票整体样板

图3手写发票整体样板

附录一：
华南理工大学校园文化活动申请表
活动
名称

活动举办时间

活动申请地点

主办
单位

承办
单位

申请
单位

活动
形式

活动规模
（预计参与人数）

活动类别
（按素质拓展计划分类）

宣
传
工
作
横 幅
有（ ）
无（ ）
数量

申请悬挂地点

申请悬挂时间

内容

海 报
有（ ）
无（ ）
数量

申请张贴地点

申请张贴时间

印刷方式

基本
内容

传 单
有（ ）
无（ ）
数量

申请派发地点

申请派发时间

印刷方式

基本
内容

空 飘
有（ ）
无（ ）
数量

申请悬挂地点

申请悬挂时间

内容

彩 旗
有（ ）
无（ ）

数量

申请悬挂地点

申请悬挂时间

赞助情况
有（ ）无（ ）
赞助单位名称

赞助金额（元）

赞助回报方式

负责人姓名、电话

经办人姓名、电话

分团委、学生组织意见

签名：
盖章：
年 月 日
学校团委意见

签名：
盖章：
年 月 日
其他部门意见

签名：
盖章：
年 月 日
注：1. 请于活动举办前一周的周三下午15：00～17：00提出申请，校团委每周四、五向校办等部门统一递交审批报告，于每周四、五下午统一反馈审批结果；
2．本表一式两份，审批程序全部完成后一份由活动承办单位保存，一份由校团委备案；
3．本表格可到 “世纪青年”（）“文件库”中下载，复印有效。
附录二：
华南理工大学教室借用申请表
年 月 日
申请
单位

申请人

联系电话

申
请
理
由

使 用
时 间
第 周至第 周，星期 第 节
（ 月 日至 月 日）
人数

是否需要
多媒体

申
请
单
位
意
见

主管负责人签字 年 月 日
（单位盖章）
教
务
处
意
见

批
准
使
用
教
室

备注：1. 此表适用于学院、部门、班会借用教室，申请人可在教务处网页下载。
2. 校园文化活动请填写《华南理工大学校园文化活动审批表》，并到校团委办理。
3. 学生活动借用教室时间：每周三至周五下午，其他时间不予办理。
4. 凡借用教室的单位，不得利用教室进行与教学、学术讲座、学生集体活动等无关的活动，不得开展娱乐等可能影响其他教室上课或自习的活动，更不得进行任何非法、营利活动（或转借给校外人员）。
附录三：
华南理工大学南校区校园文化活动申请表
填表日期： 年 月 日
活 动
名 称

活动举办时间

活动申请地点

主 办
单 位

承 办
单 位

申 请
单 位

宣
传
内
容
横 幅
有（ ）
无（ ）
数 量

申请悬
挂地点

申请悬
挂时间

基本内容

海 报
有（ ）
无（ ）
数 量

申请张
贴地点

申请张
贴时间

规格及印刷方式

基 本
内 容

宣传单
有（ ）
无（ ）
数 量

申请派发地点

申请派发时间

基本内容

其他方面
有（ ）
无（ ）
数 量

申请地点

申请时间

基本内容

经费
来源
赞助（ ）
商业活动需管委会办公室批准
经费金额

社团（ ）
主要用途

用电情况
是（ ）否（ ）
使用功率

活动负责人

联系方式

申请活动经办人

联系方式

学院组织或学生组织意见：

签章：
日期：

南校区团工委或学工办意见：

签章：
日期：

南校区后勤办场馆中心意见：

签章：
日期：
注：1. 按照申请及批准内容和形式开展学生活动，不得随意更改，不得涉及商业活动。
2. 本表格复印有效。

附录四：
华南理工大学南校区教室借用申请表
年 月 日
申请
单位

申请人

联系电话

申
请
理
由

使 用
时 间
第 周至第 周，星期 第 节
（ 月 日至 月 日）
人数

是否需要
多媒体

申
请
单
位
意
见

主管负责人签字 年 月 日
（单位盖章）
教
南 学
校 办
区 意
见

批
准
使
用
教
室

编号： 教室：
备注：1. 此表适用于学院、部门、班会借用教室，申请人可在教务处网页下载。
2. 校园文化活动请填写《华南理工大学校园文化活动审批表》，并到校团委办理。
3. 学生活动借用教室时间：每周三至周五下午，其他时间不予办理。
4. 凡借用教室的单位，不得利用教室进行与教学、学术讲座、学生集体活动等无关的活动，不得开展娱乐等可能影响其他教室上课或自习的活动，更不得进行任何非法、营利活动（或转借给校外人员）。

附录五：
学生活动印刷制品申请表
活动名称：
学生组织：
活动第一负责人： 联系电话：
联系人： 联系电话：
印刷地点：（注：印刷厂（） 数码中心（） 天一（） 诚信威（） ）
印刷内容
方式
数量
单价
预算
备注

总计

指导老师审批意见