工程项目变更、签证、索赔策划(范例).docx

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设计变更、签证、索赔策划（范例）
1.目的
为加强变更、签证、索赔工作的管理，维护企业的合法权益，保障企业利润最大化，督促双方履约，保证项目顺利完成，特制定本程序。
2.范围
本办法是项目经营管理的一部分，适用于本工程项目经理部全体员工及所属各分包单位。本项目定义的索赔是承包商在合同实施过程中，根据合同及法律规定，对发包方给承包方造成的损失中应由发包方承担责任的部分，向发包方提出请求给予经济补偿和工期延长的要求。
3.职责
3.1 项目经理部：项目经理部负责全面履行合同和开展索赔工作。
（1）项目经理：支持合同管理员的工作，并参与重大、重要的索赔工作。
（2）商务经理：协助项目经理履行合同，负责项目经理部内部各有关部门和人员在合同履约、索赔和结算过程中的协调配合，指导合同管理员工作，并亲自牵头组织重大、重要的索赔工作。
（3）法务人员：在商务经理的指导下做好日常合同分析和索赔的基础工作。
（4）物资人员：落实材料设备需用计划，分清来源和采购渠道，对发包方供应的材料计划设备做好进场验收、登记工作，保证材料、设备质量并保证施工需要。由于发包方供应物资或由于发包方（包括监理、设计）原因影响造成物资采购损失及其他相关损失的，由物资人员收集、整理资料，报合同管理员并协助其与发包方办理索赔。
（5）商务人员：负责编制和深化工程概预算书及工料分析，根据各业务部门提供的索赔意向书或信息，做好索赔分析，并整理报领导审批后报出。
（6）财务人员：根据合同约定收取工程款，发生发包方拖欠工程款时，牵头向发包方发出索赔意向通知，并参与索赔过程。
3.2 技术部： 编制和贯彻施工方案，处理施工过程中的技术问题，协调、督促、办理技术洽商，及时办理涉及技术的签证，建立台账。
3.3 工程部： 按计划组织保证生产，及时与甲方及监理办理施工过程中的签证工作，做好记录，建立台账。
3.4 索赔小组： 遇复杂的索赔事件或发包方拒绝商议处理索赔，项目经理部成立索赔领导小组，索赔小组视具体情况设定，一般可包括项目经理、商务经理、工程人员、技术人员、专业分公司的有关人员、合同管理员等，并上报公司合约部，合约部应组东牵头组织有关人员参加索赔工作。
3.5  商务部：负责变更、签证、索赔工作日常管理，具体负责人为项目经理和商务经理，各部门及时向商务部报送各种有关资料。
4.工作程序
4.1 资料的收集
（1）变更、签证、索赔情况发生后，有关业务人员要配合合同管理人员立即着手收集整理和变更、签证、索赔有关的基础及细节资料，以便在索赔报告中应用，或在发包方要求时出示。
（2）需收集的资料及负责人。
1）施工日志：工程人员现场记录施工中发生的各种情况，然后摘录较重要的对施工有不利影响的事件整理，或每日（每周）摘要，由专人报送监理和发包方。
2）来往信件：与监理、发包方、设计者和其他有关方面的来往信件都由项目经理指定专人收发，原件送合同管理员。
3）气象资料：工程部人员负责整理保存真实、完整、详细的天气情况记录。
4）备忘录：监理、发包方、设计单位的口头指示和电话指示，项目经理部接收人都要会同合同管理员整理成书面备忘录，请其签字确认后，原件由合同管理员保管。
5）会议纪要：项目经理部要求发包方及监理举行的各种会议，在会议结束后及时形成由参加者签署认可的会议纪要，参加会议各方保存原件各一份，我项目由商务管理员保存，会议纪要的整理工作一般由监理牵头。要落实会议纪要的签字问题，会议纪要如果未制定签字确认制度，将造成会议纪要内容一边倒，仅有甲方及监理对施工单位的要求，施工企业对他们的要求不予记载。落实会议纪要签字认可制度后，会议纪要的内容才能更全面，更有力地保障我方的权利。
6）工程进度计划： 由工程技术部门保存各种进度计划及相关的各种修改文件，包括经理部的进度计划、分包商进度计划。
7）工程成本核算资料：项目财务人员负责保存工程成本分析资料，会计帐表，回收工程款台账及单据。
8）工程照片和录像：由工程人员或项目经理指派的专人选定一些固定的角度定期、连续拍摄同一工程部位的施工形象。遇到干扰工程顺利进行的时间发生时，临时对能在工程上反映的干扰时间本身、干扰后果等拍摄。照片和录像由工程人员或专员保管，与干扰事件有关的照片送合同管理员一份。
9）工程报告：各种工程试验报告、检查报告、施工报告、进度报告、特别是事件报告等由有关业务人员保管。
10）工程图纸：所有工程图纸、勘探资料、现场调查备忘录、投标图纸、施工图纸、竣工图纸以及各种图纸修改等，由技术部门保管，并印发至有关部门。
11）报价资料：所有报价资料、中标资料、施工合同、结算资料等由经营部保管。
12）材料证明：所有材料质量证明、物资购销合同、发包方验收记录（包括过程验收资料）等有关材料、设备的文件由物资人员保存。
4.2. 洽商变更。
（1）洽商变更。
1）在施工准备之前办理的洽商变更，如有费用发生做洽商变更增减帐（凡是技术洽商均伴随着经济洽商发生，只是依据合同是否需报出索要）。
2）在施工准备期间办理的洽商变更，除做洽商变更增减帐外，还应按照实际发生记取施工准备期间此洽商变更给我方造成的损失费用。
3）在施工中或项目已按施工图施工完以后办理的洽商变更，除做洽商变更增减帐外，并按照实际发生记取施工准备期间、施工中及返工处理的损失费用。
（2）现场签证。 按施工现场实际发生（无论费用多少）随时办理。其中量小无法按预算定额计算的，由技术人员负责办理点工签证。为避免日后业主委托审价人员的理解纠纷，鉴于不同的签法，在以后的工程结算审核过程中会有不同的结果。我们推荐按以下优先顺序填写签证：
1）直接签金额。
2）签工程量及单价。
3）签内容及工程量。
4）签处理办法及内容。
5）签原因及处理办法。
（3）索赔。
1）、2）业主一般最后多会认可金额；3）签法审价人员容易在单价上进行审减；4）、5）签法，审价人员可能会重新判断所签内容是否应计入工程造价。
1）非乙方（项目经理部）原因造成工程不能正常顺利进行（即不能正常进行乙方承包范围内工作）除赔偿乙方经济损失、工期顺延外，要由责任者对此承担责任。
2）承担合同外的额外工作：应发包方及监理要求承担合同外的工作，按实际计算发生费用。
4.3 变更、签证、索赔的工作程序。
(1)发生洽商变更时，技术部在接到洽商变更后立即印发至商务部及其他相关部门，并在第2天牵头会同商务部组织有关人员对洽商变更做综合技术及经济费用分析，参加部门及人员：工程部、商务部及潜在索赔领导小组主要成员。分包单位有关人员必须列席会议，经济损失的原始资料由责任人或分包单位做好详细的施工记录，并请监理单位（或业主）签认后再报给商务部。
(2)现场签证的原始资料由专业责任人或分包单位做好详细的施工记录，及时报请现场监理工程师及甲方现场代表签认后报商务部。
(3)索赔事件发生后，由工程部在事件发生后立即通报给商务部，并于事发第2天会同商务部牵头组织有关部门及人员做综合的工期及经济费用分析。参加部门及人员：技术部、商务部及签证领导小组主要成员，分包单位有关人员必要时列席会议。经济损失及工期延误由专业责任人做好详细的施工记录，并及时书面提供给商务部。
(4)发出索赔意向通知书：事件发生后，有关人员开会分析判断是否向发包方发出索赔意向通知报告，对工程造成影响明显容易计算损失的可直接提交索赔；对工程影响时间长，不容易计算损失的比较复杂的，可首先向发包方发出索赔意向通知书，随后经过收集资料分析损失后向发包方提交索赔报告。
(5)收集、分析资料
(6)提交索赔报告。
(7)索赔谈判：由商务部经理牵头组织有关人员与发包方协商索赔报告的处理，必要时请公司有关部门及人员参加。
(8)索赔价款的收取：随发生、随记取、随回收。
4.4 考核与奖罚。
（1）索赔工作按工作成效实行奖罚制度，由商务经理牵头，一般性的索赔每月考核，每季度总结评定，重大或重要的索赔即时考核，并依据考核结果进行奖罚，奖罚执行项目经理部奖罚制度，由商务经理具体考核报项目经理批准。
（2）索赔奖励。按照合同条款应该索赔的项目，如若能够按精确的数额索赔回来，经理部应按本单位“合同管理实施细则”，给合同管理人员一定的奖励，如因工作人员工作疏漏，未能有效地如数索赔而造成企业损失，对合同管理人员应给以相应的处罚；对于索赔理由不充分的项目，经过合同管理人员努力，能够比较理想的索赔回来，或者能够将风险当做机遇，通过索赔将一部分风险转变成效益，经理部应给与重奖。奖励处罚金额由经理部在“合同管理实施细则”中明确。对于在各项合同管理工作中，利用职权。营私舞弊、损害企业利益的有关人员严肃处理，对于个别触犯法律的应交有关部门，追究法律责任。
5、针对本项目的一些具体措施及针对性意见
5.1 做好大平场土石方阶段的现场管理及收方工作，争取大平场土石方做到量价双赢的效果。
5.2 由于本项目是政府项目，办理签证索赔要有策略，要机动灵活，同时要学会放弃，不要因小失大。
5.3 签证项目能直接签量的，签证事实与签证工程量一起确认，能直接签证总价的就不要签证工程量。
5.4 材料认价在保证业主确认品牌的前提下，立足市场，利用材料/设备因品种、产地供货渠道不一，价格悬殊较大的实际情况，货比三家，采取以低价购进，合理高价确认的策略。（本项由技术部、商务部、材料部门共同协作，材料部门先询价，商务部门与业主方沟通，技术部门以技术联系单或者工作联系单形式建议变更或者选定我方利润较高的材料）
5.5 本项目位于XXX，双方议定合同材料价格采用信息价，而根据我司承建XXX项目时咨询造价站的结果，XXX造价信息的价格只是针对XXX区、XXX区的价格，建议针对材料运杂费、采保费事宜与业主方单独沟通。（本项由商务部协同材料部完成）
5.6 国家规定安全文明施工措施费用最低投入2.5%，但定额计算部分只有1.2%左右，针对安全文明施工措施费技术部门编制专门的安全文明施工措施费方案，（注意：编制方案以后还要有业主方、监理方签署已经按照方案实施的明确意见），分公司领导总协调，尽量与业主方协商签订补充协议，以包干价形式把安全文明施工措施费包干。
5.7 加强与合作各方的沟通交流工作。与业主、监理、审计各方除了工作的合作以外还要形成私人的朋友关系。本项落实到具体责任人。（由项目经理协调监理方总监、业主方工程处；分公司领导协调业主方指挥长、工程处长；项目商务经理协调审计方、业主方工程处长）
5.8 常见的现场签证项目
A、属于建设单位责任导致的签证项目
a、建设单位未按合同规定提供图纸、开工条件、材料、场地等造成施工企业停工、窝工等损失。
b、由于工程中途停建、缓建或由于设计变更以及设计错误等造成施工企业的停工、窝工、返工等损失。
c、在施工过程中发生的由建设单位或政府政策性因素造成的停水、停电导致工程不能顺利进行，且时间较长，施工企业无法安排停工而造成的经济损失。如：由停电造成因塔吊等机械不能正常转运，导致工人停工、窝工，引起施工现场发生停工窝工费用、周转材料、机械租赁增加费用及工期拖延等损失；
d、由于建设单位资金不到位，不能按照合同约定支付施工方工程款致使施工单位不能正常进行施工所引起的停工、窝工费及周转材料、机械租赁增加费用及工期拖延等损失。
e、施工单位已按照施工图纸施工完毕，建设方又要求修改等造成的返工费。
f、建设方要求施工单位帮忙完成施工合同以外的工作内容所发生的费用，如果该合同外工作引起了本工程项目工期延误时还应该办理工期签证。
B、属于非施工方原因的签证项目
a、由于工作面过于狭小、施工作业面超过一定高度，需要另行确认施工方案而增加的相关费用，如需要使用大型机具方可保证工程顺利进行而增加的措施费等，在事件出现时施工单位应及时将现场实际条件和施工方案报告建设单位，并在征得建设单位同意后实施，此时施工单位应办理工程签证。
b、工程项目虽然在本工程范围内，但投标图纸或施工图纸没有该施工项目时应办理施工签证。
c、施工过程中，发生地质资料与原建设单位提供的资料不符，需增加费用时，施工单位应办理工程签证。
d、由于非施工单位原因造成的道路狭窄，材料、机具不能一次运到施工现场，发生二次搬运等费用时，施工单位应办理工程签证。如原施工项目根据原施工方案，采取流水作业方式其施工现场条件可以满足施工需要，后因业主要求不分流水段而全面开工，此时，现场施工条件已经不能满足现有施工作业要求，施工单位可据此办理工程签证。
e、合同中施工措施费未包干时，应按照施工组织设计、施工方案办理现场签证。
C、不可预见或不可抗力事件的签证项目
a、地下障碍物的处理：开挖基础后，发现有地下管道、电缆、古墓等不可预见事项时，施工单位可根据实际发生的费用办理现场签证。
b、不可抗力事件。如5级以上地震、八级以上大风等。
1） 现场签证（索赔）遇到的问题、形成的原因及处理方法
常见问题
形成原因
处理方法
该签未签

1.施工单位受到传统观念的影响，顾虑与业主、监理的关系而未提出签证索赔。
2.项目管理人员对签证索赔意识不强，没有合同观念，不能及时把握签证索赔机会，导致事件存在、难以办理签证索赔。
3.项目管理人员对合同文件、技术规范和业主、监理与施工方之间的往来文件理解不够，对已经发生的事件无法判断而没有办理签证索赔。

1.摒弃传统观念，加强沟通，处理好相关关系，在不影响关系的同时做好签证索赔工作。
2.加强索赔意识，强化合同观念，把握索赔机会，根据工程建设很多工序会被下道工序覆盖，参建各方人员都有可能存在变动的特点，要依照一事一签原则及时办理签证。
3.加强学习，熟悉合同文件中的签证索赔条款、熟悉技术规范、提高签证索赔的判断能力。
索赔无效
4.只注重提出索赔意向，不重视索赔过程中的时限和证据收集，未按合同要求区分阶段性索赔和及时作出最终索赔报告导致索赔无效。
5.没有完善索赔手续或索赔办理不规范导致索赔无效。
6.项目签证索赔人员索赔概念不够明确，未对索赔事件进行分析，未搞清事件发生的先责方，盲目提起索赔，导致索赔失败甚至造成发包人的反索赔事件。

4.加强学习，熟悉签证索赔工作内容，掌握签证索赔工作方法，提高签证索赔业务能力，增强签证索赔意识。
5.签证索赔要实事求是，证据确凿，对无合同文件或法律依据；属于施工方责任；索赔事件发生时作为承包人的施工方未采取积极措施防止事态扩大造成项目损失的事件不要提起索赔。签证索赔资料、确认手续要符合合同约定，双方确认人员均要有合法资格。
签证索赔迟迟不能确定
施工方原因：纠结小事，因小失大；资料不全、跟进不力。
8.业主原因：分管人员权限不够，无法决策；相关人员不够，不能按时完成核对工作；故意拖延，借机占用工程应付款。
6.设定签证索赔底线目标，适当利用放弃原则，争取主动；同时项目部各部门要通力配合，及时完善相关资料，加快签证索赔进程。
7.遇到不能解决的问题，及时向上级领导反映，尽快采取措施，及时扭转局面。对人员不够问题应督促双方尽早增加人员。对故意拖延的行为，要不断以联系单的形式逐级反映，给以纠正。

5.8 签证和索赔费用的构成：人工费、材料费、施工机械费、管理费、利润、分包费、利息、保函手续费、保险费等。
5.9 签证索赔管理的注意事项
a、由于工程项目建设周期比较长，为完整、真实地反映索赔情况必须建立签证索赔台帐。本身在工程施工中发生的事件就是工程竣工档案资料的重要组成部分，所以要认真、严格地建立、健全工程签证索赔台帐，台账清晰，内容完整。
b、签证索赔台帐必须反映索赔事件发生的原因、发生的时间、提交的时间、影响程度与结果、签证索赔确认的时间，签证索赔申请的金额、确认的金额、申请的工期、确认的工期等（详见企业层面达标指引相关内容）。
c、严格档案管理。对合同工期内发生的每宗签证索赔事件均应及时登记，装订成册，作为工程完工资料归档备查。
总之，在漫长的施工过程中，没有变更是不现实，也是不可能的。签证索赔也是非常正常的合同履行过程，是施工企业追求相对公平的一种方式，也是施工项目利润的主要来源。合理运用现场签证、办理变更索赔，是施工单位共同追求的目标。但是，要干好一项工程，获得合理的利润，需要的是项目管理团队的共同努力、全体人员的共同参与及对合同条款运用的熟练程度，这是决定施工单位最终通过现场签证、变更索赔，获取合理利润的关键