会员管理系统样本.doc

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EASHIS会员管理

为了吸引更多的新客人和留住老顾客, 每家酒店都在做一些促消活动或实行一些优惠政策。发放会员卡就是一种优惠政策。
酒店的会员卡和银行的卡的使用方法一样, 会员能够经过自己的会员卡在酒店里面进行消费、 冲值等等。会员卡是该名会员在酒店的身份证, 经过它操作员就知道该给这个客人什么样的优惠条件, 例如在餐厅消费打几折在客房消费打几折。发放会员卡的最大好处的就是: 对客人来说消费更方便快捷了、 消费方式更丰富了。对酒店来说提高了服务效率、 更方便进行客源管理。EASHIS酒店管理系统中的会员管理模块提供了会员卡制作、 会员资料管理、 计算会员积分、 会员帐务处理等功能。
下面几节将着重讲解会员管理的操作, 先看界面介绍:

一.界面介绍

图( 1.1)
如图1.1所示, A区为菜单按钮区、 B区为条件选择区、 C区为信息功能区。
从制作材料上会员卡能够分为三种: 1.磁卡, 2.IC卡, 3.普通卡( 不需要经过刷卡机)
会员消费可分为两类: 一种先消费后付帐, 一种是先付帐后消费。
对于这三种卡, 两种消费方式如何在软件中体现将在下面介绍。

二.基本设置
会员管理模块中有2块要进行设置, 它们分别为会员类别设置和档案类别设置。
1.会员类别设置:
我们按照酒店的一些规定或者方针政策把会员卡分为好几类, 比如银卡、 金卡、 VIP卡。无形之中会员也相应的成了银卡会员、 金卡会员、 VIP卡会员。她们所享受的待遇是不同的, 但同一类型的会员享受相同的待遇。因此我们要对会员类型进行设置, 设置步骤如下:
a. 点击菜单栏中的按钮,
b. 点击, 弹出图2.1.1

图( 2.1.1)
c. 点击, 填入相应的项目, 点击, 结果如图2.1.2,

图( 2.1.2)
d. 此时我们能够看到B区也发生了变化,

原来的 现在的
如果要删掉某会员类型, 只要打开会员类型设置界面( 图2.1.2) , 选种那条记录点击删除按钮。
2.档案类型设置:
操作步骤同会员类别设置

三.会员信息录入
会员管理最重要的就是会员信息管理和会员帐务管理。下面我们介绍会员信息的录入方法。
1. 确定该会员是属于哪个会员类别, 比如她属于金卡类别的, 请先点击B区的金卡, 如图3.1.1

图( 3.1.1)
2. 点击C区的, 弹出会员详细信息对话框, 填入相应的项目, 如图3.2.1
3. 点击, 保存会员信息, 点击, 开始制卡操作
4. 在跳出的制卡对话框( 图3.4.1) 中填入卡号, 点击进行确认。至此一个会员信息和一张会员卡就制作成功了。

图( 3.4.1)
如果是磁卡或IC卡, 在点击确定按钮后系统会提示刷卡或插卡。

图( 3.2.1)

四.制卡
在多数情况下, 我们对卡的操作共有以下几种: 制卡、 换卡、 挂失、 报损、 回收。
在进行这些操作时磁卡和IC卡与普通卡的区别在于一个要刷卡, 一个不用, 仅此而已。下面我们以普通卡作为范例。
1. 制卡:
a. 在C区中选中某条记录点击, ( 如果该会员已经制过卡了, 系统会提示( 该用户已制卡, 是否重新制卡) ) 弹出图3.4.1。
b. 填入卡号, 点击进行保存
2. 换卡:
a. 选中要换卡的记录, 点击, 弹出更换卡片对话框( 图4.2.1)
b. 对原卡进行处理, 是作为空卡, 还是报损或挂失, 如图4.2.2就是将原卡做为空卡处理

c. 填入新卡号, 点击进行确认。

图( 4.2.1)
3. 挂失:
a. 选中要换卡的记录, 点击, 弹出会员口令对话框( 图4.3.1)

图( 4.3.1)
b. 确认会员口令正确无误后, 弹出更换卡片对话框图4.2.1, 此时的原卡处理方式为挂失。
c. 输入新卡号后, 点击进行确认。
4. 报损:
a. 选中要报损的记录, 点击, 弹出更换卡片对话框( 图4.2.1) , 此时的原卡处理方式为报损。
b. 输入新卡号后, 点击进行确认。
5. 回收:
a. 选中要报损的记录, 点击, 弹出提问对话框( 图4.5.1) ,

图( 4.5.1)
b. 经确认后, 点击进行回收。

五.按钮介绍
除了四中所说的制卡、 换卡等按钮外, 信息功能区( C区) 还有其它的一些按钮和单选框, 接下来我们将一一介绍其功能:
1. , 查找按钮为操作员提供了一种快速查找某条记录的功能。在会员记录很多的情况下, 我们很难方便快捷地找到要找的记录。查找按钮解决了这一问题, 点击查找按钮后在弹出的查找对话框( 图5.1.1) 中输入帐号或名称( 只要输入会员名字的拼音缩写就能够了) , 点击确定后信息区就只显示你要查找的记录了( 图5.1.2)

上图为图( 5.1.1) , 下图为图( 5.1.2)

2. 详细信息按钮, 点击, 弹出会员详细信息对话框( 等同于双击会员记录) , 同时我们能够在对会员信息进行修改。
在会员的详细信息对话框中一共有4个标签页, 分别为: 基本信息、 识别信息、 协议价格、 操作日志。
基本信息是存放会员的一些基本资料; 识别信息是存放客人的照片和签字样式的( 图5.2.1) ; 协议价格是在会员办卡是和酒店达成的协议, 会员在进行消费时, 她所消费的费用会自动根据协议价格进行更改; 操作日志是记录操作员对该会员进行的操作( 如新建、 换卡、 禁用) 以便日后查询。

图( 5.2.1)
3. 复制按钮, 一般来说一个会员只要一张卡, 即一个会员只要一条记录就能够了, 那么干嘛要复制呢。上面所说的是一般情况, 现在有一个公司她要给她的员工每人办一张会员卡, 你看一个人一个人地办是不是很繁而且容易出错, 这些会员她们都有一个共同点就是来自一家公司、 来自一个地方。好, 现在我们先办理一个会员, 完成后点击复制按钮, 我们能够看到记录和原来的一样, 这时我们只要修改一些基本信息如姓名、 身份证就办理了另一个会员了。
4. 位于信息功能区右上角的, 对它的操作直接影响到信息功能区。如选择存在, 则信息区显示出来的会员都是能够正常使用其会员功能的, 功能区就有( 选中某条记录点击禁用按钮, 该会员就不能行使其会员功能了) ; 如选择禁用, 则信息区显示出来的会员都是暂时不能正常使用其会员功能的, 功能区就有( 选中某条记录点击恢复按钮, 该会员就能够行使其会员功能了) 。
5. 点击按钮, 就能够经过打印机把信息区中的信息打印出来。

六.帐务处理
酒店为会员提供服务, 会员给酒店带来效益, 即会员经过付给酒店消费费用来享受酒店的服务。会员管理模块最大的功能就是处理酒店与会员之间的帐务。
上面说过会员一般经过两种方式消费: 一种先付帐后消费, 一种先消费后付帐。
下面我们先说第一种消费方式的帐务处理:
1. 交预付金。在图3.2.1中有一栏叫做消费信息, 其中: 预付款就是指会员在消费前交付给酒店的钱, 消费是指会员在酒店进行消费所产生的费用的合计, 余额是指到当前为止会员还剩多少预付款如图6.1.1( 余额为正时) 或者会员要补交酒店多少钱如图6.1.2( 余额为负时) 。计算公式: 余额=预付款-消费

图6.1.1

图( 6.1.2)
在会员管理模块中选择你要操作的会员记录点击, 进入帐务处理对话框。点击, 下面的操作就和前台管理中的定金入帐相同了。

2. 结帐。会员帐务处理对话框和前台管理中的帐务处理对话框是一样的操作方法, 唯一不一样的是结帐。因为会员的帐务常常根据会员的要求不同而有不同的操作方式, 例如会员要求只结 .06.13之前的或者只结某一笔帐。
下面我们以会员沈小宁来做例子
如图6.2.1所示, 会员沈小宁交了预付金9000元, 她消费了900元的客房杂费和500元的客房服务费。现在沈小宁说我把客房杂费结了, 其它的下次结。

图( 6.2.1)
下面我们根据会员沈小宁的要求进行结帐操作步骤如下:
a. 确定她要结的帐为900元的客房杂费,
b. 她要结帐, 而她又说是在预付款里扣, 因此现在我们把她交的预付款分帐分为两笔, 其中有一笔为900元, 目的是用来和客房杂费对冲。如图6.2.2

图( 6.2.2)
c. 选中要结的帐( 900元的客房杂费) 和900元的预付款点击
d. 弹出结帐对话框( 图6.2.3) , 大家能够看到里面的应收金额等都为0, 可见此次对冲操作是正确和达到预期效果了。

图( 6.2.3)
e. 点击确定, 现在我们再来看一下该会员的帐务处理对话框中的信息是什么如图6.2.4

图( 6.2.4)
f. 到此, 一次结帐操作就成功了, 要查看信息选中图6.2.5中的以结帐来查看。

图( 6.2.5)
3. 上面说的都是有预付款的情况, 下面我们来讲没有预付款怎么操作。
结帐: 她的结帐和上面是一样的只不过少了分帐这一步。
信用额度: 想想看, 在客人没有钱放在酒店的情况下, 一般她是不可能进行消费的。可是在酒店评估了该客人的信用值并给了她一定的信用额度后, 她就能够进行消费了。说到底, 信用额度就是客人能在酒店里透支多少。确定信用额度的多少由酒店来决定。
那么在EASHIS上如何设定信用额度呢?
只要在会员详细信息中的填入相应的值后点确定进行保存就可, 如图6.3.1

图( 6.3.1)
从图中可知沈小宁这位会员的信用额度为5000元。