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供应商管理培训手册

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2020年5月29日
文档仅供参考

供应商培训手册

供应链管理

Supply Chain Management
Material Planning & Logistics

前 言

首先,我们借此机会感谢所有长安福特的供应商,与我们携手合作,在中国市场,制造最有性能价值比的产品。为达到这一目标,我们应全方位努力,在各个领域达到世界水平。
福特强调供应链管理的重要性,要求提供高品质的交货业绩、卓越的客户满意度、和持续的改进。我们决定灌输、运用这些理念,不但仅是对我们自己,而且也对我们的供应商。
这本手册是实现这一目标的第一步。这里有我们特别注意和强调的地方,并要求建立一个与之相应的流程,避免造成生产停线、混乱、紧急订货等等。
我们也将有计划地拜访供应商,以便我们能更好地讨论、理解和制定实施计划。
我们的使命是将信息和物料以最低成本、及时地送达工厂。我们衷心期待在供应链管理方面,以最佳运作来实现我们共同的目标。
你们任何的建议和意见反馈对我们都是非常重要的。
谢谢合作!

长安福特物流部
供应链管理

目录

1. 简介--------------------------------------------------------------------------------------------4 - 5

2. 供应链管理对供应商的要求------------------------------------------------------------- 6 - 8

3. 交货条款说明-------------------------------------------------------------------------------- 9

4. 发运和交货指导------------------------------------------------------------------------------10

5. 供应商交货绩效评估概要------------------------------------------------------------------ 11

6. 常见问题解答------------------------------------------------------------------------------ 12 - 13

7. 意见反馈表-------------------------------------------------------------------------------------- 14

8. 我方联系人-------------------------------------------------------------------------------------- 15

简介

物流部MP&L (Material Planning and Logistics)
物流部(物料计划及后勤)是包括以下几个职能部门:
· 供应链
· 生产计划及整车发运
· 物料操控及包装工程
· 海关、运输及后勤

供应链管理SCM (Supply Chain Management)
供应链负责订单的跟踪和库存控制,保证工厂有足够的物料,满足生产需要。

使命
确保零件在要求的时间、按要求的数量而且以最低成本方式到达工厂,以满足工厂生产需要,而没有零件短缺。

目标
供应商联系网络
发布订单
评估供应商交货绩效
控制库存水平
对供应商在物流的流程和系统运用方面进行培训

任务
协调解决任何与订单要求不符的交货,这些差异可能由以下因素造成;
生产计划变更和生产排程的变更
供应商交货能力有问题
收货纪录的不完整、或错误
运输方问题
其它的不可抗力

我们的组织结构图

采购部:签订采购合同及其它商务事宜。
STA: 提供供应商技术支持。
质量部 : 负责进货质量的检验和把关。
MP&L: 计划、跟踪、收货、投料送线,确保有足够的物料满足生产,并控制库存总体水平。

2．供应链管理对供应商的要求
目标
对所有供应商,供应链管理都希望她们有优秀的交货业绩、卓越的客户满意度和持续改进。我们的目的是帮助供应商建立一个高品质的交货水平,符合我们作为一流汽车公司的标准。清晰地理解我们的体系、达到我们的期望,是供应商应该做到的。同时,能清晰地认识到以下观念是至关重要的:长安福特是客户(Changan Ford IS THE CUSTOMER)。(以下长安福特简称”客户”)

对供应商物料管理的要求
要达到符合福特标准的交货品质,必须遵循以下最基本的要求:
· 组织结构清晰:
我们要求供应商有清晰、完整的组织架构,即有一个专业的、独立的物流管理部门,并直接向该公司的高级管理层汇报,才能在紧急的情况下,迅速、强有力地做出决策和反应。

有形成文件的,正式签发生效的物料管理流程,而且在整个组织贯彻实施,特别是客户满意度观念,必须被充分理解并形成书面文件。

各工作岗位有详尽的工作指责描述,并形成文件,签字认可,同时附有岗位培训计划。

· 物料管理体系
为确保长安福特在正确的地点、在所要求的时间内、收到正确的数量和正确的零件状态的货物,供应商必须确立、形成书面文件的物料管理体系,避免紧急榆树*空运)和未经允许的超交付。

供应商在自己的仓库,应有适当的程序来完善,有真实记录所有的进出库数据、库存的转移,并有明白标识的库存识别区域。

· 信息反馈
供应商应定期提供客户最新的组织机构图,联系人、电话、传真和紧急联系方式等。
谨记:如果由于联系人联系不上,或任何的工作疏忽或失职导致的物料供应问题,都将影响到客户的正常生产。特别是长安福特现在实行两班生产,我们要求供应商的工作时间能覆盖我们的一切工作时间。

任何不能达到的交货要求和任何可能对交货计划要求有影响的潜在问题,供应商有责任提前通知客户,不然造成的后果,供应商将全权负责。由于汽车制造业的动态性,要求迅速反映市场需求,供应商应提供客户支持帮助,并采取相应的措施减小供货不畅所带来的损失到最低。

· 电子商务平台

供应商应登陆到福特全球供应商网页 ( FSP-Ford Supplier Portal )(网址是:) 查询订单需求:包括两周内的日交货需求(Shipping Release )和6个月内的需求预测 (Planning Release);每次发货信息也在此平台内提交发送,即电子ASN( Advanced Shipping Notice).

供应商是否有能力按上述要求做,也是前期供应商评估的重要考量指标之一。

· 货物发运 ( ASN )
长安福特强调供应商的电子发货能力。电子ASN将经过网络传送到我们的物料管理系统CMMS3 ( Common Material Management System ),从而使得在途物料可视化,便于掌控和简化收货程序。任何手工操作都是错误的重要来源之一,因此,如果供应商长期不能上网查看订单需求和发送ASN,是不能接受的。

准时、准确地提交电子ASN是满足生产需要和提高供应链管理可见度的重要因素。由于电子ASN在物料管理上的重要性,她是评估供应商交货绩效的重要指标。对那些没有或仅仅是部分提交ASN的供应商将被扣分。

供应商必须防止发货差异,即ASN数量、规格与实物不符。

谨记:每一次发货差异的产生都可能造成额外的库存(超交)或空运费(欠交)。

· 产品标识和包装
为保证所有货物的安全运输,要求所有的标签和相关文件必须清楚、易读。只允许使用长安 福特规定的标签 ( 见<长安福特包装手册>)或在客户要求下的特殊运费的特殊标识。

错误的标签或没有标签是不被允许的,因为它将引起质量问题和生产问题。零件号必须完整书写。

供应商应按照整包装发货,除非得到客户的特别许可。

在发货前,所有零件的包装必须得到客户包装工程师的认可。经确认的包装数据,包括重量、数量、尺寸,应与实际尺寸应验。

如果希望进一步了解,请咨询我们的物料操控及包装工程 (Material Handling & Packaging Department. MH&PE).

· 生产的灵活性/库存管理

由于汽车制造业的动态性,满足客户产量/车型配置,和产品/换型的灵活性,是满足最终用户需求,也是每一位供应商的基本任务。

重庆以外的供应商都需要在长安福特附近设置中转库,供应商在重庆中转库必须根据网上需求随时保持1周以的库存,然后由中转库向长安福特根据每日需求发货。

供应商自购的进口原材料/零件/总成等,要求根据网上预测保持在重庆仓库有至少2周安全库存,在国内有至少1个月安全库存,在途(海运等常规运输)有至少持续2个月的安全库存。并在每月初向供应链相关专员报告库存及在途情况。如发现短缺,请提前至少一个月向我们报告。

供应商应每日监控她们的原材料、半成品、成品的库存水平,不断改进和满足长安福特的低成本原则。

· 改进和预防措施

供应商迅速采取适当的预防行为,避免客户由于零件短缺的停线损失。供应问题的解决方案不应涉及到费用或时间的增加。

在紧急情况下(系统崩溃、电话线断掉等),供应商应有备用应急方案来保证交货。

4.交货条款说明

在此说明的有关交货条款,有助于各供应商更好地理解其交货责任与义务。

一般情况下,所有长安福特的供应商都是JIT(Just in Time )供应商,即按照订单需求,在所要求的时间内、将所要求的数量送达指定的地点。

根据各个零件的具体状态(如大小、价值等),我们的物料操控部门MH&PE将对每一个零件作出规划,规定其收货地点、存放地点和生产线上的料架设计等等。针对某些零件的特殊性,将要求直接送达生产线上,其中包括

· 直送件 ( Direct Delivery ): 直接送到生产线的装配点、但不用按生产线上的车辆配置派出一直的 顺序。
· 排序件( In Sequence ): 接受VTS ( Vehicle Tracking System 整车生产跟踪系统)发出的实际生产中的车辆配置顺序表、排出同样的顺序,将零件送达生产线装配点。
· 下线支付件(POP-Pay on Production ):与其它几种交货方式最大的不同是:发货不需要发送电子ASN,将零件送到生产线旁装配点时也无我方的收货签收,付款是根据整车下线数据为依据。与排序件一样,也是接收VTS ( Vehicle Tracking System 整车生产跟踪系统)发出的实际生产中的车辆配置顺序表(或成广播通知)、排出一致的顺序,将零件送达生产线装配点。

以上直送方式的交货,要求供应商有其驻厂工程师,长期驻厂负责确保生产进度。

外协件

供应商需要从长安福特领用零件(称下层件或外协件)才能装配出其自制件时,此类供应商称为上层件供应商,对此类零件的操作要求如下:
· 长安福特每收到一批下层件,上层件供应商必须将其全部领走。
· 供应商必须每周五将其手上的下层件库存报表报给供应链人员,列明收货、发货(上层件送货)、报废(包括自制件上层件报废造成的下层件的报废、以及由于下层件原供应商原因的报废)和遗失等。如果库存满足不了第三周开始的上层件交货需求,必须报出以便供应链人员及时将下层件订回补足。
· 下层件属于长安福特资产,除非有约定,任何报废都必须送回长安福特,填写装箱单 (注明GSDB号和退回原因为”Rejection")。
· 供应商必须每月对下层件作一次盘存,每月底供应链人员将盘存要求表传真给供应商。盘存结果供应商签字、盖章交回供应链人员录如CMMS3并报长安福特财务部。每年至少一次,长安福特的盘点员将赴供应商处作盘存。
· 有非生产零件使用的下层件的消耗,如装配报废,样件领用,售后需求(零件号非生产零件号)及其它任何其它非正常耗用须及时通知长安福特物流部相关人员。

4．发运和交货指导
· 供应商代码GSDB
GSDB(Global Supplier Data Base)是全球供应商代码。共有5位字母和数字,由福特给出。每一个供应商都有属于自己的、独一无二的代码。
注意:如果你没有GSDB或GSDB有问题,请与采购部或供应链联系。
· 零件号
零件号由三部分构成:前缀(不超过6位)、中缀(不超过8位)、后缀(不超过8位)。
例如: XS61 - A25532 - AB
Prefix Base Suffix
前缀代码表示车型年份,生产线代码和设计级别
中缀代码表示品名
后缀代码表示工程变更级别

如果是颜色件,其后缀有另外的4位字母,如:说3N21-17K819-ADR2AD
· 供应商发货操作规范

订单查询: 供应商应必须每天登录到福特全球供应商网页(FSP – Ford Supplier Portal)(网址是https:/)查询2周内的日交货需求(Shipping Release)、安排发货。定期查询6个月内的需求预测( Planning Release),安排原材料的订购。

发货:考虑运输时间,在货物备齐后,填写电子ASN、提交发送成功后,打印出来作为装箱单据随货物一并送达,这也是我们收货人员开箱验货、签收和财务付款的重要凭据。
按时按量送达,不可欠交也不可超交。

注意事项:
1.如果订单需求数量少于零件的整包装数量,请按整包装发货。如果供应商的包装数量与我们系统设置的包装数量不一致,请经过书面方式通知供应链和包装工程师。我们将检查、更新设置。
2.除非接到来自供应链人员的特别指示,供应商应确保发货严格按照最新发布的订单需求,不可超交或欠交。
3.正确填写ASN:发货日期,本次发货数量和累计发货数量(CUM)等必须填写正确。
4．如果长期没有持续更新的订单需求,请询问供应链人员加以确认。
5．顺序件和POP件供应商按收到车辆配置顺序表(邮件通知)送货,POP件无须发送电子ASN。

5. 供应商交货绩效评估概要

所有长安福特供应商必须保持一个高水平的交货记录,以避免短少、停线、混乱、紧急空运等等。供应链人员按照<供应商交货绩效评估>在每个月的月底对每个供应商进行评分,这个分数是评定供应商是否能成为Q1供应商的一项重要指标。

一下为交货绩效评估指南(具体评分标准见<供应商交货绩效评估>):

1. 供应商交货联络系统

目标
· ASN必须100%按时提交
· ASN信息必须100%正确。
· 供应商必须能够上网得到订单和发送ASN。

计算依据
· ASN是否上传得准时和正确
· 缺件是否有回报
· 问题报告(承诺事件未达成;重大问题联系失误;当月重复缺件被催货‘行动/ 整改计划不完整/延迟)
· 每年必须按时提交MS-9000自评。
2. 供应商交货绩效

目标
· 全年保持良好的交货记录
· 没有任何过失导致生产或服务的中断(生产损失)

计算依据
· 交火是否延迟,未按订单所要求的时间和数量送达
· 是否由于供应商的原因,造成停线/生产损失(包括生产风险/生产紧张)
· 包装是否得到确认、符合福特标准(一次性包装、周转箱、料架、标签)
· 交货累计符合度如何
· 交货是否有差异,如交货数量是否与ASN符合,零件号是否不对,是否发错货、发 少/多货(有单无/多料)
· 交货问题回报,如相关单位提出包装不良,超交或无订单交货,包装标识不良,运输单据不完整等 (如:无装箱单、无标签、无零件号标识等)。

6. 常见问题回答
· 什么是RELEASE(订单)?
RELEASE有两种方式:830和862。
830( Planning Release ): 包括6个月的零件需求预测。其中前3个月为每周的需求,后3个月表现为月需求。

862 ( Shipping Release ):包括当日在内的两周的需求。表现为每日。
Release将根据整包装数、装车需求、安全库存等发布。

RELEASE包含下面的信息:

1. Supplier Code 供应商代码 GSDB。
2. Supplier Name供应商名字:供应商的全称和公司地址
3. Purchasing Order Number 采购合同号
4. Analyst Code and Name 供应链分析员代码和名字:管理此零件的供应链相关分析员和联系方式。
5. Issue Date & Program No: 发布日期和编号
6. Ship/Delivery: D表示供应商在此日将RELEASE要求的数量送达工厂
7. Part Number:零件号
8. Unit of Measure: 零件单位(如件、公斤、升等)
9. Accumulation Started: 开始累计交货的日期(一般为每年的一月一日)
10. Last Shipment Considered: 上次送货的相关信息(一般只有当上次ASN提交成功才会正确):
a) Date: 日期
b) ASN Number: ASN编号
c) Quantity: 数量
d) Cumulative(CUM):到上一批的累计交货数量
11. Receiving Location 收货地点

· 怎样得到订单?

供应商每日登陆到FSP网站、再按照自己的GSDB和密码进入邮件箱,以获取订单。

选择 点击Planning-Delivery Schedule即可查看830(Planning Release)(6个月的零件需求预测)。
选择 点击Shipping-Delivery Just in Time即可查看862(shipping Release)(当日在内的2周的零件需求预测)。

如何成功登陆FSP及如何查看自己的订单、成功发送ASN,我们将负责培训。

· 什么是电子ASN ( Advanced Shipping Notice )

定义: ASN-经过网络传输、来自供应商的,提供在途零件信息的通知。
目的: 追踪在途零件,简化收货程序。

为什么需要电子ASN?
1. 供应商提交的ASN将自动与我们的系统连接,使供应链及时追踪在途零件。
2. 知道卸货地点,督促我们及时收货。
3. 增强物流的可视化管理,以减少额外的库存,短缺和空运费用。
4. 提前知道零件是否会短缺,替代或者延迟交货,以便于及时采取措施。
5. 大量的ASN数据将会为供应商(运输方)评估和管理提供依据。

ASN包含以下信息:
1. ASN编号:必须填写,6位数字,与装箱单上的装箱单号一致,而且当年不重复。
2. 发出时间:零件实际发运时间。
3. 发运地:
4. 收货地:
5. 运输方代码:由长安福特提供
6. 运输方式:汽运或空运等
7. 零件号:
8. 累计发货数量:包含当次发货的当年累计数量。

所有的信息在递交前,必须由供应商填写完成提交,最后与我们的系统自动链接,使我们能看到在途信息。ASN填写完后,可打印出来或者在电脑里保存。
另附装箱单一份(Excel文档)。装箱单上的信息必须ASN一致,如装箱单号即为ASN号,零件号,数量等必须完全一致。装箱单填写完之后,打印出来,供应商签好字,然后随货一起发到我处。
不要在网上提前货滞后ASN,否则将被扣分。所有信息都必须正确填写,当货物到达时,那么收货程序会简单,反之,则会浪费供应商和我们的时间。正确和及时的ASN信息对供应商的发运将起到重要的作用。

无法上网的供应商可暂时只填写装箱单,填写准确后附在货物包装箱内并另外给负责的供应链人员传真一份,作为发货通知。
您的问题……

这本手册的目的是向长安福特的供应商介绍我们的供应链管理功能和实践意义。同时,我们也乐意分享供应商对此的意见和建议,以便与进一不完善、改进我们的工作。

因此,请将您的意见或建议反馈给我们:

1)这本手册没有在一下方面进行介绍 ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2) 我没有完全理解手册中的一些内容,我的问题如下:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3) 其它问题或建议
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