物业信息化建设方案样本.docx

物业管理信息化
建设方案

第一章 概述
1.1. 物业管理信息化趋势
随着房地产行业迅速发展，人们逐渐接受物业管理这一管理模式。良好物业管理已经成为楼盘销售重要因素，也成为业主或租户选取物业重要考虑因素。物业公司规模不断扩大、组织机构日益庞大，导致服务质量跟不上、管理难度加大、公司成本不断上升，因而物业公司迫切需要一种新管理手段来协助其管理，提高公司竞争力。
由于物业管理行业市场化限度越来越高，浮现了一批大型物业管理公司，这些大型业务管理公司设立有总公司、区域公司、管理处等多级组织构造，实行集团化运作。物业管理公司各种管理处所管辖物业在地区上比较分散，有些还是跨地区管理，在缺少集中式应用解决方案状况下，容易形成各种信息孤岛，信息和数据无法共享，问题反映不及时，不利于公司决策经营。
当前市场上大多数物业信息化解决方案重要是针对单一管理处应用模式设计，在功能上没有考虑各种管理处集中式应用需要。同步大多数物业信息化解决方案技术架构落后，不是采用当前主流.NET或J2EE技术架构，并且缺少平台化开发技术，无法解决集中式应用方案必要解决性能、安全性和稳定性问题，也难以满足物业管理公司个性化需求。
近年来互联网应用日趋成熟，管理软件开发技术也获得长足进步，集中式业务管理已具备了坚实基本。
1.1.1.集中式应用成为主流应用模式
一方面，信息化建设从单一管理处应用升级为总公司、区域公司和管理处等多级组织架构集中式应用模式。在物业管理信息化建设中，组织机构作为主线贯穿整个系统，实现“集中管理、分权运作”应用模式。信息化建设既能满足各个管理处寻常业务操作层面规定，也能满足公司进行实时监控、流程化管理和报表自动记录分析等管理层面规定，同步还能以便业务加入到物业管理中，实现物业管理与业主之间互动。
另一方面，信息化系统布置方式由单机或局域网应用模式升级成为互联网应用模式。基于当前主流J2EE技术开发信息化系统可以支持互联网直联，通过互联网将总公司、区域公司和各个管理处等组织机构连接在一起，所有数据进行集中管理，可以实行共享，且布置、试用成本低廉。
此外，由于物业公司各个业务跨度（组织机构、地区等）大，通过工作流驱动方式实现跨地区、跨部门协同工作，以完毕客户服务、采购筹划申请、合同签批等工作也成为必要工作模式。
1.1.2.建设广度和深度不断提高
老式物业管理解决方案是以收费管理为核心，重要是满足物业公司财务核算方面规定，受限于软件系统技术架构等因素，老式物业管理软件对于协同办公、经营管理、客户管理、工程管理、物料管理、人力资源管理和公司门户等业务缺少进一步管理功能，只能进行某些简朴记录和记录。在本信息化建设方案中，通过多组织架构集中式管理、互联网技术和工作流驱动等先进理念和技术，在物业管理信息化建设功能广度和深度得到全面提高，详细体当前一下几种方面：
Ø 更为强大收费管理功能。收费管理支持同步管理各种类型物业，支持各种收费项目和各种收费原则，支持各种类型报表，支持复杂公摊表、总表分摊计算，支持钞票收款、银行托收、预付款等交款方式，并且可以与主流财务软件进行接口，达到数据流一体化目。
Ø 全面经营管理功能。提供对房屋租赁等经营业务全面管理，并可进行扩展以支持电子商务，同步实现对停车场集中管理和监控。通过全面经营管理功能，协助物业公司拓展业务范畴，提高经济效益。
Ø 可以实现集中采购。物业管理公司通过集中采购能实现统一供应商和统一价格体系管理，减少采购成本。同步，通过对物料消耗过程精细化管理，减少物料使用成本并防止管理漏洞。
Ø 增强客户服务功能。通过工作流驱动方式来实现客户服务部、工程部和其她部门跨部门协作，实现流程化客户服务功能，提高工作效率和客户满意度。同步通过数字化社区和呼喊中心等公司门户加强与客户沟通和互动，以全面提高服务品质。
Ø 精细化设备管理。设备管理不但可记录每个设备基本属性、技术参数、检测参数和配件附件等详细信息，还可以编制设备保养筹划和检测筹划，并通过对保养筹划和检测筹划有效执行保证设备处在良好使用状态，减少设备维护成本并提高设备使用效率。
Ø 全面成本管理。通过对人力成本、物料成本、能耗成本以及分包业务全面管理，减少公司成本，提高公司效益。
Ø 高效、实时集团管控。通过实时查询从不同维度进行记录各种业务报表和管理报表，可以高效、实时地监控各项业务实际执行状况。
1.2.物业信息化管理目的
（1）、实现物业全面信息化管理模式，提高管理效率，保证管理水平。从基层员工角度看，信息化提高了工作效率，客户满意度提高;从中层管理者角度看，信息化能制定业务原则，能监控下级工作状况;从高层决策者角度看，信息化能及时掌握、分析公司运营状况，辅助决策。
（2）、物业管理公司各部门与各管理社区之间实现了信息共享，互联互通模式，彻底解决了各管理社区地区分散，信息难以集中解决难题。各类业务数据分散采集，集中统一解决。只有具备相应权限，使用者可以在任何时间、地区解决业务，不再受时空限制，完全对各类核心业务进行信息化管理。
（3）、不但在公司内部管理实现信息化，对业主服务也实现信息化管理模式。例如采用互联网、电话语音等先进技术手段，采集外部客户需求，信息进入内部管理系统，按自定义流程进行解决。内部业务系统信息，也可以通过不同途径发布。例如可以通过外网向客户发布服务信息，当节假日时，系统会自动拨打住户电话，播放公司祝愿语音。提供更多服务途径，提高物业服务水平，提高客户满意度。
实现信息化管理，不但对物业管理公司有益，还能对其他关联公司也带来好处。例如信息化提高了客户服务品质，利于房地产开发商品牌增值与市场营销;通过记录、分析客户报修状况，可为房地产商提供房屋质量、客户建议等信息，为后来楼盘设计、项目策划采集第一手资料;房地产开发商在广告宣传上投入巨大，但容易忽视对成交客户二次挖掘，运用信息系统对客户资料、行为等进行分析，可觉得房地产商提供最也许进行二次购买老客户有关资料。
第二章 总体建设
2.1.信息化建设分解
一方面，物业信息化建设从管理软件定制到业务软件开发，从监控系统建设到视频会议建设，从PDA手持式上门收费到大型户外LED电子公示牌，都向业主、顾客、潜在服务对象透露一种明确信息：全方位信息化建设工程。另一方面任何公司信息化建设都不是一朝一夕可以完毕，都需要经历一种时间段才干逐渐形成。因而，咱们建议系统建设遵循如下原则和办法：核心辐射边沿；基本支撑决策。
核心辐射边沿：一方面建立将信息化中核心业务，保证物业公司核心运转。然后在依照与核心业务有关联边沿业务进行建设，逐渐完善业务覆盖范畴。
基本支撑决策：通过基本业务收集寻常业务数据，对后来辅助决策进行储备。辅助决策系统只能建立在大量数据之上才干抽象出数学模型。
2.2.总体构造

第三章 业务规划
3.1.业务总体规划
物业信息化系统重要涉及八大业务子系统和两个门户系统，一种内部OA自动办公平台以及一种支撑平台，各业务子系统详细功能如下。
3.2.人力资源管理
3.2.1.组织机构
信息化平台是基于集团化设计，因而组织机构也是支持集团化组织机构成果，在组织机构重要涉及组织机构、岗位管理。
Ø 组织机构管理涉及：建立组织机构、修改组织机构、换转组织机构、撤销组织机构等操作。
Ø 岗位管理涉及：建立岗位、修改岗位、撤销岗位、岗位与人员相应。
3.2.2.人员信息
Ø 员工信息录入：记录员工编号、姓名等基本信息，以及所属组织机构、部门等扩展信息，以及家庭成员、学历信息、工作经历等子集信息。支持从外部数据源导入数据。
Ø 员工信息维护：完整记录员工从进入单位、发生变动到离职全过程信息。
Ø 员工信息分析：各级单位可以动态查询、分析权限内下级单位人员数据；预置各种惯用员工卡片、花名册、查询记录模板与报表，顾客也可以依照自定义各种查询、报表等。可对人才构造进行记录分析，自动生成记录报表和图表，为人才使用和预测提供根据。
3.2.3.劳动合同
对员工与公司之间劳动合同进行管理，涉及劳动合同新增、变更、续签、中断、终结等业务。
新增劳动合同按照公司模板进行新增，并且通过电子签章实现公司盖章，通过指纹进行个人签字确认。
能及时进行劳动合同到期等预警功能以及有关分析报表。
3.2.4.薪酬管理
Ø 工资辅助项目定义：工资辅助项目指用来协助工资计算中间数据，如：请假天数、加班小时等可以定义为工资辅助项目。定义工资辅助项目时，可以依照实际业务状况，拟定与否自动继承上月数据，以减少录入工作量。
Ø 工资项目定义：工资项目是反映工资构成项目数据，普通工资项目分为：应发类、扣减类、公积金类和所得税类四大类工资项目。实发工资将依照应发工资项目－扣减工资项目－公积金类工资项目－所得税工资项目计算；工资项目定义时，可以指定为自动继承上月数据。
Ø 工资数据录入：对工资辅助项目和没有指定工资计算原则工资项目，可以通过工资数据录入进行录入，支持excel导入。
Ø 工资计算：对于已经制定工资计算原则工资项目，可以通过工资计算自动计算出当月工资。自动计算根据工资项目中所定义计算公式。
Ø 期末结算：当月工资数据解决完毕后，可以结转到下一月，结帐后数据不能修改，但系统支持通过反结帐来修改此前工资数据。
Ø 工资条：工资数据计算完毕后，系统自动生成员工工资条，并提供打印。
Ø 报表分析：提供各种工资数据报表分析，如：工资汇总表、工资发放表、当月相对上月工资数据变动表等。
3.2.5.人员流动
通过对人员进入、离职、退休、调动等业务统一管理，以实现人员基本信息及时维护，保证数据对的性和一致性。
Ø 人员进入管理：以流程审批方式以及直接数据录入方式新进人员。对人员进行试用管理，以及试用转正式业务办理，并能进行人员试用到期等预警功能。
Ø 人员调动管理：支持跨单位人员调动业务；支持调出方和调入方发起调动申请；可灵活定义人员调动类型，支持人员借调等模式；可灵活配备人员调动业务办理流程，支持流程审批和直接录入调动信息业务解决方式。
Ø 人员离职管理：可灵活定义人员离职类型，支持辞职、退休、下岗等各种离职业务办理。支持采用流程审批或者直接记录人事变动信息业务解决方式；可灵活设立人员离职业务办理流程。
Ø 系统自动形成人员流动记录，以便后来形成员工成长经历和档案材料。
3.2.6考情管理
系统中，考情管理可以提供自定义工作日期、自定义工作日时间。并且可以导入卡打机数据进行及时记录和分析。并且将成果提供应薪酬模块进行工资计算。
实际运用中，考情通过打卡机来实现统一管理。人员进出均由打卡机考情。
3.2.7招聘管理
招聘管理重要分为：招聘筹划、招聘执行、面试成果、人员报到。
Ø 招聘筹划：招聘筹划是依照定员测算而来，或者是依照岗位缺编人数而来。
Ø 招聘执行：招聘筹划通过审批后来，系统发布招聘信息到对外信息网站上，然后通过网站、电话等进行报名预约，最后统一组织面试。
Ø 面试成果：对参加面试后来人员成果，需要登记到系统中，供有关人员或者领导进行查询。
Ø 人员报道：通过面试人员进行上岗操作。
3.2.8教诲培训管理
Ø 培训需求：在各部门、基层组织培训需求调查基本上，依照各类培训需求，采用相应调查形式设立培训需求调查表、培训需求调查登记表、形成培训需求成果。
Ø 培训筹划：教诲培训中长期规划、教诲培训年度筹划、专项系统培训筹划查询，显示各培训项目筹划表。
Ø 培训实行：实行对教诲培训教学筹划、课程设立、师资安排、办班时间地点、收费原则及证书颁发各个环节管理，形成培训项目实行状况表、学员意见调查表、培训考核管理表等。
培训评估：确认培训目的已经实现，即培训是有效，同步还完毕对培训过程监视和改进管理。
培训考核管理（重要涉及考核时间、考核方式、考核试题、考核成绩、考核成果应用等功能）；
培训项目短期、长期评估表，记录和分析培训项目短期、长期效果；
培训评估报告（报告应当涉及如下重要内容：培训需求阐明、评价准则、评价资料来源、评价办法、评价时间、培训经费、结论和改进建议等）；
培训监控和改进管理，记录培训过程各个环节，发现培训中问题，提出改进意见。
Ø 培训审批：明确教诲培训各级审批程序和权限。如培训项目审批表、培训经费审批表（教诲培训经费提取、预算、支出、分派）、员工申请教诲培训审批表、教诲培训合同等。
Ø 培训经费：每一期，每一种班教诲培训经费预算，教诲培训经费使用，教诲培训经费报销审核和教诲培训经费记录等。
Ø 培训资源：对培训教师、场地、硬件设立进行登记备案管理。以便查询。
3.2.9绩效考核
绩效考核普通也称为业绩考核或“考绩”，是针对公司中每个职工所承担工作，应用各种科学定性和定量办法，对职工行为实际效果及其对公司贡献或价值进行考核和评价。
本系统设计绩效考核涉及：指标设立、考核、成果计算、绩效工资。
Ø 指标设立：指标设立可以按照公司每一种岗位进行指标设立和指标分解，并且指标与指标之间关系可以选取计算关系和公示定义。
Ø 考核：可以对每个岗位上员工进行KPI考核，又或者可以进行粗略统一打分考核。还能对每一种人进行360度全方位考核，即各种部门同步考核打分。
Ø 成果计算：对于采用KPI考核和360度全方位考核进行分数计算，计算出最后得分。
Ø 绩效工资：依照计算出得分可以进行满足二项式分布、柏松分布等公式进行排序，并且将绩效工资计算后，直接发送到薪酬，进行薪酬计算发放。
3.2.10档案管理
档案管理，是公司拥有人事权后来，可以对公司内所有员工档案进行存储和管理。
Ø 档案目录管理：管理每个员工档案目录。是记录每个员工档案中纸质资料名称、类型。涉及材料多少和材料性质。能增长目录名称和类型，修改目录名称等信息。
Ø 档案转入：新来报道人员档案转入。通过新建档案记录，把纸质材料记录后录入系统作为电子材料根据。如人员学历证书、资质证书、政治经历等。
Ø 档案转出：人员调动、离职等状况需要转出档案时使用该业务。
Ø 档案借阅：借档人递交简介信，通过姓名等条件查询，同步在系统中作借出登记，打印一种借档，借阅人在借档单上签字，档案归还后，借档人在借档单上进行还档签字，系统进行还档登记，年终打印借档清单。
Ø 档案查询：查档人递交简介信，通过姓名等条件查询，打印查询单，查档人在查询单上签字，年终打印查档清单。
3.3.业主管理
3.3.1.房屋管理
记录各管理楼盘信息，涉及楼盘名称、开发商信息、大小以及有关设备等附属信息，并将楼盘管理处有关设立信息进行保存，如收费类型、收费原则、流程等。并可在楼盘信息下级建立楼号信息，涉及楼号名、住户数等信息。在楼号下可建立房号信息，涉及房屋大小、格局等基本信息，以及可房屋信息下建立业主详细信息。其业务特点涉及：
Ø 基于总公司－区域公司－管理处－楼宇－房间管理架构，符合有集中式管理规定物业管理公司管理特点。
Ø 房产树贯穿整个信息系统，操作简朴、清晰
Ø 支持批量生成房间、批量设立房间相应业主、收费原则等信息
Ø 支持联查、可以从房间联查相应业主、应收款和欠款等信息。
3.3.2.业主信息
业主信息管理协助物业管理公司建立起完整业主档案，可详细记录业主姓名、身份证号、工作单位等信息。每位业主还可以同步建立起家庭成员（或同住人员）档案。业主信息管理同步管理业主入伙、业主迁入迁出等活动，一方面进行社区人口管理，另一方面拟定管理处收费对象。其业务特点如下：
Ø 支持对业主、租户和住户全面管理，通过房产业主关系一览表清晰反映房间相应业主、租户和住户信息。
Ø 支持批量迅速迁入迁出操作，可以直接从Excel数据源引入业主资料。
Ø 业主入伙时，支持开放商代缴。
3.3.3.装修管理
规范装修管理工作，保证公共设施正常使用、楼宇安全和房屋外观统一和协调。装修管理涉及：装修申请、装修审批、施工竣工验收、违规解决、装修档案存档等。
Ø 装修申请：业户提出装修申请时，物业助理应规定业户如实填写《装修申请表》各款内容并提交审批。
Ø 装修审批：在系统中对装修申请进行审批。
Ø 施工竣工验收：填写《装修竣工验收登记表》存档备案。
Ø 装修档案存档：将装修中某些列流程档案进行存档，供日后调用。
3.4.财务管理
3.4.1.收费管理
收费管理功能对物业管理公司向业主收取各种费用活动进行管理，所有收费项目、收费原则、损耗分摊、滞纳金计算等都可自定义方式，满足物业管理公司灵活多变收费管理。应收费用类型涉及物业管理费、水电气代收费、维修费、商铺租金费、垃圾解决费等各种类型费用，并支持自定义收费类型。缴费方式涉及钞票、银行托收、预收款等。其业务特点如下：
Ø 收费原则支持公式自定义，并且每个管理处可定义自己收费原则
Ø 支持各种模式滞纳金计算
Ø 支持各种报表记录方式
对于物业公司特有收费等业务，收费方式有：固定收费、上门收费等。
3.4.1.1固定收费
固定收费是物业公司老式收费方式。定点进行收费。
缺陷：业主必要到物业公司指定地点进行缴费。
3.4.1.2 【PDA、POS】机上门收费
上门收费是固定收费补充形式，最大限度以便业主进行缴费。上门收费采用PDA移动终端方式进行。每收取一户业主费用后来，由PDA自动同步到公司缴费系统上，然后通过蓝牙连接随身携带便携式票据打印机进行打印票据，出具给业主。公司领导可以通过系统实时查看缴费金额和状况等。上门收费又分为如下功能模块：
PDA移动收费
收款登记PDA移动版本，可以现场登记实收款。
先选楼盘、分区、楼栋，再选楼层／房间（或者选客户、合同），列出所有欠费（分页显示，每页条数自定义），填写交款金额后自动分派到各条欠费，生成票据。
为保证不会浮现重复收款，本功能采用实时数据联接，通过GPRS／WIFI直接读取和操作物业数据库中信息。
本功能只登记实收款，打印收据或发票功能在移动打单功能中实现。
PDA移动开票
与移动收费相配合，通过专用移动打印机，在专用窄行持续纸上打印收据或发票。
支持收费时直接打印，也可以通过PDA查询历史票据进行补打。
移动打印机采用手持式移动打印机，锂电池供电。
移动打印机通过蓝牙与PDA连接，PDA再通过GPRS/WIFI访问数据库。
3.4.2.收费报表
提供各种收费报表，以便公司有关人员对收费状况进行分析，提高业务功能涉及：
Ø 可分别按区域公司、管理处进行汇总查询
Ø 可记录查看当前及历史记录
Ø 可按月度、年度进行汇总查询
Ø 可汇总查询各类费用报表
Ø 提供各种呈现形式，如列表、柱状图、饼状图、曲线图等。
3.4.3.应收管理
物业管理公司提供服务给其她单位或个人时，可以通过合同管理模块中录入应收类合同来跟进合同执行状况，并通过应收管理模块来跟进应收款收款筹划和实际收款状况，业务特点如下：
Ø 通过相应收类合同管理，既可以协助物业公司实现合同资料完整管理，同步还可以协助物业公司实时掌握合同执行状况和收款进度
Ø 业务部门依照合同在执行期间完毕合同验收后，财务部门可以通过应收单据、应收账款分析表和应收预警表对收款工作进行跟进，以及时完毕收款工作。
Ø 支持预付款、预付款退款解决、批量收款等管理业务
Ø 支持预收冲应付、应付冲应付、应收转应收、预收冲预付、预收转预收等惯用应收核销业务
3.4.4.应付管理
物业管理公司可以通过定义签报、合同审批工作流来完毕对小型增改、业务外包等业务流程化解决。财务部门负责对合同签报或者采购结算所产生应付单据进行审核，确认与往来单位发生应付业务。其业务特点如下：
Ø 工程部等业务部门在完毕合同或签报验收后，生成其她付款单，财务人员在审核其她应付单时可以联查相应合同或者签报信息，并可以通过信息化系统自动生成应付单给出纳人员付款。
Ø 采购部门在完毕与供应商采购结算后，信息化系统自动生成应付清单，由出纳人员完毕付款。
Ø 应付清单明细表可以清晰反映数据来源，如采购结算、其她应付单等
Ø 支持预付款、预付款退款、批量付款等原则应付款管理业务，应付款分析表和应付款预警表可实时掌握物业管理公司付款进度。
Ø 支持预付转应付、应付冲应收、应付转应付、预付冲预收、预付转预付等惯用应付核销业务
3.4.5.预算管理
信息化系统应涉及预算项目定义、预算方案定义、预算取数原则定义、预算表设计、预算数据录入、预算执行分析等多项明细功能，对物业管理公司各个收入项目和成本项目进行全面预算管理。业务特点如下：
Ø 支持按组织机构和明细预算科目编制预算，通过组织机构和预算科目层级关系自动进行汇总
Ø 支持预算表设计，预算表可定义预算项目、核算项目、定义行间取数、列间取数公式
Ø 支持预算方案定义，可以通过设立预算项目范畴、预算表、预算期间范畴等属性自定义预算方案
Ø 在预算方案基本上进行预算编制，可以进行参照上年预算数、实际数来自动生成本年预算，并可在预算执行过程中随时调节预算。在预算方案基本上提供各种版本预算，以满足不同经营业绩目的管理需要
Ø 支持从各外部系统中取数，以及手工录入等方式生成预算执行数
3.4.6.与停车场收费接口
将各社区停车场收费系统与公司《物业综合管理系统》进行集成，在系统中可以实时监控各个停车场收费状况，有效对停车场收费进行监控，防止浮现管理漏洞。
3.5.经营管理
3.5.1.招商管理
招商管理是租赁业务发生前期活动，涉及市场推广、广告投放、租赁筹划、代理商管理、竞争楼盘管理等业务，同步提供租赁经营执行表等各种报表功能。
市场推广、广告投放记录招商管理过程中对市场推广和广告投放频次、地点、费用等有关信息。竞争楼盘信息记录竞争楼盘环境、租金、出租率、广告投放状况、楼盘定位等信息，为经营决策提供根据。租赁筹划是租赁部门依照此前年度租赁经营状况或自行指定年度、季度、月度指定推广费用、出租率等筹划信息，并通过租赁筹划执行表反映实际执行状况和筹划差别。代理商管理对代理楼盘租赁代理商及其代理客户基本资料、佣金等信息管理，便于租赁业务成功发生后核算佣金支出。
3.5.2.租赁管理
租赁管理以合同管理为主线，涉及房源管理、租赁指引价管理、前期商机管理、租赁合同新增、审核、续订、变更及终结等业务，同步提供合同预警、租赁数据分析等报表。
租赁合同管理可满足物业租赁过程中各种复杂业务状况，涉及管理保证金、设定合同免租期、实现合同金额按周期按比例递增，以及不规则不同步间段合同金额不一致等各种复杂状况解决。业务特点如下：
Ø 支持集中管控下定价管理，可以通过定价管理控制租赁底价
Ø 支持租赁前期商机管理，并且可以有租赁商机生成租赁申请单，也可以有租赁申请单生成租赁合同，以便以客户为主线持续过程管理
Ø 租赁合同支持免租期、租金递增或不同步间段相应不同合同金额等负责业务
Ø 支持代租管理
3.5.3.会所管理
会所管理提供会所经营场合预订管理、消费结算管理、培训班管理、培训班费用提成
3.5.4.广告管理
可以对社区内广告位或者第三方广告进行管理。对使顾客外LED大型广告牌广告位，系统可以进行广告发布。
3.6.综合服务
3.6.1.客户服务
客户服务涉及服务派工管理、投诉管理、装修管理等业务，实现流程化跟踪和管理各项服务内容，协助物业管理公司与业主沟通，及时解决业主提出服务申请，并提高业主满意度。它将与公司外部集团客户服务申请进行交互，及时接受申请，及时反馈申请解决成果。
客户服务最核心业务是服务派工管理。服务派工完毕普通是由客户服务部和工程部协同完毕，通过工作流来完毕跨部门协同工作。服务派工普通会产生代收费，在信息化系统中应能及时产生暂时费用单到收费业务中，并且服务派工等也可记录与否消耗物料成本。因此，通过服务派工管理，即实现了服务派工过程管理，也同步完毕了有关收费管理和物料成本管理。业务特点如下：
Ø 服务派工单中服务类别可以自定义，不同服务类别可以相应不同收费项目，以以便核算。同步，服务派工支持直接从服务派工单生成暂时单到收费业务中。
Ø 每个管理处可以定义自己服务派工工作流，服务派工完毕后，客服人员可以做回访记录。
Ø 服务派工单普通分为针对客户特约服务单和针对公共区域内部服务派工单，其中内部服务派工单消耗物料成本记录到自维成本中。
3.6.2.环境管理
在信息化系统中重要实现清洁绿化工作安排，以及对清洁绿化工作任务安排执行过程进行跟踪。在当前物业管理公司普遍把清洁绿化等业务进行外包状况下，清洁绿化执行过程管理非常重要，执行过程记录也是后一阶段进行合同验收付款重要根据。
3.7.设备管理
3.7.1.设备档案
设备档案用于维护物业管理公司所有设备基本信息、图片、文档附件等信息，同步还可以记录每个设备附属设备及配件和附件信息，以及设备技术参数、设备检测参数等。每个设备档案相应一种设备类别，设备类别可以定义保养项目可以协助公司在编制设备保养筹划时候进行迅速复制，以提高效率。
3.7.2.设备维修
设备维修涉及设备维修申请和设备维修记录。其中设备维修申请通过工作流形式规范设备维修申请过程，并实现跨部门协作，该某些也将于客户服务关联，业主可在发现有关设备浮现问题后即时提请设备维修；在设备维修过程中，及时将维修状况进行记录，如维修过程中产生有关费用支持，将自动与应付等财务业务关联，便于进行成本核算等。
3.7.3.设备保养
设备保养涉及设备保养筹划以及保养筹划执行。各管理处可依照所管范畴内设备状况定制年度、月度、季度保养筹划，制定期可参照以往筹划进行自动生成。信息化平台将提供保养筹划提示功能，及时提示保养工作进行，并记录保养过程，以便对保养筹划执行跟踪。在保养过程中，可记录其过程执行时所产生物料消耗，为工程预算提供精确自维成本核算数据来源。
3.7.4.巡检记录
设备巡检涉及巡检筹划以及巡检状况记录。各管理处可依照所管范畴内设备状况定制月度设备巡检筹划，在巡检过程中，及时记录设备巡检状况。如巡检过程中发现需进行维修设备，可自动生成维修申请单，与设备维修业务自动关联。并能对巡检记录进行记录分析，分析各设备使用状况、当前状态等。提迈进行设备维修等预警。
3.8.物料管理
3.8.1.采购管理
信息化系统是基于集团化架构设计，因此，物业管理公司可以通过信息化平台实现集中采购，通过集中采购使用统一供应商管理和统一价格体系管理，加强物料采购过程管理，并减少采购成本。
采购管理涉及采购筹划、采购订单、采购结算、采购费用、供应商管理、价格及供货信息等业务。各个管理处可以依照自己实际状况提交采购筹划，采购筹划通过已设定工作流进行审批，以保证采购筹划合理性。采购筹划审批通过后，总公司采购部门就可以依照已审核采购筹划选取供应商下达采购订单。采购筹划在审批过程中，各个审批环节都可以在采购筹划单上查看每个物料当前库存，以及每个物料历史采购结算价和历史采购入库价，从而让采购筹划审批更加严谨和有效率，并达到集团管控目。其业务特点如下：
Ø 支持各个部门分别提交采购筹划，汇总后生成管理处或者公司采购筹划。
Ø 支持推单功能，例如可以通过采购筹划单生成采购订单，也可以通过采购订单生或采购入库单生成采购结算单。
Ø 采购筹划单可以自动显示相应物料当前即时库存，物料价格可以依照已设立优先级顺序从最新价格或者物料参照价格中自动携带。
Ø 支持物料和供应商相应关系，支持采购筹划、采购订单等执行状况跟踪。
Ø 支持按照指定方案自动生成采购筹划
Ø 采购计算能自动生成应付清单到应收应付业务中。
3.8.2.仓库管理
仓库管理模块通过物料出库和入库业务，可以获取各个仓库即时库存、物料发放明细及汇总状况。通过每月出库核算和结帐，可以获取每月物料采购成本和出库成本明细及汇总状况。同步，仓库管理还提供盘点和仓库之间调拨等业务。其业务特点如下：
Ø 支持按物料档案上指定计价方式进行出库核算
Ø 支持物料保质期管理，支持物料库存预警
Ø 领料时可以指定成本项目或者物料用途，从而可以按成本项目或物料用途进行成本分析。
Ø 支持结帐操作，每月期初、期末数据都保存在历史库中，可作为历史数据进行查询。
3.8.3.领用管理
与仓库管理自动关联，运用工作流实现物料领用过程审批。以此来加强领料过程规范化。领料审批完毕后，可自动生成出库单等。
3.9.停车场管理
3.9.1.车辆管理
重要针对办卡业主，对办卡业主所属车辆信息建立档案，以便进行统一管理。管理内容涉及：固定车位、车辆牌照与业主相应、IC卡编号、进出日期、进出闸门、进出类型等。
3.9.2.暂时车辆管理
对暂时进入管理处车辆进行统一记录。
3.9.3.停车收费
对暂时进入管理处车辆进行收费记录。
3.10.公司内部门户
公司内部门户重要是针对物业管理公司内部员工而言，它重要为内部员工提供信息化平台统一入口（如有各种业务系统均从此进入），以及综合信息展示平台（如公示、制度、待办任务等）。
3.10.1.新闻公示
展示物业管理公司对内某些新闻宣传、告知公示信息。让员工能通过对这些信息查询理解公司公司文化、最新动向等。加强员工和公司之间交流。
3.10.2.制度法规
提供对物业管理公司所制定有关制度展示和查询，提供与物业有关法律法规资料查询、下载、阅读等。
3.10.3.工作流
提供工作流待办信息浏览，顾客可在此接受到所有针对自己应当办理流程信息，并能从此处直接进入业务办理功能，进行业务办理。
3.10.4.领导查询
为以便物业管理公司各级管理人员实时掌握公司运营状况，信息化系统将依照许多大客户管理经验，把某些业务报表和管理报表整合到领导查询业务中，协助物业管理公司各级管理人员实时查询从不同维度进行记录各种报表，为公司领导和各级管理人员提供一种及时掌握业务全貌信息解决平台。其业务特点如下：
Ø 费用分级汇总表：可以按管理处、管理区、楼宇、收费项目等维度自由选取来分析公司应收、预收、已收、欠款等状况。
Ø 账龄分析表：按管理处来查询各个项目欠款账龄状况。
Ø 各类款项收款状况登记表：按管理处来查询各个项目收缴状况。
Ø 房屋租控图：以图形化方式直观查看各个可租楼宇租赁状况。
Ø 物料分组汇总表：对每月物料采购和使用成本进行分析。
Ø 工程预算表：实时掌握工程预算完毕状况
Ø 业主满意度调查表：按月、年对各个管理处不同类别调查项目客户满意度进行记录分析。
Ø 人事报表：查询各种人事、薪酬方面记录报表
3.10.5.其她
其她与物业管理公司有关信息呈现，如组织机构、机构简介、服务简介、公司简介等。
3.11.公司外部门户
3.11.1.公司网站
综合呈现物业管理公司形象、精神风貌、政策、新闻等内容综合性网站，便于业主通过该网站理解公司，理解物业管理。
3.11.2.数字化社区
数字化社区与物业管理信息化无缝继承，是面向业主物业管理公司信息门户产品，以业主服务为核心功能，集成社区服务、网上征询等功能。涉及如下业务功能：
Ø 费用查询：业主通过互联网实时查询任意时间段常规费用、抄表费用、车位费用、暂时费用以及交款和欠款状况。
Ø 客户服务：业主通过互联网进行服务申请、服务预约、服务质量评价以及服务解决流程全程跟踪和历史服务记录查询。
Ø 客户投诉：业主可以通过互联网进行投诉并对投诉解决成果进行评价，也可以对投诉解决流程进行全程跟踪，或查询历史投诉状况。
Ø 社区活动：管理处可以通过此功能在网上组织各种社区活动。
Ø 物业告示：管理处可以通过此功能在网上及时发布各种物业管理信息。
Ø 业主论坛：管理处、业主可以通过论坛实现良性互动。业主们可以在此交流看法和刊登评论等，在茶余饭后、业主博客、社区信息、体育锻炼、情感天地、商务合伙、二手市场等其她实用板块，分门别类为业主间沟通提供便利。
3.11.3.服务中心
作为业主与物业管理公司之间服务通道，在此处业主可通过网络提交各种业务申请，如：维修申请、家政申请等，并可在发出服务申请后，运用跟踪功能，跟踪服务申请审批状况。

3.12协同办公（OA办公）
3.12.1收文管理
够满足办公过程中来文登记、拟办、批示、注办办、拟归档、查询等所有环节。流程可定制、跟踪、控制、超时自动催办；支持在线编辑、附件上传，能与Word等嵌入整合；可进行文献打印；具备阅文记录功能，记录顾客阅文状态和时间；具备自动生成文献登记日期、来文声音提示、待办文献数记录等人性化功能。
3.12.2发文管理
发文管理重要是用来代替本来公司发文纸质流转，实现单位发文无纸化、领导审批电子化。可以在线拟稿、审核、签发、校对、用印、分发、传递、归档，顾客在线即可理解单位重要政策、决策。发文红透文献自定义与发文流程定制功能强大，使用灵活，可以适应客户都变管理应用。
3.12.3公文解决
提供极为灵活控制方式和多方面应用功能。
公文起草或登记支持附件和HTML方式录入。
内嵌完善登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程管理，和起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理，以及传阅、签报各环节过程管理。
提供公文催办、过期未解决提示、转交其他部门解决、解决完毕后送公示板等功能。
对于公文解决实现全过程记录、痕迹保存，可自动归入档案管理。
公文解决过程中可查看执行状况及当前状态，提供强大检索功能。
公文流转过程可设立自由（手动）和自动（业务流程）方式，也可以是自由和自动相结合方式，公文可暂停、继续向后流转。
支持普通应用与集成WEB OFFICE高档应用并存，具备笔迹留痕、电子印章等功能。
支持决定、请示、报告、告知、通报、批复、意见、函、纪要等不同类型公文模版自由设定与调用。
3.12.4公共办公
公共办公是提供顾客进行各项公共事务解决工具。重要涉及如下内容：
l 寻常审批
寻常文献审批内容涉及请假申请、加班申请、用车申请、办公用品领用申请、(易耗)办公用品采购筹划等，重要用于某些寻常工作审批等。该类文献审批手续简便，文献公开性强。
本模块涉及拟稿、审批、审定、办理等过程，对文献解决保持持续性跟踪，系统明确列示出即将过期和已过期文献，便于督办人员对文献进行督办，使文献流转、办理更为快捷高效。
特点：
文献格式可由顾客定义；
各类文献审批程序由顾客设定，文献当前持有者可以变化下一步流程；
督办员可直接变化文献当前审批流程，也可将文献直接转到任何预定流程。

l 会议管理
会议管理系统对部门和单位会议某些环节实现电脑化管理，重要涉及会议室申请、会议安排、会议纪要、会议议题。
会议室申请管理是由办公室对各处室申请会议室管理，申请过程为各处室填写申请单，经部门领导审批后转办公室，办公室批准后，各部门方可使用会议室。
特点：
系统可对会议议题按可设立编号格式进行自动编号。
系统能对各次会议纪要按会议类型设立会议序号、阅读者范畴、修改者范畴。
会议纪要可提交领导人员审视。

l 告知
实现单位内部告知拟稿、发布、人员签收解决，便于被告知人员及时理解告知内容，本系统告知方式涉及电子邮件和电话，在接受人员收到信息后，可打开本系统，对该告知进行签收，告知发送者可以查看告知签收人员，决定向那些未收到告知人员进行催办告知。
告知分为紧急告知和普通告知，消息传送方式有电子邮件传送和电话传送两种方式，(电话传送为通过语音卡向接受告知人员逐个自动传送语音信息)，可规定告知涉及人员对告知进行签收登记，每个告知均可发布到单位主页上，使被告知人能及时查看到告知信息。
3.12.5个人办公
个人办公是解决个人事务工具，执行个人秘书功能，是每个工作人员寻常办公工作平台。个人办公重要涉及如下内容：

l 电子邮