工程监理资料归档规定样本.doc

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工程监理资料归档规定
1、 编制目的
建设项目档案管理是工程管理的重要内容。将工程监理过程中所形成的文件( 含电子文件) 按照有关规定及要求, 进行规范化、 标准化管理, 并实现计算机存储检索、 网络运行之功能, 更好地为电力工程监理和各项工作服务, 特制定本规定。
2、 编制依据
2.1 GB/T11822 《科学技术档案案卷构成的一般要求》
2.2 GB50319 《建设工程监理规范》
2.3 GB/T50328 《建设工程文件归档整理规范》
2.4 DA/T28 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
2.5 GB/T18894 《电子文件归档与管理规范》
3、 适用范围及说明
本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、 110kV以上输变电工程、 房屋建筑及市政建设工程所形成的监理资料的整理及归档。
本规定只对公司工程监理档案( 第6大类) 资料的整理和归档进行了规定, 不适用于其它类别资料的整理和归档。
4、 职责
4.1经营部负责将合同文件及时交档案室整理、 立卷和归档。
4.2各工程项目监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、 编目、 归档移交。
4.3质量安全部负责工程监理档案的验收、 保管、 借阅等管理。
5、 工程监理资料整理、 归档要求
5.1总体要求
5.1.1部门负责人( 总监) 应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、 编目、 归档移交工作, 工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量安全部全部移交。
5.1.2档案移交时同步移交纸质的《监理归档文件总目录》( 20806-N01) 一份、 卷内目录( 附录B) 2份( 一份在卷内、 一份在总目录后) 放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码, 并将页码标注在总目录的备注栏内。
5.1.3所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件, 具体移交范围按《工程监理资料档案的组卷、 分类及保管期限一览表》( 附录A) 执行。
5.2纸制文字性归档文件的质量要求
5.2.1归档的工程监理文件应为原件。
5.2.2监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。
5.2.3工程文件的内容必须真实、 准确, 与工程实际相符合。
5.2.4工程文件载体应采用耐久性强的书写材料, 如: 碳素墨水、 蓝黑墨水, 不得使用易褪色的书写材料, 如: 红色墨水、 纯蓝墨水、 圆珠笔、 复写纸、 铅笔等。
5.2.5归档文件应字迹清楚, 图样清晰, 图表整洁, 签字盖章手续完备。
5.2.6文字材料幅面尺寸规格宜为A4( 297mm×210mm) 。
5.2.7文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、 耐久性强的纸张。
5.3电子档案的归档要求
5.3.1电子档案的归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘, 刻录、 移交均为一式两份, 以确保数据安全。
5.3.2电子档案归档范围包括:
a)资料目录。包括《监理归档文件总目录》( 电子版) 、 《归档资料电子版目录》, 格式要求为EXECL格式;
归档资料电子版目录( EXECL格式) 格式如下:
归档资料电子版目录( EXECL格式)
柜号
档号
卷内目录
序号
责任者
案卷( 文件) 题名

025-650-001
1
XXX
XXXXXX
注: 除”柜号”项不填外, 其它项目由监理部填写完整。
b)监理策划文件, 包括: 监理规划、 监理细则、 安全监理工作方案等监理作业文件;
c)监理报告及记录文件, 包括: 工程质量评估报告、 监理工作总结, 专业、 阶段、 专题性报告, 监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料;
d)工程影像资料文件。归档要求见5.4。
e)纸质档案电子扫描件。归档要求见5.5。
5.3.3电子文件档案档号按《工程监理资料档案的组卷、 分类及保管期限一览表》( 附录A) 制定, 并按以下要求进行组卷:
5.3.3.1电子文件档案按一级目录( 类目名称) 进行组卷, 档号省略三级分类号。如”025号”项目的电子文件档案第一卷档号为”025-66-001”, 档号标记在光盘包装盒上。
5.3.3.2光盘内档案资料逐级建立文件夹, 一级文件夹名由项目编号和《工程监理资料档案的组卷、 分类及保管期限一览表》( 附录A) 中”工程监理电子档案”类目下所列的”归档范围名称”组成, 例如”025号”项目”监理策划文件”电子文件档案文件夹名为”025-监理策划文件”。若同类文件占用空间过大, 需存储在不同光盘上的, 可将该类文件分若干文件夹存储, 文件夹名按先后顺序编制流水号, 例如”025号”项目”纸质档案电子扫描件”分为若干文件夹存储在不同光盘上, 各文件夹名依次为”025-纸质档案电子扫描件( 1) ”、 ”025-纸质档案电子扫描件( 2) ”等。
二级文件夹建立规则为:
a)”资料目录”文件夹可不建立二级文件夹。
b)”监理策划文件”、 ”监理报告及记录”文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归档资料卷册建立, 每一卷建立一个文件夹, 文件夹名为对应纸质档案的”档号+案卷题名”。
c) ”工程影像资料”文件夹中各级文件夹以公司《工程影像资料管理规定》要求建立。
d) ”纸质档案电子扫描件” 文件夹中按对应的纸质归档资料分类号建立文件夹。例如”025号”项目”汽机专业工程质量检验记录”资料二级文件夹名为”025-633”。
5.3.3.3光盘内存储的内容应按一级文件夹名列出目录, 一级文件夹内应附该文件夹内电子版目录( 列出一级文件夹内包含的下一级文件夹或文件即可, 要求为EXECL格式) 。
5.3.3.4归档时应随光盘同时移交6.4.3.3条所列两级目录的纸质文件。
以025号项目为例, 一、 二级文件夹设置示例如下:

5.4工程影像资料的归档要求
5.4.1工程监理影像资料归档范围包括视屏资料、 音频资料、 数码照片资料, 文件类型要求为电子文件, 储存载体统一要求为光盘。
5.4.2内容要求:
a)能够反映上级领导及公司领导亲临现场视察指导的内容;
b)重大会议( 有会议标题) 的场景;
c)全面反映主要旁站监理内容和工程总体质量控制情况;
d)隐蔽工程验收时的质量状况( 照片内要显示用黑板标注出的验收部位、 内容和时间) ;
e)反映现场发生的有关工程质量、 安全文明施工的问题及经整改后的情况;
f)反映现场发生的重大事件、 重大质量( 安全) 事故、 重大自然灾害及其它异常情况和现象( 时间、 场所、 人物、 多视角观察记录) ;
g)反映工程阶段性重大形象及总体形象。
5.4.3影像资料应图像清晰, 按专题内容进行分类, 逐级建立文件夹, 按形成时间进行排序, 并统一编制影像资料目录和编号( 目录与照片编号对应) 。
5.4.4归档的影像资料文件题名为文件标题的全称或进行编号( 照片编号与目录编号对应) 。
5.4.5归档的影像资料应附文字说明, 注明文件所反应的主要内容、 地点、 人物、 背景等简要说明。
5.5纸质文件电子扫描件归档要求
5.5.1电子扫描件归档范围按《工程监理资料档案的组卷、 分类及保管期限一览表》( 附录A) 执行。
5.5.2电子扫描件按对应纸质档案卷册形成, 每一卷形成一个扫描文件, 文件名称为对应纸质档案档案号。案卷文件过多无法扫描形成一个扫描文件的, 可分开扫描, 文件名依次为025-60-001( 1) , 025-60-001( 2) 。
5.5.3扫描形成的文件按6.3.3.2所要求的二级文件夹进行分类, 分别放入相应文件夹内。
6、 立卷的原则
6.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律, 保持卷内文件的有机联系, 便于档案的保管和利用。
6.2一个监理工程由多个单位工程组成时, 监理归档文件应分专业并按单位工程及所含的分部、 分项工程组卷。
6.3案卷不宜过厚, 一般不超过50mm。
6.4案卷内不应有重份文件; 不同载体的文件应分别组卷。
7、 卷内文件的排列顺序原则
7.1按问题的重要程度: 重要问题在前, 次要问题在后;
7.2按文件形成时间的先后顺序;
7.3按事项、 专业顺序排列。同一事项的请示与批复、 主件与附件不能分开, 并按正件在前、 附件在后; 转发在前、 原件在后; 批复在前、 请示在后; 结论在前、 依据在后; 文字在前、 图样在后; 译文在前、 原文在后的顺序。
8、 案卷的编目
8.1编制卷内文件页码的原则
a)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号, 页号从”1”开始。
b)有多份文件装订成一册的, 要重新连续编号码, 且卷内目录中在”页次”栏应标出每份文件的起始页号, 最后一份文件填写起止页号。
c)页号编写位置: 单面书写的文件标在文件的右下角; 双面书写的文件, 标在正面在右下角, 背面在左下角。
d)印刷成册的文件资料自成一卷的, 卷内目录只列文件名称、 文件号、 页次等, 且文件不再重新编写页码。
e)卷内每份文件材料已编写页号的, 可不再重新编写连续页号, 只在卷内目录中列出各文件材料的件号, 且不用填写页号, 但在最后一份文件的”页次”栏要填写本案卷的总页数。
f)内容较少的同类资料按一级目录( 类目名称) 进行组卷, 档号将省略三级分类号。如将025号项目的60类资料组成一卷, 该卷档号应为025-60-001。而卷内目录则应列二级目录( 归档范围名称) 。
g)案卷封面、 卷内目录、 卷内备考表不编写页号, 也不进行装订。
8.2卷内目录编制规定
a)卷内目录表式见附表B。卷内目录应注明该卷档号, 卷内留一份、 总目录后防一份, 另制成电子版的卷内目录交公司质量安全部。
b)档号章: 一卷分几册装订或不装订的案卷, 在每册( 或每份) 文件资料的右上角加盖档号章( 到质量安全部领取) , 档号的内容为项目代号─案卷分类号─案卷流水号; 序号按卷内目录文件的顺序号, 用钢笔填写。
如: 档号为025-650-001卷中的第3件资料, 其档号章及序号应标注为:
档 号
序 号
025-650-001
3
c)责任者: 填写文件的直接形成的部门或主要责任者。有多个责任者时, 选择两个主要责任者, 其余用”等”代替。
d)文件编号: 填写工程文件原有的文号( 无原有的文号的可不填写) 。
e)文件题名: 填写文件标题的全称, 对无标题的文件, 整理归档人员可根据文件内容拟定关键词命名。
f)日期: 填写文件形成的日期, 格式统一为: XXXX.XX.XX( 如 .01.03) 。
g)页次的填写: 执行9.1有关要求。
h)卷内目录排列在卷内文件首页之前( 不装订) 。
8.3卷内备考表的编制规定:
a)卷内备考表的式样见附表C。
b)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、 各类文件页数( 照片张数) , 以及立卷单位对案卷情况的说明。
c)立卷人: 由组卷人签字或盖手章; 审核人: 由总监或总监代表签字或盖手章。
d)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后( 不装订) 。
8.4案卷封面的编制规定:
a)案卷封面采用内封面形式, 其式样见附表D。
b)案卷封面的内容包括: 档号、 案卷题名、 编制单位、 起止日期、 密级、 保管期限。
c)档号应由项目代号、 分类号和案卷号组成。
d)案卷题名应简明、 准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、 专业名称、 卷内文件的内容。
e)编制单位应填写案卷内文件的形成单位( 项目监理机构) 或主要责任者。
F)起止日期应填写案卷内全部文件形成的最早至最晚日期。
g)保管期限分为永久、 长期、 短期三种期限。各类文件的保管期限详见本办法的附表C。
永久: 是指永久保存;
长期: 是指档案文件的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期:是指档案文件保存5—
同一卷内有不同保管期限的文件, 该案卷保管期限从长。
h)密级分为绝密、 机密、 秘密三种。我公司的监理归档文件均为秘密级。
8.5卷内目录、 卷内备考表、 案卷内封面均采用70g以上白色书定纸制作, 幅面统一采用A4幅面。
9、 案卷的装订
9.1各项目监理机构在整理归档文件装订时, 必须首先剔除金属物, 然后采用线绳三孔左侧装订法, 要整齐、 牢固, 便于保管和利用; 不含金属物且装订成册的文件资料, 可保持原样不再重新装订。
9.2已装订成册的文件资料与其它散装文件资料组成一卷的, 应排在卷内文件资料的最后, 将其作为一份文件填写入卷内目录, 不必重新编写页号, 在卷内目录备注及卷内文件备考表中, 注明总页数。
10、 案卷装具、 脊背要求
10.1案卷装具采用卷盒, 且卷盒的外表尺寸为310mm×220mm、 厚度分别为20、 30、 40、 50mm, 卷盒采用无酸纸制作。
10.2案卷脊背的内容包括档号、 案卷题名、 保管期限等。见附表E。
11、 档号的编制
11.1归档资料的档号由监理项目代号、 分类号、 案卷流水号等三个主要部份组成。
□□□ — □ □ □ — □□□

案卷流水号( 001—999)
三级分类号( 0—9)
二级分类号( 0—9)
一级分类号( 0—9)
项目代号 ( 001—999)
11.2工程监理文件档案的组卷、 分类号及保管期限: 见附表C
11.3举例说明
0 0 1 — 6 2 9 — 005

第5卷( XXX监理日志)
监理日志
邯峰工程

附录A
工程监理资料档案的组卷、 分类及保管期限一览表
分类号
类目名称
( 一级目录)
归 档 范 围 名 称
( 二 级 目 录 )
原件( 纸质档案)
扫描件归档
电子文件归档
备注
是否归档
保存期限
60
合同资料
监理委托合同
√
20年

61
施工阶段监理资料
611

设计交底与图纸会审会议纪要、 记录
√
5年
√

卷内文件应保留会议签到和会签页, 分专业按时间前后顺序组卷。
612

工程变更单、 设计变更、 变更设计、 工程洽商报审表
(含材料变更、 检验项目让步申请)
√

√

分专业按时间顺序组卷。
613

分包单位资格报审表( 含供货商) 、 试验室资格报审表、 施工承包单位质量、 技术、 安全体系报审表/监理考察评价报告
√
5年
√

被审查单位的资质证书、 责任制等文件不归档。
614

施工组织总设计, 各标段、 各专业施工组织设计
√
5年
√

615

安全作业指导书审查计划记录表/措施( 方案) 报审表
√
5年
√

措施审查计划记录表在前、 报审表在后, 分专业组卷, 且相互对应。
616

专项作业指导书( 方案)
√
5年
√

分专业并与审查计划记录表相对应。
62
监理管理性资料
620

总监理工程师的书面任命资料及人员变更资料、
监理规划及监理实施细则; 安全监理工作方案等
√
5年
√
√

621

监理月报
√
5年
√
√
每月一份的月报归档, 其它形式或非监理单位的月、 周报表等均不归档。
622

工程监检报告( 质量监督站)
√
5年
√

工程质量评估报告
√
5年
√
√

623

监理工作总结以及专业( 含安全) 、 阶段、 专题报告等
√
5年
√
√

624

监理协调会、 专题会会议纪要
√
5年
√

分类并按时间顺序组卷; 卷内文件应含会议纪要、 会议签到表和会签页 。
625

监理工作联系单及来往函件
√
5年
√

来往函件: 指业主对监理或监理部发出的或施工单位报申的需协商并要求回复的函件( 施工单位、 建设单位的周、 月报及上级下达的文件不归档) 。
626

监理工程师通知单/回复单
√

√

卷内文件分类分专业按时序排列, 卷内目录应注明各类各专业文件起始时间。
627

工程创优相关策划类文件( 包括质量、 安全资料)
√
5年
√
√
1、 纸质档案及扫描件只移交封面、 编审批页及其它无电子版文件。策划类文件具体内容以电子文件移交。
2、 火电、 风电项目获行优及以上工程, 输变电项目获华北网级及以上流动红旗工程移交, 其它工程不移交。
629

工程项目监理日志、 监理大事记
√
5年
√
√

监理工作日志
√
5年

业主要求《监理工作日志》归档时, 可不必向公司移交, 但应在本卷内保留移交签证、 归档卷册目录( 姓名、 专业、 起止日期、 册数) 。
63
工程质量检验记录及强条实施检查记录
631

土建专业
√
5年
√

1、 电厂、 变电站工程验评资料分标段以单位工程组卷; 线路工程分标段以分部工程组卷。各卷内容为该单位( 分部) 工程及所含的分部、 分项、 检验批、 隐蔽工程的报验单/验收签证。卷内目录应列出该单位工程的分部工程。
2、 施工单位报审, 监理审核签字的强条实施记录和监理单位形成的强条检查记录等资料根据现场实际情况进行组卷: 可纳入对应的分项、 分部、 单位工程验评, 与验评共同组卷, 也可分专业按单位工程独立组卷, 按本专业所有验评在前、 强条资料在后的顺序编制案卷流水号。
3、 若单位工程记录较少时, 可数个单位工程合并组卷, 但卷内目录应列该卷单位工程名称。
632

锅炉专业
√
5年
√

633

汽机专业
√
5年
√

634

电气专业
√
5年
√

635

热控专业
√
5年
√

636

焊接专业
√
5年
√

637

输电专业( 含光缆通信、 基础、 杆塔、 线路、 接地等)
√
5年
√

638

项目调试、 试运行验收签证、 工程竣工预验报验单
√
5年
√

单机试运验收签证、 调试报告也入此卷。
639

工程中间交接验收签证、 工程移交签证、 竣工报告、 达标检查验收文件, 监理业务手册
√
20年
√

64
投资进度控制资料
641

①工程款支付台帐
②工程变更费用报审表/工程量变更签证
③费用索赔报审表
④工程竣工结算审核意见书
√
5年
√

642

①工程一、 二级网络计划, 调整计划报审表、 调整计划、 实际进度
②标段划分
③工程项目及单位工程的开工报审表
④工程暂停令/复工报审表
⑤工程阶段盘点报告
⑥工程最终延期审批表
⑦图纸交付进度计划
⑧设备交付进度计划
√
5年
√

组卷顺序: 分标段、 按项目单位工程( 分专业组卷) 。
65
其它
650

工程原材料、 构配件、 设备验证( 进场见证取样) 台帐及报验单、 委托单
√

√

1、 台帐在前、 报验和委托单在后, 且对应。
2、 原材料见证取样包括: 沙石、 水泥、 混凝土外加剂、 防水材料、 钢筋、 钢材等。
651

施工过程中的见证取样台帐及委托单
√
5年
√

1、 分专业按单位工程组卷, 台帐在前报验单在后。
2、 施工过程见证取样包括: 砼强度试验、 钢筋连接拉力试验、 焊口、 回填土等。
652

①各专业( 或单位工程) 检验项目报审表/检验项目划分
②工程质量验收台帐
③强制性条文执行计划
√
5年
√

1、 各专业项目划分报审表和项目划分表。
2、 分专业按项目划分建立验收台账( 含隐蔽工程) 。
3、 强制性条文执行计划报审表及强条计划。
653

特殊工序旁站台帐及旁站记录
√
5年
√

台帐在前、 记录在后, 分专业按项目划分的先后顺序以单位工程或专业组件。
654

质量事故或质量问题跟踪台帐/工程质量事故报告单及处理方案报审表
√
20年
√

平时无事故也应有台账。

①设备缺陷记录、 签证以及相关资料
②启委会批准的未完项目清单及完工后的交接验收文件
√
20年
√

设备缺陷记录、 照片( 打印出来) 和缺陷处理报告等要对应。

其它监理资料: 工程质量保修期的监理资料、 向业主移交的监理文件清单等
√
20年
√

66
工程监理电子档案

资料目录
√
20年
√
保存期限: 20年

监理策划文件

监理报告及记录文件

工程影像资料文件

纸质档案电子扫描件

附录B 卷 内 目 录
档号: XXX-XXX-XXX
序号
文件编号
责任者
文件题名
日期
页次
备注
11

15

附录D 案卷封面
档 号

案卷题名

编制单位
编制日期
密 级 保管期限

附录C 卷内备考表
本案卷共有文件材料 页, 其中:
文字材料 页, 图样材料 页,
照片 张。
说明:

立卷人:
年 月 日
审核人:
年 月 日

附录E 案卷脊背
保管期限

档号

案卷题名