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招标工作实施细则

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新华国际招标有限公司

招标工作实施细则

新华国际招标有限公司综合部编制
二零一零年三月

文件编号: XHTC/ZY- -002
本实施细则符合GB/T19001- 《质量管理体系—要求》等同采用 ISO9001: 国际质量管理体系标准。版次: 第4版

目 录

一、 项目开发阶段 3
1、 部门职责 3
2、 项目开发以信息获取为关键 4
3、 项目的跟踪、 开发以服务和早期介入为前提 5
二、 项目实施前期阶段 6
1、 签署招标委托协议 6
2、 任命项目经理、 组建项目组 7
3、 制定招标实施方案(计划) 9
4、 项目编号 10
5、 资格预审文件准备及资格预审过程 12
6、 编制招标文件(标书) 14
7、 招标文件校对、 审查和印刷 19
8、 发布招标公告和投标邀请函 21
9、 出售招标文件 22
10、 澄清、 补遗、 标前会和现场考察 23
三、 标前准备阶段 25
1、 组建开评标工作组 25
2、 开、 评标场所的选择与确定 29
3、 标前准备会 31
4、 组建评标委员会 32
四、 开标与评标阶段 34
1、 开、 评标现场的布置 34
2、 收取投标保证金 37
3、 接收投标文件 39
4、 开标 40
4、 评委预备会 45
5、 评标制度及要求 46
6、 熟悉投标文件 49
7、 资格审查---确定投标的有效性 49
8、 初步审查---符合性审查 50
9、 澄清或答疑 51
9、 详细评审 52
10、 完成评标报告 53
五、 项目实施后期阶段 54
1、 评标结果公示、 发放中落标通知书 54
2、 听取反馈意见、 进行项目总结 54
3、 中标服务费的收取和退还投标保金 55
4、 项目统计和文件归档 55
5、 特殊问题的处理 56
6、 后期服务 56
附则 56

人员已离职的, 公司保留其经过民事合同文本出具法律咨询意见
项目为建设工程项目, 接受委托后, 项目经理为贯彻落实公司”机构改革方案”, 加强基础管理, 规范业务工作流程, 改进内部管理考核机制, 充分体现招标工作”公开、 公平、 公正和诚实信用”的原则和创立一流招标公司的企业发展目标, 依照国家法律规范、 政策决议及相关通知批复有关规定并结合本公司实际, 特制定本文件。
本文件作为招标工作的一般流程规定, 因招标类型差异或项目所在地主管机关有特殊规定的, 从其规定。
一、 项目开发阶段
项目开发要充分发挥公司的整体优势, 经过协助业主开展项当前期工作, 提供技术、 商务及法律咨询服务等措施, 在项当前期即得到项目业主的信任, 争取到委托合同。在项目开发过程中, 加强团队精神, 鼓励跨部门联合。
1、 部门职责
公司各业务部( 处) 按照公司有关业务领域的划分和目标责任制要求, 积极开拓业务、 开展项目开发工作。相关业务人员在本部( 处) 负责人领导下, 积极开展本事域范围内的项目信息搜集、 客户关系维护和项目挖掘等工作。积极协助本部( 处) 负责人完成与项目开发各项工作。在项目实施阶段, 施行业务部( 处) 负责人统一领导下的项目经理负责制。项目经理具体负责所承担项目的实施工作。凡遇项目经理无权决策事项或特别事宜, 应呈报本业务部( 处) 负责人处理, 同时报综合部审查备案。在项目开发、 实施全过程中, 本业务部( 处) 负责人全面负责本部门运行管理, 对所承担项目的质量管理及风险控制负总责。
公司战略发展部负责开发维护与政府部门、 重大客户的关系; 负责公司开拓新的业务领域、 跟踪大型项目中的关系联络、 服务协调; 协助各业务部( 处) 开发和维护有关业务关系, 做好招标项目的事后评价; 综合公关优势, 开展宣传策划工作。
公司综合管理部依照国家法律规范和公司内部管理规定, 监督业务部门及相关人员的项目开发、 运作全过程。综合部负责人员有权纠正违反公司管理规定或不符合公司股东决议、 总经理办公会决议精神的做法, 并责令有关人员如实汇报其改正情况。同时, 公司综合管理部负责招标业务的内部协调和内部统计工作, 并按照公司领导的指示, 开展绩效考核。各业务部( 处) 、 项目部及分公司应当按照综合部负责人员要求, 及时、 准确的通报统计数据。
2、 项目开发以信息获取为关键
公司各部门及相关人员应当及时了解、 整理国务院、 国家发改委、 各行业行政主管部门、 各省、 市、 自治区有关方面的政策、 法规、 条例、 招标动态、 项目信息以及对业务有指导作用的重要信息。同时, 敏锐的搜集市场信息, 重点依托现有资源, 把握市场动态。公司对收集来的各种信息加以研究分析, 不断寻找新的项目开发切入点, 提出针对性的开发操作建议, 为公司领导决策提供参考, 为公司战略发展部、 各业务部( 处) 开展业务提供指导。
对分配到各部门的项目信息, 战略发展部、 各业务部( 处) 应当责成专人跟踪情况, 并在本部门负责人的监督指导下定期进行跟踪情况汇报。发现有跟踪不力或弄虚作假的情况, 或者没有跟踪结果而无正当理由的, 公司领导应对该项目的操作权作另行分配处理。
3、 项目的跟踪、 开发以服务和早期介入为前提
每个项目都要具体落实到人。项目开发人员要认真负责地担负起项目实施全过程的工作。在开发项目中应大力宣传《中华人民共和国招标投标法》和国家有关政策、 法规、 条例, 帮助项目业主了解招标政策性要求以及对项目业主单位的益处。经过提高为业主服务的专业技术水平和解决实际问题的能力、 效率等方法来提高项目开发成功率。
项当前期阶段要及时了解项目进展情况、 项目关联情况、 项目需求及招标采购货物和工程特点, 建立项目联络档案, 有针对性地主动开展工作。如: 协助企业开展项当前期工作; 为项目可研和评估提供咨询; 前期调研和考察; 组织或参与技术交流; 收集同一类型的项目信息和技术资料; 利用各种信息网络和专家网络向业主提供有关项目的勘察、 设计、 施工、 监理以及与工程建设有关的重要设备、 材料及服务的国内外投标厂商情况及技术、 经贸、 价格等信息, 提早为下阶段正式招标作好充分准备。这就要求我们业务人员不断提高自身的专业水平和知识面, 一专多能, 应用金融、 商务、 专业技术知识为业主出谋划策, 利用我们现有资源, 为建设项目服务, 提高社会效益。
综上所述, 在当前市场竞争激烈的情况下, 公司战略发展部、 各业务部( 处) 要做到以下几点:
(1) 及时并有针对性的对项目信息进行分析筛选。
(2) 早期介入为项目开发赢得先机。
(3) 对业主能先入为主, 取得事半功倍的效果。
(4) 项目跟踪要勤, 勤说、 勤跑、 勤宣传、 勤汇报、 勤研究。
(5) 不怕麻烦和不等、 不靠、 有长期跟踪的思想准备。
(6) 部门主管要经常督查, 发现问题要及时处理。
(7) 同时要积极宣传公司实力与服务优势。
(8) 委托条件成熟时尽早办理招标委托协议书(或委托意向)。
为满足上述工作要求, 公司业务人员应当具备以下素质:
(1) 熟悉法律法规, 有较高掌握法律法规能力和政策水平。
(2) 熟悉招标业务程序, 有较高业务水平。
(3) 有较高社交和市场开拓能力。
(4) 有良好的心理素质。
(5) 遵纪守法、 遵守公司规章制度。
二、 项目实施前期阶段
1、 签署招标委托协议
对于已确定进行招标的项目, 项目开发人员应要求业主提供项目批复文件(或董事会决议文件).经核实后, 与业主商定招标形式、 招标范围、 招标进度安排及招标代理服务费收取标准等有关事项, 确定双方权利、 义务关系, 按公司统一制订的《招标委托代理协议》合同和要求办理委托手续。因招标类型差异或项目所在地主管机关有特殊规定而应当使用特定格式合同( 条款) 的, 从其规定。
拟定委托协议条款前, 项目开发人员应当向综合部索取项目协议编号。待拟定委托协议条款后, 项目开发人员需经过总经理对协议文本的审阅批准, 方能要求综合部签章。综合部在用印前, 应当认真核对总经理批示。签定委托协议后, 项目开发人员应当及时将《招标委托协议书》正本移交公司综合部归档备案。综合部有义务跟踪项目协议签署进展, 并及时催收协议文本原件。
如委托招标项目为建设工程项目, 接受委托后, 项目开发人员必须协助业主到当地建委招标投标管理办公室办理报建手续, 填写招标申请表,并将《委托协议书》报送招标办备案。
2、 任命项目经理、 组建项目组
项目经理的任命, 应当综合考虑项目特点、 候选人以往工作表现和工作能力以及公司工作的整体安排。项目经理由所在业务部门总经理指定, 涉及面较大或国家、 省重点项目或社会影响较大的项目, 经公司总经理办公会议讨论, 能够由公司总经理指定项目经理。项目经理应当服从所在业务部( 处) 和公司综合部的统一领导, 向其汇报工作并接受其监督。
公司业务部( 处) 综合考虑公司和本部门工作的整体安排及相关人员的个人条件和工作能力, 抽调人员, 组建项目组。公司员工有义务服从公司或本部门人事调整及工作安排。但在调令下达前, 公司领导和有关部门应当认真听取员工建议, 并进行充分协商; 公司员工有权利向上级领导和有关部门客观陈述个人意见并参与充分协商。
项目经理任职要求:
公司对招标业务实行在各业务部( 处) 负责人领导下的项目经理负责制。在工作中, 项目经理应当认真履行岗位职责, 达到以下任职要求:
( 1) 在本业务部( 处) 负责人的领导下, 具体承担项目的质量管理与风险控制工作, 确保招标业务工作符合国家法规和政策要求; 针对突发情况或不利因素, 在授权范围内, 采用正确灵活的处理方式予以化解。
( 2) 服从公司综合部和所在业务部( 处) 的统一领导, 及时向其汇报工作并接受其监督。
( 3) 加强内部协作和外部沟通工作。在职责范围内, 积极做好与相关主管部门、 招标人( 业主) 、 评标委员会以及投标人的协调工作, 为项目实施创造良好环境。积极配合本业务部( 处) 负责人做好对业主的解释、 引导、 沟通工作, 积极争取业主对我公司工作的支持与好评。
( 4) 作为第一责任人, 项目经理应当严肃认真的履行公司OA内部审批流程的审批职责。坚决杜绝格式、 文字错误; 积极配合本业务部( 处) 负责人, 对本项目业务人员的工作质量严格把关;
( 5) 以业主、 招标机构合法利益最大化为原则, 以保证项目工作圆满完成为目的, 采用正当合理的方式, 充分利用或申请调配公司人、 财、 物等方面资源;
( 6) 针对项目工作中反映出的公司经营管理疏漏或决策失误, 项目经理有义务采取迅速且有效的汇报形式或告知方法, 及时、 明确的向公司领导和有关部门做出汇报。同时, 积极鼓励项目经理针对公司经营管理提出有建设性的改进方案或意见。
( 7) 不断提高自身领导水平, 充分调动项目人员的工作积极性。采取合理有效的方式, 组织领导项目人员开展工作。
( 8) 在工作态度、 工作作风等方面以身作则, 在项目人员和新员工中间起到表率作用。在具体工作中, 充分发挥对新员工”传、 帮、 带”作用, 积极传授工作经验和工作方法。
( 9) 负责或指派业务人员负责招标项目重要文件和关键过程资料的收集整理工作, 并按照综合部有关资料归档内容、 时间等方面的要求及时归档。项目经理对所承担项目的归档资料完整性、 真实性负责, 不因项目完结或工作调整而免责。项目归档资料的缺项、 错项将视为项目没有完成, 并追究项目经理责任。相关责任人员已离职的, 公司保留其经过诉讼等法律途径追究其责任的正当权利。
( 10) 服从本业务部( 处) 负责人的领导, 认真积极地履行与项目经理业务权限、 工作能力相匹配的其它职责。
3、 制定招标实施方案(计划)
项目经理负责征求业主意见, 商定招标实施方案( 计划) 、 招标实施时间进度表。招标实施方案(计划)的主要内容为:
(1)项目基本情况及业主的具体要求。
(2)可招性分析(项目性质、 供货厂商数量及竞争性、 专家来源、 价位等); 估计招标过程中可能会出现的问题; 及针对这些问题所提出的相应对策。
(3)分包打捆原则和方案。
(4)是否需要资格预审。
(5)招标文件编审计划。
(6)招标文件编制要点和评标依据。
(7)招标形式。
(8)预计招标周期。
(9)招标文件价格, 招标文件拟售出时间。
(10)开标时间及开标地点。
(11)其它需说明的内容。
招标实施方案需有以下附件:
(1)委托书或其它协议
(2)资金落实情况
(3)设备清单、 技术参数及要求原稿及业主确认件
(4)招标公告和投标邀请函
如有特殊情况, 需变更招标形式, 或缩短投资周期(单台设备一般不少于20个工作日, 成套设备一般不少于25个工作日), 变更开标地点等情况, 要附书面说明。
对于涉及迅速发展的技术, 而无法较准确的拟定技术规格书的复杂货物进行招标时, 招标人能够采用两阶段招标程序, 即技术标和商务标分阶段招标, 应当先展开技术标的招标工作, 待技术标的方案确定后再对商务标进行招标操作。
招标实施方案(计划)经本业务部( 处) 负责人初审后报综合部备案, 同时应当经公司主管领导审定, 审核审定的总时间不超过二天。是否编制招标实施方案(计划), 将根据项自情况和具体实施需要作安排布置。
4、 项目编号
项目编号采用登记备案制。
项目建档在公司内部OA上在”发布招标公告”的页面操作, 填写相关信息后, 根据项目类别自动生成项目编号。但某些情况下由于招标人的原因, 委托代理协议签定时间滞后, 而工作必须先期进行, 在此情况下由项目经理向综合部负责人说明情况后可按特殊情况办理。
一般项目按照所实施项目的类别划分为货物( HW) 、 工程( GC) 、 服务( FW) 三种类型; 政府采购项目划分为货物( ZFCG-HW) 、 工程( ZFCG-GC) 、 服务( ZFCG-FW) 三种; 国际招标项目( 进口机电产品) 有独立的标识方法, 按照中国国际招标网设置的编码规则。
公司OA系统中项目编码基本规则为:
公司标识–类别 - 年份 –顺序号 / ( 包号)
{包号不能自动生成, 须在编制招标文件时加入( 同国际标) }
基本编码为: XHTC - XX - - XXX/ XX
货物招标编码: XHTC - HW - - XXX/ XX
工程招标编码: XHTC - GC - - XXX/ XX
服务招标编码: XHTC - FW - - XXX/ XX
政府采购项目基本编码为:
政府采购货物: XHTC - ZFCG - HW - - XXX/ XX
政府采购工程: XHTC - ZFCG - GC - - XXX/ XX
政府采购服务: XHTC - ZFCG - FW - - XXX/ XX
国际招标项目有独立的标识方法, 按照中国国际招标网设置的编码规则执行。
我公司的国际招标项目编码为: 0829 － 0840 － XHTCGJ – XXX/ XX
机构代码–资金来源代码-项目性质代码-自主编制代码/ 包号

在项目编号同时项目经理应把握好开标时间不冲突, 尽可能避开法定节假日。
如果出现原招标编号的招标项目任务不再由我公司承担或原招标项目被取消等其它变化。而导致该项目编号作废, 项目经理应向公司综合部说明并注销原招标编号。
5、 资格预审文件准备及资格预审过程
资格预审是招标人在发出投标邀请前, 对投标申请人的资格进行审查。只有经过资格预审的投标申请人, 方可取得投标资格。一般比较大型和复杂的工程或高度复杂而技术成套的设备招标才需要进行资格预审。这样做能够将一些不具有该项工程施工能力的承包商或该项设备制造供货能力的设备制造供应商排除在正式投标者之外, 有利于简化后期的评标工作, 节省时间和费用。
资格预审评审办法一般分为两种: 综合定性评审法、 综合定量评审法。 ( 相对于合格制/有限数量制)
不限制投标人数量的: 定性评审确定所有经过的为合格投标人。
限制投标人数量的: 定量评审, 择优确定规定数量的投标人;
综合定性评审法是根据工程的性质、 特点和要求, 设定必要合格条件标准: 企业资质等级、 项目经理资质等级、 企业注册资本金、 企业是否处于正常生产经营状态等, 构成投标人法定投标条件的因素只进行定性评审。满足合格条件标准的投标申请人均允许参加投标。也可设定附加合格条件—如财务状况等
综合定量评审法是根据工程的性质、 特点和要求除定性评审外, 还要依据评审因素设定相应的量化分值, 经过评委量化打分后, 用排序的方式, 择优确定拟选所规定数量的投标候选人; 不限制投标人数量而选择定量评审的, 高于资格预审合格分数线的都为投标候选人。并不意味着所有评审因素都需要进行量化评审。
项目经理负责征求业主意见, 商定资格预审计划, 按规定格式起草《资格预审文件》和《资格预审公告》。
资格预审文件主要内容如下:
(1)资格预审公告;
(2)资格预审申请人须知;
(3)资格预审申请表;
(4)工程概况及合同段简介。
准备资格预审申请人须知时, 制定一般符合性条款和强制性资格条款(最低标准和要求), 须遵循标准适度的原则, 所要求的企业资质、 专门知识、 经验、 管理能力、 业绩、 制造或施工设备、 人员资质经历、 财务状况和能力等条件需与工程和设备建造的实际相适应, 以及评估过去履约纪录和诉讼情况。过高的要求将降低竞争性, 保护了某些层面的投标人, 而限制了有成本优势的投标人参与, 使业主得不到招标的实在好处。过低的要求, 则使工程和设备的建造质量得不到保证。
关于联合体形式投标的资格预审, 应有约束性条款:
(1)联合体各方均应具有承担招标项目的必备能力;
(2)联合体必须签定联合体协议书, 明确主办人和各方承担的责任;
(3)联合体的成员应分别有相应的资质要求。
资格预审按下列程序进行:
(1)准备资格预审文件;
(2)公开发布资格预审公告; ,
(3)发售资格预审文件;
(4)投标申请人编写和递交资格预审申请书;
(5)对资格预审申请书进行评审, 并进行必要的澄清与核实。
(6)编制资格预审评审报告, 报贷方银行和主管部门审查(如果需要的话)。
(7)向经过资格预审的投标申请人发出投标邀请。
当前, 市场竞争非常激烈, 企业情况千变万化。作为招标机构应严格把关, 除以上因素以外, 还要密切注意投标申请人是否处于自动停业或被责令停业, 财产被接管、 冻结, 破产状态, 在最近几年内有没有与骗取合同有关的犯罪或严重违法行为。
所有经过资格预审的申请人都将给予参加投标的机会, 对经过资格预审的投标人数目不得限制, 不得有任何歧视和限制潜在投标人的做法。
公司内部对资格预审公告、 资格预审文件审批表采取与招标公告、 招标文件审批表相同的形式。
6、 编制招标文件(标书)
在组织编写招标文件前, 双方及与业主有关联的第三方(设计院、 业主授权的工程管理机构等)进行沟通。充分分析项目有关背景和招标的具体要求, 明确招标文件编制要点, 各自分工范围, 编审进度及各阶段具体安排。( 实际在确定招标方案时已经应该包含了这些内容, 在编制招标文件时进一步细化一定要把可能的风险分析透彻, 即满足业主的合理要求, 又符合政策法规, 避免违规风险和可能出现的不利情况。)
项目经理在组织编写招标文件前, 应当与业主及与业主有关联的第三方(设计院、 业主授权的工程管理机构等)就下列情况及如何编制招标文件进行重点讨论:
(1)项目基本情况, 需要招标的货物、 工程和服务的清单及范围;
(2)分包打捆原则和方案;
(3) 评标中将考虑的因素和招标文件编制要点;
(4) 业主方、 招标机构、 第三方(设计院、 业主授权的工程管理机构等)各自分工范围及具体进度求;
(5)技术、 商务最低限度要求、 审查投标人资质标准, 投标人最低资质要求。
(6)所采用的标准商务文本;
(7)交货期、 交货地点、 运输及交货方式、 质量控制、 验收程序、 方法和标准、 技术考察、 技术培训、 付款方式、 违约处罚、 售后服务、 合同要素等特别商务条款;
(8)货物和工程的技术参数及规格、 性能指标、 生产率指标、 兼容性要求、 技术标准、 质量要求、 使用寿命要求、 工作环境、 应用条件和使用要求等技术条款;
(9)所采用的技术和技术标准;
(10)评标中对价格因素的考量和招标文件中投标报价评分办法的选用。
为保证招标文件的质量, 减少招标文件审查环节和招标过程中对招标文件的修改, 无论是业主自行或委托设计咨询单位编制技术规格书, 还是业主仅提供制定技术标书所需的技术参数和要求、 技术条件和性能指标、 以及设计文件和图纸等, 业务部门都要负责组织编制技术标书。项目经理都应对业主和业主的委托人就编制招标文件的基本原则进行解释、 宣传和指导, 例如:
(1)公平竞争与非歧视性原则;
(2)公开性原则;
(3)经济性原则;
(4)鼓励技术进步原则;
(5)兼容性和统一性原则;
(6)合理分包打捆的优化原则;
(7)最大限度的量化原则和最低要求限制原则;
(8)兼顾招标人和投标人双方利益的平等(平衡)原则;
(9)执行国家消防、 安全、 劳动保护、 节能、 环境保护等政策的原则;
(10)保护民族产业, 维护国家利益的原则;
(11)遵守《中华人民共和国招标投标法》等有关经济法规, 符合国际惯例的原则。
根据国家相关规定, 凡规定特定标准时, 应该说明任何其它能提供同样或更好质量的国际或国内标准也可被接受。在使用商标名称作为详细描述事物的简捷途径时, 其后必须跟”或相当于”一词。
招标文件应阐明是否允许有替代标。如果允许, 应说明只有被评为最低价标(性价比最优标)的投标人替代标才予以考虑。
所规定的付款条件应符合本行业的常规作法。在工程或供货合同预期期限超过十二个月的情况下, 应规定根据政府公布的物价指数进行价格浮动调整。所采用的价格调整公式应标示于招标文件中。
编制招标文件时, 首先要选准范本, 项目经理首先要选定的是招标文件标准商务部分、 附件部分和合同文本( 应是最新的) 同时要确定业主提供的商务和技术资料以及其它内容( 可用范本—也可由业主提供) , 并落实提供时间。选用范本具体如下:
(1)建筑工程项目: 一般必须采用建设部或当地建设部门建设工程招标标准文本和规范。
(2)电力和交通行业项目: 采用行业主管部门制定的标准文本和规范。
(3)其它项目: 采用本公司根据项目类型和规模而制定的各类标准商务文本。
(4)根据业务扩展需要和项目实施的特殊性, 经申请同意后, 也能够制定有关商务文本。
招标文件除范本的规定外, 最主要的内容是规定投标人的资格标准及商务、 技术条款。
招标文件的商务部分除合同文本外, 主要内容投标人资格标准及”投标人须知前附表”之中, ”投标人须知前附表”是招标文件对投标人整体提纲式强制性要求和情况说明, 是项目经理必须依据项目情况, 首先进行编制的第一个重要的文件资料。
一般标准文本的投标人须知前附表内容包括:
项目基本情况;
招标货物、 工程和服务的清单及范围;
投标报价要求;
投标人的资格要求;
投标人应当提交的资格、 资信证明文件要求( 必要时)
投标保证金交纳方式要求;
交货期和提供服务的时间、 地点及交付方式、 合同要素等特殊商务条款;
评标方式和废标条款以及”*”星号指标说明;
投标截止时间、 开标时间及地点;
对招标投标的解释说明和要求重点;
联系方式及其它需要强调的内容。
招标文件的技术部分应当主要依据业主提供的技术资料和技术规格要求进行编写。编写前要协商确定业主技术规格书的提供方法并落实提供时间。项目经理须根据项目的特点与业主提供的资料, 编写技术部分。项目经理在编写技术规格书总则时, 应对各有关品目的技术规格所共有部分统一给出概括性要求, 而不必在每一品目中细列。
招标文件中评标方法和评分标准的制定应充分考虑并尊重招标人意图和项目自身特点。因此, 项目经理在项当前期应做到充分沟通, 全面了解项目情况和业主意向, 以便后续工作的顺利开展。编写时, 应当作出准确清晰的表述。目的就是让各潜在投标人知道这些标准和方法, 以便考虑如何进行投标。
最后, 项目经理负责对招标文件的商务和技术部分进行合编。
在对涉及迅速发展的技术而无法较准确拟定技术规格书的复杂货物进行招标时, 招标人能够采用两阶段招标程序。招标人首先要求潜在投标人在第一阶段提交没有价格的技术建议, 详细叙述货物的规格、 质量和其它特性。然后, 招标人就所有投标人建议的内容与其进行协商和讨论, 以达成一个共同的技术规格书, 使业主能接受, 也使多数投标人能接受, 做为第二阶段招标的技术标书。
机电产品在编制招标文件时重点应注意:
(1)要求关键技术规格和参数必须加注”*”号, 凡注有”*”号者, 有一处偏差即构成废标;
(2)招标文件不应有歧视性条款和参数, 即至少有三家以上的参与投标的投标人, 不会因为技术和商务的原因而废标。
招标文件的发售价格应符合国家有关规定, 即不以营利为目的, 按招标文件的制作成本定价。避免因招标文件的不合理售价而导致的投标人质疑、 投诉。招标文件售价的具体金额一般为委托金额的万分之一至万分之三。同时, 售价应符合正当行业惯例或经过与招标人的沟通协商。
7、 招标文件校对、 审查和印刷
招标文件的校审环节及过程根据项目类型有所差异。
编制招标文件的准备阶段, 应由项目经理对分包打捆的方案、 标准文本的选用、 重大格式的修改、 与业主的分歧及拟做出解决的意见反映在《招标实施方案(计划)》中, 向本业务部( 处) 和综合部负责人汇报, 经获准同意并与业主协商一致后再进行招标文件的编制, 以免造成时间的耽误和不必要的工作浪费。
招标文件的商务和技术部分结合后, 编制人员和项目小组应对整个招标文件进行自审和校对后报综合部审查, 重点应注意:
(1)项目名称、 招标编号、 公告日期、 购买标书时间及地点、 投标截止时间、 递交投标文件及开标地点等重要项目信息的准确性;
(2) 名词术语、 计量单位的统一;
(3)合同条款的一致性与严密性;
(4)时间的一致性;
(5)招标文件编排的顺序;
(6)招标文件格式、 目录、 页眉页脚以及打字编排等错误。
由项目经理组织对招标文件进行初审(重大项目能够请主管领导参加), 提出招标文件编制存在的问题及解决这些问题的建议, 并形成初审纪要, 重点应注意以下几个方面:
(1)重要商务条款有无漏项;
(2)重要技术参数是否满足业主使用要求;
(3)是否有歧视性条款或倾向性内容影响公平竞争;
(4)是否符合《中华人民共和国招标投标法》等有关经济法规, 符合国际惯例。
如有必要, 对于一些重大项目或技术难度大的项目, 项目经理在经本业务部( 处) 和公司综合部负责人员同意后, 可建议业主召开招标文件审定会。审定会参加人员可由业主、 业主代表和招标机构聘请的专家、 主管部门代表、 设计单位设计人员、 项目经理、 部门负责人及总工程师组成。项目经理主持会议并做好记录, 负责对审定会提出的意见进行书面整理, 编写初审意见。
项目经理根据初审意见进行修改。修改后的招标文件经过公司规定审批流程审批经过后, 由项目经理送业主审查, 对业主提出的意见加以整理, 并做出修改。相应修改应得到公司综合部审核批准。业主认为招标文件合格时, 应予以书面签章确认。
招标金额较大的建设项目, 招标人应当聘请有资格的律师对有关招标文件和合同文本出具法律咨询意见。
需报主管部门备案的招标项目, 应当按规定申报备案。依法必须公开招标的工程建设项目、 国际招标或政府采购等被监管项目, 在接受委托后, 项目经理应协助业主根据项目审批部门的不同向相关招标管理部门( 如国家、 省、 地县建委招标办、 政府采购办、 商务部等) 网上或网下办理报建手续, 填写招标申请表,并将《招标委托协议书》报送招标办备案。工程项目属强制性招标范畴的须在各地市有形招标市场开标、 评标、 抽取评标委员会专家并遵循各地有形市场的管理办法进行。上述工作完成后, 相应材料应当由项目经理妥善留存及时归档。
8、 发布招标公告和投标邀请函
完成招标文件编审工作后, 能够对外发布招标公告和投标邀请。公告中的出售招标文件的时间和开标时间、 地点由项目经理综合考虑业主需要和公司实际情况, 统筹安排。特殊事宜需报请本部门( 处) 、 综合部负责人批准。
项目经理或其指派人员负责拟出《招标公告》, 经综合部审核经过后, 知会综合部负责人员, 由综合部在《中国采购与招标网》发布标讯。北京市政府采购项目应当在中国政府采购网、 北京市政府采购网上发布标讯。工程招标项目的标讯发布严格依照国家和地方有关规定办理。
招标公告和投标邀请函必须按标准格式起草。项目人员在拟定招标公告时, 应严格遵守国家和地方主管机关有关公告内容、 日期的规定。
在对外发布招标公告的同时, 为了确保竞争性, 使业主得到广泛的选择, 我们能够根据项目具体情况和业主需要, 辅以投标邀请函形式向针对本项目我们所知的潜在投标人发出邀请。这主要有:
(1)就本项目与业主和招标机构取得过联系, 提供过资料或报价, 进行过技术交流的厂商;
(2)参加过我公司类似项目投标的厂商;
(3)供货厂商名录, 参展商名录, 技术资料或网络上所载的潜在投标人。
项目经理负责查取本公司建立的中外制造商信息库、 中外投标代理商信息库、 项目档案库中有关信息。
对采用了资格预审程序的招标项目, 将不再另发公告, 而直接向经过资格预审的合格投标人直接发送投标邀请函。
9、 出售招标文件
项目经理在招标公告发布同时, 通知财务部作好收取招标文件费的准备。投标人前来购买招标文件或资格预审文件时, 应当要求投标人填写购买《招标文件登记表》, 投标人到财务部交费后凭发票到项目部领取招标文件或资格预审文件。若邮购, 应先收款再邮寄招标文件, 但为了投标人方便, 也可在收到投标人的付款凭据(邮局汇款凭据、 银行电汇凭据等)传真件后, 将招标文件用特快专递邮寄给各投标人。
对某些工程标或大型项目的资格预审工作, 一般在公告和文件内规定了最低资质要求。项目经理在出售招标文件和资格预审文件时应请投标人提供以下文件: 营业执照复印件、 资质证书、 法定代表人授权委托书及相应身份证明等。若邮购, 应先收到上述证明材料后, 再邮寄招标文件。
某些工程、 非标生产线(设备)的设计资料和图纸, 作为招标文件的组成部分, 让所有投标人(特别投标后未中标单位)购买不合适。此情况下可采用预交押金租借形式, 招标完成后, 落标单位交回资料后退还押金。有些设计资料和图纸涉及设计单位专利和独有技术的, 一般不采用出卖或租借的方式, 而更多的采用集中阅图和设计交底的方式。如有必要可隐去部分内容或技术参数, 待招标完结后, 设计单位与中标方签定知识产权使用和保护协议后提供。
项目经理对招标文件出售情况作详细记录, 填写《发售招标文件登记汇总表》, 并及时与财务人员核对标书款收取情况。
出售招标文件时, 项目经理应回答投标人的咨询, 向投标人发放投标人注意事项, 但相应答复不得出现泄露潜在投标人名称、 数量等违反招标投标法的有关规定的情形。同时, 提醒潜在投标人注意以下事项:
(1)投标人只能投自己所购招标文件包号(或项目号)的标, 而不能擅自更改为其它包号(或项目号)。如果确有必要变更, 需在开标前通知我公司重新登记, 所增加的包数需缴足应交招标文件款, 而减少投标包数或退出投标时, 招标文件款不予退还;
(2)有关标前会、 现场考察、 阅图和设计交底会(如果有的话)的安排及参加人员等的注意事项;
(3)投标的一次性报价(一口价)原则在评标期间进行澄清, 不接受对投标价的实质性调整, 更不得在得到末中标通知后恶意降价;
(4)何种情况下, 保证金将予没收, 何种情况下何时保证金予以退回;
(5)投标保证金必须按时按规定提交, 并按投标总价的2％执行( 政府采购按规定提交1％) , 并不得超过国家规定上限。保证金保函必须按照我司财务部要求的保函格式开具, 是具有开具资格的银行机构(总行确认名单的分支机构和人员)开具方为有效保函。保证金情况将在开标唱标时公布, 不按规定递交投标保证金的将导致废标;
招标文件不得擅自无偿赠送, 其购买情况应保密, 特别不得透露给投标人和潜在投标人。
10、 澄清、 补遗、 标前会和现场考察
任何购买了招标文件的投标人能够在投标截止日期前至少20日以书面形式要求对招标文件的内容进行澄清。招标人所提供的澄清必须写成书面材料, 而且必须在不晚于投标截止日期前十五日给所有购买招标文件的投标人发放一份。
招标文件售出后, 如果对其进行修改、 补充和撤回, 可制发《X X X X号招标文件的补遗文件》, 此补遗文件是招标文件不可分割的组成部分, 同样必须在不晚于投标截止日期前十五日将其发至所有招标文件的购买人, 不得遗漏。补遗文件稿亦应由项目经理提出经业主确认后, 交综合部审批盖章发放给投标单位。项目经理必须及时催收投标人对补遗文件的回执, 并妥善存档, 不得遗漏。
工程招标和较复杂的货物和服务招标时, 一般在开标前15日左右, 由招标人组织所有购买招标文件的投标人召开标前会, 并在会后安排现场考察。
标前会主要作用是:
(1)对招标文件进行重点解释, 指导投标人正确投标;
(2)业主或业主委托的设计单位对设计进行交底, 介绍工程概况, 解释设计思想、 要点和主要参数, 指导阅图;
(3)业主结合现场勘查介绍现场施工条件(如交通、 供水、 供电、 污水排放、 临时用地、 临时设施搭建等), 当地环境情况(包括经济、 地理、 地质、 气候、 法律等)及应予注意和考虑的因素;
(4)回答投标人就本次投标有关技术、 商务的一切问题, 澄清招标文件中不明确的地方;
任何情况下, 出席标前会都不是强制性的, 而是由投标人自愿参加、 自负费用和自担风险。
如果必要, 在标前会结束后, 应将招标文件中发生的任何重大