编制物业管理标书的项目和要求.doc

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编制物业管理标书的项目和要求
投标书在内容上必须严格根据招标单位发出的《编制标书的项目和要求》来编制。由于招标物业的具体情况不同, 招标单位的要求不同, 因此投标书内的项目和要求也各不相同。一般物业管理投标书项目主要有以下11项:
一、 管理方式
投标单位主要是依据招标的物业现状以及自身的专业经验和优势, 选择最适合的招标物业的管理方式。比如选择独资管理方式, 还是股份制的管理方式, 仰或是有限责任公司的管理形式等等, 对目标物业的管理与现在的物业管理企业正在管理的物业之间采取形式的联系等等。
二、 管理组织架构
所谓管理组织架构就是介绍目标物业的组织机构, 根据当前中国物业管理发展情况来看, 物业管理组织机构有三个特征:
1、 管理体制
管理体制主要有三类:
( 1) 总经理负责制;
( 2) 董事会下的三总师负责制;
( 3) 董事会下的总经理负责制。
2、 管理方法
当前国内的管理方法有两种:
( 1) 垂直领导方式( 直线式管理模式) 。优点是政令淌通, 管理到位, 管理层直接对成本, 对管理质量负责。缺点是人力资源分散, 横向协调配合困难。
( 2) 矩阵式领导方式。这种方式的优点是充分利用人力资源, 调动个方面的积极性, 可采用现代化管理手段进行管理。缺点是管理结构稳定性较差, 人员经常变动, 容易形成多头领导。这种方法适用于多品种而且形成规模的物业管理。
3、 机构的设置
根据管理物业的多少, 以及业主的需求来确定管理组织结构。当前中国物业管理体制下的物业管理的管理机构有以下几种:
( 1) 三部一室。即机构具体设置为: 办公室、 财务部、 管理部、 工程部。
( 2) 四部一室。即机构具体设置为: 办公室、 财务部、 管理部、 工程部、 经营服务部。
( 3) 六部一室。即机构具体设置为: 办公室、 财务部、 管理部、 工程部、 房产部、 社区文化部、 公关部。
除了机构明确以外, 对参加管理服务人员的素质构成要进行策划、 培训。比如目标物业管理的管理经理、 副经理, 她们的文化层次, 年龄结构, 工作经验, 都应明确规定下来。然后对从事目标物业管理服务的人员结构也要明确, 对她们的文化素质, 工作能力, 基本条件都要提出要求, 甚至要制定好接受目标物也管理以后的人才培训计划。
三、 管理费用的收支预算方案
经费是物业管理运转的基础和保证, 因此对目标物业必须要进行经营测算。测算应本着”实事求是”、 ”取之于民、 用之于民”、 ”用户至上、 服务第一”、 ”根据物业功能、 分层次收费”等原则进行。
1、 收入测算
物业管理费用主要来源于物业管理服务收取的各类费用。因此, 该收的费用都要收齐, 不能漏收。一般收费的项目有:
( 1) 目标物业的管理费用。按照政府物价部门核准的标准进行测算。
( 2) 物业管理企业根据所给的营业用房而开展”三产”经营获得的收入。
( 3) 维修基金每年可取的利息金额。
( 4) 其它方面的服务收入。
2、 支出预算
围绕着目标物业开展管理服务所支出的成本核算。一般有:
( 1) 人员工资、 福利、 津贴、 奖金, 以及其它各类保险支出。
( 2) 各类服务成本的开支。例如, 能源有水, 电, 气, 汽油等的消耗; 各种设备的添置; 各类服务所需要的的消耗品。
( 3) 物业管理企业正常的办公管理服务所需要的各项开支。
( 4) 其它有关各项的开支等。
一般根据招标文件的要求, 要进行3年预算。
四、 管理操作
这部分要求细化, 她体现出物业管理企业的管理水平、 管理质量, 以及规范化的管理的标准, 从这些制度中能够看出物业管理企业的实力、 能力, 因此各物业管理企业都对此很重视。其一般分为两大类:
1、 根据目标的物业情况, 认真制定相应的规章制度。一般物业管理规章制度分为:
( 1) 公众管理制度, 主要包括:
① 业主公约;
② 精神文明建设公约;
③ 楼宇使用及维护管理规定;
④ 装修管理规定;
⑤ 治安管理规定;
⑥ 清洁卫生管理规定;
⑦ 消防管理规定;
⑧ 交通车辆管理规定;
⑨ 环境保护管理规定。
( 2) 岗位责任制度, 主要包括:
① 管理处主任岗位职责;
② 管理处主任助理岗位职责;
③ 环境主管岗位职责;
④ 保洁员岗位职责;
⑤ 保安主管岗位职责;
⑥ 工程主管岗位职责;
⑦ 维修人员岗位职责;
⑧ 会计人员岗位职责;
⑨ 行政人员岗位职责。
( 3) 内部管理运作制度, 主要包括:
① 员工行为规范;
② 培训制度;
③ 考核制度;
④ 奖惩制度;
⑤ 回访制度;
⑥ 来访, 投诉处理制度等。
2、 根据目标物业, 确定各管理岗位工作人员的职责
管理岗位主要有:
① 保安;
② 机电维修;
③ 清扫保洁;
④ 园林绿化;
⑤ 电梯操作;
⑥ 社区文化。
五、 管理目标, 经营管理宗旨、 方针
投标书中应表明投标单位对目标物业的管理目标、 管理方针、 管理宗旨, 便于业主委员会成立的招标领导小组及评委们更加清楚理解物业管理的理念、 宗旨。例如某物业管理企业投标某商住楼时, 提出管理目标: 树立”服务至上, 客户第一”的管理思想, 达到一流管理、 一流形象、 一流效益, 一促进后期的楼宇销售; 提出管理经营方针: 保本经营、 独立核算、 自负盈亏、 开展一业为主, 多种经营, 求得自身的生存与发展。
六、 便民服务措施
物业管理是有偿的服务活动, 这是其性质所决定的; 然而开展物业管理并不是一味只追求经济效益, 而是要正确处理好社会效益, 环境效益与经济效益三者的关系, 使之有机的统一。一些物业管理企业, 在开展物业管理有偿服务的同时, 还向业主公开承诺无偿便民服务项目若干项, 深受业主的欢迎和好评。
七、 社区文化
随着一幢幢楼房的建好, 新的社区环境形成, 人们从熟悉的环境般到不熟悉的环境, 特别是老年人的”高楼病”多了, 孩子也变得孤独了。为此, 社区文化的重要性越来越被老百姓看中, 成为购房中的一个重要因素。物业管理企业在写投标书时, 应认真考虑到社区文化的开展, 制定有关社区文化制度, 安排好各类社区文化活动, 使住宅小区内的业主不但享受到物质文明, 也享受到精神文明。
八、 管理指标的承诺
物业管理是新生事物。国家为了规范和指导物业管理, 对一些管理服务也相应的作出了一些基本要求。作为投标的物业管理企业, 针对目标物业, 对照国家有关规定, 向业主委员会作出相应的承诺。一般有以下主要内容的承诺:
( 1) 房屋及配套设施的完好率;
( 2) 房屋零修, 急修及时率;
( 3) 维修质量合格率;
( 4) 清洁保洁率;
( 5) 道路车辆完好率;
( 6) 小区治安案件发生率;
( 7) 业主综合服务满意率;
( 8) 绿化完好率;
( 9) 重复维修率;
( 10) 住户有效投诉率等。
九、 档案资料的建立和管理
为了使物业管理规范化、 程序化, 为了对物业管理状况进行连续化记录, 并保留资料, 需要建立档案资料管理。投标的物业管理企业应对建立档案管理制度提出相应的设想: 是否建立单独的档案室, 还是放在办公室合署办公; 派几位同志负责档案管理; 管理的程序图; 采用什么样的管理制度, 是否实行现代化、 系统化、 科学化、 规范化的电子计算机管理档案等等。
十、 提高物业管理水平的新设想
物业管理企业在对目标物业进行投标时, 也需要表明本企业对未来的物业管理上水平、 创一流、 达国优提出一些设想, 使人们感到实实在在, 同时又大胆创新。例如, 某物业管理企业对目标物业经过调查之后, 对未来目标明确提出, 接管后一年达到市优, 两年达到省优, 三年达到国优, 在达到国优的同时, 一定经过ISO9002贯标, 使物业管理质量标准化、 规范化令人可敬、 可佩、 可信。
十一、 物业管理企业愿意接受的有关奖罚
作为投标的物业管理企业, 在系统地阐述了本企业对目标物业管理的各项设想, 措施之后, 需要在最后进行高度的概括和承诺。即向业主委员会承诺自己有能力, 有决心管理好目标物业, 并表示管理好了怎么办, 管理不好愿意承担什么处罚。例如, 某物业管理企业在对待奖惩最后表态: 有信心、 有能力管理好住宅小区, 管理好了以后并不是为了追求更多的奖金, 而是追求更多的任务; 如果管不好, 一年以后便自动退出来, 并承担标书里的经济惩罚。