公司招投标管理系统需求分析报告.doc

公司招投标管理系统需求分析报告1142020年4月19日文档仅供参考招投标管理系统(一期)需求分析报告三峡国际招标有限责任公司三峡高科信息技术有限责任公司修订历史记录日期版本说明作者创立谢玄修改万芬、王正目录1.引言51.1编写目的51.2读者对象51.3术语定义51.4参考资料52.任务概述52.1目标52.2实现功能和要求62.3系统用户及特点72.4假设与约定83.性能需求83.1可靠性要求83.2稳定性要求83.3可用性要求84.功能需求94.1基础设置管理94.1.1系统角色及功能权限设置94.1.2招标项目设置114.1.3组织机构设置124.2招标业务管理124.2.1招标计划管理124.2.2招标项目管理144.2.3招标进程管理234.2.4招标知识库管理434.3综合事务管理454.3.1工程基础信息管理454.3.2模板文件管理464.3.3质检管理474.3.4质量案例库管理484.3.5档案管理484.3.6代理合同管理494.3.7招投标法律法规及相关规定管理504.4财务管理模块504.4.1银行到账查询514.4.2标书款管理524.4.3保证金管理544.4.4发票管理564.4.5代理费管理574.4.6会议费管理594.5业务信息库604.5.1供应商管理子系统604.5.2专家库管理子系统634.5.3文件资料库654.6招标业务统计分析664.6.1招标项目统计表664.6.2招标计划执行统计表704.6.3招标项目代理费收入、704.6.4招标项目会议费统计表734.6.5工作量统计794.7接口管理804.7.1NC系统数据接口804.7.2集团OA系统数据接口804.7.3TGPMS系统数据接口81附件一:招标文件发售情况一览表82附件二:标书发售登记表82附件三:标书款台账82附件四:开立发票申请表83附件五:澄清文件收到确认汇总表83附件六:保证金收取台账表83附件七:保证金收取登记表84附件八:项目保证金收取汇总表84附件九:项目招标代理费汇总表85附件十:保证金退还申请表85附件十一:保证金退还登记表86附件十二:会议预算审批表86附件十三:会议预算明细表86附件十四:会议决算审批表87附件十五:会议决算明细表88附件十六:招标文档签收表89附件十七:归档文件信息表89附件十九:银行到账信息台账91附件二十:发票录入表92附件二十一:发票开具台账92附件二十二:项目招标收入统计表92附件二十三:项目招标统计一览表94附件二十四:供应商基础信息表94附件二十五:专家专业分类表95附件二十六:三峡招标采购评审专家资格申请表961. 引言1.1 编写目的 全面、详细和准确的定义三峡招投标管理系统的用户需求,弄清楚需要解决的问题,指导后续的开发工作;本文档所描述的用户需求将作为项目最终的检验标准和依据。为后期的详细设计阶段打下良好的基础。1.2 读者对象1、 用户2、 需求分析人员3、 软件设计人员4、 软件测试人员1.3 术语定义序号术语 / 缩写定义1TGPMS三峡工程管理系统2集团公司中国长江三峡集团公司3招标公司三峡国际招标有限责任公司1.4 参考资料资料名称出版单位(作者)三峡集团招投标管理系统调研报告唐骏、张进2. 任务概述2.1 目标集团公司招投标管理系统开发和建设的目的在于:将招投标过程中的各个角色,如供应商、招标机构、评标专家、政府监督机构等连接起来,投标人经过电子商务门户传递投标数据,评标、开标均采用信息化管理手段。以招投标业务管理为核心,围绕招标项目进行一系列流程化的管理工作,保证招标项目的完整有序高效进行的总体目标。本系统将采取”总体策划、分步实施”的策略,分阶段、分业务进行建设。第一阶段以招标公司业务需求为核心,以招标公司招标项目为试点对象,一期完成招投标项目管理的基本功能,实现并优化招标公司原招标系统已实现的所有功能;二期搭建三峡集团公司招标信息门户网站,基本实现电子商务平台建设;三期提供招标管理与TGPMS系统集成;四期实现本系统对招标业务的支持与决策功能。(一)经过系统的建设,建立起统一的、能满足业务不同部门、不同管理层次业务处理、业务催办、业务审核的协同工作平台,减少手工工作量,提高工作效率。(二)建立一套完整、科学、规范的招标项目管理责任体系、招标项目管理流程,以及与招标项目管理相应的组织体系、制度体系。(三)经过系统对业务环节数据记录及里程碑设置实现对招标计划、招标项目执行情况的有效跟踪和实时的动态监控。(四)初步实现招标公司招标业务管理全部业务流程的信息化处理。在招标公司范围内基本实现招标计划、招标项目立项、招标项目执行、执行监控、分析、考核等管理全流程信息化。2.2 实现功能和要求根据对招标公司业务管理现状的分析,考虑到集团公司相关管理部门的要求和实际业务情况,以及三峡集团招投标管理系统要达到的目标,三峡集团招投标管理系统必须建成一个统一的工作平台,在一个高度集成的系统环境中实现主要功能如图所示:系统总体要求: 按集团公司招标管理办法有关规定,规范招标工作流程; 提供各业务环节里程碑,对招投标业务工作的指导和督促功能; 招投标文档管理,提供规范和便捷的资料存档和查阅功能; 标准文件自动生成,为业务工作提供技术支持; 符合TGPMS系统标准的基础数据规范,配套的标准化接口实现与TGPMS系统、NC系统、OA系统间数据交互。2.3 系统用户及特点招投标管理系统的用户包括:集团公司计划发展部、三峡国际招标有限责任公司以及各执行招标业务的单位或部门。其中:集团公司计划发展部负责招投标业务相关规则和办法的制定以及年度招标业务制定,对招标业务环节相关数据或文档进行审核,并对招标计划完成整体情况进行控制和追踪。招标公司及负责执行招标项目具体业务流程,编制相关招标项目文档并提交集团公司领导审批,招标结束后对招标相关文档进行归档。2.4 假设与约定本系统拟于 12月完成开发工作,12月底提出总结报告并进行项目验收。3. 性能需求3.1 可靠性要求本系统为三峡集团公司内部信息系统,系统使用者为集团公司内部员工,系统数据中包括例如招投标报价等较为敏感的数据,属于保密信息,因此系统对安全性要求较高。3.2 稳定性要求本系统作为集团公司招标管理系统,需要7*24小时不间断服务,系统用户操作频率约为5次/天,如果出现部分数据丢失,影响业务流程,导致整个系统失效或者崩溃。3.3 可用性要求本系统客户的业务功能庞杂,操作页面的目标为尽量在一个页面容纳更多功能,经过菜单、页面导航条、链接按钮、超链接等形式的设置,方便用户导航。系统需提供在线帮助文档,指导系统用户操作。4. 功能需求4.1 基础设置管理4.1.1 系统角色及功能权限设置设置系统角色及其管理的功能权限。以列表的形式显示系统所有的用户角色,并提供添加、删除、修改角色权限的功能。系统引用人员时,可选择按照组织机构或人员角色进行树形菜单显示。系统角色及权限信息表序号角色名称功能权限备注1招标公司领导查询所有业务信息,统计分析报表,项目审批。系统业务最高权限2系统管理员系统基础功能配置,角色权限维护一般为技术部人员3集团项目部经理查询本部门项目相关业务,审核处理招标业务过程信息,查询本部门当前工作内容。总公司相关项目4集团项目业务人员执行招标业务过程中的具体功能操作总公司相关项目5市场项目部经理查询本部门项目相关业务,审核处理招标业务过程信息,查询本部门当前工作内容。市场一部/市场二部6市场项目业务人员执行招标业务过程中的具体功能操作市场一部/市场二部7财务部经理查询公司往来帐务相关信息,审批财务相关流程8财务部出纳处理招标业务相关往来帐务9财务部统计招标业务相关财务报表统计信息10综合部经理负责招标归档,委托合同管理 12质检部业务人员跟踪查询招标项目进展情况,查询所有部门待处理工作质检部门领导具有同样的权限。13委托合同管理人员登记项目法人委托代理合同信息14专家库管理员负责专家信息登记,维护工作可由综合部业务人员兼职15投标单位管理员负责供应商信息库登记维护工作系统管理人员:系统管理员具有系统最高权限,有删除、修改、干预流程、后台管理等权限,可是操作需要保留操作日志;权限后台管理具有添加、修改、删除、附件上传、附件下载、附件浏览、附件修改、导入导出等的设置;公司领导:总经理、副总经理、总经理助理、正/副总师可操作本人参与项目的所有信息,能够查看公司所有项目信息和统计信息;业务部门负责人:业务部门负责人能够操作和查看本部门所有项目信息和本部门所有统计信息,并每月审核、生成 部门项目进展月度统计报表;业务人员:业务部门人员只可操作本人负责的项目和自己参与项目中的参与工作内容;业务人员能够设置操作中由谁来参与,默认是自己;业务人员能够查看自己负责的统计信息;总经理工作部:部门指定专人对专家库管理进行操作(包括添加、修改、删除、导入导出),专家抽取暂时由业务人员操作;质量管理人员能够查看公司所有项目的信息;部门指定专人进行代理合同信息的录入等;档案管理人员能够查看公司项目的归档情况;供货商及专家等网上信息审批;部门正、副主任可查看公司项目统计信息;财务部:财务人员有查看公司财务相关内容的权限,包括标书款、收退保证金、统计信息等;其它:项目结束,项目中的所有数据将不得操作,只有当管理员授权后方可进行;系统中离职人员不能够登录招投标系统,也不能够出现在公司所有流程操作和领导桌面中;操作日志能够按照时间、操作人员姓名及招标编号查询。4.1.2 招标项目设置系统中针对不同的招标业务类别,支持建立多层次的业务类别分类目录。建立业务类别分类目录,是企业信息化的基础性工作,是采购业务规范化的源头和基础。业务类别分类的划分需要兼顾工作的方便性和业务的规范性进行设置。服务对象:集团内(默认)、集团外;采购区域:国内招标(默认)、国际招标;业务类别:水电、风电、抽水蓄能、太阳能、核电、其它;工程名称:三峡工程(TGP)、溪洛渡工程(XLD)、向家坝工程(XJB)、白鹤滩工程 (BHT)、乌东德工程 (WDD)、其它(金沙江筹建处(JSJ)、长江电力)。(根据TGPMS中工程分类进行设置);项目类别:建安类(JA)、机电类(JD)、金结类(JJ)、物资类 (WZ)、服务类 (FW)、施工设备类、其它(QT)。(可设置二级分类);采购方式:公开招标、邀请招标、询价采购(补充协议(公开招标)、补充协议(邀请招标)、直接委托(单一货源采购)、直接委托(关联交易)、直接委托(抢险、保密)、直接委托(其它)、竞争性谈判、其它;项目规模:重大项目、一般项目、小型项目。(根据项目类别、立项金额自动生成,业务人员能够调整,只能向上调);合同方式:单价合同、总价合同;其中业务类别、工程名称、项目类别之间存在层次关系。在选择项目类别是应经过业务类别-工程名称-项目类别的级联方式。4.1.3 组织机构设置系统提供集团公以及招标公司各职能部门、人员信息维护功能。4.2 招标业务管理4.2.1 招标计划管理集团公司招标项目以年度计划为主,经过excel文件导入的方式进行数据录入,也可由业务人员自行添加编辑。市场项目能够是年度计划,也能够是月度计划,需要业务人员自行添加。招标计划信息包括:计划年度、录入人、项目类别、业务类别、招标项目名称、业主单位、业主责任部门、招标方式、实施部门、项目立项规模、预计代理费、资金渠道、说明。招标计划(1)计划年度(2)录入人(3)项目类别(4)业务类别(5)招标名称(6)业主单位(7)责任部门(8)预计招标开始时间(9)招标方式(10)预计招标结束时间(11)实施部门(12)项目立项规模(万元)(13)预计代理费(万元)(14)资金渠道(15)说明字段说明如下:(1)计划年度:默认值,当前年份;(2)录入人:默认值,当前登录用户;(3)项目类别:建安类(JA)、机电类(JD)、金结类(JJ)、物资类 (WZ)、服务类 (FW)、施工设备类(SB)、其它(QT)。(可根据情况设置二级分类);(4)业务类别:必填项,选择列表,包括:水电、风电、抽水蓄能、太阳能、核电、其它;(5)招标项目名称:必填项,经过导入数据获取,可修改;(6)业主单位:选择列表,和业主信息库关联;(7)业主责任部门:选择列表,和业主信息库关联;(9)招标方式:总经理工作部根据集团相关规定提供统一采购方式分类;(11)实施部门:选择列表,包括:招标办各部门、招标公司各部门名称;(12)项目立项规模(万元):手工输入;(13)预计代理费:代理费的测算根据招标项目和招标规模按照国家费率标准计算,并提供幅度调整的功能;(14)资金渠道:导入数据,用户可从下拉列表中选取进行编辑。4.2.2 招标项目管理提供招标项目的初始化建档功能,招标项目建档的完整流程包括基本信息录入、项目需求评审、项目策划信息填写三个环节,系统利用向导式的操作界面进行招标项目的初始化工作。项目建档流程图:4.2.2.1 招标项目基本信息招标项目首选项为从招标计划表中选择,先看项目是否在年度计划范围内,如是,就在年度项目计划中选择,并从项目计划表中导入相关项目基础信息数据,业务人员能对相关数据进行修改。计划表中没有的项目则需业务人员入。1、 由集团或二级公司立项;2、 招标公司项目建档(部分项目数据从立项表中获取),市场项目则无立项。项目立项表招标项目名称:相关的年度计划:(可对应多个计划项目)项目类别业务类别业主单位责任部门招标机构招标方式项目立项规模(万元)招标规模资金来源资金渠道招标编号招标实施部门项目经办人部门经理主管领导招标文件编制单位(商务)招标文件编制单位(技术)委托协议时间技术商务资料提供时间监督单位项目批复文件预计代理费(万元)项目预估成本(万元)付费方式备注表中字段说明如下:对应招标计划:能够是一个,也可是多个,从计划表中选择。如果是计划外项目,则选择无;招标项目名称:名称编制规则为”工程名称”+”项目名称”;项目类别:集团内项目、集团外项目;业务类别:水电、风电、抽水蓄能、太阳能、核电、其它。采用树形选择方式,排序为:业务类别工程名称项目类别;责任部门:指直接负责采购的部门,如各建设部的二级部门,二级公司的各个项目部;集团内项目根据组织机构设置选择或输入,集团外项目直接输入;招标方式:总经理工作部根据集团相关规定提供统一采购方式分类;招标规模:重大项目、一般项目、小型项目;招标实施部门:招标公司负责组织招标的业务部门,根据招标公司组织机构设置选择,开始默认为建档人所在的部门,但可修改(人员有时调整或临时借用);预计代理费(万元):预计代理费的计算见招标计划中的预计代理费,招标项目中的预计代理费需要注意的是合并后的项目的预计代理费的计算。代理费的取费标准是否根据项目的立项规模有关;上述表格中,项目类别、业务类别、招标名称、业主单位,项目经办人与招标计划中的录入人对应,实施部门应细化到各部门,和招标计划中的实施部门不同,招标计划中的实施部门只到招标公司。4.2.2.2 招标项目需求评审业务人员填写需求评审记录表,并根据系统定义的评审流程提交相关领导。根据项目类别分为集团内和市场项目需求评审,表结构形式如下:集团内项目需求评审记录窗体顶端信息来源 顾客需求项目概况招标内容本次招标方式(根据项目建档中的项目类别直接由系统确定,不用再填)投标人资格条件要求项目进度总体要求资格预审是 否我方主要工作内容项目评审阶段 投标商资格预审阶段 招标文件编制阶段招标文件发售、澄清阶段评标大纲编制阶段开标准备阶段开标阶段评标阶段中标通知阶段评审结论 参加评审人员:上述表格中需求评审系统采取联动的方式根据是否设置资格预审环节来显示相关招标工作内容可选项。评审意见和评审结论采取单选方式。市场项目需求评审记录信息来源 顾客需求项目概况及招标内容本次招标方式(根据项目建档中的项目类别直接由系统确定,不用再填)投标人资格条件要求项目进度总体要求我方主要工作内容项目评审阶段 投标商资格预审阶段 招标文件编制阶段招标文件发售、澄清阶段评标大纲编制阶段开标准备阶段开标阶段评标阶段中标通知阶段(按照选定的招标方式出现相应工作内容,系统默认为选择全部环节,业务人员可根据具体情况进行勾选调整)评审意见 单选评审结论: 参加评审人员:4.2.2.3 招标项目策划如果在需求评审环节评审结论为签订合同时,进入项目策划环节,项目策划书根据需求评审中我方主要工作选定的内容自动生成相关环节,时间设置采用选择方式,并根据招标环节先后顺序对时间进行判定。业务人员填写项目策划书相关信息,根据项目类别,系统自动选择项目策划书模板,分为集团内项目策划书和市场项目策划书。项目策划书信息表结构如下:集团内项目策划书一、工程项目概况项目概况(系统直接从项目需求评审记录中导入)招标内容填写栏本次招标方式(根据项目建档中的项目类别直接由系统确定,不用再填)潜在投标人情况投标人资格条件要求(系统直接从项目需求评审记录中导入)项目进度总体要求(系统直接从项目需求评审记录中导入)其它二、项目特点、难点分析三、项目实施计划招标文件模板(如已录入标准化文件,则选择模板)总体时间计划安排(如没有确定,则为预估)编制资格预审文件组织资格预审编制招标文件发布招标公告开标组织评标编制评标报告(当前暂定只出现上述环节,根据需求评审中”我方主要工作”选定的内容自动生成相关环节,时间设置有基本限制,)人员计划资金计划预计成本元其它资源市场项目策划书一、工程项目概况项目概况及招标内容(系统直接从项目需求评审记录中导入)本次招标方式(根据项目建档中的项目类别直接由系统确定,不用再填)潜在投标人情况投标人资格条件要求(系统直接从项目需求评审记录中导入)项目进度总体要求(系统直接从项目需求评审记录中导入)其它二、项目特点、难点分析三、项目实施计划招标文件模板1、如已录入标准化文件,则选择模板2、如没有标准化文件,则填写类似项目招标文件名称总体时间计划安排(如没有确定,则为预估)编制资格预审文件组织资格预审编制招标文件发布招标公告开标组织评标人员计划资金计划预计成本元其它资源收入测算预计收入元附表:项目风险评估业务人员填写策划书提交分管领导审批,审批经过后系统根据需求评审记录文档中主要工作内容以及策划书中的时间、人员安排信息形成一份招标进程表,招标进程按照需求评审的设置进行操作,关键时间节点按照策划书中设置的时间,其它时间按照相关招标规定计算得出,业务人员可对其进一步修改。另外,系统自动生成一张招标项目信息总表,包括项目基本信息和需求分析报告。招标项目信息总表结构如下:招标项目名称:相关的年度项目计划:项目类别业务类别业主单位责任部门招标机构招标方式项目立项规模(万元)招标规模资金来源资金渠道招标编号招标实施部门项目经办人部门经理主管领导招标文件编制单位(商务)招标文件编制单位(技术)委托协议时间技术商务资料提供时间监督单位项目批复文件预计代理费(万元)项目预估成本(万元)付费方式项目评审结论参加评审人员招标文件模板备注对于已经建档的每个项目,提供检索功能。业务人员能够查看、下载相关文档,也可对相应环节数据信息进行编辑。招标项目基本信息表项目需求评审记录项目策划书项目招标进行表总表4.2.3 招标进程管理对单个招标项目的招标进程管理,项目建档后开始进行标段划分、标书编制、售标、标书澄清修改、开标、评标等招标项目全过程的业务管理。4.2.3.1 招标进程设置系统支持公开招标、邀请招标、询价采购、其它招标方式。各招标方式流程图如下:流程图公开招标公开招标流程图 流程图邀请招标和询价招标邀请招标与询价采购流程图流程图其它采购方式其中在招标进程中部分环节需要对相关文档进行流转审批(其中审核经过需归档的文件说明见4.1.3.21),业务审批流程如下表:业务环节审核流程审核经过后归档文件项目需求评审拟制人登记-部门负责人-审核项目分管领导审核项目需求评审表投标人资质和评标因素报审拟制人登记-部门负责人审核 招标文件公司内部报审拟制人登记-部门负责人审核-项目分管领导审核领导签字页扫描件及招标文件电子文档招标公告公司内部报审 拟制人登记-部门负责人审核-项目分管领导审核招标公告招标澄清和补遗文件公司内部报审拟制人登记-部门负责人审核-项目分管领导审核招标澄清和补遗文件项目信息录入审核系统自动校验,招标进程里程碑节点开标前所需归档的所有文档评标大纲公司内部报审拟制人登记-部门负责人审核-项目分管领导审核领导签字页扫描件及评标大纲电子文档评标报告及附件公司内部报审拟制人登记-部门负责人审核-项目分管领导审核-总经理审核领导签字页扫描件及评标附件电子文档中标结果及相关附件公司内部报审拟制人登记-部门负责人审核-项目分管领导审核-总经理审核决标表、中标通知书、感谢信项目信息录入审核系统自动校验,招标进程里程碑节点中标通知书之前 开标阶段和评标阶段的所有文档项目结束信息录入审核系统自动校验,招标进程里程碑节点项目进程中所有文档进程安排从策划书中流转得到,业务人员根据项目建档策划环节生成的招标进程表,填写本项目的进程具体安排,关键业务节点时间安排不能编辑,其它相应节点时间根据规则计算得出。1)对于某些功能环节,本项目中可能不包含该步骤,业务人员能够进行修改编辑,如标记为某项目环节不适用。2)业务人员能够自己增加某个环节。 预计完成时间业务能够由业务人员根据进展进行调整,系统记录时间调整的历史。对于已经完成的工作,不允许调整预计完成时间。3)在项目执行的各个不同阶段,要求业务人员填写相应的工作记录,点击每项工作内容后显示对应环节的详细信息。信息内容如下表:序号1.1工作内容资格预审编制报审经办人部门负责人项目主管领导实际完成日期备注相关附件4.2.3.2 标段设置系统提供对当前招标批次标段进行划分,进行添加、修改、删除、设定各标段供应商、设定标书售价操作。业务人员为招标项目创立标段,标段信息包括:标段编号、标段名称、标书售价、邮费、投标保证金、投标有效期、备注。一个招标项目对应一个或多个标段。4.2.3.3 投标商资格预审对于公开招标项目或潜在投标人过多时,招标业务负责人能够启动资格预审流程,经过资格预审,有效选择潜在优秀供应商。投标单位资格预审流程如图所示: 4.2.3.3.1 资格预审文件编制与内审系统提供用户编制资格预审文件以及文件提交报审的功能。业务人员经过系统模板编制资格预审文件,也可经过上传本地已完成的资格预审文件。资格预审文件的主要内容有:1)工程项目简介, 2)对投标人的要求,3)各种附表。资格预审文件须报项目经理及公司领导审核。4.2.3.3.2 资格预审公告编制与报审业务人员经过系统资格预审公告模板生成本项目资格预审公告,并提交内部审批流程,审批结束后,项目部门可查看审批的结果,并由综合部门负责联系发布到其它单位。业务人员负责登记资格预审公告发布的内容,点击保存后,资格预审公告内容自动发布到电子商务平台相应栏目中。资格预审公告的内容应包括:工程项目名称、资金来源、工程规模、工程量、工程分包情况、投标人的合格条件、购买资格预审文件日期、地点和价格,递交资格预审投标文件的日期、时间和地点。4.2.3.3.3 资格预审文件发售投标人根据资格预审公告的要求购买资格预审文件,系统中由业务人员登记资格预审文件发售情况。资格预审文件发售一般的工作流程是: a) 投标人网站申请购买资格预审文件:投标人能够在资格预审公告页面申请购买资格预审文件,提交时提示登录或注册,再进入会员管理中心进行进一步操作,资格预审文件款支付完成后资格预审文件发售中自动增加该投标人购买信息,支付确认成功后方可下载资格预审文件电子版。投标单位购买资格预审文件时,需要填写,主要登记单位名称,联系人信息。b) 业务部门根据投标单位汇总生成c) 业务部门在基础上标记申请开立发票的项目,形成d) 经过部门经理-财务经理审核后,财务部门出纳人员负责按填写实际开立发票信息。e) 开立发票结果形成4.2.3.3.4 资格预审大纲编制与报审资格预审前需制定资格预审大纲,由业务人员根据项目情况编制资格预审大纲,并提交领导审批。4.2.3.3.5 评审专家抽取在招标项目的实际运行中,专家选取规则是保证项目公平、公正、公开的重要因素,本专家管理系统可在项目中灵活调用,极大的提高了项目评标中的工作效率。专家抽取方式分为手工抽取及随机抽取两种。l 手工抽取:完全由用户从符合条件的专家列表中直接进行选择。l 随机抽取:能够确定提取条件(行业类别,专家行业,专家个数,地域),生成随机抽取结果表.完成随机抽取。选择完成后,业务人员与专家联系,在系统中记录专家是否参与信息,系统自动将已经确定参加的专家信息计入本次专家抽取结果。如果专家人数不够项目要求的专家人数,能够再次进行选择,直到满足专家人数为止。多次抽取记录,每次抽取需要报批。4.2.3.3.6 投标单位资格预审根据资格预审大纲的规定,业务人员组织评审小组对申请资格预审的供应商进行资格预审,包括财务、技术方面的专门人员对资格预审文件进行完整性、有效性及正确性的资格预审。对每一个投标人统一打分,得出初步评审结果。4.2.3.3.7 资格预审报告审批 项目负责人将评审小组提交的初步评审结果提交审批流程。4.2.3.3.8 向投标人通知评审结果项目负责人将审批经过的资格预审结果向所有参加资格预审申请人公布。4.2.3.4 招标文件编制与报审招标文件是招标人向投标人提供的具体项目招投标工作的作业标准性文件。,主要为由术及商务文件两部分构成,业务人员经过本地编辑招标文件上传至系统,也可经过系统提供的招标文件模板自动生成项目招标文件。招标文件的审核流程有项目经理负责进行,标书文档进入自定义的审核流程,最终审核经过后生成正式的招标文件,业务人员可在系统中对招标文件进行归档操作。4.2.3.5 招标公告编制与审核招标文件正式生成以后,系统将生成招标公告,该内容将对外公布。业务人员编制招标公告后,系统生成网上的招标公告,供应商根据系统的授权规则,在受控的情况下查看公告信息。业务人员下载招标公告模板在本地编辑此次招标项目公告,并上传到系统,另外系统需记录招标公告发布时间,业务人员可在系统中对招标公告文件进行归档操作。说明:招标公告上传时需填写招标公告对应的要素表。要素表信息如下:招标公告要素表项目名称公告截至日期发售开始日期发售截止日期开标日期关键字正文多附件上传4.2.3.6 投标邀请书编制与报审对于邀请招标方式,一旦招标申请、招标文件经过审核以后,系统可向邀请对象发送通知。通知的形式能够是电子邮件或考虑支持网上发传真形式通知。业务人员经过系统中邀请书模板生成邀请函。业务人员打印邀请函并加盖公章后,经过传真形式向供应商发送投标邀请函。并对招标邀请函的生成及回复状态进行管理统计。供应商接收到邀请函后经过外网回复是否参加投标,业务人员登记回复信息。4.2.3.7 标书发售管理标书发售的工作流程如下:1) 投标人网站申请购买标书:投标人能够在招标公告页面申请购买标书,提交时提示登录或注册,再进入会员管理中心进行进一步操作,标书款支付完成后标书发售中自动增加该投标人购买信息,支付确认成功后方可下载标书文件电子版。投标单位购买标书时,需要填写,主要登记单位名称,联系人信息。2) 业务部门根据投标单位汇总生成3) 业务部门在基础上标记申请开立发票的项目,形成4) 经过部门经理-财务经理审核后,财务部门出纳人员负责按填写实际开立发票信息。5) 开立发票结果形成4.2.3.8 现场踏勘管理对于某些土建工程或者设计项目登记踏勘时间,参加投标单位,业主单位等信息。系统中本环节支持上传附件。如没有本环节,能够点击经过。4.2.3.9 项目澄清管理经过业务员汇总外网上供应商提交的澄清清单,也可直接在对外网上回复。供应商能够进行澄清请求的前提首先是有资格查阅标书,而且在规定的提问时间之前(截标时间十六天之前),能够在线向招标方提出澄清请求;针对投标商提出的问题,招标方能够集中回答澄清请求;招标方也能够根据情况主动发布变更、补充说明、补遗通知。在本系统中业务人员登记供应商提交的问题,并编写项目澄清文件,文件中需填写澄清主题、澄清内容、附件文档,记录发布时间、操作人信息,并发送消息给该标段下的所有受邀请的投标人。澄清、补遗通知需经过公司内部审批流程。说明:1)招标方能够上传已编写好的公共澄清文件,上传得澄清文件能够经过email发给所有标段的供应商;2)对于doc/xsl文件允许在线编辑文件,包括对已上传文件的更新、删除;3)符合条件的供应商经过外网下载澄清文件。 4.2.3.10 投标保证金收取业务人员录入每笔投标保证金收取情况,系统生成投标保证金收取一览表,并提醒供应商投标有效期到期,倒计时提醒(40天)如果是供应商参加投标,业务需要特殊处理保证金收退,不需要进行往来帐务登记。 如果支付方式为保函,则需设置退还记录,系统中记录实际退还方式及时间。保证金收取登记:1)当财务人员做记账标记,同时登记凭证号后,业务人员即不可修改相应信息。2)业务人员生成保证金一栏表,区分为两类,一类是所有不需要财务审核的,包括标记为业务处理,投标保函,未投标的。 第二类是需要财务审核记账的,包括除去上一种以外的其它所有支付方式,具体参考格式、。4.2.3.11 评标大纲编制并审批业务人员编写上传评标大纲与评标过程中的相关文档,经过通用流程实现内部审核功能。4.2.3.12 项目专家抽取在招标项目的实际运行中,专家选取规则是保证项目公平、公正、公开的重要因素,本专家管理系统可在项目中灵活调用,极大的提高了项目评标中的工作效率。专家抽取方式分为手工抽取及随机抽取两种。l 手工抽取:完全由用户从符合条件的专家列表中直接进行选择。l 随机抽取:能够确定提取条件(行业类别,专家行业,专家个数,地域),生成随机抽取结果表.完成随机抽取。选择完成后,业务人员与专家联系,在系统中记录专家是否参与信息,系统自动将已经确定参加的专家信息计入本次专家抽取结果。如果专家人数不够项目要求的专家人数,能够再次进行选择,直到满足专家人数为止。多次抽取记录,每次抽取的结果需要报批。4.2.3.13 项目开标记录管理系统经过对开标业务相关文档归档管理,记录项目开标信息,系统管理不涉及到具体的业务流程管理。系统中提供开标邀请函模板维护功能(集团领导、监察部门、业主单位等)、自动生成主持人讲稿、新闻通稿、公证和专家邀请函等。开标结果必须上传到系统中,经过内部签报后报集团公司领导。根据归档要求,开标环节结束后需要上传投标单位签到表扫描件及开标一览表。4.2.3.14 项目评标管理项目负责人根据评标大纲及抽取的专家组织对各投标人提交的投标文件的评审工作。评标委员会按照招标文件中规定的评标标准和方法进行评标工作,从投标人种评选出最符合招标文件各项要求的投标者,最大限度地实现招标人的利益。说明:1)组织评标:系统提供评标澄清(模板)、打分表、打分计算、会议费发放表(模板)、评审意见表(模板)、意见反馈表(模板)、项目实施情况反馈表(模板)。 2)评标结束后业务人员进行专家工作评价。3)评标报告报批,支持跨部门网上审批。