杭州电子招投标系统说明书.doc

杭州电子招投标系统说明书482020年4月19日文档仅供参考目 录第1章 概述11.1 系统介绍11.2 软件运行要求2第2章 招标工具32.1 MSDE软件安装步骤32.2 ”招标工具”软件概述52.3 招标工具的应用52.4电子招标文件检查152.5打印与生成招标文件162.6注意事项182.7常见应用问题19第3章 投标工具213.1 投标文件的编制213.2 标书检查283.3 生成加密标书303.4报表输出313.5 常见应用问题34第1章 概 述1.1 系统介绍随着杭州市城市建设的发展,建筑工程规模的逐步扩大,招投标管理工作的重要性与日俱增。招投标管理工作的目的是为了在建设工程招投标过程中把握住”公开、公平、公正”的原则,而当前的招投标工作,基本采用完全的人工操作方式,特别是在商务标的评标工作中,需要耗费评标专家大量的时间、精力在商务标数据的处理分析判别工作上,而最终的评审结果往往也不是很全面细致。要真正达到招投标的预期目标,只有采用电子化信息处理的方法,将大量的数据处理工作先交由计算机进行分析处理,而评审专家只需要根据分析结果作出专业的判断就能够了。杭州市建设工程电子招投标系统在此需求背景下应运而生。对于预计可实现的目标,着重强调了如下三点:1)、设计坚持易操作性,充分利用计算机管理的优势,提高招投标管理的效率。2)、数据坚持完整性,利用电子信息的海量性与多元性,加强招投标管理的力度。3)、完全符合杭州市招投标管理办法,保持并提升了招投标管理的优势。杭州市建设工程电子招投标系统,包括有四个工具:招标工具、投标工具、开标工具、评标工具。1.2 软件运行要求项目PC机备注硬 件 要 求CPUPIII 1G以上硬件和软件要求均为建议要求。内存256M以上硬盘20G以上显示器彩显,分辨率1024*768以上CD-ROM安装软件需要软件要求Win 、WinXP或更高版本;SQLServer 。第2章 招标工具2.1 MSDE软件安装步骤招标人(招标代理机构)使用招标工具的过程中,需要将工程项目存储在本地硬盘的服务器上,因此在安装招标工具之前需要安装(Microsoft SQL Server Desktop Engine(BILL )以下简称为MSDE,安装MSDE的详细步骤为: 打开MSDE程序的安装文件夹,运行程序,安装步骤如图2-1、2-2所示:点击下一步直至安装完成。图2-1图2-2注意:安装完成后,需要重新启动电脑,重启电脑后在电脑右下角自动生成服务器图标 ,图标内三角箭头为绿色时,代表服务器运行正常。能够进行招标工具的安装工作。在安装MSDE服务器的工程中如有问题请联系杭州电子招投标系统开发商!2.2 ”招标工具”软件概述招标工具是针对招标代理机构业务应用设计的编制招标文件的工具,主要配合代理机构完成招标文件的制作与发布,其主要作用是:(1)为招标方提供一个工程量清单的制作工具,帮助招标方快捷准确地编制一份清晰的工程量清单电子招标书。(2)采用统一的工程量清单电子文件格式,保证各投标单位的投标文件格式统一,使后期的电子评标应用得以实现,充分体现招投标的公平性原则。2.3 招标工具的应用1、应用流程利用招标工具编制工程量清单时,首先需要编辑项目概况、招标文件和评标参数,然后编制工程量清单,经过检查功能发现工程量清单编制过程中存在的问题,最后生成招标文件以及打印报表。具体应用流程如图2-3:图2-3 招标工具应用流程图2、软件概述(1)初始界面介绍双击桌面上招标工具图标,弹出初始界面,初始界面见下图2-4。初始界面中包含新建、打开、报表打印、生成标书等操作,新建、打开与WORD操作类似,报表打印主要是打印工程量清单相应报表,生成标书是把编制完成的工程量清单生成电子招标文件。图2-4 招标工具初始界面(2)导入数据 导入数据的目的在于,将在计价软件内编制完成的工程量清单数据后生成的XX工程.招标项目或XX工程.XML(含分部分项工程量清单、技术措施清单、重点清单、招标要求材料、暂列金额、总承包服务费)文件导入到招标工具内。 对于后缀为.招标项目的文件具体操作步骤为:运行招标系统后,点击【项目】菜单,点击【项目导入】按钮,选择文件的存储路径打开【XX工程.招标项目】,完成项目的导入工作。对于后缀为.XML的文件具体操作步骤为: 运行招标系统后,首先需要进行新建工程项目,其次点击【工具】菜单下【招标清单XML导入】按钮,在弹出的窗口内,浏览XX工程.XML文件的存储路径,完成项目的导入工作。(3)基本信息设置招标系统整体分【招标文件页面】和【工程量清单页面】,数据导入完成以后,首先需要设置项目的基本信息,在【招标文件页面】包括项目概况、招标文件、评标参数3个小页面,如下图所示:区项目概况页面:包含了项目的基本信息,包括工程项目的招标编号、项目名称、招标人、在相应位置直接填写即可。招标代理机构名称不需要进行填写,可经过注册激活码的方式自动获取代理机构名称。具体操作步骤如下图:点击菜单栏上的【帮助】按钮,点击【激活码】按钮,在弹出的窗口中,输入激活码,点击【注册】按钮,工具会提示注册公司名称成功,而且显示加密锁号以及单位名称。注:当招标工具程序卸载重新安装后,需要重新进行激活码的注册。如图2-5所示:图2-5区招标文件页面:能够根据招标人的需求存放和本工程项目相关的电子档文件,例如招标文件WORD版本,点击【添加文件】按钮找到文件的存储路径,打开文件即可添加完成。在水印码一列软件会自动生成相应的水印码如图2-6。(注:附件的水印码和报表页面产生的水印码是不相同的)图2-6区评标参数页面:设定评分参数是指设定此工程的商务标以及技术标的评分办法,如下图2-7所示。第一步:选择评标方法,系统默认显示为”经评审的最低投标价法”第二步:商务标设置(1)输入最高限价(注:输入限价的单位为元)(2)确定评审家数(按默认值设置)(3)确定评标基准价算法(按默认值设置)(4)设置主要清单及偏离率(5)设置施工组织措施费及规费、税金、工伤保险费费率 (注:整体规费费率必须设置)图2-7 评标参数设定第三步:技术标设置商务标评标设置完成后,进入技术标参数设置如图2-8(1)选择评审类型,系统默认显示为经过制(2)导入默认模板,分为简化板以及通用板,简化板含有12张表格、通用板含有16张表格(3)修改模板:如果遇到具体项目和标准模板有区别的情况,能够单独根据具体要求对模板进行修改(4)导出模板:能够导出当前模板,方便以后用于同类的工程项目中。图2-8 注意评标参数必须根据招标文件要求进行设置,设置的内容将直接影响最后的评标分值。(4)工程量清单编制设置对【招标文件页面】的3个页面信息设置完成后,点击左下角的工程量清单,切换到【工程量清单页面】,在此页面包含红色区域的多个页面,下面将进行详细介绍工程量清单编制说明页面:将招标人的清单编制说明显示到此页面,以便投标人查看,进行投标报价的参考。具体添加步骤为,将WORD文件内的文字部分,复制粘贴到此页面。分部分项页面:分部分项工程量清单的内容已经过第一步【数据导入】工作,从计价软件内将数据导入到招标工具内,故在此页面只需查看清单的内容,不用再次编辑。措施项目页面:措施项目清单的内容也已经过第一步【数据导入】工作,从计价软件内将数据导入到招标工具内,故在此页面只需查看措施清单的内容,不用再次编辑。图2-11 措施项目清单录入 注意技术措施项目清单必须要有三层结构,如上图2-11所示,技术措施混凝土、钢筋混凝土模板-清单项目。其它项目页面:其它项目清单的编制主要是对招标人部分暂列金额和投标人部分总承包服务费以及计日工相关数据的录入,这些数据也能够直接在计价软件内进行录入,在第一步【数据导入】工作时,数据能够直接导入到其它项目页面,同时也能够在此页面再次进行修改编辑,如下图2-12:图2-12 其它项目清单录入注意如上图所示在总承包服务费内有其它明细项目组成时,则能够经过添加子行的操作,进行新增明细项的编辑,同时项目的总价值需要招标人进行填写。招标材料要求页面:汇总显示招标人要求投标人对某些规定主材进行报价,同时若有品牌要求时,也能够在备注列体现。2.4 电子招标文件检查文件编辑完成之后,能够使用”检查”功能核查招标文件项目内容的编辑是否符合要求。具体检查内容如下:(1)清单单位不正确:检查是否存在清单单位为空或清单有双单位。(2)清单编号重复:检查是否有两条以上清单编号重复,检查补充清单是否按照08规范进行排序。(3)清单编码不符合要求检查:对于补充清单,应按照XB001起顺序编制,同一标段内不得重码(4)清单工程量为零:检查是否有清单工程量为零。(5)材料单位为空:检查是否存在招标材料的单位为空。(6)材料重复检查:检查是否存在2条或多条相同的招标材料(7)对清单分部层次检查:分部分项工程量清单只允许3级结构具体操作为:点击主界面”检查”按钮。弹出检查窗口如图2-14:图2-14 招标检查窗口在检查窗口的详细列表中,经过双击有问题的清单项目,可直接进入相应编辑窗口进行修改。注意如果清单项目中存在编码不正确或者工程量为零的情况,则不能生成加密的招标文件。2.5 打印与生成招标文件工程量清单编制完成后,检查经过的情况下就能够生成电子招标文件,使用软件提供的”生成招标文件”功能完成。生成的电子档招标文件的格式为XX工程(版本号:1).招标文件及XX工程(版本号:1).XML。注:(招标文件版本号随着生成招标文件的次数逐渐增加)点击”生成招标文件”按钮,弹出如下窗口图2-15:图2-15 生成招标文件窗口设置招标文件的密码,点击浏览按钮选择电子招标文件的保存路径, 如果需要对招标文件的发布日期和重要内容进行说明以方便投标单位查看,可在”发布说明”一栏中进行备注说明。招标文件编辑的最后一个步骤是打印报表,在主界面点击”报表”按钮,进入报表打印窗口,如图2-16:图2-16 报表打印窗口软件中列出了招标文件范本要求输出的所有报表,而且每张报表均有水印码显示,选择需要打印的报表,直接打印输出,如需浏览查看报表内容,选择”预览”即可。注意在选择打印报表之前,必须先在管理结构上选定需要打印的单位工程节点。2.6 注意事项1、上传招标文件的后缀分别是XX.招标文件和XX.XML非压缩包;2、技术措施及主材表进入招标系统设置非excel表格;3、招标文件WORD版以附件形式显示;4、报表全部有水印码显示;5、开标时携带(XX.招标文件)非XX.招标书;6、发清单答疑文件时上传文件为(XX版本号2.招标文件及XX版本号2 .XML)。2.7 常见应用问题1. 如何打开项目?在初始界面中使用打开的快捷按钮或者是使用下拉菜单中的打开功能,进入”打开项目”窗口如图2-17:图2-17在项目列表中选定项目,按”确定”按钮就能够了。3.如何编辑补充发布的招标文件(招标补疑)?如果招标文件需要重新补充编辑,首先使用菜单栏上的【打开】按钮,打开该项目文件,进入招标文件编辑界面进行补充编辑后,再次使用”生成招标文件”重新生成一份带有版本号注释的招标文件。注意补充发布的招标文件需要在”生成招标文件”的”发布说明”中加以注释。另外,”招标文件发布列表”中会如实记录补充招标文件的历史生成痕迹。5. 如何进行项目导入/导出?能够使用界面按钮 和 ,或者”项目”下拉菜单中的”项目导出”和”项目导入”功能,直接选择需要导入的项目或者确定需要导出的项目名称的保存位置,按照界面要求操作即可。能够使用这个功能完成项目的备份。第3章 投标工具3.1 投标文件的编制投标工具是针对投标单位业务应用而设计的编制投标文件的工具,主要配合投标单位完成投标书的制作与发布,其主要作用是:(1)能够帮助投标单位准确、清晰地理解招标要求,对应招标要求做出全面响应,应用智能识别技术,最大程度减少投标人在投标报价时的漏项、缺项,保证投标文件与招标文件的一致性,保护投标人的利益。(2)利用软件强大的编辑功能,节省手工编制标书过程核对清单量和编辑清单特征的时间与工作量。(3)经过电子化管理,减少投标单位的复核工作,提高投标单位的工作效率;使用电子化管理,减轻职能部门的管理负担。(4)解决了招标、投标文件在传递过程中的保密性、唯一性及不可篡改性等问题,充分体现了招投标过程中的公平性原则。投标人编制投标文件主要的工作内容是对应招标文件中的清单项目进行报价,使用计价软件完成组价工作,再经过投标工具核查,生成加密投标文件。下面以已经在计价软件中完成报价为例来进行说明。打开投标工具,新建一份投标文件,选定招标文件,选择组价文件(XML格式),点击”确定”,投标工具将自动把组价文件和招标文件进行匹配验证,如果组价文件符合招标文件要求,则导入组价文件的所有数据,如图3-1:图3-1 新建投标文件导入完毕后,能够经过项目概况编制、投标函编制、商务标编制、技术标编制、标书检查、打印报表等操作完成投标文件编制。1、项目概况编辑项目概况主要包含项目概况信息如:单位名称,单位地址,项目经理等内容如图3-2:图3-2 投标项目概况其中,”项目概况”显示项目的总体信息情况,招标人信息从招标文件中直接导入进来,投标人只需要填写投标人信息内容,如单位地址、法定代表人、项目负责人等,投标单位也能够在计价中填写相应信息,直接导入至投标工具中;其中投标单位的名称不需要进行填写,可经过注册激活码的方式自动获取投标单位名称。具体操作步骤如下图:点击菜单栏上的【帮助】按钮,点击【激活码】按钮,在弹出的窗口中,输入激活码,点击【注册】按钮,工具会提示注册公司名称成功,而且显示加密锁号以及单位名称。注:当投标工具程序卸载重新安装后,需要重新进行激活码的注册。图3-3”评标办法”显示在招标文件及招标工具中设置的本工程的评分方法,投标人只有查阅的权限,不能对评标方法进行修改;”投标附件”是投标人提交的其它说明性内容,例如:无造价工程师说明等,分为商务标附件和技术标附件如图3-4:图3-4上图3-4中左边下方窗口是投标文件的造价汇总数据显示区域,分别开列了总造价、分部分项清单、措施项目清单、其它项目清单的汇总数据。在投标文件编制完成之后,投标人能够很直观的了解到整份投标文件的报价情况。2、投标函编制投标函部分包括法定代表人资格证明书、投标文件签署授权委托书、开标委托书、投标函、投标承诺书投标保证金银行担保六个部分,投标人需要根据实际情况分别对这些内容进行填写,如图3-5。图3-53、商务标编制商务标部分的编制是整份投标文件编辑的主要内容在此页面包括:招标编制说明、工程量清单报价说明、分部分项工程量清单报价,措施项目清单报价,其它项目清单报价,要求提供单价材料报价,规费、税金报价等内容如图3-6。图3-6招标编制说明是从电子招标文件中直接读取数据,工程量清单编制说明则需要投标人进行填写。而剩下的其它几个页面的数据都已经在预算软件内,完成了报价。在投标工具内只能浏览查看不能进行编辑修改。如果需要对报价进行调整的,则需要返回到预算软件内进行调整后再次导入到投标工具中。4、技术标编制技术标部分的编制,当前根据招标文件示范文本分别分为技术标简化版和技术标通用版(或技术标非简化版)在进入编制界面后,左边根据选择的技术标模板显示相应节点,投标人只需要在左边选择相应节点,在右边区域经过导入文档功能按钮,导入符合相应节点的内容即可。如图3-7,左边是技术标的相应节点。右边是相应节点下的内容图3-7注意由于技术标要转化成PDF格式输出,建议投标人使用OFFICE 本,或者OFFICE ,使用其它版本的OFFICE软件时候,请投标人务必要提前检查。3.2 标书检查”标书检查”功能,检查投标文件是否存在零报价、是否响应招标材料要求、组织措施费是否低于规定的下限等:零报价检查:检查投标文件中是否存在零报价清单项目;负报价检查:检查投标文件中的清单是否存在负报价清单项目;组织措施项目检查:检查组织措施费是否低于招标文件规定的下限值;规费、税金费率检查:检查投标文件中的规费、税金的费率是否在规定的范围内;总承包服务费检查:检查投标文件中总承包服务费是否按照招标文件要求进行报价;招标要求材料检查:检查是否响应招标要求对材料进行报价的。检查结果如图3-8:图3-8 投标检查报告根据检查的结果,进行错误修正。该功能能够帮助投标单位准确、清晰地理解招标要求,对应招标要求做出正确回应,同时能够最大程度地减少投标人在投标报价时的漏项、缺项,保护了投标人的利益,也最大程度地保证了投标文件的一致性。3.3 生成加密标书生成电子加密标书即把投标工具中投标数据转化成电子档的投标文件,刻录成投标光盘进行投标。点界面按钮,软件会引导完成标书的加密过程。完成的加密标书,是一个独立格式的文件,刻录在光盘上连同投标文件一同封装。投标人须将密码写在光盘封面上,以便开标时使用。生成加密标书后,工程项目将会自动锁定,同时生成相应的水印码,水印码将在投标报表中体现。商务标和技术标分别用不同水印码体现,如果投标人发现投标文件有错误需要修改,则需要经过软件的恢复编辑功能,重新恢复软件能够再次编辑如图3-9,重新恢复时软件能够设定单独对商务标和技术标进行恢复。图3-9注意恢复编辑后,再次生成加密标书时,水印码将会发生变化,投标人报表需要重新打印。3.4报表输出软件提供标准的报表格式,可直接打印出符合投标要求的报表,窗口如图3-10所示:图3-10 打印窗口报表分商务标报表、技术标报表和投标附件报表三类,进入报表打印页面,默认的是商务标报表打印界面如上图3-10,根据选择的节点不同,打印符合不同要求的报表。商务标报表打印完成后,选择技术标报表打印,如图3-11:图3-11如果在投标附件中,投标人还有相关的资料,也能够在投标附件报表打印中打印完成。左边区域选择要打印的清单节点,右边选择需要打印的报表,按打印即可。如果需要打印整套报表,使用”套表打印”功能能够将需要的报表完整打印出来。3.5 常见应用问题1. 招标人发答疑文件后,如何操作? 当招标人有答疑文件发出,仅对工程量清单进行修改,而此时投标人已经完成了技术标的编制工作,那我们只需要进行组件文件更新工作,就不需要再次编辑技术标部分,具体操作步骤为,点击”投标”下拉菜单中的”组价文件更新”按钮,进入组价文件更新窗口,如图3-12:图3-12选择需要更新的投标存档文件,选择重新生成的组价文件,按”开始更新”按钮,即进入更新过程,界面会滚动显示正在更新的内容,更新完成,会出现提示如图3-13:图3-13在内容最后一行看到了”更新招标文件完成”字样,则说明招标文件更新成功了,按”完成”按钮关闭窗口即可。2. 如何进行文件备份?投标文件是一个独立保存在软件之外的文件,如果需要进行文件备份,则使用投标工具界面按钮,进入”另存为”窗口,选择备份位置进行保存即可。保存文件的后缀名为XXX.投标存档。3. 如何确保计算结果准确?投标工具不是一个专业计算报价工具,可是软件提供了相应的重新计算功能,在数据编辑之后,为确保结果准确性,可使用费用汇总表界面的功能,将数据重新计算。