MM公司非招标采购管理办法.doc

MM公司非招标采购管理办法

目 次
第一章 总 则
第二章 组织机构和职责
第三章 非招标采购方式
第一节 供应商的资格要求
第二节 非招标采购方式
第四章 采购程序
第一节 竞争性谈判
第二节 询价采购
第三节 单一来源采购
第五章 成交结果的认定和执行
第六章 零星采购
第七章 招标及非招标采购管理
第八章 组织纪律
第九章 附则

MM公司非招标采购管理办法

第一章 总 则
第1条 为规范MM公司（以下简称“公司”）非招标采购行为，保障公司的合法权益，提高效益，确保质量，切实提高非招标采购工作的公开性和透明度，根据国家有关法律、法规、规章，结合公司实际，制定本办法.
第2条 公司非招标采购活动必须遵守国家有关法律、法规、规章以及公司有关规定，遵循“公开、公平、公正"和“集中、规范、高效、诚实信用”的原则。
第 3 条 本办法适用于总公司和公司下属各子公司（以下简称各单位）的所有非招标采购行为.
第4条 本办法所称非招标采购行为，是指以公开招标和邀请招标之外的方式取得货物、工程、服务所采用的具体办法,包括竞争性谈判、询价采购和单一来源采购，以及零星采购。
第5条 以下两种情况，适宜非招标采购方式:
（1）、符合本办法招标条件，但招标后提交投标文件的投标人少于三个或者经评审后有效投标人少于三个，导致招标失败的;
(2）、符合本办法招标条件，但特殊情况不适宜进行公开招标或邀请招标的。
第6条 下述范围的货物、工程和服务适用非招标采购方式：
(1）、工程建设项目单项合同估算价在50万元（含)人民币以上的地质探矿工程、技术更新改造工程、改扩建工程、环境治理项目.
（2)、工程建设项目相关的设备、材料等货物单项合同估算价在20万元（含）以上的；
(3)、勘察、设计、监理、服务的单项合同估算价在10万元（含）人民币以上的;
（4）、单套（件)价值在5万元(含）人民币以上设备采购。
（5）、正常生产经营中价值在5万元（含)人民币以上的单项大宗物资、材料及办公用品。
第7条 本办法所指的供应商，包括物资供应商、工程承包商和服务商。
第8条 采用非招标采购方式实施采购活动，应当遵循“主体合格、程序规范、有效竞争和客观评审"的宗旨.
第 9 条 非招标采购工作应具备下列条件才能开展:
（1）、项目须履行审批手续的,已经审批；
（2）、有相应的资金或资金来源已经落实;
（3)、能够提出采购所需的技术、商务要求;
（4)、法律法规规定的其他条件已经具备。

第二章 组织机构和职责
第10条 公司招标领导小组是非招标采购工作的领导和最高决策机构，主要职责是：
（1）、审议和批准有关非招标采购的规章制度;
（2）、审议和批准重要非招标采购项目的实施方案；
(3）、研究决定公司非招标采购工作的重大事项。
公司营销部负责日常工作，落实招标领导小组的各项决议和决定,对招标领导小组负责。
第11条 公司营销部在非招标采购工作的具体职责是:
（1）、依据国家法律、法规、规章及公司有关规定，组织制定和完善公司有关非招标采购管理规章制度,规范非招标采购管理程序；
（2）、组织实施公司非招标采购活动并开展具体工作;
(3）、指导公司各单位非招标采购工作落实和归档。
第12条各单位按需提出采购申请计划,负责初步技术把关，并汇总上报总公司生产技术部。
第13条 生产技术部从技术要求，时间周期等把关，并根据生产缓急等情况，对适宜非招标方式，竞争性谈判、询价、单一来源采购等提出审批建议。符合本办法规定达到非招标限额标准以上的经招标领导小组审批后,向营销部抄送非招标项目批准单。营销部依据非招标项目批准书，启动非招采购程序。
随项目批准单生产技术部应协助提供项目概况、采购需求、资格要求、技术规范、完成期限（交货期)、概预算金额、潜在供应商名单等。
第14条 证券法律部门对非招标活动全过程提供法律保障，提出相关的法律意见和建议。
第15条 审计部门或财务部门对非招标活动全过程实施监督，受理非招标过程中的投诉举报，对非招标工作中的违纪违规问题提出纠正和处理意见。
第三章 非招标方式内容
第一节 供应商的资格要求
第16条 被邀请参加非招标采购活动的供应商应当具备但不限于下列条件:
（1）、具有独立承担民事责任能力;
（2）、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
（3）、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
（4）、参加采购活动前三年，在经营活动中没有重大违法记录；
（5）、法律、行政法规规定的其他条件。
根据采购项目的特殊要求，可以规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇.
第二节 非招标采购方式
第17条公司非招标采购主要采用竞争性谈判、询价和单一来源采购等方式。
第18条竞争性谈判是指向两家及以上潜在供应商发出邀请，通过谈判确定供应商的采购方式.
同时具备以下条件时可以采用竞争性谈判采购方式，需要审批的应报有关部门或领导审批:
（1)、招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者招标未能成立的；
（2）、技术复杂、性质特殊、技术标准不统一，或采购前不能确定详细规格等具体要求的；
（3）、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（4)、不能事先计算出价格总额的。
第19条 询价采购是指向三家及以上潜在供应商发出询价文件,供应商按询价文件要求报价，通过价格比较确定供应商的采购方式.
同时具备以下条件时可以采用询价采购方式，需要审批的应报有关部门或领导审批:
（1）、采购的货物技术标准、规格型号统一的;
（2)、用量小，现货货源充足且价格变化幅度小；
（3）、技术条件简单，满足条件的潜在供应商有三家及以上,能够形成充分竞争的。
第20条 单一来源采购是指直接向一家供应商发出邀请,通过直接谈判确定供应商的采购方式。
同时具备以下条件时可以采用单一来源采购方式,应严格履行审批手续,并经招标领导小组批准后方可实施：
(1）、采用特定专利、专有技术或者其他特殊原因，只能从唯一的供应商处采购的；
（2)、发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；
（3）、必须保证与原有采购项目一致性或者服务配套要求的扩建、技术改造、维修、零配件供应，必须向原供应商处采购的;
（4）、在原招标标的范围内，因招标人要求技术或商务条件变化，引起调整，必须与原供应商签约的。
第21条 公开招标后，递交投标文件的投标人不足三家,经公司招标领导小组批准后可直接转入竞争性谈判或单一来源采购程序。
第22条 其他采购方式.
除以上3种非招标采购方式外,特殊项目，特殊物资经招标领导小组批准可采取协议供货或实行定点采购。
第四章 采购程序
第一节 竞争性谈判
第23条竞争性谈判，是指采购人直接邀请一般三家以上,但不少于两家供应商，就采购项目和谈判文件进行协商谈判，择优确定成交供应商及产品或服务的采购方式。
第24条 竞争性谈判采购应当遵循下列基本程序:
（一）、制订谈判方案。
营销部依据项目批准单，负责编制竞争性谈判方案，谈判方案应包括以下主要内容：采购范围、竞争性谈判的理由、标段或标包划分、谈判对象的产生办法、谈判人员的组成方式、评定成交的标准、时间进度安排等事项。
（二)、编制谈判文件.
营销部负责按照谈判方案编制谈判文件。谈判文件主要由技术文件和商务文件组成。技术文件由生产技术部协助编制。谈判文件应当明确合同条款以及评定成交的标准等事项。谈判文件不得要求或者标明特定的供应商或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在供应商的其他内容。
谈判文件内容主要包括：
（1）、供应商须知；
(2）、采购项目的性质、数量；
（3)、技术和商务要求；
(4)、对供应商报价的要求及其计算方式；
（5）、评定的标准和方法；
（6）、交货、竣工或提供服务时间；
（7)、供应商提交报价文件的时间和地点安排；
（8)、供应商应当提供的有关资格和资信证明文件；
(9)、供应商应当提供的保证金数额;
（10）、谈判日程安排;
（11）、合同条款和格式；
（12）、其他有关事项。
（三）、成立谈判小组.
在开展谈判之前，招标领导小组应按照采购方案成立谈判小组，成员由采购人代表以及有关技术、经济等方面的专家至少3人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分二。专家应从公司评标专家库随机抽取产生。
（四）、确定谈判对象。
谈判对象应具有相应的能力且符合第16条规定的条件，参加谈判的供应商一般应在三家以上，至少不少于两家。谈判小组负责按照批准的采购方案邀请符合资格条件的供应商参加谈判.
（五）、向谈判对象提供谈判文件.
营销部向供应商发出“竞争性谈判邀请函”并提供谈判文件。“竞争性谈判邀请函”应对采购项目的需求、主要技术要求、谈判的时间地点等事项作出规定。被邀请参加谈判的供应商应在平等的条件下获取谈判文件.
合理确定供应商准备谈判文件所需要的时间。从谈判文件发出之日至规定的谈判开始之日，一般项目不得少于5个工作日，大型或技术复杂项目不得少于10个工作日。
开展谈判前，各单位对已发出的谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有被邀请参加谈判的供应商。
（六）、组织实施谈判。
谈判工作应在监督人员的监督下进行。
供应商提交报价文件后,谈判小组全体成员应当集中与参加谈判的供应商分别进行谈判。谈判的任何一方在未征得另一方同意的情况下，不得透露与谈判有关的所有技术资料、价格信息和其他信息。
谈判过程中，应当遵循以下规则:
（1）、谈判小组应当对供应商提交的报价文件的有效性、完整性、对谈判文件的响应程度进行审查，未对谈判文件作实质性响应的供应商，不得进入下一步的具体谈判过程；
（2）、谈判小组应当通过随机方式确定参加谈判供应商的谈判顺序，并按照顺序分别进行谈判；
（3）、谈判中谈判内容发生变动的，谈判小组应当确保以书面形式通知所有参加谈判的供应商；
（4)、谈判小组与供应商进行谈判,应当按照谈判文件确定的内容、程序和评定标准等进行。
谈判小组在谈判过程中，如果认为参加谈判的供应商有报价明显不合理、降低质量、不能诚实履约或其他特殊情形的,应当通知其限期作出书面说明并提供相关证明材料；供应商未在规定的期限内作出合理说明并提供相关证明材料的，视为自动放弃成交候选供应商资格。
（5）、同等机会报价。
谈判小组根据供应商的报价及谈判情况,要求供应商进行最多三轮报价，但必须保证每个供应商得到均等的机会。
(6) 谈判报价原则。
谈判公开报价进行三轮，供应商最终价格以三轮报价中最低的有效报价为准。如第一轮报价放弃，则视为放弃此标段谈判；第二、第三轮报价如不报，视为保持上一轮报价不变；如投标人报价后主动放弃,需向采购人书面说明；如第二轮报价不报，则不得再参与第三轮报价.
谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内提供最后报价及有关承诺,并以书面形式确认。
(七）、编制竞争性谈判报告。
谈判小组应当根据谈判文件确定的评定成交标准，按照符合采购需求且质量、报价和售后服务综合评议最优的原则，对供应商提出的最后报价及承诺进行评审，出具谈判评审报告,并推荐成交供应商.
评审报告应经谈判小组全体成员和监督人员共同签字确认。评审报告最后提交公司招标领导小组待批准。
(八）、营销部依据批准的谈判结果向成交供应商发出成交通知书,谈判结果作为合同签订的依据。
第二节 询价采购
第25条 询价采购，是指采购人就某个采购项目直接向至少3家或3家以上符合条件的供应商发出询价文件邀请其应答和报价，在此基础上进行比较并确定成交供应商的采购方式。
第26条 询价采购应当遵循下列基本程序：
（一）、 制订询价方案。
营销部依据项目批准单，负责编制询价方案，询价方案应包括以下主要内容：询价采购范围、标段或标包划分、询价采购的理由、询价对象的产生办法、询价人员的组成方式、评定成交的标准、时间进度安排等事项。
（二）、编制询价文件。
营销部负责按照询价方案编制询价文件。询价文件主要由技术文件和商务文件组成。技术文件由生产技术部协助编制。询价文件应当明确技术要求、报价须知、报价文件要求、合同条款以及评定成交的标准等事项.
（三)、成立询价小组。
在开展询价之前，招标领导小组应按照询价方案成立询价小组，成员由采购人代表以及有关技术、经济等方面的专家至少3人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分二.专家应从公司评标专家库随机抽取产生.
（四）、确定询价对象.
询价对象应具有相应的能力且符合第16条规定的条件，参加询价的供应商应至少不低于三家，询价小组负责按照批准的询价方案邀请符合资格条件的供应商参加询价。
(五)、向询价对象提供询价文件.
营销部向供应商发出“询价采购邀请函"并提供询价文件。“询价采购邀请函”应对采购项目的需求、主要技术要求、报价的时间地点等事项作出规定,并要求参加询价的供应商在规定的时间内提供密封的报价文件，采取网络报价方式的，在规定报价截止时间前30分钟内，须将报价文件发送至询价文件指定的电子邮箱.
被邀请参加询价的供应商应在平等的条件下获取询价文件。
合理确定供应商准备报价文件所需要的时间。从询价文件发出之日至规定的报价截止时间，不得少于3个工作日。
(六)、组织实施询价。
供应商提交报价文件后，询价小组全体成员应当集中对供应商的报价文件进行比较。
询价过程中，应当遵循以下规则：
（1）、应当要求供应商在规定的报价截止时间前递交报价文件；
通过网络电子方式报价的，在报价截止时间前30分钟之内，供应商一次性报价到询价文件规定的电子邮箱内。
（2）、应当要求供应商只能一次报出不得更改的价格，并对询价文件的全部技术和商务要求做出承诺；
（3）、询价小组不得同某一供应商就其报价进行谈判；
（4）、询价内容发生变动的,询价小组应当确保以书面形式通知所有参加询价的供应商;
（5）、报价文件应该在监督人员的监督下,在询价文件规定报价时间内，由询价小组全体人员共同开封（网络报价开启电子邮件）并如实做询价记录.
询价比较工作应在监督人员的监督下进行。
（七）、询价比较编制询价报告。
询价采购工作组依据询价文件和供应商的报价文件对各供应商进行评审,按照质量和服务满足询价文件要求且报价最低的原则，编制询价报告并推荐成交供应商。
询价结束后询价采购工作组出具评审报告，并提交公司招标领导小组批准。询价报告应经询价小组全体成员和监督人员共同签字。
（八)、营销部依据批准的询价结果向成交供应商发出成交通知书，成交结果作为合同签订的依据。
第三节 单一来源采购
第27条 单一来源采购，是指采购人就某个采购项目与单一供应商进行洽谈,确定成交价格和成交条件的采购方式。
第28条 单一来源采购应当在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行，遵循下列基本程序：
（一）、制订单一来源采购方案。
营销部依据项目批准单，负责编制单一来源采购方案，采购方案应包括以下主要内容：采购范围、标段或标包划分、单一来源采购的理由、单一来源对象、谈判人员的组成方式、评定成交的标准、时间进度安排等事项。
（二）、编制单一来源谈判文件。
营销部按照单一来源采购方案编制谈判文件。谈判文件主要由技术文件和商务文件组成.技术文件由生产技术部协助编制。谈判文件应当明确谈判须知、技术要求、报价文件要求、合同条款以及评定成交的标准等事项。
（三)、成立单一来源谈判小组。
招标领导小组按照单一来源谈判方案成立谈判小组，成员由采购人代表以及有关技术、经济等方面的专家至少3人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分二。专家应从公司评标专家库随机抽取产生.
（四）、向谈判对象提供谈判文件.
营销部向供应商发出“单一来源采购邀请函”并提供谈判文件。“单一来源采购邀请函"应对采购项目的需求、主要技术要求、谈判的时间地点等事项作出规定.
(五）、组织实施谈判。
谈判工作应在监督人员的监督下进行。
供应商提交报价文件后，谈判小组全体成员应当集中与供应商进行谈判。确认谈判对象的技术商务条件以及报价。
（六）、编制单一来源采购报告。
谈判小组根据谈判评审情况和供应商的最后报价，按照符合采购需求、质量和服务满足谈判文件且价格合理的原则，编制单一来源采购报告并推荐成交供应商.
采购报告应经谈判小组全体成员和监督人员签字。
第五章 成交结果的认定和执行
第29条 采用非招标方式采购，确定成交供应商后3个工作日内,营销部向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有参加谈判或询价的未成交的供应商。
第30条 根据确定的成交结果,采购单位在规定的时间7日内组织完成合同的签订。
第31条 非招标采购活动所形成的采购文件应按照档案管理的要求进行妥善保存，不得伪造、变更或销毁，以接受检验监督。
第六章 零星采购
第32条 对非招标采购限额以下的工程、货物和服务的采购，且不易形成批量的物资，采购单位经审批后可自行组织零星采购。
第33条 零星采购由公司各单位自行组织实施。
第七章 招标及非招标采购管理
第34条 公司各单位对招标及非招标采购工作应提高认识、加强管理，对本办法执行过程中不足之处献计献策,做到逐步完善,规范管理。
第35条 公司各单位应严格按照本办法规定程序开展招标及非招标采购的相关工作，严禁以非招标采购方式规避招标。
第36条 公司各单位应做好非招标采购的前期准备工作，根据季度或年度需求，提前申请计划，缩短采购时间,提高采购效率。
第37条 公司各单位在招标及非招标采购中应加强合同履约管理和供应商管理,完善供应商评价机制，为选择信誉好的供应商,建立优秀供应商名录提供参考依据。
第38条公司各单位要加强招标及非招标采购过程资料的收集、整理、归档，及时做好相关数据的统计、上报等工作.
第39条 统计、分析、决策管理.
为统计、分析主要物资、原材料、设备（含备品备件)等使用消耗情况，为公司决策层提供及时、准确物资消耗数据,更好地分析掌握材料消耗成本规律，公司各单位应按月向公司营销部上报生产用主要原材料、设备等进销存报表。
第40条招标及非招标采购（含零星采购)过程管理
（1)、营销部负责招标、非招标、零星采购过程信息归档登记。
(2）、生产技术部应提供营销部各单位用料申请计划批示单及采购方式决策建议。
采购方式含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源、零星采购等。
（3）、各单位应配合公司营销部做好供应商信用等级评价登记制度，及时准确地提供成交、合同履行、使用及质量跟踪、价格质量售后服务等具体实施情况，为后期工作提供决策依据。
第41条 公司应建立以审计部、财务部、证券法律部为主体的招标及非招标采购监督机制，加强监管并及时受理有关投诉、举报,查处违法违规行为.涉嫌有违法犯罪事实的，移送司法机关依法查处。
第42条 鉴于非招标采购方式的多样化，在国家法律法规及公司规定的允许范围内，为维护公司权益最大化，公司可根据需求物资的技术特点和使用环境等，选择适当方式进行采购。
第八章 组织纪律
第43条 严格控制非招标采购范围,必须招标的不得规避招标。
第44条 所有参加非招标采购的工作人员应当恪守职业道德，严禁有下列行为:
(1）、与供应商或者与采购结果有利害关系的人进行私下接触；
（2）、明知本人的亲属或其他利害关系人直接或间接参与本项目的采购，不主动回避的;
（3)、收受供应商、中介人以及其他利害关系人的财物或者其他好处；
（4）、向供应商透漏谈判（询价）文件的评审、成交供应商的推荐等情况；
（5）、其他违反职业道德和工作纪律的行为.
第45条 任何单位和个人不得实施下列限制正当竞争的行为:
(1）、违法或以不合理的条件限制或者排斥本地区、本系统以外的法人或组织参加谈判（询价)采购；
(2）、对潜在供应商实行歧视待遇；
(3）、其他限制正当竞争的行为。
第46条 对违反本办法规定的各单位主要负责人、主管人员或其他有关直接责任人员，按照国家有关法律法规和公司有关规定参照《MM公司招标采购管理办法》第五章罚则进行惩处。有违法行为的移交司法机关处理。
第九章 附则
第47条 本办法由营销部负责解释。
第48条 本办法自颁布下发之日起执行。

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