管理程序文件合同管理控制程序.doc

Q/ZSD13
中国水利水电第十三工程局有限公司企业标准
Q/ZSD13 20802011—2014
质量 环境 职业健康安全管理体系

合同管理控制程序
2014 - 04 - 01发布
2014 - 04-01实施
中国水利水电第十三工程局有限公司发布

目次
前言 II
1 范围 1
2 规范性引用文件 1
3 职责 1
3.1 公司总经济师 1
3.2 经济管理部 1
3.3 国内市场开发公司、国际公司 1
3.4 工程科技部 1
3.5 法律事务部 1
4 内容与方法 1
4.1 合同评审 1
4.2 合同签订 2
4.3 合同履行过程管理 2
4.4 合同的变更和解除 2
4.5 合同纠纷的处理 3
4.6 合同档案管理与保存 3
5 报告与记录 3

前言
根据GB/T19001-2008 & ISO9001:2008《质量管理体要求》、GB/T50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》、GB/T24001-2004 &ISO14001:2004《环境管理要求及使用指南》和GB/T28001-2011 & OHSAS18001:2007《职业健康安全管理体系》的要求，特起草本程序文件。
本程序文件按照Q/ZSD13 00102—2013《标准编写规范》和Q/ZSD13 20801001-2014《管理手册》中的要求编写。
本程序由中国水利水电第十三工程局有限公司经济管理部归口管理。
本程序修订部门：经济管理部。
本程序主要修订人：朱昌华、齐建涛。
本程序主要审查人：殷国宝、杨涛。
本程序2014年4月首次发布。

合同管理控制程序
1　 范围
本程序适用于公司所属项目施工合同管理。
2　 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
《投标管理控制程序》
《记录控制程序》
《中华人民共和国合同法》
《中华人民共和国建筑法》
《中华人民共和国招投标法》
《中国水电十三局有限公司工程施工合同管理办法》
《合同评审管理办法》
3　 职责
3.1　 公司总经济师
负责合同管理的全面协调、领导工作。
3.2　 经济管理部
是公司合同管理的主管部门，负责本程序的编写、修订，并对公司合同管理工作进行监督和指导。负责合同台账管理；负责分包管理、成本管理、变更与索赔、结算、风险管理等经济方面的合同管理工作。
3.3　 国内市场开发公司、国际公司
负责追踪项目信息的评审与确定、编投标管理、合同谈判、签署及归档工作管理。
3.4　 工程科技部
负责工程承包合同项目前期策划、施工组织设计管理，负责对中标合同组织各相关部门进行与项目部的履约交底工作；负责项目实施过程的质量管理、进度管理、技术、知识管理等；协同经济管理部进行项目执行目标管理；协同人力资源部进行项目实施团队组建管理。
3.5　 法律事务部
负责合同的法律风险评审及合同履行中法律纠纷的管理。
4　 内容与方法
4.1　 合同评审
按照职责划分，工程承包合同的招/投标文件评审、投标方案评审，由国际公司、国内市场开发公司、各单位市场经营部门根据《投（议）标方案评审控制程序》进行评审；施工组织设计的评审由工程科技部负责；目标成本的评审由经济管理部组织。
4.2　 合同签订
4.2.1　 与顾客签订合同前，应经国内市场开发公司、国际公司、经济管理部、工程科技部、法律事务部会签审核，签字人应有授权委托书。
4.2.2　 签订合同应坚持公平、公证的原则，尽量使用规范统一的合同文本；当需要使用其他文本时，应包含标准文本规定的必备内容。合同必备条款包括标的（规格、型号、数量或具体事项）、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。
4.2.3　 合同签订盖章应使用公司合同专用章，合同专用章有专人负责管理并备案，盖章前必须经公司主管领导签字，有关部门保存签字记录。
4.3　 合同履行过程管理
4.3.1　 合同签订后，国内市场开发公司、国际公司或分/子公司有关部门负责组织相关业务部门对合同进行中标交底；合同中标交底完成且项目部成立后，工程科技部或分/子公司/有关部门负责对工程项目进行合同履约交底。
4.3.2　 公司经济管理部及合同实施单位合同管理部门根据合同签约情况建立合同管理台帐，进行动态管理。
4.3.3　 合同实施单位收到对方提出履行异议时，应在法定或约定期限内以书面形式予以答复。如对方直接向公司提出履行异议，由公司经济管理部、法律事务部、工程科技部、国内市场开发公司、国际公司，协助合同实施单位处理。
4.3.4　 因我方原因造成的合同不能正常履行或有可能影响履约时，有关单位和项目部应及时报告公司经济管理部、工程科技部和国内市场开发公司、国际公司，以便公司采取必要措施，帮助有关单位和项目部正常履约。
4.3.5　 因对方原因或不可抗力因素影响合同正常履行时，有关单位和项目部应按《记录控制程序》做好现场签证工作，并保存好相关记录。
4.4　 合同的变更和解除
4.4.1　 变更或解除合同前，必须及时报告公司经济管理部；合同的变更或解除必须符合法定或约定的形式及程序。
4.4.2　 合同履行期间，由于对方原因，我方不得不提出变更或者解除合同的，有关单位或项目部应及时报公司经济管理部、工程科技部和法律事务部，经公司法定代表人或授权人审批后，以书面形式通知对方，说明需要变更或者解除合同的原因和答复的期限，以达成变更或者解除合同协议，并妥善处理善后事宜。
4.4.3　 当接到对方要求变更或解除合同的通知时，有关单位或项目部应报公司公司经济管理部、工程科技部、法律事务部和国内市场开发公司、国际公司，经公司法定代表人或授权人审批后，再签订变更或解除书面协议，并将协议正本报市场开发总公司存档，同时报公司经济管理部、工程科技部和法律事务部备案。因变更或解除合同造成经济损失的，应向对方提出索赔。
4.4.4　 授权代理人根据合同评审、合同变更结果与对方（业主、或施工方）签订补充合同或协议时，应履行双方签字盖章手续。
4.4.5　 合同变更、补充合同或协议作为合同的组成部分，其发放范围、保存方式应与原合同文件一致。
4.5　 合同纠纷的处理
4.5.1　 当合同在履行过程中发生争议、纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解不能达成协议时，实施单位应当在纠纷之日起的五日内，按隶属关系报公司项目主管领导及公司经营部门、经济管理部、工程科技部、法律事务部等部门。需要仲裁或者诉讼，由法律事务部在法定代表人的授权下向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向法院提起仲裁或起诉。
4.5.2　 若发生重大合同纠纷，实施单位应及时报告公司领导和公司法律事务部，同时迅速收集、整理有关证据。
4.5.3　 协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。“协议书”的签订、信息上报、资料移交和登记归档、总体策划程序与原合同程序相同，并将协议正本报国内市场开发公司、国际公司存档，同时报送经济管理部、工程科技部和法律事务部备案。
4.5.4　 以仲裁或诉讼方式解决纠纷时，合同实施单位应及时与法律事务部协商拟定委托诉讼代理人、准备诉讼文件等，并由法定代表人签署授权委托书后应诉。
4.5.5　 以仲裁或诉讼方式解决纠纷，调解书、裁决书、判决书等文书一并由法律事务部归档，其复印件（扫描件）报经济管理部、工程科技部和国内市场开发公司、国际公司备案。
4.5.6　 对方逾期不履行已生效的协议、裁决、判决时，承办人应及时与法律事务部协商，由法律事务部报请法定代表人批准后向人民法院申请强制执行。
4.6　 合同档案管理与保存
4.6.1　 建筑工程合同书正本、协议书等按公司相关制度报公司档案室归档。
4.6.2　 二级单位、项目存合同文件副本各一份。
4.6.3　 公司及二级单位各职能部门存副本或复印件。
4.6.4　 工程分包合同由公司经济管理部或实施单位负责保存。
4.6.5　 大宗设备和物资采购合同由公司设备物资部和财务产权部负责保存。
4.6.6　 其他合同由公司相应主管部门和实施单位负责保存。
4.6.7　 合同借阅应经主管领导批准并办理借阅手续。
5　 报告与记录
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