协商沟通与信息交流管理制度样本.doc

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协商沟通与信息交流管理制度
1 目的及适用范围
为规范质量、 环境与职业健康安全管理协商沟通与信息交流的渠道, 保证公司内部及与外部相关方沟通顺畅, 确保体系的有效运行, 特制定本制度。
本制度适用于公司质量、 环境、 职业健康安全管理体系开展协商沟通与信息交流控制的所有工作。
2 职责和权限
2.1管理者代表是公司协商沟通与信息交流管理的主管领导, 负责对本制度的有效实施、 保持和改进的指导。具体负责重大信息的协调, 并就体系运行情况与公司领导班子进行信息交流。
2.2办公室是公司协商沟通与信息交流管理的主管部门, 负责对本制度建立实施保持和改进;负责公司质量、 环境、 职业健康安全管理体系信息交流的传递和处理。
2.3各职能部门是本制度的相关部门, 负责本部门职能范围内的内、 外部信息交流。
2.4项目部、 拌和站、 试验室是本制度的执行部门, 负责执行与公司各相关部门的内部沟通, 与工程建设有关方和其它相关方的外部沟通; 负责执行公司各相关部门对沟通与交流的各项要求。
3 管理要求
3.1协商沟通与信息交流分为内部协商沟通与信息交流和外部协商沟通与信息交流。
3.2协商沟通与信息交流的方式能够经过培训、 会议、 宣传栏、 合同、 反馈以及一切能够利用的宣传媒介, 及时传达到公司的各相关部门、 项目部、 拌和站、 试验室。
3.3内部协商沟通与信息交流
3.3.1内部协商沟通与信息交流的主要内容:
1) 管理( 质量、 环境、 职业健康安全) 方针、 目标指标、 管理手册、 管理制度、 管理制度的支持性文件、 管理方案等;
2) 职责和权限的信息;
3) 对员工培训的信息;
4) 使项目部、 拌和站及其它与施工相关人员掌握对合同文件要求的信息;
5) 对从事分包的有关人员进行劳务分包或服务要求的信息;
6) 管理策划结果的信息;
7) 过程的监控、 测量的信息;
8) 质量、 环境、 职业健康安全事故、 事件及其处理的信息;
9) 内审、 外审、 管理评审的信息;
10) 不符合、 纠正与预防措施的信息;
11) 相关法律法规和其它要求及其变更信息;
12) 重要环境因素信息、 重大危害因素信息;
13) 紧急情况及应急响应信息;
14) 员工的抱怨信息等。
3.3.2内部信息的交流
1) 法规部负责将公司的管理( 质量、 环境、 职业健康安全) 方针、 目标及有关要求、 知识, 以文件形式传达到各相关部门、 项目部、 拌和站、 试验室, 以增强公司员工质量、 安全及环境意识。
2) 法规部将内、 外部审核结果、 管理评审结果及时通报给各相关部门、 项目部、 拌和站、 试验室。
3) 法规部将质量、 环境、 职业健康安全法律法规和其它要求信息及时传递到各相关部门。
4) 法规部负责及时公布公司各级员工的职责和权限。
5) 办公室负责公布员工培训信息。
6) 安全生产部将紧急情况及应急响应等信息及时传递到各相关部门。
7) 体系运行中的日常监控信息以及公司员工的职业健康安全及环境方面的抱怨和建议, 由产生或接收部门及时经过电话、 传真、 电子邮件、 信息交流会等方式传递、 收集, 并根据部门职能报相应部门, 做好记录, 要求答复的, 必须限期予以答复。必要时需联合相关部门共同协商解决, 制定解决方案并跟踪检查落实情况。
3.3.3各相关部门之间各类信息的交流方式可采用常规的交流和记录表式或电子方式进行交流并保存记录。
3.3.4紧急情况发生时的信息交流, 由产生部门以最快的方式传递到相关部门、 公司领导, 必要时再传递到上级单位, 并做好记录。具体操作执行《应急准备和响应管理制度》的相关规定。
3.4外部协商沟通与信息交流
3.4.1外部协商沟通与信息交流的主要内容:
1) 质量、 环境、 职业健康安全方针通告相关方。
2) 法律法规和其它要求的信息;
3) 质量、 环境、 职业健康安全监视与测量的信息;
4) 外部审核与监督检查的信息;
5) 对工程建设有关方的满意情况及投诉的信息;
6) 合同履行的各阶段与发包方的沟通信息;
7) 施工过程中的服务活动的信息和工程交付后的保修工作的信息;
8) 来自上级公司、 交通局、 政府机关、 行业协会的信息等
3.4.2外部信息的交流与沟通
1) 各相关部门将公司的质量、 环境、 职业健康安全方针及有关要求及时传递给工程建设有关方, 包括发包方、 监理单位、 政府部门、 分包方、 供方、 运输单位和周围居民等。
2) 工程建设有关方的信息, 由各相关部门按职能分别接收; 对有关方提出的抱怨或申诉, 由公司各相关部门提出意见或建议, 报主管经理批准, 形成处理决定限期予以答复。
3) 项目部、 拌和站、 试验室根据需要及时与工程建设有关方进行有关产品质量、 环境影响、 人员健康安全的信息交流。对施工噪声的排放、 污水排放、 建筑垃圾排放等以及对危险源辨识风险评价结果、 变更的管理等信息向外部相关方进行沟通, 并接收、 记录和回应来自外部相关方的相关沟通;
3.4.3项目部、 拌和站、 试验室将与工程建设有关方交流的有关质量、 环境、 职业健康安全的信息及时通报给相关部门。
3.5各相关部门应保存内、 外部协商沟通与信息交流的相关记录, 作为管理改进的依据。
4本制度的相关制度文件
4.1 应急准备和响应管理制度
4.2 内部会议组织流程
4.3 外部会议通知流程
5记录
5.1 电话记录