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财务借支与费用报销管理办法
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财务借支与费用报销管理办法

第一章 总则

第一条 为加强公司内部管理,规范公司财务借支与报销行为,提高工作效率，合理控制费用支出，特制定本规定。
第二条本制度结合国家相关财经法规与公司实际情况，明确借支流程、费用报销的规范、要求与流程。

第二章 财务借支

第一条 借支流程
借款人按规定填写借款单据，注明借款时间，借款事由，借款金额，支付方式等，按借款审批流程审批后到财务部领款。借支审核审批流程参照本公司审批审批程序。
第二条 借支规定
（一)出差借款：出差人员按差旅费的相关规定，预估借款金额，按借款审批流程审批后到财务部领款，并于出差返回后一周内办理报销还款手续。
(二）其他临时借款，如业务费，备用金等，借款人员应及时报账，除备用金外其他借款原则上不允许跨月借支，且每年12月25日前必须结清。
（三)原则上“前帐未清，后帐不借”。借款人在结清前项备用金之前，不能再次借支备用金。备用金未结清的借款人，报销时优先冲还备用金，直至结清.
(四)为降低风险，金额在5000 元以上的一般应通过网上银行转账的方式领取，同时单次单笔备用金借支不得超过10万元.
第六条 销账规定
(一）借款销账时应以借款申请单为依据,“谁借款，谁归还”。
（二）在借款事项完毕后七个工作日内必须归还，在限定期限内仍不冲账或归还的，由财务部从借款人当月工资中全额扣还，不足部分从借款人部门负责人当月工资中全额扣还，直到结清为止.
第三章费用报销

第一条费用范围包括工资及福利、社会保险、住房公积金、差旅费、交通通信费、招待费、车辆使用费、会议费、公司活动经费、办公用品开支、设备维修及零星杂支等。
第二条费用报销的财务原则规定
（一)签字审核审批流程：参照本公司授权文件执行。
（二）签字审核责任划分:经办部门负责人，对费用发生的真实性、合理性负责，对发生的费用是否在预算范围内，有额度标准的是否在限定额度内负责；财务部负责人对是否在预算总额内,是否在限额报销的累计总额内进行复核，并对报销票据的合法性审核负责。
第三条 办公费报销的具体规定
部门日常购置办公用品、书报资料费、邮寄费、其他办公费以及部门组织的各种专业会议所发生的费用等由各部门主要负责人在年度费用预算包干范围内审核并控制使用。
办公用品、低耗品（物料消耗）报销应附办公用品验收清单及领用清单；会议费报销应附会议通知、会议签到表，若在酒店召开的会议，还需附酒店明细等;打印费报销均需附打印清单;
第四条 差旅费报销的具体规定
差旅费开支范围包括：因洽谈业务、参加会议和培训及工作调动而发生的城市间交通费、住宿费、误餐费、市内交通费.
员工因公出差发生的国内出差交通工具及住宿标准详见下列表格：

国内出差交通工具标准明细表

职务
交通工具
飞机
火车
轮船
长途汽车
公司董事长、总经理
商务舱
软卧、高铁一等座
二等舱
按实报销
公司副职职级
普通舱
软卧、高铁一等座
二等舱
公司总助职级
普通舱
硬卧、高铁一等座
三等舱
公司部门经理职级
普通舱
硬卧、高铁一等座
公司部门副经理职级
-
硬卧、高铁二等座
其他
—
硬卧、高铁二等座
住宿标准明细表
单位：元
职务
住宿费/人·天
一般城市
省会/特区/直辖市
公司董事长、总经理
500
600
公司副职职级
450
550
公司总助职级
400
500
公司部门经理职级
400
500
公司部门副经理职级
350
400
其他
250
300
超标准乘坐交通工具或住宿，单笔业务招待费超过规定金额的需附事前审批；市内交通费报销应附明细单；住宿费报销应附酒店住宿清单。
车辆使用费:公司车辆维修保养应在指定维修点完成，报销时应附报销发票、费用清单及维修审批单,非突发情况一律采用银行转账方式结算。
公司车辆加油非特殊情况，应一律使用充值卡；充值卡由办公室统一办理，实行一车一卡,卡号车号对应使用;预充值采取银行账转方式结算,凭票报销；报下次充值额前，应将上次充值的全部消费明细打出，附在请款单后，方能办理借支，完成审批流程后转款。确因特殊情况，以加油票报销的，应说明原因。
第五条业务招待费报销的具体规定
业务招待费是为了满足对外经营管理的需要以及对外承揽工程项目或生产任务而发生的招待费用。其范围包括业务往来招待餐费、业务交际活动费等。公司单笔业务招待费超过本公司规定金额的需附事前审批单。
第六条其他费用报销的具体规定
其他费用包括培训费、工会经费、物业管理费、水电费、绿化费、房屋租赁费等等.
培训费报销时需附培训通知、培训签到表和培训通讯稿；物业管理费需附相关合同；水电费需附缴费期间的用水、用电清单(预充值除外）;房屋租赁费需附租赁合同复印件.

第四章 报销时间

为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，每周一至、周三为接受报销单据时间，周二、周四为报销付款时间。

第五章 附则

本办法自2021年6月1日起实施，由财务部负责解释.

公司费用支出及报销管理制度

第一章 总则
第一条 为规范公司的费用支出及报销管理，明确各项费用的开支标准、规范和报销审批程序，根据集团公司有关费用报销管理规定，结合我公司的实际制定本制度。 第二条 本制度所指的费用主要是指以现金、支票、汇款方式支付的公司日常管理费用、资产购置费用、基本建设支出等。
第二章 报销审批程序及费用报销规定
第一条 审批程序
（一）、日常费用报销审批程序为：
1. 各部门人员根据费用支出及报销内容填写相应的单证；
2. 各部门负责人核实并签字;
3. 财务部门审核单据；
4. 总经理审批；
5. 董事长签字。
(二）、借款及领用支票审批程序为：
1. 各部门人员根据费用支出内容填写借款单或支票领用单；
2. 各部门负责人核实并签字；
3. 财务部门审核单据;
4. 总经理审批;
5. 董事长签字。
（三）、费用报销时间及相关规定：
1. 出差人员回公司以后，在一周内办理报销手续，前次借款未报销者，不得再次借款，超过一个月未办理报销事宜者，借款从工资中扣除。
2. 为规范报销流程，各项费用报销单据原则上统一于每周一提交给财务部门审核。
3. 各项费用支出原则上不得跨月报销.
第二条 费用报销单据
按照不同用途，使用集团公司规定的费用报销及付款单据共4种类型，各部门人员根据不同项目及内容填写相应的费用报销单据。
1. 借款凭证
主要用于各部门人员出差借款、临时借款时使用。差旅费借款需注明出差地点及时间，其他借款需注明用途；
2. 差旅费报销凭证
主要用于各部门人员报销差旅费时使用。报销时按照单据格式及内容准确填写.3.付款申请凭证
主要用于各部门人员申请支付各种日常费用时使用.使用时必须写明申请人部门、姓名、申请日期、收款单位名称,账号及开户行名称、金额以及申请付款的原因等内容；
4.费用报销凭证
主要用于各部门人员以转账或现金方式支付各种日常费用后报销时使用.使用时必须写明报销人所在部门、姓名、报销日期、费用项目、金额、附件张数及其他需另外注明的业务相关的项目名称等内容。
上述单据的填写要求书写规范,字迹清晰,将支出及费用发生的时间、事由、金额（大小写金额必须一致且不允许涂改）等要素填写齐全,并在报销凭证上签署姓名;报销时要求提供真实、合法、有效的票据，票据各项目要填写正确、齐全，印章清晰可辨，发票抬头必须填写单位全称。
第三条 审核
审核包括部门审核和财务审核。部门审核由部门负责人负责，部门主管领导签字，财务审核由财务部人员负责。
（一） 、部门审核内容包括：
1. 审核支出及报销内容是否真实、合法、合理；
2. 审核支出及报销内容的归属；
3. 必要时部门负责人应对支出及报销费用的内容做出合理的解释。
（二） 、财务审核及付款审批内容包括：
1. 原始凭证是否真实合法，内容是否完整,书写是否规范,数量、单价、金额填写是否正确；
2. 购买实物的原始凭证，是否有手续完备的验收证明；
3. 购买固定资产、无形资产等重大支出的合同要件是否齐全；
4. 相关的各级审批手续是否齐全；
5. 票据粘贴是否规范；
6. 如发现虚报、瞒报和使用非法票据等不法行为，财务部将不予报销,情节严重者将通过有关部门追究其法律责任.
第四条 报销责任界定
1. 各部门人员对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责；单据的合法性、完整性负责;
2. 各部门主管负责人对报销内容的真实性、完整性、必要性负责;
3. 财务部对报销项目审批手续的完整性、单据填写的规范性、费用计算的准确性、付款的安全性及单据的真实性负责。
第四章 差旅费
第一条 差旅费是指公司职工因公外出,发生的城市间交通费、住宿费、餐费、订退票手续费、托运费及各项出差补助等。
1。 各部门人员出差前需填写《出差人员申请表》；
2。 《出差人员申请表》经部门负责人确认，并报总经理审批，送至人力资源部留存，作为记录考勤和报销凭证；
3。 员工出差完毕后一周内，凭有效日期证明（如机票、车票等）根据财务要求到财务部办理报销，申请出差补贴等手续。
第二条 交通费、住宿费及餐费报销标准
1。 交通费在规定标准内据实列支,出差人员可根据不同情况选择出行方式，价位选择要适中，不得铺张浪费.
2. 餐费实行限额管理。员工外出出差在工作时间范围内（9：00-19:00）报销中餐,19：00之后报销中餐及晚餐；餐费标准为15元/餐，夏季高温期间（6月1日—9月30日）为20元/餐。限额内凭餐费发票或收据据实报销,超限自负.
2. 住宿费实行限额管理。
A类地区：北京、广州、深圳、合肥、杭州、南京、武汉、成都;
B类地区：天津、重庆、汕头、西安、济南、青岛、宁波、昆明、南宁、福州、厦门、郑州、石家庄、苏州、无锡、及其他省会级城市；
C类地区：除A、B类以外的地区。
住宿费标准:A类地区,260元以下/天；B类地区，200元以下/天;限额内凭住宿费发票据实报销，超限自负.住宿费报销均需提供正规发票,并完整填写单位名称、住宿日期、天数、单价、金额等要素。
3。 因业务需要宴请客户需总经理批准后方可报销招待费，同时按总经理要求适当扣减出差人员当天的餐费补贴.
第五章 业务招待费
第一条 业务招待费是指企业为业务经营的合理需要而支付的交际应酬费
1。 业务招待费包括招待来访客人的烟酒、茶叶、水果费;宴请客人的用餐费；赠送客人的礼品费等等.
2. 招待费应遵循对等接待、厉行节约，控制人数、减少次数的原则.
第六章 办公费
第一条 办公费是指各部门购买办公用品、书报资料、印刷品等所发生的费用。
1。 办公用品统一由行政部负责购置、管理及登记。其他部门若自行购买办公用品，财务部将不予审核、报销。
2. 各部门领用办公用品时需填写“办公用品领用表"并签名.
3。 行政部门报销办公费时，需提供办公用品购置清单，标明数量、单价、金额，并加盖供货单位公章.
第七章 固定资产
第一条 固定资产是指为生产经营管理而持有，使用寿命在一年以上的资产。
1. 公司各部门购置固定资产时需填写请购单，报送总经理审批,董事长签字后，统一由采购部门主管负责采购。
2。 对于一万元以上的固定资产采购需要签订购销合同，50万元以上的固定资产采购需履行招标程序。
3。 购回固定资产后应到有关管理部门办理出入库手续并将出入库单随发票一起报销。
第二条 公司的固定资产实行由使用部门、管理部门、财务部门分工负责的原则。固定资产使用部门负责对本部门占有、使用的固定资产进行合理、有效使用和日常维护管理；负责向固定资产管理部门提出本单位添置固定资产预算以及固定资产报废处置意见；配合固定资产管理部门做好清产核资工作。管理部门、使用部门、财务部门要分别建立固定资产卡片账，反映其增减变动情况，并且要定期核对,做到账实相符.
第八章 低值易耗品
第一条 低值易耗品是指不够固定资产标准又不属于物料消耗范围的能多次使用而基本保持其实物形态的劳动资料.
1。 公司各部门根据工作需要购置低值易耗品时，需填写请购单，报送总经理审批，董事长签字后,统一由采购部门主管负责采购.报销时货物发票上必须注明品名、规格、数量、单价、金额等要素。
2。 低值易耗品由仓管部门按类别设置台账进行管理,财务部门负责数量、金额核算.低值易耗品的耐用时间若在一年以上,不论每次购置数量多少,均视同固定资产管理.
第九章 附则
第一条、 本制度经总经理审批备案后,宣布之日起生效;
第二条、 本制度解释和修改权属公司财务部门。

附件： 《出差人员申请表》

出 差 人 员 申 请 表

申请人

部门

姓名

职务

随行人

预计出差时间

自 年 月 日

至 年 月 日

共 日

实际出差时间

自 年 月 日

至 年 月 日

共 日

出差事由

部门主管签字：

总经理签字：

（备注：申请日期须小于实际出差起始日)

申请人：

申请日期：
费用预支、报销管理规定
文　件　编 号: HR-005 版 本：A
编写/修订部门:人力资源部 　生效日期：2011—11-23
页 数： 共3页
批 准 人： 日 期：
一、目的
加强资金管理,控制公司经营成本、规范公司员工借款、报销管理流程，特制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于—-——
三、费用预支范围和条件
1、工伤员工住院治疗的医疗费用由公司先支付,工伤治疗结束后，凭医院的医疗发票证明抵销医疗期间的借款.所有医疗发票必须交人力资源部向社保局申报工伤费用；工伤医疗费预支超过5000元的，由部门负责人及总经理审批.
2、采购人员预支：采购人员根据《下单通知单》预计采购金额，提前2天通知总经理准备采购费用，根据下单通知单的费用预算，到总经理处预支.
3、出差人员预支：根据出差的实际需要费用（交通费、住宿费等）,由部门负责人审批，方可预支。出差费用超过1000元的，由部门负责人及总经理审批方可借款。
4、后勤维修费用预支：一次性维修费在1000元以内的，由部门负责人审批，当次维修费用超过1000元的,部门负责人审批后再由总经理审批方可借款。
5、除上述范围外的其他用于公司需要的借款金额超过1000元的，必须由总经理审批.
6、所有借款必须于当次活动结束后次月1日到各部门财务负责人处报销.
7、设计部财务负责人由设计助理Anne担任，生产、板房及其他部门财务负责人由采购员Michel担任.店铺财务负责人由二楼收银员Coco担任。
四、借款审批程序及权限
1、审批程序：员工根据工作需要需预支时，必须先填写 《借款单》，按要求填上借款人姓名、部门、借款原因、借款金额、预计还款日期，按上述要求经部门负责人及总经理审批后,方可到财务处领取现金.
2、审批权限：借款原由及对应金额的核准人为部门负责人，超过上述标准的核准权属总经理.
3、各部门财务负责人负责对借款的核销跟踪、监督工作。
五、报销管理规定
1、费用报销时，必须取得合法有效的收据或发票。
2、所有费用报销，必须在当次活动结束后的次月1日到各部门财务负责人处报销,逾期报销的，财务负责人有权拒绝报销，恰逢法定假期除外.
3、费用报销金额在1000元以内(含1000元)的,由部门负责人批准，费用报销金额超过1000元的，必须经部门负责人及总经理批准,
2、工伤治疗费用,工伤治疗终结后,经财务查询，工伤局已把治疗费打入公司银行帐号后，由人力资源部持工伤员工的治疗发票到财务部报销。
3、采购费用：报销采购费用（如布料、辅料、文具等），采购回来后必须清点,凭申购单及购买发票或收据实报实销。采购人员每天填写《采购结算清单》交总经理报销，设计部人员凭《面料采购申请单》及收据到设计部财务负责人处报销，每月月初设计部负责人向总经理提交相关报销资料.
4、交通费用的报销：因工作需要外出办公事时，一律使用公交、大巴或地铁，无特殊情况,一律不允许乘的士或飞机，若接送客户、携带产品或文件过多，情况特急处理的,或晚上加班到10：30分下班的，应事先向部门负责人或总经理提出申请，经同意后方可乘的士。否则只按乘公交的费用报销。报销交通费用时，务必写清楚日期、起止站点及到达目的地的原因。
5、差旅费报销:出差人员一律填写《费用报销单》,凭总经理批准的《费用报销单》到部门财务负责人处报销差旅费。凡是出差到深圳之外的城市，每天可报销35元餐费。出差人员因工作需要住酒店的,必须先征得总经理批准，方可报销住宿费用。
6、其他费用报销：一律注明费用用途及原因，持合法有效的发票或收据实报实销。
六、费用报销程序
按要求填写《报销单》--—附上相关收据或发票—-—-经部门负责人审批---—总经理审批---—交审批后的《报销单》到各部门财务负责人处报销
七、下列情形不给予报销
1、无费用发生时间和报销日期.
2、超过发生时间一个月以上的票据(除有关领导批准延长的特殊情况以外)。
3、无经手人、相关证明人或有关领导签字。
4、未按顺序粘贴填写。
5、与报销业务不符的原始凭证。
6、原始凭证有涂改的现象。
7、无费用名称。
8、其他违反公司规定的费用.
八、费用报销审批权限及职责1、部门负责人负责审查费用是否符合公司有关规定,证明费用产生的真实性和必要性。
2、财务部负责审查费用开支的各项手续是否齐全、原始凭证是否合理、报销数量及金额是否正确和票据是否一致等。
3、总经理负责审查费用支出是否符合公司财务支出计划，做好费用的整体控制目标. 4、任何经办人、审批人员都要对签字承担连带责任。
九、本规定为试行规定，自签发之日起执行，解释权归公司所有.