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集团财务管理制度实施细则

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2020年4月19日
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财 务 管 理 制 度

第一章 总则

第二章 货币资金管理细则

第三章 应收款项及销售收入管理细则

第四章 实物资产管理细则

第五章 应付及预付款项管理细则

第六章 内部结算管理细则

第七章 成本核算管理细则

第八章 期间费用管理细则

第九章 会计基础工作管理细则

第十章 会计档案管理细则

第一章 总则
为加强集团公司的财务工作,发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用,根据<中华人民共和国会计法>、<中华人民共和国公司法>、<企业会计制度>、<企业会计准则>和<会计基础工作规范>以及财政部颁布的有关财务制度的规定,结合本公司实际情况特制定本规定。本规定适用于山东南山集团有限公司及所属公司,规范公司的会计核算程序和财务管理工作。各级领导和全体员工都必须严格遵守、认真执行。
第一条 董事会是本公司的最高权力机构,决定本公司的一切重大事宜。董事长是本公司的法定代表人,依法履行国家有关法律、法规和规定,享有法律赋予法人代表的权力。公司实行财务工作集中统一领导,统一掌握安排资金运作、资金使用。
第二条 公司设主管财务的总经理,全面领导财务总公司的工作。财务总公司下设会计部、出纳部、资金部,具体负责组织、控制财务资金收支和全面核算、监督公司业务,为各项经济决策提供准确的信息,同时做好各项财务收支预测、计划、控制、核算分析和决算、考核工作,有效利用企业的各项资产,努力提高经济效益。
第三条 各部配备部长、副部长、副主任、财务主管和合格的财务人员,依法办理财会工作。财会人员因故离职时,必须办妥交接手续,不得中断财会工作。
第四条 公司财务各部门的职能。
1、认真贯彻执行国家有关的财务管理制度和税收制度,执行公司统一的财务制度。
2、建立健全财务管理的各种规章制度,编制财务计划,加强经营核算管理,反映、分析财务计划的执行情况,检查监督财务纪律的执行情况。
3、积极为经营管理服务,经过财务监督发现问题,提出改进意见,促进公司取得较好的经济效益。
4、厉行节约,合理使用资金。
5、合理分配公司收入,及时完成需要上交的税收及其它费用。
6、积极主动与有关机构及财政、税务、银行部门沟通,及时掌握相关法律法规的变化,有效规范财务工作,及时提供财务报表和有关资料。
7、完成公司交给的其它工作。
第五条 财务工作岗位职责。
1、财务总经理的工作职责:
①审核集团公司的财务会计报告,共同对财务会计报告的质量负责;
②参与审定集团公司的财务管理规定及其它经济管理制度,监督检查集团子公司财务运作和资金收支情况;
③联合规定并审批限额范围内的企业经营性、融资性、投资性、固定资产购建支出等事项;
④参与审定集团公司重大财务决策,包括审定集团公司财务预、决算方案,审定集团重大经营性、投资性、融资性的计划和合同以及资产重组等方案;
⑤对董事会批准的集团公司重大经营计划、方案的执行情况进行监督;
⑥依法检查集团公司财务会计活动及相关业务活动的合法性、真实性和有效性,及时发现和制止违反集团公司财务规章制度的行为和可能造成公司重大损失的经营行为,并向董事会报告;
⑦组织集团公司财务内部审核工作,包括对集团公司及各子公司的财务内部审核及报表审核工作。
⑧依法审定集团公司及子公司财务、会计负责人的任免、晋升、调动、奖惩事项。
2、财务部长的工作职责:
负责财务监控、财务管理和会计核算的建立完善;对财务工作进行计划、管理、指导、监督;负责财务实施办法的制定,并进行指导和监督;处理财务内部重大问题;考核、指导、培训财务人员;同时处理税务、审计、银行等外部关系。
3、财务副部长的工作职责:
协助部长主持日常财务管理工作,具体负责监督公司下属各单位财务主管、会计、出纳的工作,抽查会计、出纳业务的实际情况,解决工作中的疑难问题。根据公司安排随时进行专项检查,同时负责监督财会人员考核、考勤和劳动纪律。
4、财务副主任的工作职责:
协助部长、副部长完成日常财务管理工作,根据财务公司的安排随时完成各项财务工作,并向财务部长、副部长汇报工作,及时提出合理化建议。
5、财务主管人员的工作职责:
稽核各单位会计、出纳的日常核算,包括:审核原始凭证的真实性、合法性和完整性;检查入帐手续是否齐全完备以及成本核算的正确性等,同时负责上下沟通,向财务部长、副部长汇报工作,反映企业实际问题并提出合理化建议。
6、会计的工作职责:
①按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备,数字准确,帐目清楚,按期报帐。
②按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本和利润的执行情况,挖掘增收节支潜力,考核资金使用效果,当好公司参谋。
③妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计资料。
④完成领导交付的其它工作。
7、出纳的工作职责:
①认真执行现金管理制度。
②严格执行库存现金限额,超过部分必须及时送存银行,不坐支现金,不认白条抵压现金。
③建立健全现金出纳各种帐目,严格审核现金收付凭证。
④严格支票管理制度和支票使用手续。
⑤积极配合银行做好对帐、报帐工作。
⑥配合会计做好各种帐务处理。
⑦完成领导交付的其它工作。
第二章 货币资金管理细则
为了加强对本公司货币资金的内部控制和管理,保证货币资金的安全,根据<中华人民共和国会计法>、<内部会计控制规范——货币资金>等法律法规,结合本公司实际情况,制订本实施细则。
本细则所称的货币资金是指本公司所拥有的现金、银行存款和其它货币资金。
第一条 各单位财务部门设置专职出纳员,负责办理货币资金的收付业务。会计不得兼任出纳。出纳不得兼任稽核、会计档案保管,除登记现金、银行存款日记帐外,不得兼管收入、费用、债权债务帐目的登记工作。
第二条 各单位财务部门指定专职会计,负责对所有的现金和银行存款的收付进行审核。经办会计在审核原始凭证无误后,由出纳员检查所附原始凭证是否完整后办理收付款,并在原始凭证上加盖”收讫”或”付讫”戳记。
第三条 办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德和业务素质。出纳部部长负责对办理货币资金业务的人员进行指导和监督,组织对具体工作进行检查,并能够根据公司具体情况进行岗位轮换。
第四条 严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。
第五条 各单位应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。
1、支付申请。单位有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交<用款申请>,注明款项的用途、金额、合同总额、支付方式等内容,并附有效的经济合同或相关证明。
2、支付审批。审批人根据职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝批准。
3、支付复核。复核人(会计)应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付公司是否妥当等。复核无误后,交由出纳员办理支付手续。
4、办理支付。出纳员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记帐。凡需复核的事项,未经复核人员签章的凭证,出纳员不得受理。
第六条 各单位库存现金一律实行限额管理,每日现金余额不得超过限额。超过部分应于当日营业终了前存入银行。
第七条 取得的现金收入,不得用于直接支付单位自身的支出,因特殊情况需坐支现金的,应事先报经开户银行审查批准。
第八条 取得的现金收入应及时入帐,严禁收款不入帐。不得私设”小金库”,不得帐外设帐。收入的现金必须经验钞机检测,防止伪币收入。
第九条 各单位必须按照<现金管理暂行条例>规定,在以下范围内使用现金:
1、职工工资、各种工资性补贴;
2、个人劳动报酬;
3、支付给个人的各种奖金;
4、各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其它现金支出;
5、向个人购买农副产品和其它物资支付的价款;因采购地点不确定
交通不便、收款方银行帐户不能办理转帐结算或收款方当地有特殊情况等
必须使用现金结算的;
6、出差个人必须随身携带的差旅费;
7、不经常发生业务往来1000元以下的零星支出;
8、确定需要支付现金的其它支出。
不属于上述现金开支范围的业务应当经过银行办理转账结算。其它特殊情况使用现金需经出纳部部长和财务总公司总经理批准。
第十条 严格现金收支核算,做到先凭证后收付,收付款凭证必须经稽核人员签字后方可办理收付款项,同时要认真审核原始单据和记账凭证,凡不符合制度规定或手续不完善的一律不予办理。
第十一条 现金出纳员必须逐日逐笔根据现金收支业务登记”现金日记账”,每天必须将库存现金与日记账余额核对相符,月终要与总账核对相符,做到日清月结,确保账款一致。
第十二条 出纳部要定期或不定期对库存现金进行检查,防止白条抵库贪污挪用、公款私存等现象发生。上述行为一经查出,将严肃处理,触犯刑律的,要追究法律责任。
第十三条 现金收入管理
1、销货收入应由销售会计负责填制发票单据,出纳人员据以收款,严禁出纳既开票又收款。
2、收回前期销售的应收帐款,应按收到的现金额开具收款收据交付款人,以明确经济责任。
3、收到企业与其它企业、单位往来现金,以及与企业职工有关的现金(罚款、押金、代收代扣款项等)必须按收到的现金额开具收款收据交对方,以明确经济责任。
4、需从银行提取现金时,必须经所在企业单位主要负责人批准,在”现金支票记录单”上签字后,方可办理提款手续。
5、一切现金收入必须当天入帐,并与当日库存现金核对,做到帐款相符。
第十四条 现金支出管理
1、各企业、单位要从严控制现金支出,在结算起点(1000元人民币)以上的对外单位的支付款项必须办理转帐结算。特殊情况需动用现金的,必须经过有关领导的批准方可支付现金。
2、职工开资时,工资核算员必须根据开资人员工资情况及当日能开多少人,合理确定开资需要的现金额,做到当日开资,当日开完,严禁多提少开,到财务提取现金时必须由保卫配合,否则,出现问题由各单位领导自负。
3、一切现金支出必须有原始凭证,特别是对外现金支付,必须取得收款方的收款收据或凭据。确实无法取得收款收据的,必须经集团公司董事长和有关领导批准,方可凭批条办理支出手续。
4、集团公司各职能处室人员临时借款1万元以下(含1万元)必须由各职能部门分管领导批准,1万元—5万元(含5万元)由集团公司分管财务的总经理批准,5万元以上必须经董事长批准。集团公司下属企业职工出差1万元以下(含1万元)借款由企业领导批准,1万元—5万元(含5万元)由集团公司分管总经理批准,5万元以上由董事长批准。
5、临时性出差、采购零星物资和工资(下月开资之前返回)能够填写现金借款单,借款单据必须填写借款的金额、借款的天数(不得超过30天)、借款用途,其它用途原则上不允许借款,特殊情况,须经董事长批准,财务方可支付。单据必须及时审批签字到财务报销,出差返回7日内结算,并还清欠款,同一借款人只准填制一张借款单,不允许在财务出现二张借款单,因此影响业务工作的,由借款人员自行负责。借条必须按日期归还。各单位出纳人员负责在每月30日填制”借款单明细表”上报集团财务部核查。
第十五条 现金保管
1、财务办公室要选择坚固、实用的房间,能防潮、防火、防盗、通风,墙壁、房顶牢固,门窗户必须安装铁栏杆和护窗金属板。
2、出纳人员必须配备专用保险柜,保险柜钥匙由出纳人员专人保管,不得交由其它人员代管,保险柜密码出纳人员要严格保密,出纳人员工作变动时应及时更换密码,保险柜的钥匙或密码丢失或发生故障,必须立即报请集团公司处理,不得随意找人修理或配钥匙,必须更换保险柜时,要办理以旧换新的批准手续,注明更换情况备查。
3、企业单位每日库存现金不得超过公司规定限额,如遇临时大额现金支出业务,应办理相应的使用现金审批手续,并提前通知银行,再办理提现业务。
第十六条 现金送存
1、企业、单位每日业务终了,单位会计与出纳员必须核对现金收、支、结余情况,由所在企业会计填制”出纳员每日对库表”并与出纳共同核对库存现金,无误后,将库存现金送交集团公司财务部门保管。个别企业单位中午下班前,库存现金超过限额的必须送存银行或集团公司财务部门。
2、到银行送存现金和提取现金,企业单位必须安排可靠人员和出纳人员同去,不许捎带办其它业务,速去速回,严禁在外逗留。企业、单位主要负责人必须高度重视出纳工作,保证提款、送款安全,防止事故的发生。
3、企业单位收到的汇票,下午送存现金(包)时一同存放集团,不得存放保险柜。
4、集团公司财务部门库房保管员对各企业单位送存、提取现金(包),实行入库、出库登记制度,记录入库和出库情况,并对送存现金金额进行抽查。
第十七条 单位发生的经济往来,除按照<现金管理暂行条例>规定能够使用现金外,都必须经过银行转账结算。
第十八条 单位必须严格按照<支付结算办法>、<银行帐户管理办法>和<中华人民共和国票据法>等有关规定,办理银行开户、银行结算和票据结算等业务,不准违规开立帐户和使用帐户。
第十九条 单位应根据开户银行或存款种类等分别设置”银行存款日记账”,对银行存款进行明细核算,同时设置”银行存款”总账,进行总分类核算。
第二十条 出纳员对发生的结算业务,要根据合法、正确和完整的收支凭证,依据业务发生的先后顺序登记入账,每日终了应结出余额。银行出纳工作与银行存款对账工作不能由一人担任。月份终了,银行存款日记账必须与银行对账单核对并编制”银行存款余额调节表”,对于未达账项均应及时查明原因,妥善做出处理,防止差错。
第二十一条 出纳部应当定期或不定期组织对银行存款管理状况和银行帐户开户及使用等情况进行审查,及时发现管理漏洞。一旦查出有违反规定的行为,必须追究责任人责任,进行严肃处理。
第二十二条 办理支付业务时要填写集团公司统一印制的<用款申请>,用款申请必须由经办人用钢笔或炭素笔逐项填写收款人名称、开户银行、帐号、金额、结算方式、用途等内容,更改无效,并按规定到各级分管领导处逐级履行签字手续。采用汇票支付方式的,要取得对方收据(特殊情况不能取得对方收据,要及时请示有关领导)。
第二十三条 对外发生的经济往来,除用现金和银行存款结算外,还可采用其它货币资金结算办法,主要包括:外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、在途货币资金等。
第二十四条 使用其它货币资金进行结算时,必须建立健全登记制度,由专人负责,责任人应经常与财务部门核对余额,业务结束后应立即清理,余款退回银行帐户。
第二十五条 各单位的空白现金支票由集团公司出纳部统一保管;转帐支票等结算凭证由出纳员放置于保险柜中妥善保管。出纳员应根据银行支票编号按顺序签发,不得在空白支票和结算凭证上予盖印鉴备用。作废支票应加盖”作废”戳记并与存根联一起保存。同时应设置支票登记簿,对已经使用和作废的支票要在登记簿上作详细记录。
第二十六条 银行出纳员不准签发空头支票和远期支票,不准无理拒付,不准签发、取得和转让无债权债务或真实交易的票据。结算凭证(如汇票、支票等)丢失,经办人必须立即报告财务部门,以便财务部门及时采取挂失止付等补救措施,防止冒领和诈骗发生。如果造成经济损失的,要由当事人自行负责。
第二十七条 应加强对财务印章的管理。付款支票必须经过两人的签章方为有效,不得由一人包办签章。银行预留印签分别由两人掌管,财务专用章由出纳员保管,法人代表章由财务部门指定专人保管。
第二十八条 往来票据的管理。
1、财务部门应设置应收票据备查帐。逐笔登记应收票据的种类、号数、出票日期、票面金额、交易合同号和付款人、承兑人的公司名称、到期日利率以及收款日期和收回金额、背书转让日期、被背书人等资料。应收票据到期结清后,应在备查帐内逐笔注销。
2、财务部门应设置应付票据备查帐。逐笔登记应付票据的种类、号数、出票日期、票面金额、交易合同号和收款人。应付票据到期结清后,应在备查帐内逐笔注销。
3、财务部门收到销售部门交来的银行承兑汇票和商业汇票,必须及时到银行办理电查认证手续,以防假伪票据的发生。
4、对外收付款出具票据,应严格审查,对方必须与合同、发票中的单位、姓名相符,手续完备。合同付款时单位应严格审核,确保准确无误。对外收取的承兑汇票要有对方单位的保证书。
5、填写票据必须做到要素齐全、数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草,防止涂改。单位和银行的名称应当记载全称或规范化简称。出票日期必须使用中文大写。票据金额应以中文大写和阿拉伯数码同时记载,二者必须一致。
6、各单位收取承兑汇票必须履行承兑汇票加价政策,由销售会计在承兑汇票保证书标明上浮价格,否则,出现问题由销售会计负责;如果不加价,必须由集团公司董事长或集团公司分管总经理签字后,方可办理。
7、凡是”农村信用合作社””城市信用社””城市商业银行”签发的银行承兑汇票,一律不准收取,否则,出现问题由当事人承担全部责任。
8、各单位出纳在收到银行承兑汇票时,必须先把自己位置上的被背书填上,但不允许盖章,对外转让时必须填写被背书并盖章(如属于内部转让可根据情况填写被背书和盖章,收到银行承兑汇票时增加应收票据,对外转让时减少应收票据,不能省略步骤),以防丢失。否则,出现问题由当事人自己承担。
9、收到电汇单据超过15天以后再来认领时,必须出示发电汇底联,证明此款属于本单位。
第三章 应收款项以及销售收入管理细则
第一条 本细则应收款项包括应收账款、其它应收款等;销售收入是指企业销售产品或者提供劳务等所取得的收入。包括产品销售收入和其它销售收入:产品销售收入包括销售产成品、自制半成品,提供工业性劳务等取得的收入; 其它销售收入包括材料销售、资产出租、提供非工业性劳务等取得的收入。
第二条 销售收入原则上于产品已经发出,劳务已经提供,同时收到价款或取得收取价款的凭据时确认销售收入的实现。
1、交款提货销售,指货款已经收到,发票帐单和提货单已经交给对方,无论产品是否发出,都作为收入实现。
2、预收货款销售,指货款已经全部收到,以商品发出或劳务提供的时间确认收入的实现。
3、分期收款销售,以合同约定收款日期收回款项确认收入实现,同时按比例结转成本。
4、其它方式,如汇票、信用证等,以发出商品、产品或提供劳务时间确认收入的实现。
5、销售产品的退回,无论是属于以前年度还是本年度销售的,都应冲减本期销售收入,发生销售折让时,也冲减本期销售收入。
第三条 各单位销售收入要进行日常管理。为及时收回货款,保障生产经营,各单位须严格执行销售的规定,严禁超限额赊销;一切销售收入必须按时足额入帐,严禁收入不入帐或巧立名目转移收入,不得擅自坐支现金。销售人员不得接触销售现款。对应收账款要及时登记帐目,准确反映其形成、回收及增减变化情况。每月终了对应收账款要及时与销售会计核对,按照其帐龄逐户进行帐龄分析,由经办人或派专人催收,要按客户设立应收款档案,及时归档,记载催收情况及往来信电函件,并与各单位分配制度挂钩,明确责任,保证应收账款的及时收回。
第四条 各单位发生的业务必须按公司规定实事求是的进行收费,且强调所产生的业务总额在结算时必须当月结清,不得拖延。如特殊情况降低收费标准,需集团公司补助差价的,必须提前报公司董事会研究批准,公司财务部门负责监督、把关,如当月未结清或未经公司董事会批准私自降低收费标准的,集团公司将严肃追究相关人员的责任。
第五条 各销售单位在货款回收中,原则要求以现汇结算。确需收取银行承兑汇票的,需加收不低于同期银行承兑汇票的贴现利息(月息3‰),由各单位销售会计根据银行承兑汇票金额及签发时间计算加收的利息,各单位出纳、会计人员负责监督执行。
第六条 单位对长期往来客户应当建立起完善的客户资料,并对客户资料实行动态管理,及时更新。定期与往来客户经过函证等方式核对应收账款、其它应收款等往来款项。如有不符,应查明原因,及时处理。
第七条 严格控制其它应收款。要及时登记所发生的每笔往来款项,准确反映其形成、回收及增减变化情况,对已发生转帐结算的帐户,每月终了应与对方核对余额,对无后续业务的,要及时清理回收。
第四章 实物资产管理细则
为加强公司实物管理,严格其购置、保管使用、内部转移和处理手续,保证实物资产的安全和完整,提高其使用效率,特制定公司实物资产管理办法。
第一条 库存材料的管理
1、材料和发票同时到达的采购业务,由仓库保管员负责验收,合格后由材料会计根据发票填写一式三联的入库单,办理入库手续。
2、对于货到发票未到或分次供货的业务,仓库保管员建立”来料登记备查帐”,月底结帐前对发票仍未到的业务由材料会计办理暂估入库手续。 单位领料时,统一由领料人填写领料单,详细注明领料用途,经单位负责人签字批准后到仓库办理领料业务。月末材料会计将当月发生的入库及出库单整理后,报财务部门进帐。材料会计和仓库保管员每月必须将本月入库单和出库单(领料单)底联整理装订成册,并妥善保管备查。
第二条 固定资产的管理
1、固定资产是指企业使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产、经营有关的设备等。不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在 元以上,而且使用年限超过一年的也作为固定资产。特殊企业如:教育、旅游、宾馆系统,单位价值在1000元以上,而且使用年限超过一年,具有独立使用效能的也能够作为固定资产。
2、固定资产购置审批办法:
① 一般固定资产购置:各单位根据实际情况需要增加固定资产时,填写”固定资产购置申请单”,列明需购置固定资产的名称、规格、数量、计划价格、供货单位、单位申请人、单位批准人,由公司分管领导签批后,报公司总裁审批后执行。
② 工程项目投资:集团新上项目和各单位重大改扩建项目必须有董事会批准的总体投资报告,交财务部、审计部备案按计划执行。土建项目由建筑公司按单体工程编制工程预算书,水、电、暖、安装、装璜等配套工程由各施工单位编制工程预算书,供应部门根据预算计划招标采购工程物资。由审计部门负责对工程预算的实施进行审核,财务部门根据各级审核批准后的工程竣工结算书办理入帐手续。
③ 企业自制的固定资产或购入需要安装的固定资产,购建单位必须编制自制或安装领用材料、机件、人工等费用预算书,由审计部门审核后,按预算执行,报财务部门、材料仓库等备案。固定资产自制完成或安装完毕后,由购建单位编制结算书,据以填制”固定资产验收单”财务进帐。
3、固定资产采购:
采购部门根据经批准的固定资产购置申请单组织采购,购置的固定资产对外付款时,必须凭合同、固定资产购置申请单和用款申请单,到财务办理付款手续。购置设备到货后,由资产使用单位组织有关人员对到货设备组织验收,点收数量及所附备品备件,查验质量,合格后开具”固定资产验收单”作为接受所购设备的依据,据此到财务办理尾款支付手续。
4、固定资产实物的管理:
根据总公司固定资产核算标准,按照固定资产的经济用途将固定资产分为生产用固定资产和非生产用固定资产两大类。生产用固定资产是指直接服务于企业生产经营过程中的房屋建筑物、机器、设备等。非生产用固定资产主要是指不直接服务于生产经营过程的各种固定资产。主要包括务种办公用资产(电脑、复印机等)、生活用资产(馒头机、空调等)、家俱类资产、及非生产用建筑物。企业能够根据情况将各类固定资产落实到具体部门管理。各资产管理部门要建立固定资产卡片帐,登记固定资产的名称、数量、存放地点,业务上由财务部和各单位会计指导建帐,并将固定资产管理员名单报财务部及审计部备案,由审计部联合财务部对实物资产进行不定期抽查,保证帐、物、卡相符。对各单位由个人使用的实物资产必须造册登记,人员流动时,必须办理相关交接手续,防止实物流失。
5、固定资产内部转移
集团公司所属企业之间因生产经营和管理需要,某项固定资产需从一个企业、部门调整到另一个企业、部门,必须填写”固定资产转移单”,经有关部门批准后,办理转移手续。转移单一式三联,一联调入单位,一联调出单位,一联交审计部。
6、固定资产的清查盘点和处理
各企业单位必须定期对本单位的固定资产进行清查,保证固定资产帐物相符。同时,要对需要处理的固定资产提出处理意见。对外顶帐的固定资产、对外出售的固定资产和报废的固定资产必须由经办单位填写”固定资产处理申请单”,注明处理的原因和理由,经有关领导和审计部审查签字后办理固定资产出帐手续。
在固定资产清理和改造过程中,拆除的固定资产和废旧物资,由工程审计办对拆除下来的物资进行登记,能继续使用的转有关部门使用,不能继续使用的,由废旧物资管理部门及时处理。
第三条 低值易耗品的管理
1、低值易耗品是指不作为固定资产管理的各种用具、器具等物品,单位价值在 元以下300元以上(特殊企业 1000元以下100元以上),如工具、管理用具、玻璃器皿、以及在生产经营过程中周转使用的包装物等。
2、所有低值易耗品统一由财务部门设置总帐,供应仓库设置明细帐,各使用部门设置保管帐。各部门使用的低值易耗品经有关部门审批购入后,统一由仓库保管员验收,材料会计登记低值易耗品明细帐,并给领用部门开具”低值易耗品出库单”。各领用部门分别建立保管帐,并落实实物保管人。财务部门凭仓库验收单和低值易耗品出库单进行帐务处理。低值易耗品发生内部转移时,必须事先经单位材料会计及部门实物管理人签字后办理业务转移手续。低值易耗品发生报废时,由实物管理人和使用部门提出报废申请,列明报废低值易耗品名称、数量及报废原因,经有关领导鉴定批准后,通知实物管理人及材料会计办理出帐手续。
第五章 应付及预付款项管理细则
第一条 财务会计人员审查由供应部门转来的已签署承付意见的凭证以及仓库转来的已验收的入库单,检查手续及有效文件是否齐备完整,核对有关数量、价格、金额等项目是否正确真实,以保证采购业务承付货款和收入材料等各项工作得到及时准确的处理。财会部门在办理付款业务时,会计要对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。各单位会计在支付应付、预付业务时,必须发票入帐方可支付最后一批款项,否则不予付款。
第二条 付款时,必须由经办人持用款申请和结算单据到财务办理支付手续,并在支付凭证上签字;客户到企业要款时,必须由经办人和客户同时到财务办款,并在付款凭证上面签字,财务人员必须审查单据真实性及准确性(包括汇款单位名称与其发票或收据印章单位是否一致等),在确认经办人及各级领导的签字齐全后,方可办理付款手续。
第三条 特殊情况需现金结算时,除用款申请外,还必须有对方发票或收据(如发票已入帐,再支付现金也必须有收据),而且申请单位经办人和客户同时到财务,在付款单据上签字,方可付款。银行汇票和银行承兑汇票付款时,原则上要向对方索取收据。
第四条 单位建立预付账款和定金的授权批准制度,加强预付账款和定金的管理。预付账款要根据合同设置,与同一单位签定的不同合同,要单独核算,财务人员要建立合同台帐,对合同价格、付款条款及实际支付情况、发票情况作详细登记。
第五条 加强对应付账款的管理,由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付账款。已到期的应付账款须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。
第六条 要建立退货管理办法,对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定,及时收回退货货款。
第七条 各单位由财会人员牵头,供应人员配合定期与供应商核对应付账款、预付账款等往来款项。如有不符,应查明原因,及时处理。
第八条 工程和设备质保金付款时,由供应公司合同科经办人按照合同条款和具体付款事宜做出用款申请,审计部部长签字后,由各建设单位负责人及供应公司总经理审签,再经总裁、财务总经理审签后方可办理。
第六章 内部结算管理细则
第一条 集团内部各单位之间的往来结算必须严格按照公司规定办理转帐结算手续,严禁现金结算。特殊情况必须使用现金结算的单位,必须经集团财务总公司批准。
第二条 内部各单位每月结帐后会计人员必须与往来单位对帐,保证帐帐相符。
第三条 各单位发生的经济业务必须及时办理入帐手续,对迟延入帐的当事人,总公司将根据迟延入帐的金额和时间予以处罚。
第四条 各单位分管领导、单位负责人和经办人必须保证入帐签字手续的及时、完整和有效,严禁无故拖延时间,影响办理人入帐。
第五条 各单位在旅游系统消费的餐宿费,由各消费单位或经办人到前台办理相关手续,并到各自单位找相关领导将收据及用款申请签字手续办好,及时交给各自单位财务会计人员。各单位财务会计人员在收到单据后,要及时与旅游系统前台人员相互核对准确无误后,由旅游系统前台人员到各消费单位办理转帐或付款(付款一律转帐支票)业务。旅游系统前台人员将收回款项及时上缴各自财务部门,各单位当月发生的餐宿费要在下月25号前必须办理完,过期办理者,各单位财务部门有权拒付