济南佳宝乳业采购与付款内部控制制度.doc

济南佳宝乳业采购与付款内部控制制度

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2020年5月29日
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采购与付款内部控制制度
第一条 公司采购与付款业务程序主要包括请购、签订采购合同、订货、验收和入账等环节。
第二条 公司在采购与付款业务程序中,应保证以下职务的相互分离:
1、 采购合同审查应由生产部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行。
2、 采购人员不能同时负责采购物资的验收保管。
3、 采购人员、使用人员不负责账务的记录。
4、 采购人员与负责付款审批的人员分离。
5、 审核付款人员与付款人员分离。
第三条 合理规划采购与付款业务的机构和岗位,建立和完善采购与付款的控制程序,强化对请购、审批、采购、验收、付款等环节的控制,做到比质比价采购、采购决策透明,堵塞采购环节的漏洞。
第四条 公司的采购与付款内部控制制度包括:
1、 请购:
1） 按照采购单价和采购总金额将公司采购物资分为A、B、C三类。
2） 需求部门依据生产经营需求确定需求计划,采购部门结合物料部提供的库存数据制订采购计划,采购计划包括采购物资名称、代码、需要量、到货时间。
2、 订购
公司采购采用分类采购法:
对于A类、B类等采购金额较大、质量要求较高的物资,经过质量评审确定入围供应商,公开招标,选定价格较低、信用较好的厂商进行订购,必要时签订框架协议;
对于C类物资等单价较小、采购量较大的物资,定期对供应商进行统一价格评定,需采购时,由物资公司按采购计划及时向确定的少量供应商订货。
3、 信用评估
物资公司供应商管理人员对供应商的产品质量、供货条件等进行评估确定入围供应商。
4、 批准采购
经信用评估确定符合公司的采购条件的供应商报公司总裁批准后,签发采购合同,正式办理订购手续。
5、 合同签订
经公司总裁批准后,按照审批权限由总裁或指定的授权委托代理人与供货商签订采购合同,采购合同一式三份,一份留供货商以备发货,一份送财务部门以备核算,一份物资公司留存。
6、 验收
1） 公司品控中心、各厂质管科按照合同约定的条件,检验品质、规格及验收数量。
2） 物资验收的原则:随到随办,尽量逐件检验;
3） 物资验收后作如下会计处理:
（1） 材料入库后,无论是否与采购合同相符,都须填写入库单一式三联,一联存根,一联保管仓库留存,一联物资公司记账员留存。
（2） 物资公司核对供货发票,检查发票所填名称、数量、单价等是否有误,同时将入库单与采购合同核对,核对所收之料与采购合同是否相符;完成审核程序无误后,送财务部门核算。
（3） 物资公司记账员接到入库单和发票后,审核入库单和发票无误后,编制记账凭证,进行账务处理。
7、 到货不符的处理
1） 如果验收时或入库后出现数量或品质不符,物资公司将多余或品质不符的而拒收的材料,填写退货通知单,退回供应厂商;
2） 退货通知单一式三联,一联由物资公司留存,附于原采购、验收单后归档;一联送财务部 门;一联通知供应厂商。因质量不符的退货,质检部门在退货通知单签章。
8、 付款
公司支付货款时,除按规定能够支付现金外,一般应以支票等方式支付。应付款会计核对应付账款明细账和客户提供的发票等单据无误,按有关制度签批后,交出纳人员办理支付。
9、 入账
公司财务部门取得供货方的发票和收货单等原始凭证后,进行计量并计入适当的账户和适当的会计期间。
第五条 本制度解释权公司财务部。
本制度自颁布之日起施行。