物业项目承接20041110189193.doc

7.1 物业项目承接文件编号:WDWY-MM71版本状态:A/0生效日期:2005/01/011 总则1.1 本手册规定的物业项目承接主要是针对管理公司新开发项目以外的新物业项目承接，以及与物业小区业主委员会签订(续签)物业服务合同的过程。1.2 物业项目承接过程必须按管理公司规定的原则、程序和要求进行，有选择地参与外部物业小区的投标和洽谈，维持*品牌的优质形象。1.3 各物业分公司在开展物业项目承接工作中应充分识别顾客需求和期望，确保本公司有能力满足顾客要求。2 相关职责界定2.1 物业分公司负责具体操作与业主委员会签订或续签物业管理服务合同，以及对外项目承接工作。2.2 项目所在公司负责审核所属物业分公司的对外承接项目意向、物业投标书、(前期)物业服务合同，以及合同续签时的物业管理方案。2.3 管理公司物业管理部负责批准物业分公司对外承接项目意向、物业投标书、(前期)物业服务合同，以及合同续签时的物业管理方案。3 对外物业项目承接3.1 基本规定3.1.1 管理公司不限制各地物业分公司在有条件的情况对外承接物业服务项目，但在具体操作前必须将对外承接项目的工作意向报经项目所在公司审核、管理公司经营委员会批准，批准后方可进行下一步的洽谈或报名参与投标。3.1.2 各地物业分公司对外承接项目应遵循国家物业管理条例的规定，通过投标方式承接物业服务项目。3.2 物业服务招标信息3.2.1 物业分公司接获并核实物业管理招标信息后，应迅速组织人员从开发商或托管单位获得招标文件或相关资料，报本公司总经理审查。需要购买招标文件的及缴纳投标押金的，必须先报总经理批准。3.2.2 物业分公司总经理负责组织相关人员对收集的初步信息进行分析，决定是否参加投标。3.2.4 当决定参加投标时，物业分公司组织人员依据相关资料编制投标计划书，经本公司总经理审核签署后，报项目地产公司审核、管理公司经营委员会批准。投标计划书内容包括成本估算额、投标方案、投标时间等。3.3 投标申请3.3.1 经管理公司经营委员会批准后，物业分公司编制并向招标单位报送投标申请。3.3.2 投标申请的内容应包括：公司营业执照、专业人员配置、招标和投标方案。品质部负责组织相关部门配合接受招标单位的资质审查。3.4 投标工作小组3.4.1 物业分公司通过招标单位的资格审查，成为投标单位后，物业分公司总经理组织相关部门的专业人员参加投标工作小组，完成物业项目调查、招标文件分析、投标文件编制及评审、参加开标及中标后的合同谈判等工作。3.4.2 投标工作小组成员的任务分工、工作输出成果及时间进度等必须形成书面的投标工作计划。3.4.3 物业分公司品质部经理、财务部经理及相关必需的专业技术人员应为投标小组成员，全过程参与投标工作。 3.5 投标文件编制3.5.1 物业分公司总经理负责组织投标小组成员详细研读招标文件，对招标文件的每一条款要求达成一致理解，并就需要澄清的事项列出问题清单及解决途径，在投标小组内分配工作任务，这些任务包括(不限于)：a) 就招标文件中的问题与招标单位进行沟通、澄清；b) 进行物业项目现场踏勘，了解物业项目及周边区域情况；c) 开发商(或物业小区)过往与物业公司的合作表现；d) 当地物业法规及主管部门政策、工作惯例收集、研究；e) 需要时，开展相关市场及竞争对手调查等。3.5.2 上述各项工作完成后均必须形成书报告，详细陈述收集信息内容、来源、可信程度，以分析结论和建议。3.5.3 投标工作小组应根据招标书的格式要求逐项考虑，编制相应的投标书。编制时主要考虑以下方面的要求：a) 标书的形式；b) 投标书表述的内容应符合招标书的情况；c) 适度的报价；d) 投标书所附的证据资料。3.5.4 投标书一般应包括以下内容：a) 投标函；b) 投标报价；c) 物业管理方案；d) 招标文件要求的其他材料。3.5.5 在招标单位没有具体规定物业管理方案、成本测算要求时，物业分公司应按物业管理方案编制要点，以及开办费用测算指引、日常运作成本测算指引的规定执行。3.6 投标文件的评审与批准3.6.1 投标文件完成后，物业分公司总经理应组织投标小组成员对投标文件进行评审，评审结果应形成书面记录,并由参加人员联名签署。3.6.2 投标文件的评审应参照本手册第6.3节合同管理的规定内容进行，并着重考虑以下各方面的问题：a) 投标书格式是否满足招标文件的要求；b) 招标文件及沟通过程中的疑问是否均已澄清，并在投标文件中清晰体现；c) 物业管理方案是否有针对性，能否体现招标文件要求的特色，以及*物业的品牌形象；d) 招标文件涉及的服务要求是否全部涵盖；e) 是否存在过度承诺，或可能导致分歧的表达；f) 成本测算是否合理、可行，等等。3.6.3 物业分公司内部投标文件评审通过后，应将投标文件及评审记录一并报项目所在公司审核、管理公司经营委员会批准。3.7 投标书的报送及评标3.7.1 经管理公司经营委员会批准后的投标文件，物业分公司投标小组负责装订、密封并加盖单位印章和总经理印鉴，并按招标规定的时间报送招标单位参加开标。3.7.2 物业分公司总经理或指定专人代表公司参加招标单位的开标过程。根据招标单位要求，公司的投标代表对投标文件的解释和澄清必须在投标承诺范围内，对任何改变服务标准、收费标准，以及可能引起服务成本增加的事项，都必须重新按上述规定的程序进行评审和报批。3.8 中标及合同签订3.8.1 物业分公司收到招标单位中标通知后，应按本手册第6.3节合同管理的规定与招标单位进行合同文件的起草和谈判，招标文件中已确定合同文本样式的按本公司投标文件中的承诺执行。3.8.2 任何超出投标文件承诺范围的合同条款，或改变原审批过的合同条款，物业分公司总经理在正式签订合同前报项目所在公司、管理公司经营委员会再次审批。3.8.3 所有参加投标的项目，如未能中标或未能最终签订(前期)物业服务合同的，物业分公司应向项目所在公司、管理公司物业管理部提交书面报告，详细分析未中标或未签订合同的原因，总结工作经验和教训。3.8.4 投标过程中形成的相关文件和记录由行政人事部统一存档保管，包括：投标计划书、招标文件、相关调查分析报告、投标文件及其评审记录等。4 业主委员会物业服务合同的签订(续签)4.1 各物业分公司在物业服务合同(或与开发商签订的前期物业服务合同)期满前，应组织本公司相关职能部门做好物业服务合同的续签工作。在合同期满前三个月应开展合同续签工作，并在合同期满前一个月完成物业服务合同的续签。4.2 物业分公司在与业主委员会就物业服务合同续签的洽谈过程，应完成以下工作：a) 总结分析上一合同期内的物业服务工作，对(前期)物业服务合同执行情况进行评估；b) 针对性开展业主(住户)调查，分析业主(住户)满意程序，收集业主(住户)意见和要求；c) 必要时，开展针对性的竞争对手及周边地区物业服务市场调查；d) 针对业主委员会要求改进的方面，以及本公司认为在后续服务中有能力改进的方面进行策划，提出初步改进方案。4.3 针对顾客需求及行业市场的变化，物业分公司应在提出切实可行物业管理方案，在经济原则下满足顾客需求变化，适应行业市场竞争和发展。4.4 各地物业分公司在向业主委员会正式做出承诺，提交书面的物业管理方案或其它形式的物业服务策划文案前，应报项目所在公司审核、管理公司物业管理部批准。4.5 物业分公司与业主委员会正式签订物业服务合同前必须按本手册第6.3节的规定执行，履行相应的合同评审和批准手续。5 相关文件与记录5.1 WDWY-WI-MM4103 物业管理方案编制要点5.2 WDWY-WI-MM6101 开办费用测算指引5.3 WDWY-WI-MM6103 日常运作成本测算指引5.4 投标计划书5.5 投标项目调查分析报告5.6 投标书5.7 物业管理方案5.8 投标文件评审记录193