《采购管理程序》.docx

采购管理程序
1.0 目的
为对公司采购活动的全过程进行控制，规范合格供方的选择、评定、控制活动，确保所采购的产品符合规定要求，特制定本程序。
2.0 适用范围
2.1 对向本公司提供主要原辅材料的供方进行选择、评定以及对合格供方的控制；
2.2 公司生产和服务提供过程所需产品的采购活动的控制（包括验证）；
2.3 本公司生产中所发生的外包过程的监控。
3.0 职责
3.1 技术部负责提供采购活动中所需的有关技术资料及技术支持。
3.2 采购部负责组织对合格供方的选择、评估、控制及采购计划的编制，并确保在合格供方中实施采购活动。
3.3 采购部负责委外加工或服务的供方选择、监控。
3.4 品质部负责对采购产品和外包质量进行验证，并参与对供方的评估及控制。
4.0 程序
4.1 采购输入
在产品实现策划活动时，技术部向采购部和生产部提供公司主导产品的《物料明细表》及技术条件或验收标准。
4.2 供方调查
采购部根据公司提供产品的技术规范及质量要求，在国内外同行业厂家或主要原材料生产厂家中，选择至少两个具有良好信誉及质量保证的厂家，作为候选供方，并发出《供应商基本资料表》。调查内容应包括：供方基本情况；生产能力；检验和质量保证能力；交付能力等。
4.3 供方评审
4.3.1 采购部会同品质部对合格供方反馈的调查表予以评审（必要时要求供方提交样件；执行生产件批准程序或对供方进行现场审核）。对供方的调查、初选评定及综合考核的条件为：生产范围、生产能力、检测手段、质量保证能力、交付能力等满足所采购产品质量要求的综合能力。
4.3.2具有ISO9001:2008或ISO/IATF16949:2016等质量体系认证证书的单位，可直接作为其证书覆盖范围内产品的合格供方。
4.3.3 审核时由参与者做出评估意见后填写《供方评审表》，采购部汇总资料后报总经理审批。
4.4 合格供方批准
4.4.1 总经理对入选供方的资格予以审批。每种主要原材料最少应确定两个合格供方（特殊原因除外）。
4.4.2 对顾客指定的供货单位，公司除直接实施相关采购外，可采用供货业绩统计方式来评定，具有良好业绩的单位，可经总经理批准直接进入公司的《合格供方名录》。
4.4.3 经批准的合格供方应形成《合格供方名录》并发至生产采购、质量、技术等相关部门。
4.4.4 对重要材料的合格供方的批准实施PPAP时执行《生产件批准管理程序》。
4.4.5 合格供方PPAP提交等级
4.5 合格供方控制
4.5.1 在日常的进货/外包产品检验中发现批量不合格或严重不合格项目时，由品质部书面通知采购部，由采购部负责向合格供方发出《供应商质量问题通知》，提出纠正和预防措施要求并限期改进。
4.5.2 采购部根据品质部提供的进货检验报告，由（内外）顾客抱怨产生的退货报告，交付的时效表现情况，每季度作《供应商质量业绩汇总表》。
4.5.3 采购部根据供方业绩统计结果，对供方进行业绩评定。对供货业绩较差者，通过《纠正预防措施处理单》提出纠正和预防措施要求，并限期改进。发出两次纠正预防措施要求之后，仍无明显进展者，报总经理批准，取消其合格供方资格。
4.5.4 必要时，公司派出具有内审员资格的人员对合格供方的质量保证能力进行现场审核，不符合要求时，建议取消其合格供方资格。
4.5.5 供应商的考核
考核对象：列入《合格供方名录》的所有供应商。
a)根据供应商综合评价表对供应商进行每年一次的业绩考核，满分为100分，总分为85-100的优秀，总分60-85的为合格，总分低于60分时供应商需提供相应的整改报告，必要时进行现场审核。
b)对于考核业绩优秀，无重大质量事故的主要原材料供应商每两年对其进行一次评审，对于考核业绩优秀的辅助材料供应商每三年对其进行一次评审。如期间供应商出现重大质量事故的，则立即对相关供应商进行评审.如审核不通过，则取消其供应商资格，待整改完成,需重新申请审核，若通过方可纳入备选供应商名单。
c)经过评审的供应商，综合得分在85分以上审核结果即为通过。若得分处于66分-85分之间且无红色项的，需对供应商提出整改要求并限期整改，必要时，需再次进行现场审核。得分低于66分或出现任何一项红色项，审核结果即为不通过，该供应商不可纳为合格供应商。
4.6 供方质量管理体系开发：
4.6.1 本公司要求供方推行ISO9001：2008质量管理体系并获第三方认证注册。
4.6.2 本公司鼓励并开发辅导供方推行IATF16949:2016质量体系标准并通过第三方认证注册。
4.7 采购信息控制
4.7.1 采购信息包括：
a）采购合同/采购单（其中应注明所购物料/外协件的名称、型号、规格、类别、数量、技术标准/质量标准、名称及编号、交货期）。
b）采购物品的技术规范及相关标准图样等，必要时可规定供方运用的质量体系标准的名称、编号及版本。
4.7.2 采购信息发出前应由销售部负责人进行审核以确保其适宜明确。发放到供方的采购资料如技术参数，加工工艺等应按文件控制要求予以登记、确认。
4.8 采购计划
4.8.1 生产部部编制《物资采购申报单》，注明采购物资的规格、型号、数量、质量验收标准交货期等，销售部负责人审批后实施。
4.8.2 根据按采购计划所下达的《采购单》，采购员在合格供方中进行选择，必要时，要求供方报价，议价，满足物美价廉要求时与供方签订采购合同按采购合同审批权限报批后实施采购，以满足生产需要。
4.8.3 采购部负责人在审批采购计划时应确保拟采购的产品或材料符合有关环境保护，安全等方面的相关法律法规的要求。
4.9 交期跟催
4.9.1 为确保交期，采购部必须要求供方具有100%的按时交付能力，且提供必要的交期要求（交期必须考虑供方的生产周期、运输周期等因素，并提前通知供方）、定单数量、产品资料，以使供方能满足此期望。
4.9.2 采购过程中采购员应跟催交货进度，确保按期采购入库。同时要求采购人员按《物资采购申报单》定期查询以便进行交期控制，并提前采用电话、传真、信函或亲自到厂商处跟催，以确保采购产品能按时的供应。
4.9.3 供方的交货准确率应达100%，若未达此目标时，须发出纠正与预防措施要求，责成供方提出改善对策，并包含追踪记录本公司与供方额外费用及过多的运费。
4.9.4 采购物品入库按规定办理入库报检手续，经销售部管理员依据送货单对进货的供方、规格、型号、数量与标识的符合性予以检查、核对无误后填写《进货验收单》报检。
4.10 采购产品的验证
4.10.1 公司对采购物资的验证按下列方式进行：
a）采购物资进厂由销售部管理员验证物资的名称、规格型号、数量等项目，并报检；
b）品质部根据《进料检验作业指导书》的要求，对物资进行必要的进货检验；
c）必要时，品质部派检验人员前往供方现场进行采购物资的验证，此时应在采购文件中规定验证的安排及物资放行的方式。
4.10.2 必要时，要求供方实验室或委托具有认可资格的外部实验室提供质量证明资料。
4.10.3若顾客要求对供方产品实行验证时，可采用下列方法：
a）提供合格供方评审文件、质量记录、供货业绩，质量体系等资料。
b）品质部提供外购物品检验/试验报告。
c）必要时，应按照顾客要求安排顾客到供方进行实地验证。
4.10.4 品质部检验员按照相关检验规范进行采购物资检验并开具相关检验单，未经检验的物资，保管员有权拒收。经检验不合格的物资按《不合格品管理程序》处置。
4.10.5 因特殊情况无法在合格供方采购的物品须经责任部门负责填报《采购订单》并经总经理批准，品质部进行严格的检验或验证，检验合格后由采购员办理入库手续。
4.10.6 若直接在顾客指定的供方中采购时，本公司承诺确保采购物品的质量的符合性。
4.11对供方的监视
4.11.1 采购部应每季度对所有供方的业绩进行监视，包括下列业绩指标：
a）过程能力
b）供货质量表现；
c）项目表现
d)商务表现
e)供货物流表现
4.11.2 采购部应定期对供方业绩进行统计评价并将结果传递至相关供方，以促进供方对其制造过程业绩的监控和改进。
4.12 采购后管理
4.12.1 采购部严格按规定实施采购物资入库、储存，按生产计划定额发料。
4.12.2 采购部负责对涉及合格供方选择、评估、审批、控制及采购活动的有关记录和资料进行收集、建档、保管并按规定期限保存。
5.0 记录
6.1 HLLG-QR704-01《供应商基本资料表》
6.2 HLLG-QR704-02《供方评审表》
6.3 HLLG-QR704-03《供应商质量问题通知》
6.4 HLLG-QR704-04《供应商质量业绩汇总表》
6.5 HLLG-QR704-05《合格供方名录》
6.6 HLLG-QR704-06《物资采购申报单》
6.7 HLLG-QR704-07《采购订单》
6.0 相关文件
5.1 HLLG-GS-B-12《生产件批准管理程序》
5.2 HLLG-GS-B-18《不合格品管理程序》