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中国邮政储蓄银行代收付业务操作规程

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2020年5月29日
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中国邮政储蓄银行代收付业务操作规程
(试行)

目 录
第一章 总 则 1
第二章 机构和人员管理 1
第一节 机构管理 1
第二节 人员管理 2
第三章 委托单位管理 6
第四章 预付资金管理 11
第五章 签约管理 15
第一节 个人用户签约管理 15
第二节 公司用户签约管理 18
第六章 缴费类业务 20
第七章 批量业务 29
第八章 营业前准备/日终处理 48
第九章 凭证管理 48
第一节 凭证操作流程 49
第二节 重要空白凭证表外科目核算 52
第十章 会计核算 53
第十一章 清算报表 74
第十二章 资金结算 78
第十三章 差错调整 83
第十四章 附 则 87

第一章 总 则
第一条 为规范中国邮政储蓄银行代收付业务的管理及操作,促进业务健康发展,有效防范操作风险,根据<中国邮政储蓄银行代收付业务管理办法(试行)>等及相关法律、和规定,特制定本规程。
第二条 本规程适用于中国邮政储蓄银行各级分支机构及代理营业机构。
第二章 机构和人员管理
第一节 机构管理
第三条 机构设置
中国邮政储蓄银行代收付业务操作经过邮政金融中间业务平台完成。中间业务平台机构为五级机构设置,即总行、一级分行、二级分行、一级支行、网点。
总行、一级分行、二级分行、一级支行为管理机构,网点为营业机构。
第四条 一般规定
(一)中间业务平台管理机构从公司系统内同步各级管理机构,中间业务平台不维护管理机构名称等信息。公司系统新增、修改、删除管理机构,在日终时同步更新中间业务平台管理机构。
(二)中间业务平台营业机构从储蓄系统、公司系统分别同步各营业机构。中间业务平台不维护营业机构名称等信息。储蓄系统、公司系统新增、修改、删除营业机构,在日终时同步更新中间业务平台营业机构。
(三)各级管理机构可对本机构及辖内下级机构信息进行查询。
(四)各级管理机构可根据机构自身条件、业务发展状况、风险评估等级等因素,控制指定辖内下级管理机构或营业机构允许或禁止办理的交易。
第五条 机构信息维护流程
(一)机构信息维护
1.功能说明
使用本交易可对机构基本信息进行查询,可对机构可办理的交易权限进行维护。
2.操作流程
(1)总行、一级分行综合管理员使用”公共管理-机构信息维护”对本级及辖内机构进行交易集控制。本交易须经综合主管授权。
(2)交易成功后,打印”机构维护信息表”,定期装订存档。
第二节 人员管理
第六条 人员设置
中间业务平台人员包括管理机构操作员和网点柜员。管理机构操作员由中间业务平台管理,网点柜员由储蓄系统和公司系统分别管理。
中间业务管理机构操作员在总行、一级分行、二级分行、一级支行分别设置,分为综合类、业务类、会计类、技术类。
综合类人员包括综合主管、综合管理员。
业务类人员包括业务主管、信用卡主管、业务管理员、信用卡管理员、文件管理员、业务查询员。
会计类人员包括会计主管、清算主管、凭证主管、会计管理员、清算管理员、凭证管理员。
技术类人员包括系统主管、系统管理员、技术主管、技术管理员。
系统主管、系统管理员只在总行设置。清算主管、清算管理员只在总行、一级分行设置。文件管理员在一级支行设置。
综合管理员负责各级人员与机构的管理,综合主管负责对综合管理员的操作授权。
业务管理员负责委托单位基本信息、业务参数的管理,业务主管负责对业务管理员的操作授权。
信用卡管理员负责对信用卡类代收业务的管理,信用卡主管负责对信用卡管理员授权。
会计管理员负责委托单位结算参数的管理,负责日常的会计核算与资金结算,负责E平台管理机构发起的批量业务的各项操作,会计主管负责对会计管理员的操作授权。
清算管理员负责调整差错,清算主管负责对清算管理员的操作授权。
凭证管理员负责凭证的入库、请领、下发、收回等,凭证主管负责对凭证管理员的操作授权。
技术管理员负责技术类标准数据的管理,技术主管负责对技术管理员的操作授权。
文件管理员负责代网点上传批量文件及下载回盘文件。
业务查询员可查询各类代收付交易的统计报表。
不相容岗位及有权限制约关系的人员不得相互兼职。同级主管与非主管人员不得兼任,会计类人员、业务类人员、技术类人员不得兼任。
第七条 一般规定
(一)管理机构操作员在中间业务平台内维护。总行综合类人员由系统管理员在系统主管授权下维护。其余各级综合类人员由上级综合管理员在上级综合主管授权下维护。各级会计类人员、业务类人员、技术类人员由本级综合管理员在本级综合主管授权下维护。
(二)网点柜员基本信息分别从储蓄系统、公司系统同步至中间业务平台,柜员基本信息维护均在储蓄系统、公司系统进行,新增柜员时自动分配默认交易权限。
(三)中间业务平台可对管理机构操作员或网点柜员进行交易集控制。
第八条 人员信息维护流程
(一)管理机构操作员维护
1.功能说明
使用本交易可对中间业务平台管理机构操作员信息进行新增、修改、注销、重新注册、密码重置等操作。
2.操作流程
(1)申请机构或部门填制”中间业务平台柜员维护申请表”(下简称”柜员维护申请表”),内容应齐全、真实、完整,并由经办人、相关部门负责人或领导签字确认,加盖公章后,提交维护机构。
(2)综合管理员登陆中间业务平台,使用”公共管理-人员管理-管理机构操作员维护”交易,依据”柜员维护申请表”对管理机构操作员的相关信息进行注册、修改、注销、重新注册、密码重置等操作,该交易须经综合主管授权。
(3)交易成功后,打印”柜员维护信息表”,与”柜员维护申请表”一并留存,定期装订存档。
3.注意事项
(1)新建操作员初始密码和重置后密码都为000000,需修改后方可办理业务。
(2)操作员密码输入错误次数达到3次即被锁定,锁定后需综合管理员重置密码。
(二)网点操作员维护流程
1.功能说明
使用本交易可对网点柜员基本信息进行查询,可对网点柜员交易权限进行维护。
2.操作流程
(1)申请机构或部门填写”柜员维护申请表”,内容应齐全、真实、完整,并由经办人、相关部门负责人或领导签字确认,加盖公章后,提交维护机构。
(2)一级支行综合管理员登陆中间业务平台,使用”公共管理-人员管理-网点操作员维护”交易,依据”柜员维护申请表”对网点柜员的交易集进行修改,该交易须经综合主管授权。
(3)交易成功后,打印”柜员维护信息表”,与”柜员维护申请表”一并留存,定期装订存档。
3.注意事项
网点柜员交易集权限不得大于该柜员身份的默认交易集。
第三章 委托单位管理
第九条 银行受委托单位委托,开办某项代收付业务过程中,应根据代收付业务合作协议,在中间业务平台内对委托单位基本信息、业务参数、结算参数等信息进行维护管理。
第十条 一般规定
(一)委托单位信息原则上由该项代收付业务主办行负责维护。如业务超出主办行所辖范围内机构办理的,须提交上级机构维护。
(二)委托单位注册后其所属地区不能更改,如确需变更其所属地区,只能注册新的委托单位。
(三)为防控信用卡代收类业务的风险,由信用卡中心对是否允许使用信用卡办理某项代收类业务进行控制。
第十一条 委托单位信息维护流程
(一)委托单位基本信息维护
1.功能说明
委托单位与我行签订代收付业务合作协议,开办代收付业务,使用本交易对委托单位名称、行业代码、单位性质、员工规模、注册资金、营销属性等基本信息进行维护(包括注册、修改等),生成委托单位代码。
2.操作流程
(1)委托单位基本信息首次维护时,业务管理员使用”公共管理-委托单位管理-委托单位基本信息维护”交易,根据代收付业务合作协议内容,注册委托单位基本信息。本交易须经业务主管授权。
(2)因代收付业务合作协议变更,需修改委托单位基本信息时,业务管理员使用”公共管理-委托单位管理-委托单位基本信息维护”交易,根据变更后的协议内容维护委托单位基本信息。本交易须经业务主管授权。
(3)维护完成后,打印”委托单位基本信息表”,和协议一并装订存档。
3.注意事项
(1)委托单位代码是委托单位的唯一标识。同一委托单位办理多种代收付业务时,如平台中已有该委托单位代码,无需新增。
(2)委托单位简称用于凭证打印、报表统计等显示。当委托单位名称大于10个汉字时,简称需要手工输入。
(3)修改委托单位基本信息时,除委托单位代码、行业代码外,其它信息均可修改。
(二)委托单位业务参数维护
1.功能说明
本交易对委托单位的业务代码、储蓄/对公系统摘要、业务开办范围、交易渠道、是否检查用户签约关系等业务参数进行维护(包括新增、修改等)。
2.操作流程
(1)首次开办业务时,业务管理员使用”公共管理-委托单位管理-委托单位业务参数维护”交易,按照代收付业务合作协议内容录入,选择相应业务代码。本交易须经业务主管授权。
(2)因代收付业务合作协议变更,需修改委托单位业务参数时,业务管理员使用”公共管理-委托单位管理-委托单位业务参数维护”交易,根据变更后的协议内容维护委托单位业务参数。本交易须经业务主管授权。
(3)维护完成后,打印”委托单位业务参数表”两份,一份定期装订存档,一份交会计部门后续处理。
3.注意事项
(1)委托单位业务参数只能由注册该委托单位的机构进行维护。
(2)业务开办范围是指允许办理该项业务的机构,可选择全辖或指定机构,包括储蓄系统、公司系统机构。
(3)办理起始时间、截止时间用于控制该业务的办理时间,默认为24小时。
(4)当委托单位停办某项业务时,应将该业务开关修改为”停用”状态。
(5)如交易提交失败,提示”委托单位业务分发配置不存在”,应在确认业务代码选择无误情况下,联系一级分行或总行技术管理员对该项业务进行分发配置。
(三)委托单位结算参数维护
1.功能说明
本交易对委托单位的本金结算方式、本金结算周期、本金公司结算账户、对账标准等结算参数进行维护(包括新增、修改等)。
2.操作流程
(1)会计管理员收到业务部门提供的”委托单位业务参数表”及协议,使用”公共管理-委托单位管理-委托单位结算参数维护”交易,选择相应业务代码,按照代收付业务合作协议内容录入。本交易须经会计主管授权。
(2)交易成功后,打印”委托单位结算参数表”,定期装订存档。
3.注意事项
如委托单位需要T+0结算代收资金,除进行该交易外,还需技术人员增加配置。
(四)委托单位内部分户关联
1.功能说明
本交易用于维护某项代收付业务办理过程中使用的储蓄系统代收付委托分户与公司系统内部账户。
2.操作流程
(1)会计管理员使用”清算管理-委托单位分户管理-内部账户关联”交易,选择业务代码及委托单位代码,将储蓄系统内部分户、公司系统内部分户与委托单位的业务建立对应关系。该交易须经会计主管授权。
(2)交易成功后,打印”委托单位内部分户表”,定期装订存档。
3.注意事项
(1)储蓄内部委托分户只在省行开立,分别开立代收、代付两个分户,全省共用。
(2)此交易可维护公司内部7位短账号,转入资金时可直接使用短账号。
(五)委托单位业务交易维护
1.功能说明
本交易用于控制某项业务指定交易是否开通,定义交易摘要,设置单笔交易限额。
2.操作流程
业务管理员使用”公共管理-委托单位管理-委托单位业务交易维护”交易进行维护。本交易须经业务主管授权。
3.注意事项
新增某项业务参数后,系统默认与该业务相关交易全部开通,一般情况下无需使用本交易进行维护。
(六)信用卡代收类业务控制
1.功能说明
本交易用于信用卡中心对是否允许使用信用卡办理某项代收类业务进行控制。
2.操作流程
(1)各分支行如需使用信用卡办理某项代收类业务,由所属一级分行向总行信用卡中心递交”开通/停办信用卡代收类业务申请表”。
(2)信用卡中心对风险、收益等进行评估后进行审批并签署意见,同时将意见书面返回一级分行。
(3)允许开办以后,总行信用卡管理员在中间业务平台使用”公共管理-委托单位管理-信用卡代收类业务控制”交易对开办信用卡代收类业务的委托单位、业务类型、单笔交易限额等进行维护。本交易须经信用卡主管授权。
(4)各分支行如需要停办信用卡代收类业务,由所属一级分行向信用卡中心递交”开通/停办信用卡代收类业务申请表”,信用卡中心审批后,对其业务进行关闭。
第十二条 委托单位代收付业务停办
(一)委托单位与我行解除代收付业务合作协议,或依照合作协议约定自动终止。业务部门填写”业务开办/停办通知单”,加盖部门公章,提交会计部门处理。
(二)会计部门收到业务开办/停办通知单后,对委托单位未结算的代收付资金核对正确后进行结算,结算完毕后,经办人员在”业务开办/停办通知单”上签字确认归档,并将复印件反馈至业务部门进行后续处理。
(三)业务部门收到会计部门反馈的业务开办/停办通知单后,业务管理员使用”公共管理-委托单位管理-委托单位业务参数维护”交易,将该业务开关修改为”停用”状态。本交易须经业务主管授权。
第四章 预付资金管理
第十三条 当委托单位或客户要求办理代收付业务时,必须保证资金已转入我行公司系统内部账户,由网点柜员或管理机构会计管理员经过中间业务平台进行预付资金入账确认后,才可使用该资金为客户办理代收付业务。
第十四条 按照某项业务对预付资金管理要求的不同,可使用按资金管理或按分户管理的方式。按资金管理是对转入的每笔资金分别进行管理,不可将多笔资金混合使用,一般适用于代收类业务。按分户管理是对用于办理某项业务的所有资金统一管理,可将多笔资金混合使用,一般适用于代付类业务。
第十五条 一般规定
(一)客户持票据办理代收付业务时,办理机构应按照票据类型做相应的入账处理,确保资金转入后,由网点或一级支行进行预付资金入账确认。
(二)客户如采用网银转账、同城跨行转账、大小额支付系统跨行转账等形式将资金直接转入,确认资金转入后,由网点或一级支行进行预付资金入账确认。
第十六条 预付资金入账确认流程
(一)预付资金入账确认
1.功能说明
使用本交易可对客户转入我行公司系统委托单位内部账户的资金进行确认。预付资金入账确认后,产生支付流水号,可使用该支付流水号办理代付或缴费业务。
2.网点操作流程
(1)普通柜员使用”预付资金管理-预付资金入账确认”交易,转入方式选择来账入账,按照资金转出方的账号和入账金额进行入账确认。本交易须经综合柜员授权。
(2)交易成功后打印”预付资金入账确认单”,网点交易由综合柜员签章确认。”预付资金入账确认单”日终上缴事后监督。
3.管理机构操作流程
(1)会计管理员使用”预付资金管理-预付资金入账确认”交易,转入方式选择来账入账,按照资金转出方的账号和入账金额进行入账确认。
(2)交易成功后打印”预付资金入账确认单”,日终上缴事后监督。
第十七条 预付资金退款流程
(一)预付资金退款
1.功能说明
使用本交易可将客户办理代收付业务后的剩余资金进行退款申请。代付类业务可退款至原账户或约定账户,代收类业务只可退款至原账户。
2.操作流程
(1)普通柜员或会计管理员办理代收付业务后,如资金仍有剩余,应及时告知客户。如客户要求办理退款,会计部门应填写<结余资金返还确认单>(见附件12)提交业务人员。
(2)业务部门联系委托单位确认退款金额、收款账号、收款户名等信息后返还会计部门。业务部门联系委托单位确认余额、收款账号、收款户名等信息后,填写<结余资金返还确认单>返还会计人员。
(3)会计管理员收到<结余资金返还确认单>后,使用”清算管理-预付资金管理-预付资金退款”交易进行退款申请。本交易须经会计主管授权。
(4)交易成功后,打印”预付资金退款通知单”,会计人员核对退款单位、退款账户、退款金额、公司系统委托单位内部账户余额等信息,确认无误后分级审批签字,将”预付资金退款通知单”(一式三联)交指定对公网点办理退款。
3.注意事项
(1)如预付资金按资金管理,预付资金退款金额不得大于该支付流水号余额。
(2)如预付资金按分户管理,预付资金退款金额不得大于该预付资金分户余额,且不能大于该笔支付流水入账时金额。
(3)如按约定账户退款,应在委托单位结算参数内维护相应的结算账户。
(二)预付资金退款取消
1.功能说明
当预付资金退款有误时,使用本交易可取消预付资金退款申请。
2.操作流程
(1)会计管理员使用”预付资金退款取消”交易进行退款取消,本交易须经会计主管授权。
(2)交易成功后打印”预付资金退款取消单”。”预付资金退款取消单”随”预付资金退款通知单”归档,上缴事后监督。
3.注意事项
不能对已发生实际退款的退款申请进行取消。
第五章 签约管理
第一节 个人用户签约管理
第十八条 一般规定
(一)个人用户在办理代收付业务时,如需与我行签订委托代收付业务协议,可在该业务开办范围内的任意网点办理签约。
(二)个人用户办理签约的账户为个人活期结算账户和信用卡,其中,个人活期结算账户包括活期存折和借记卡。
第十九条 个人用户签约管理流程
(一)个人用户签约
1.功能说明
本交易主要用于个人用户在网点办理代收付业务签约。
2.操作流程
(1)用户填写<中国邮政储蓄银行委托代收付业务申请表>,或某项代收付业务专用申请表(以下简称<申请表>)。
(2)用户提供签约账户和账户本人有效实名证件,代理人办理时,应同时提供代理人有效实名证件。
(3)普通柜员审核客户提供的相关资料是否正确、完整后,使用”个人用户签约”交易,根据<申请表>用户所填写相关信息录入系统。
(4)交易成功后,打印<申请表>,经办柜员将<申请表>交与用户确认签字,加盖个人名章和业务专用章,客户联交还用户,银行联日终上缴事后监督。
3.注意事项
个人活期结算账户签约时需输入密码确认。
(二)个人用户签约修改
1.功能说明
本交易主要对个人用户签约信息中手机号码、邮寄地址和邮政编码等进行修改。
2.操作流程
(1)用户填写<申请表>,提供签约账户和账户本人有效实名证件,代理人办理时,应同时提供代理人有效实名证件。
(2)普通柜员审核用户提供的相关资料是否正确、完整后,使用”个人用户签约修改”交易,选择查询方式,查询用户相关签约信息,对变更信息进行修改,本交易须经综合柜员授权。
(3)交易成功后,打印<申请表>,经办柜员将<申请表>交与用户确认签字,加盖经办人名章和业务专用章,客户联交还用户,银行联日终上缴事后监督。
3.注意事项
用户原签约的业务代码、委托单位代码、用户号、用户姓名、卡号/账号不可修改,如要变更,须先办理解约后重新签约。
(三)个人用户解约
1.功能说明
本交易主要用于解除个人用户代收付业务签约关系。
2.操作流程
(1)用户填写<申请表>,提供签约账户和账户本人有效实名证件,代理人办理时,应同时提供代理人有效的实名证件。
(2)普通柜员审核客户提供的相关资料是否正确、完整后,使用”个人用户解约”交易,根据<申请表>用户所填写相关信息录入系统。
(3)交易成功后,打印<申请表>,经办柜员将<申请表>交与用户确认签字,加盖个人名章和业务专用章,客户联交还用户,银行联日终上缴事后监督。
3.注意事项
个人活期结算账户解约时需输入密码确认。
(四)个人用户签约查询
1.功能说明
本交易主要用于个人用户签约关系的查询,查询方式支持卡号/账号、用户号和证件号码。
2.操作流程
(1)用户提供签约账户、用户号、本人有效实名证件任意一项,申请查询签约关系。
(2)普通柜员使用”个人用户签约查询”交易,根据用户提供材料,选择查询方式,显示签约记录,选择对应签约记录可查看详细信息。
(3)经办柜员将查询结果口头告知用户,如用户需要纸质查询结果,可打印查询结果提供给用户。
3.注意事项
(1)根据用户号或证件号码查询时,需要指定业务代码与委托单位代码。
(2)根据用户号或证件号码查询时交易须经综合柜员授权。
第二节 公司用户签约管理
第二十条 一般规定
公司用户在办理代收付业务时,与我行签订委托代收付业务协议,在开户行办理签约。
第二十一条 公司用户签约管理流程
(一)公司用户签约
1.功能说明
本交易主要用于公司用户在网点办理代收付业务签约。
2.操作流程
(1)公司用户与我行签订代收付业务委托授权协议书,提供公司用户的单位结算账号、预留印鉴等信息,以及公司法人的有效实名证件,代理人办理时,应同时提供代理人有效实名证件和委托授权书。
(2)公司网点B柜审核用户提供的相关资料是否正确、完整后,调用行内电子验印系统对用户预留印鉴进行校验后,使用”公司用户签约”交易,根据代收付业务委托授权协议书所填写相关信息录入系统。
(3)交易成功后,打印内部通用凭证,经办柜员加盖个人名章,日终与代收付业务委托授权协议书一并上缴事后监督。
3.注意事项
公司用户办理代收业务签约时,需输入单位结算账户委托扣款协议号。
(二)公司用户签约修改
1.功能说明
本交易主要用于公司用户签约信息中手机号码、邮寄地址和邮政编码进行修改。
2.操作流程
(1)用户填写代收付业务委托授权协议书,提供公司签约账户、预留印鉴等信息,以及授权经办人员有效实名证件和委托授权书。
(2)公司网点B柜审核用户提供的相关资料是否正确、完整后,使用”公司用户签约修改”交易,选择查询方式,查询用户相关签约信息,对变更信息进行修改,本交易须经网点业务主管授权。
(3)交易成功后,打印内部通用凭证,经办柜员加盖个人名章,日终与代收付业务委托授权协议书一并上缴事后监督。
3.注意事项
用户原签约的业务代码、委托单位代码、用户号、用户名称、单位结算账号不可修改,如要变更,必须先解约。
(三)公司用户解约
1.功能说明
本交易主要用于公司用户与委托单位解除签约关系。
2.操作流程
(1)用户填写代收付业务委托授权协议书,提供公司签约账户、预留印鉴等信息,以及授权经办人员有效实名证件和委托授权书。
(2)公司网点B柜审核用户提供的相关资料是否正确、完整后,使用”公司用户解约”交易,校验预留印鉴后,根据代收付业务委托授权协议书相关信息录入系统办理解约,本交易须网点业务主管授权。
(3)交易成功后,打印内部通用凭证,经办柜员加盖个人名章,日终与代收付业务委托授权协议书一并上缴事后监督。
(四)公司用户签约查询
1.功能说明
本交易主要用于用户查询本公司签约信息。
2.操作流程
(1)用户出具公函和授权经办人有效身份证件,公函内容包括签约用户的单位结算账号、预留印鉴、授权经办人等相关信息。
(2)公司网点B柜审核用户提供的相关资料正确无误后,使用”公司用户签约查询”交易,根据用户提供材料,选择查询方式,显示签约记录,选择对应签约记录可查看详细信息。
(3)经办柜员将查询结果口头告知用户,如用户需要纸质查询结果,可打印查询结果提供给用户。
第六章 缴费类业务
第二十二条 客户在办理缴费类业务时,可在该业务开办范围内的任意网点办理。客户提供所要缴费的业务种类、委托单位和用户号码或编码,普通柜员按照客户选择的支付方式,为客户办理缴费。
第二十三条 网络连锁型企事业单位下属商户缴纳营收款、预交款等款项时,可办理商户缴款业务。商户办理缴款前需在管理机构维护缴款商户信息。缴款商户信息维护成功后,网点使用商户缴款交易进行缴款。
第二十四条 一般规定
(一)缴费用户持借记卡、存折、信用卡缴费时必须刷卡/刷折,校验磁道信息。
(二)系统不支持存折无密户的缴费。信用卡无密户缴费时无需输入密码,只需用户按下密码键盘确认键即可。
(三)现金缴费时,柜员须先收取现金再办理业务。
第二十五条 普通缴费流程
(一)缴费
1.功能说明
普通柜员根据客户要求,按照客户提供的业务种类、委托单位和用户号码或编码进行缴费。支持现金、卡/折等多种缴费方式。
2.操作流程
(1)当客户以现金方式缴费时,普通柜员应先收取现金,清点无误后办理。
(2)当客户以卡/折方式缴费时,必须刷卡或刷折,客户输入密码确认。
(3)当客户以票据或来账类方式缴费时,普通柜员应先确认预付资金入账,使用预付资金支付流水号进行缴费。
(4)缴费完成后选择打印发票、收据或通用凭证(一式两联),加盖经办人名章和业务专用章,一联交客户,一联日终上缴事后监督。
3.注意事项
(1)缴费交易发送前应认真核对系统回显的客户信息。
(2)缴费金额大于等于5000元,需综合柜员授权办理。
(二)预缴费
1.功能说明
普通柜员根据客户要求,按照客户提供的业务种类、委托单位和用户号码或编码进行预缴费。支持现金、卡/折等多种缴费方式。进行预缴费时不查询欠费信息,不限制交易金额。
2.操作流程
(1)当客户以现金方式预缴费时,普通柜员应先收取现金,清点无误后办理。
(2)当客户以卡/折方式预缴费时,必须刷卡或刷折,客户输入密码确认。
(3)当客户以票据或来账类方式预缴费时,普通柜员应先确认预付资金入账,使用预付资金支付流水号进行预缴费。
(4)预缴费完成后选择打印发票、收据或通用凭证(一式两联),加盖经办人名章和业务专用章,一联交客户,一联日终上缴事后监督。
3.注意事项
(1)预缴费交易发送前应认真核对系统回显的客户信息。
(2)预缴费金额大于等于5000元,需综合柜员授权办理。
(三)缴费取消
1.功能说明
因客户或经办柜员造成缴费或预缴费有误,征得客户同意,普通柜员能够凭原缴费发票、收据或通用凭证(客户联),使用”缴费取消”交易进行取消。
2.操作流程
(1)当客户以现金方式缴费时,普通柜员应先确认取消交易成功,再将现金清点无误后退还客户。
(2)当客户以卡/折方式缴费时,取消时必须刷卡或刷折,客户输入密码确认。
(3)当客户以票据或来账类方式缴费时,取消后自动恢复原支付流水可用余额,可按客户要求使用原支付流水号重新进行缴费或办理预付资金退款。
(4)取消交易完成后,在原缴费发票、收据或通用凭证(客户联)上打印”作废”字样,并打印取消交易的”通用凭证”,客户在取消交易的”通用凭证”上签字确认,日终上缴事后监督。
3.注意事项
(1)某项代收付业务是否提供取消交易由委托方及核心系统决定。
(2)取消交易仅限于当日在原缴费交易机构办理,取消交易须输入取消原因。
(3)原支付方式为卡/折或信用卡时需要刷卡/刷折,验证用户密码,折/卡缴费取消仅限账户末笔交易。
(4)现金业务的取消交易及柜员误操作引起的内部差错,需要综柜授权办理。
(四)收据/发票补打
1.功能说明
对于柜面、ATM、网银、电话银行、批量扣款等渠道发起的缴费,营业前台使用本交易补打收据/发票。
2.操作流程
(1)客户补打收据/发票,需提供缴费/代扣号码相对应的存折/卡。
(2)收据/发票补打可选择单月或连续月补打,已打印的收据/发票不允许补打。
(3)补打收据/发票不得超过该业务规定的时限,最长不超过六个月。
(4)普通柜员使用”收据/发票补打”打印发票或收据,加盖经办人名章和业务专用章,一联交客户,一联日终上缴事后监督。
3.注意事项
(1)已打印的发票不能够进行补打,只能补打一次,不可多次打印。
(2)超过与委托方约定的发票打印期限不允许补打。
(五)收据/发票重打
1.功能说明
因打印设备故障或人为原因造成的收据/发票打印失败,能够进行收据/发票重打交易。
2.操作流程
(1)普通柜员使用”交易日志查询”查询原打印交易流水号。
(2)使用”收据/发票重打”交易打印发票或收据,加盖经办人名章和业务专用章,一联交客户,一联日终上缴事后监督。
3.注意事项
(1)原交易打印多张收据或发票,必须重打全部,不允许单独重打其中某张。重打不限次数。
(2)重打交易仅限当日在原机构办理。普通柜员不得在打印成功情况下重打。
(3)重打交易输入的流水号为原打印交易的流水号,非原缴费交易流水号。
(六)缴费历史查询
1.功能说明
如需查询缴费历史记录时,普通柜员使用”缴费/商户缴款历史查询”交易,可查询指定日期范围内的全部缴费历史记录。
2.操作流程
(1)可根据业务代码、委托单位代码及用户号进行查询。
(2)查询结果支持打印。
3.注意事项
缴费历史查询仅限半年以内在本网点发起的交易记录。
第二十六条 商户缴款流程
(一)缴款商户信息维护
1.功能说明
当委托单位需要新增、修改、删除下属商户时,由业务管理员使用该交易对缴款商户进行新增、查询、修改、注销、启用。
2.操作流程
(1)缴款商户信息维护和委托单位注册应为同一机构。缴款商户代码、缴款商户名称由委托单位提供。
(2)缴款商户信息发生变更需要修改时,可对缴款商户所属区域、缴款商户状态、联系人、联系电话、地址进行修改。
(3)商户代码注册机构可对该商户站点进行启用/注销处理。
(二)缴款商户所属区域维护
1.功能说明
按照委托单位对下属商户区域管理的具体要求,由委托单位提供相应的区域划分,由业务管理员使用该交易进行缴款商户所属区域的增加、查询、修改、删除。
2.操作流程
(1)缴款商户所属区域维护和委托单位注册应为同一机构。缴款商户所属区域代码不得重复。
(2)由于委托单位区域划分变动,需要修改缴款商户所属区域时,只能对所属区域名称进行修改。
(3)由于委托单位区域划分变动,需要删除缴款商户所属区域时,应先对需要删除的区域下的商户进行调整,确保该区域下无商户后可进行区域删除。
(三)商户缴款
1.功能说明
普通柜员根据客户要求,按照客户提供的业务种类、委托单位和商户代码进行缴款。支持现金、卡/折等多种缴款方式。
2.操作流程
(1)当客户以现金方式缴款时,普通柜员应先收取现金,清点无误后办理。
(2)当客户以卡/折方式缴款时,必须刷卡/折,客户输入密码确认。
(3)当客户以票据或来账类方式缴款时,普通柜员应先确认预付资金入账,使用预付资金支付流水号进行缴款。
(4)缴款完成后打印通用凭证(一式两联),加盖经办人名章和业务专用章,一联交客户,一联日终上缴事后监督。
3.注意事项
(1)凭商户代码进行商户缴款。商户代码及编码规则由委托方提供,若委托方未提供,则由中间业务平台制定规则维护商户代码。
(2)中间业务平台与委托方实时连接的,缴款信息由委托方校验。中间业务平台不与委托方实时连接的,由中间业务平台维护商户信息库,用于校验缴款信息。
(3)用户持票据缴款时需在中间业务平台进行票据登记,确认对公系统入账后,方可办理缴款业务。
(4)中间业务平台能够根据委托方要求,提供指定时间段内商户缴款明细清单和分类汇总报表。
(5)中间业务平台能够根据缴款商户归属的省、市、县自动清分缴款资金。
(四)商户缴款取消
1.功能说明
因客户或经办柜员造成缴款有误,征得客户同意,普通柜员能够凭原缴款通用凭证(客户联),使用”商户缴款取消”交易进行取消。
2.操作流程
(1)当客户以现金方式缴款时,普通柜员应先确认取消交易成功,再将现金清点无误后退还客户。
(2)当客户以卡/折方式缴款时,取消时必须刷卡或刷折,客户输入密码确认。
(3)当客户以票据或来账类方式缴款时,取消后自动恢复原支付流水可用余额,可按客户要求使用原支付流水号重新进行缴款或办理预付资金退款。
(4)取消交易完成后,在原缴款通用凭证(客户联)上打印”作废”字样,并打印取消交易的”通用凭证”,客户在取消交易的”通用凭证”上签字确认,日终上缴事后监督。
3.注意事项
(1)某项代收付业务是否提供取消交易由委托方及核心系统决定。
(2)取消交易仅限于当日在原缴款交易机构办理,取消交易须输入取消原因。
(3)原支付方式为卡/折或信用卡时需要刷卡/刷折,验证用户密码,折/卡缴款取消仅限账户末笔交易。
(4)现金业务的取消交易及柜员误操作引起的内部差错,需要综合柜员授权办理。
(五)商户缴款历史查询
1.功能说明
如需查询商户缴款历史记录时,普通柜员使用”缴费/商户缴款历史查询”交易,可查询指定日期范围内的全部商户缴款历史记录。
2.操作流程
(1)可根据业务代码、委托单位代码及商户代码进行查询。
(2)查询结果支持打印。
3.注意事项
缴费历史查询仅限半年以内在本网点发起的交易记录。
第七章 批量业务
第二十七条 批量业务是指,我行按照协议规定,根据委托单位提供的批量文件,从指定的邮政储蓄银行结算账户上进行批量扣款,或将委托单位的代付款项存入指定的收款人账户的代收付业务。
第二十八条 批量业务的主要交易包括批量签约、批量解约、批量代收、批量代付、批量止付、批量解止付、批量解止付扣款。
第二十九条 一般规定
(一)各级机构办理批量业务,需收到委托单位交予的批量文件,同时附有纸质的明细清单或汇总清单,由委托单位经办人员签字并盖有该委托单位相关印章。
(二)业务受理人员需将委托单位提供的批量文件及纸质清单,按照委托单位妥善保管,电子档文件需做好备份。
(三)各级机构办理批量业务前,应根据委托单位提供的批量文件,制作或直接转换为中间业务平台可处理的标准格式批量文件。
(四)各级机构任何人员必须保证数据安全完整,不得擅自对委托单位提供的批量文件内容进行修改。
(五)批量交易完成后,应及时向委托单位提供批量交易的结果,由委托单位确认。
(六)委托单位可使用我行提供的加密工具对批量文件进行加密,密码须在网点进行设置。
第三十条 管理机构批量业务办理流程
(一)批量文件上传
1.功能说明
管理机构可使用本交易上传批量签约、批量解约、批量代收、批量代付、批量止付、批量解止付、批量解止付扣款文件,生成批处理号,由系统进行格式检查。
2.操作流程
(1)管理机构会计管理员使用”业务管理-批量业务-批量文件上传”交易,选择入账实时标志和执行入账日期,录入批量文件的总笔数、总金额,从管理机构操作终端的硬盘中选择文件进行上传。
(2)交易成功后,回显该文件对应的批处理号。
3.注意事项
(1)同一管理机构同日不得上传同名文件。
(2)录入的批量文件总笔数、总金额必须和批量文件中文件头内填写的总笔数、总金额保持一致,否则不能进行上传。
(3)批量文件明细的金额、笔数合计必须与文件头内填写总笔数、总金额保持一致,否则不能进行下一步操作。
(4)上传的批量文件中不得有空行,金额不能为负数或其它非法字符,否则不能进行下一步操作。
(5)入账可分为实时入账、日终入账、预约入账三种,如使用预约入账,系统按照填写的入账日期日终入账。
(二)批量确认提交
1.功能说明
管理机构上传批量文件后,如系统检查无重大错误,可使用本交易将批量文件提交核心处理。
2.操作流程
(1)管理机构会计管理员使用”业务管理-批量业务-批量确认提交”交易,输入批处理号或上传文件日期进行查询。
(2)查询出待提交确认的批量文件,选择相应的批量文件,如为批量代付文件,应选择对应的支付方式,进行确认提交。本交易须经会计主管授权。
3.注意事项
(1)批量确认提交不得晚于文件上传时的入账日期。
(2)批量代付文件确认提交前,如委托方采用转账形式划拨代付资金,应先保证预付资金足额。
(3)如该业务预付资金管理方式按照分户管理,支付方式应选择预付款分户。
(4)如该业务预付资金管理方式按照资金管理,支付方式应选择预付款支付流水,并输入支付流水号。
(5)如委托方使用现金支付代付资金,支付方式应选择现金,并输入现金流水号。
(三)批量交易撤销
1.功能说明
管理机构如发现批量文件有误,