中国民生银行个人信贷业务档案管理办法规定.doc

中国民生银行个人信贷业务档案管理办法规定中国民生银行个人信贷业务档案管理办法第一章 总 则第一条 为了进一步规范个人信贷业务档案的管理, 确保档案的完整性与安全性,根据我行贷后管理有关制度,特制订本办法。第二条 个人信贷业务档案是在记录和反映个人信贷业务经营和管理过程中形成的授信申请资料、借据、合同、我行认为需要保管的各类报表和其他相关文件资料的总称。个人信贷业务档案管理是对个人信贷业务档案的整理、归档、保管、使用的过程。第三条 个人信贷业务档案作为我行主张债权的基本依据，原则上实行集中管理的操作模式。各分行应根据管理的需要配备必要的档案保管设施及专职档案管理人员，负责档案管理工作的组织和实施，做到安全保管、科学整理、高效使用。 第四条 档案管理人员的具体职责包括:档案的接收、整理、保管、使用、移交、销毁。第五条 个人信贷业务档案涉及国家、银行和借款人秘密的，档案管理员、调阅人员及其他相关人员均须严格执行有关保密制度。第二章 档案的分类第六条 个人信贷业务档案分为个人贷款档案、授信项目档案、综合类档案三大类。第七条 个人贷款档案包括：（一）个人资料：借款人（共有人）和保证人身份证明（身份证、外籍护照、军官证等）复印件、户籍证明复印件、收入证明、纳税证明资料、婚姻状况证明复印件、首付款证明、买卖合同、个人征信报告等；（二）我行授信审批资料：借款申请书、授信调查、审查报告、信用等级评定表、授信审批书等；（三）法律文书：个人借款类合同、担保类合同、借据、声明、公证书等；（四）授信后管理资料：放款通知书、授信要素变更材料、权证类档案的复印件、抵（质）押物入库单、内部业务联系单、逾期贷款催收通知单回执、贷款诉讼案件的判决书、裁定书等。第八条 授信项目档案包括：（一）法人资料：企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证书、企业章程、企业变更登记有关文件、贷款卡（证）证明资料、企业法人注册资本验资报告等复印件；董事会决议、授权委托书、企业的财务报表、房地产开发（建筑安装）企业以及中介机构的资质等级证书复印件、企业负责人资料等；（二）授信项目资料：建设用地规划许可证、国有土地使用权证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、商品房预（销）售许可证、地价款交缴证明等复印件；（三）授信管理资料：与授信项目有关的调查报告、评估报告、担保合作协议等。第九条 综合类档案包括：（一）报表档案：银行内部有关个人信贷业务的各类报表、贷款五级分类资料等；（二）业务合作档案：与评估公司、法律见证机构、律师事务所等中介机构的合作档案（包括与中介机构业务往来的有关交接单据和回执、签订的各种协议）等。 第三章 档案的整理第十条 档案接收贷款发放后，放款监督岗人员应及时将个人贷款档案资料移交给档案管理岗人员，并做好移交记录（见附件1）；档案管理岗须分别立卷、编制“案卷封面”（见附件2）和“卷内文件目录”（见附件3）。授信项目审批通过并在系统中录入后，由项目评审人员将授信项目资料移交给档案管理岗人员，并做好移交记录；档案管理岗须分别立卷、编制“案卷封面”和“卷内文件目录”。综合类档案由相关经办人员将办理完毕后的资料及时移交给档案管理岗，档案管理岗人员根据综合类档案的具体类型分别立卷并编制档案封面和目录。第十一条 档案装订档案管理岗将立卷后的档案按文件目录顺序装订，卷内资料应在有效张页上编写页号，正面编写在右上角，反面编写在左上角。第十二条 档案排序装订后的档案可按经办机构、发放时间、贷款品种、授信项目等要素归类排列与编目，同时编制“案卷目录”（见附件4）。 第四章 档案的保管第十三条 个人贷款档案区分贷款结清户和贷款未结清户进行分类保管。第十四条 档案管理人员要定期检查各类档案的保管情况，如发现信贷业务档案违规使用、损毁、丢失等情况，应立即向上级领导汇报，并及时采取处理措施。由于机构变动或人员调整，需要进行信贷业务档案交接的，接收人应对交接的文件和资料按资料清单进行核对，并在资料清单上签章确认。第十五条 档案插卷贷款存续期间产生需要归档的业务资料应当及时插卷保管，如贷款要素变更的申请表、逾期后的催收文书等。第十六条 当借款人贷款结清后，档案管理员应将最后一期还款凭证插卷，同时在该借款人的档案上加盖“结清”字样，另类归档。第五章 档案的使用第十七条 档案调阅档案管理岗要建立健全个人信贷业务档案借阅登记制度，贷款档案原则上不得外借，只能查阅。调阅信贷业务档案应填写“档案调阅登记簿”（见附件5）并经有权人签字同意。金融监管、税务、公检法等部门需调阅信贷业务档案时，必须持有调阅公函，并须有专人陪同调阅。调阅人所需资料交由档案管理人员复印，不得取走原件。调阅人归还档案时，档案管理人员应核对无误，并要求调阅人在调阅登记簿上签字。第十八条 档案借出需提取贷款档案原件使用的，应由借出人填写“个人信贷业务档案借出审批表”（见附件6），经有权人签字同意后，由档案管理岗将贷款档案移交借出人。借出人使用完毕后应及时退还档案，并与档案管理岗做好交接工作。第十九条 档案移交贷款核销后需移交贷款档案的，档案管理岗应与档案接收人员办好移交手续，并另册登记。第二十条 档案销毁个人贷款档案的保存期限为自贷款结清（额度类贷款须额度终止且额度下贷款结清）之日起五年，授信项目档案的保存期限为该项目下所有贷款结清之日起十年，综合类档案和销毁清册为永久保存。保管期满的档案由档案管理岗提出销毁意见，编制“个人信贷业务档案销毁清册”（见附件7），经分行主管行长同意后，协调相关部门完成销毁工作。第六章 附 则第二十一条 因保管、使用不善等原因造成档案资料损毁、散失的，要查明情况，并追究有关人员的责任。第二十二条 本办法由中国民生银行零售银行部负责解释及修改。第二十三条 各分行可依据本办法结合当地的实际情况制订具体实施细则，并上报总行零售银行部。第二十四条 本办法自下发之日起实施。原中国民生银行个人授信业务档案管理办法（试行）废止。附件1：个人信贷业务文件资料移交清单附件2：个人信贷业务档案案卷封面附件3：个人信贷业务档案卷内文件目录附件4：个人信贷业务档案案卷目录附件5：个人信贷业务档案调阅登记簿附件6：个人信贷业务档案借出审批表附件7：个人信贷业务档案销毁清册附图：个人信贷业务档案管理工作流程图附件1：个人信贷业务文件资料移交清单序号贷款种类合同号文件资料名称（借款人）数量移交人接收人备注附件2：个人信贷业务档案案卷封面中国民生银行_个人信贷业务档案（此栏内填写具体经办部门）（此栏填写案卷标题）档案种类：借款人： 项目名称：合同编号：合同到期日：贷款发放日：收回全部贷款本息时间：卷内文件页数：归档号：全宗号目录号案卷号附件3：个人信贷业务档案卷内文件目录（一）借款人姓名： 序号文件标题（内容）文号及页号交件日期交件人收件人备注借款申请书审批书借款合同抵押合同保证合同户口簿（复印件）身份证（复印件）婚姻状况证明（复印件）职业及收入证明买卖合同首付款发票或收据（复印件）他项权利证明（复印件）抵（质）押物权利证明（复印件）抵（质）押物入库单保险单（复印件）借款凭证（借据）还款记录清单最后一次还款凭证个人贷款逾期催收通知单个人资产证明共同还款协议经办人员： 档案管理员： 移交日期：个人信贷业务档案卷内文件目录（二）项目名称： 序号文件标题（内容）文号及页号交件日期交件人收件人备注按揭额度申请书企业法人营业执照法人代码证书税务登记证验资证明公司章程或设立企业的批文贷款卡及密码上年度财务报告及最近月份财务报表法定代表人基本情况表董事会同意提供连带责任担保的决议开发商资信等级证书土地使用权证或国有土地出让合同建设用地规划许可证建设工程规划许可证建设工程开工许可证商品房预售或销售许可证项目建设位置图规划图纸复印件投资估算与资金筹措计划招投标协议、施工计划建筑公司的资信等级证书监理公司的资信等级证书评审报告审批书经办人员： 档案管理员： 移交日期：附表4：个人信贷业务档案案卷目录案卷号归档号合同号借款人/项目名称案卷标题贷款发放日期贷款还清日期卷内页数备注附件5：个人信贷业务档案借阅登记簿档案编号借款人调阅目的调阅人调阅日期管理部门意见管理员附件6：个人信贷业务档案借出审批表借出部门借出时间借出目的经办人及电话借出档案名称及编号借出部门负责人意见签字： 年 月 日档案管理岗意见签字： 年 月 日个贷管理部负责人意见签字： 年 月 日主管行长意见签字： 年 月 日借出单位经办人签字：借出档案归还时间： 年 月 日归还人： （签字）附件7：个人信贷业务档案销毁清册案卷号归档号合同号案卷标题卷内文件内容卷内页数销毁时间备注附图：个人信贷业务档案管理工作流程图