新时代高职院校档案信息化管理的应用与实践研究_童小丽.pdf
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1、2022 年 第 6 期黑龙江档案88兰台论坛Lantai BBS新时代高职院校档案信息化管理的应用与实践研究童小丽(商洛职业技术学院,陕西 商洛 726000)摘要:大数据建设推动了各领域发展进步,提高了管理工作效率和管理质量。高职院校档案管理工作借助大数据建设实现了信息化管理,在存储、保管、利用、修改等应用方面提高了档案管理效率。随着人们需求的提高,目前信息化建设仍存在问题亟待改进。本文针对档案信息化建设在高职院校中的应用与实践展开分析,并针对问题提出档案管理创新路径。关键词:高职院校档案;信息化管理;应用与实践新时代背景下,信息化建设已经成为各领域管理的重要工具,档案信息化建设成为首要工
2、作,信息数据资源对生产的重要性得到国家及企事业单位高度重视。逐步推进档案信息化向纵深发展,迎合新时代发展需求,应不断完善档案信息化建设,促进高职院校档案管理水平的提升。一、新时代高职院校档案管理工作的基本状况信息化建设在档案建设过程中,实现了档案即时更新、整合,改变了传统周期长、效率低的弊端,为档案管理工作提供了较大便利。随着信息化建设在高职院校档案管理工作中的推进,学生档案管理及其他资料档案都产生了巨大变革,实现了数据开放、共享、融合。(一)高职院校档案管理机构设置及人员素质首先,人员编制问题。高职院校档案管理部门专职人员占比 10%,一般都由人事部门及图书馆工作人员代为管理,专职档案并具有
3、职业资格证书的档案管理人员匮乏。由于档案管理人员变动频繁,对目前工作还没有完全熟悉又调离了工作岗位,难免出现疏漏和失密,影响档案管理工作有效实施。其次,业务素质问题。档案工作具有一定的专业性,在开展档案管理工作之前应接受专业培训,只有掌握理论知识,才能提高工作效率。目前,高职院校档案管理工作人员年纪超过 40 岁的占比达到 60%以上,档案专业毕业人员不足 5%,档案管理人员缺乏专业素养,且在日常管理过程中缺乏专业性培训。部分档案管理人员是由其他岗位兼职,档案管理工作只是工作之余完成,不熟悉档案管理业务流程,导致专业知识及业务水平不能满足当前管理现状,阻碍了人事档案事业发展。最后,职业心态问题
4、。部分高职院校缺乏对档案管理工作重视,甚至档案工作人员也认为档案工作枯燥乏味,对工作缺乏新鲜感和积极性,导致档案工作人员缺乏活力和创新,影响高职院校档案事业发展。(二)高职院校档案管理信息化配备及使用情况首先,硬件配置情况不足。目前电脑及打印机配置率可达 100%,但复印机配置率不足 50%,扫描仪、照相机等配置率低于 20%。虽然,档案管理工作受到了高职院校管理层重视,但相应设备不齐全,也是限制档案管理的有效发展。其次,硬件使用情况。随着互联网的普及,高职院校管理方式仍采用传统管理为主,对网络环境使用率低,作用于档案管理方面使用率更低。部分档案管理人员对先进的硬件系统不能熟练操作,对计算机及
5、网络方面知识存在一定差距,不能发挥档案信息化服务作用。(三)高职院校档案管理模式高职院校档案在传统管理模式下都以纸质档案为主,随着互联网技术的普及,信息化技术向各领域不断延伸,人事档案管理趋于电子化、网格化。高职院校档案管理虽然配备了电脑,缓解了档案管理人员工作强度。但随着计算机技术的深入研发,简单的存储与查找功能已经不满足当前需求,高职院校还应引进更为先进的办公软件,加强对档案台账信息化管理水平,加快档案信息网格化推进,迎合当前社会发展新趋势。(四)高职院校档案的应用高职院校档案管理存在“重保管轻利用”的思想,缺乏服务意识,档案需求者需要亲自到档案馆借阅和咨询,通过电子邮件、微信、电话等线上
6、查询方式较少。我国近年来对档案管理提出了相应的2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S89兰台论坛Lantai BBS政策,要求档案馆应面向社会开放,但由于高校档案工作的特殊性,档案使用需要繁琐的审批流程和手续,未能发挥服务功能。高校档案管理部门会根据使用者身份及档案内容决定是否提供,甚至部分高职院校档案管理人员在日常工作中应付了事,体现在晋升和职称评定工作中使用占比达到 80%,部分档案使用者用于出国、入党占比达到 15%。(五)高职院校档案管理信息系统现状为了提高高职院校档案管理的高效性,为档案管理提供良好的依托,应借助信息化技术推动档案信息系统升
7、级。档案管理信息系统可以院校单独开发或者购买,但目前高校自主开发的独立系统占比较少,功能模块不健全,数据资源不全面,系统设计和数据设计通用性、兼容性和扩展性差,即便高职院校科研能力较强,档案管理人员对信息化技术完全掌握情况下,档案信息化管理水平仍较低。(六)高职院校档案网格化现状我国近年来信息化技术不断更新迭代,校园应加强对信息网络化的利用和创新。高职院校在校园网站中体现档案有关信息较少,且以文本形式为主,图像及多媒体形式占比不足 10%,学校网站不能为档案需求者提供档案管理信息系统连接,不能便于档案使用者在线检索和查询。档案信息系统构建完善的学校也只能局限于校园内使用,不能实现异地查阅,距离
8、真正档案信息化管理仍有一定差距。二、新时代高职院校档案信息化管理的应用特点(一)信息整合能力强高职院校扩招政策使学生数量激增,档案管理人员相对固定的前提下,采用传统档案管理方式,难以应对当前快节奏管理需求。信息化建设应用档案管理,可以适应短期繁重的工作量,便于档案信息高效整合管理。高职院校档案管理工作内容不断增加,采取信息化管理可以提高档案信息即时性更新,相比传统管理模式,可提高录入效率和准确性,发挥信息整合能力。(二)建设更新迭代速度快随着社会科技快速发展,人们生产生活需求不断提高,信息化建设迎合当前社会发展不断深入研发,并向各领域纵深渗透。教育领域作为科技研发最前沿,高职院校应加强对前沿信
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