公司合同档案管理办法.doc

公司合同档案管理办法

合同档案管理办法
　 第一章 总则
第一条 为加强合同档案管理，规范本集团经济合同管理，防范与控制合同风险，促进公司对外经济开展，有效维护本集团的合法权益。逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化。根据公司合同管理的规定，特制定本办法。
第二条 合同档案的保存期限为＿年，由公司档案处负责保管。
　　第三条 公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
　　 第二章 合同归档
　　 第四条 合同订立后，主办部门应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问办公室室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理，合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
　　第五条 合同履行完毕后10日以内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。
　 第六条 档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
　　 第三章 档案借阅

第七条 各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经公司总经理、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

第八条 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经领导负责人批准后，方可带出。

第四章诉讼与仲裁
、 第九条 发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。
第十条 诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在10日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经总经理阅知。
　　 第五章.责任承担
第十一条 主办单位未能按该办法规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的薪酬。
第十二条 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
第十三条 合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

　 第六章 实施
　 第十四条 本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
第十五条 本办法自　　年　月　日起施行。

附：
 合同档案管理是公司制度的重要组成部分，也是为了维护公司自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料。鉴于此，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益
　 合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。
　　制定该管理办法基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理性、合法性。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问办公室也应当保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办部门复印一套材料交法律顾问办公室。
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