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公司物流财务工作手册

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目录

第一章 物流公司的业务介绍 3
一、 物流公司的相关业务 3
1. 合同的签订 3
2. 合同在ERP系统中的录入 3
3. 合同在ERP系统中的执行 3
4. 分部如何区分该合同是代付款还是直供合同? 3
5. 订单的制作 3
6. 商品的入库 3
7. 商品的降价 3
8. 商品的退厂 3
9. 与厂家的结算 3
10. 物流与分部的结算 3
二、 相关物流公司核算制度 错误! 未定义书签。
三、 物流公司各项收入、 费用的还原规则 3
(一) 直供品牌收入的还原规则 3
(二) 代付款品牌收入的还原方式和时间 3
(三) 物流公司发生的税金, 费用等支出及补贴收入的还原 3
第二章 分部相关岗位的设置 3
一、 分部物流结算会计 3
二、 物流注册地税务会计 3
第三章 代付款品牌的结算流程图及说明 3
一、 分部相关岗位工作内容 3
1. 代付款结算会计日常工作内容 3
2. 分部配送会计工作内容 3
二、 代付款操作流程图 3
三、 流程图说明 3
第四章 直供品牌的结算流程图及说明 3
一、 直供结算会计的工作内容 3
二、 直供结算的流程图 3
三、 直供结算流程图说明 3
第五章 代付款品牌收入流程及说明 3
一、 代付款品牌收入操作流程图 3
二、 流程图说明 3
三、 同步报表的制作及报送过程 3
第六章 直供品牌收入会计的工作 3
一、 直供品牌补利、 分部自己争取合同外费用资源的操作 3
(一) 直供品牌补利 3
(二) 分部自己争取合同外费用资源 3
二、 总部采销和财务联合下发的推广服务费( 单台、 总额) 及其它促销费 3
(一) 流程图 3
(二) 流程图说明 3
三、 物流直供品牌收入报表的报送 3
(一) 报表介绍 3
(二) 报表要求 3
(三) 物流直供报表的制作 3
1. 推广服务费部分 3
2. 其它服务费 3
3. 直供报表的核对 3
第七章 分部核对物流往来账操作流程 3
一、 分部物流结算会计对账要求 3
二、 具体流程 3
(一) 进入NC系统导数 3
(二) 制作物流往来账表 3
(三) 差异查找与填列 3
第八章 分部总账会计的工作 3
一、 对账及时 3
二、 熟悉分部帐务处理 3
三、 编制调节表 3
第九章 物流注册地税务会计 3
一、 新开物流公司前期准备工作 3
二、 开具增值税发票流程 3
1、 开具增值税专用发票 3
2、 邮寄发票 3
3、 核对工作 3
4、 抄报税工作 3
三、 发票存量控制 3
四、 开票工作 3
五、 折让的办理 3
六、 认证增值税发票 3
七、 报税 3
八、 其它 3
第一零章 物流公司注册地的相关规定 3
一、 货币资金的管理( 包括现金、 现金支票、 转帐支票等的管理) 3
( 一) 现金的管理 3
( 二) 物流注册地帐户管理 3
( 三) 支票的购买、 保管与使用 3
二、 印章的管理 3
( 一) 印章的保管 3
( 二) 印章的使用 3
三、 费用及其它支出的管理 3

前言
由于物流公司的业务操作和会计核算都是在遵循公司下发的收入结算管理制度、 会计核算制度前提下开展的业务, 本手册对于在收入结算培训手册中已经阐述的内容不做重复, 只是针对物流操作的特殊之处做相关叙述。
第1章 物流公司的业务介绍
一、 物流公司的相关业务
1. 合同的签订
无论是代付款还是直供、 集采、 临采均以物流公司为合同主体签订的购销合同, 合同全部由总部经营战略中心负责按授权签订。
2. 合同在ERP系统中的录入
（1） 合同的录入-总部经营战略中心
（2） 总部下发执行合同的文件: 明确合同的执行时间、 是直供还是代付款、 分部所属
物流公司、 供应商的定义等内容。
3. 合同在ERP系统中的执行
（1） 分部执行合同: 依据文件属性选择物流属性, 供应商选择物流属性。
（2） 总部物流执行合同
4. 分部如何区分该合同是代付款还是直供合同?
（1） 根据总部下发的执行合同的文件或通知, 文件中明确该品牌的业务类型是代付款还是直供、 集采、 临采。
（2） 定义供应商时凡直供、 集采、 临采均要在供应商名称后面加直供、 集采、 临采字样。
5. 订单的制作
（1） 代付款和直供操作不同
（2） 代付款: 分部根据自身的采购需求, 由分部业务在分部系统中制作订单。
（3） 直供/集采/临采: 总部业务汇总分部上报的需求, 统一在总部ERP系统中制作订单。分部业务在系统中进行接收转化为分部自己的订单。
采购模式
总部
分部
代付款采购
自动接收分部的订单
分部根据自身的采购需求, 由分部业务在分部系统中制作订单。
直供/集采/临采
总部业务汇总分部上报的需求, 统一在总部ERP系统中制作订单。
分部业务在系统中接收总部制作的订单, 转化为分部自己的订单。
6. 商品的入库
无论何种类型, 操作相同。所有物流品牌的商品均由供应商按订单将商品直接送达国美各地分部的配送中心。
（1） 分部: 配送中心负责收货, 会计审核入库单
（2） 总部物流: 待分部ERP系统日结后, 物流ERP系统自动接收所有分部的入库信息, 根据商品定义的物流属性自动生成各个物流的入库凭证。
采购类型
分部
总部
代付款
配送中心负责收货, 会计审核入库单
待分部ERP系统日结后, 物流ERP系统自动接收所有分部的入库信息, 根据商品定义的物流属性自动生成各个物流的入库凭证。
直供/集采/临采
同上
同上
7. 商品的降价
业务类型
分部
总部
代付款
分部自行和厂家谈判取得确认函, 自行在系统中做变价
自动接收分部的变价单, 自动生成物流的变价单。
直供/集采/临采
总部统一谈判从厂家取得确认函, 下发通知, 分部依通知和确认函扫描件在系统中做变价单
自动接收分部的变价单, 自动生成物流的变价单。
8. 商品的退厂
业务类型
分部
总部
代付款
分部自行和厂家谈判, 自行在系统中做退厂
自动接收分部的退厂单, 自动生成物流的退厂单。
直供/集采/临采
分部依总部下发的通知在系统中做退厂
总部统一与厂家谈判退货, 下发文件。自动接收分部的退厂单, 自动生成物流的退厂单。
9. 与厂家的结算
业务类型
分部
总部
代付款
分部根据入库信息按合同与厂家对账、 计算收入、 收取税票、 支付货款。向物流上报同步
依据分部上报的同步, 与分部同步进行帐务处理 。
直供/集采/临采
依据收到物流开具的增值税发票进行挑单结算
根据接收的分部入库信息按合同与厂家对账、 计算收入、 收取税票、 支付货款。
10. 物流与分部的结算
业务类型
分部
总部
代付款
分部依据上报同步, 向物流公司汇款, 收取物流公司增值税发票
依据分部上报的同步结算表中入库明细, 将商品销售给分部, 为分部开具增值税发票。
直供/集采/临采
依据收到物流开具的增值税发票进行挑单结算, 向物流公司支付货款
依据与厂家结算的商品明细, 对分部实现销售。
二、 物流公司各项收入、 费用的还原规则
随着公司经营规模的不断扩大, 物流直供品牌已由通讯扩展到AV、 数码、 空调、 电脑等全品类。现对物流直供品牌的各项收入的挂账与收取及如何还原到分部报表中特作如下说明:
(一) 直供品牌收入的还原规则
1. 合同内收入:
包括: 商业折扣、 合同内定额三项( 卖场管理费、 卖场使用费、 促销活动费) 、 合同内定率三项( 卖场管理费、 卖场使用费、 促销活动费) 、 现金折扣。
（1） 商业折扣: 由总部物流财务依据接收的各个分部入库单金额, 按合同( 或协议) 中约定的商折点位政策分分部计算该分部的商折金额。
即: 商业折扣=该分部入库单金额X合同约定商折点位
例如:
1)、 按月度计算的返利: 摩托、 诺基亚、 索爱等品牌。
该分部本月该品牌的应收返利=分部每月的进货金额×合同中约定的点位政策
( 注: 返利计算基数按合同中约定执行, 按月扣收的返利数据, 由于确认时间等因素实收不一定体现在当月。)
2)、 按单计算的返利: 小天鹅、 惠而浦、 海尔等品牌。
该分部该单的应收返利=分部该笔结算挑单的金额×合同中约定的点位政策。
( 注: 按单扣收的返利, 根据收入的挂账原则, 是以实收挂的应收)
3)、 收入的调减因素: 例如合同中约定的阶梯奖励, 厂家会综合国美整体的达量进行相应点位的确认、 厂家对国美的罚款等。这些调减因素会在每月的分摊表中进行说明。
（2） 合同内定额三项: 按合同( 或协议) 中签订的费用分配明细表进行还原。
（3） 合同内定率三项=该分部入库单金额X合同( 或协议) 中约定的费用率( 计算原则同返利)
（4） 现金折扣: 现金折扣=该分部实际支付现款进货金额X现金折扣率
2. 合同外收入:
在活动举办前, 总部采销负责向厂家收取确认函, 于收函当日交予总部物流财务审核备案。
（1） 确认函中明确分配方式:
该分部分配金额=该分部**型号的销售量×台返
( 例: 函件内容为**型号销售后给予**元台返)
（2） 收取固定金额的确认函未明确分配方式
该分部分配金额=确认函总额×该分部品牌销售额占比备注: 如遇特殊情况有政策倾斜的需由总部的战略经营中心或通讯业务中心的相应总监签字审批
3. 物流直供品牌收入的还原时间和方式
（1） 还原时间: 物流当月实收金额当月还原分部
（2） 还原方式: 分部按物流每月6号下发的《物流收入分摊表》中相关数据填制分部内部损益表。
（3） 提示: 物流每月10号下发各分部物流直供当月收入明细表, 每月15日之前分部如对直供和集采收入有异议的可找相应的收入会计进行核对, 过期视同分部已经确认。
(二) 代付款品牌收入的还原方式和时间
1. 还原时间: 分部上报同步报表的当月
2. 还原方式: 按物流每月6号下发的《物流收入分摊表》中相关数据填制分部内部损益表
3. 提示: 每月结算日之后分部及时与物流进行代付款收入台帐的核对及确认。
(三) 物流公司发生的税金, 费用等支出及补贴收入的还原
1. 还原口径与公式:
（1） 物流主营业务税金分摊金额: 物流实际计提的主营业务税金按照各分部销售占比进行分摊, 公式如下:
物流主营业务税金分摊=(物流各分部销售净额/物流总体销售净额)*主营业务税金及附加
（2） 物流营业税支出分摊: 物流实际计提的营业税金按照各分部销售占比进行分摊, 公式如下:
物流营业税支出分摊=物流NC中该分部其它业务收入*适用税率
（3） 管理费用:
1)、 每月人工四项成本, 是物流注册地所在分部相关人员的费用, 只还原至各物流所在地分部。
2)、 其它属于各分部发生的费用, 即总部代为支付的分部间调拨及办公用品的运送费用等, 按照分部实际发生金额进行还原。每月分摊一次。
3)、 总部发生的费用不分摊到各分部。
（4） 物流公司收到的补贴收入: 物流实际收到的补贴收入按照各分部销售占比进行分摊, 公式如下:
物流公司补贴收入分摊=(物流各分部销售净额/物流总体销售净额)*补贴收入
（5） 物流返还各项收入: 为税收筹划进行的收入返还, 经过低开税票及办理折让两种方式进行, 为方便分部核对内部往来故在《经营快报》中进行列示, 与还原数据无关。
（6） 物流公司全部所得税分摊: 物流全部所得税包括物流公司计提所得税金额和分部由于物流返还收入而计提的所得税额( 试行)
公式如下:
物流全部所得税额=物流公司计提的所得税金额+分部由于物流返还收入而计提的所得税额
物流公司所得税分摊=(物流各分部销售净额/物流总体销售净额)*物流全部所得税金额
因物流返还的不均衡性造成部分分部不能真实反映所得税计提情况, 故将分部计提的此部分所得税进行重新分配。分部应按以下原则从损益表中剔除所得税额:
A、 当物流返还金额×分部所得税率＞分部实际计提所得税额时,
分部将实际计提的所得税额从内部损益表中剔除。
B、 当物流返还金额×分部所得税率＜分部实际计提所得税额时,
分部将物流返还金额×分部适用税率计算出的计提所得税额从内部损益表中剔除。
上述剔除部分并入总部物流公司全部所得税额进行重新分配
2. 还原方式及时间:
（1） 还原方式:
每月6日由物流公司会计组经过《经营快报》的方式进行还原
（2） 还原时间:
1)、 对分部缴纳的所得税调整在每半年考核期调整一次。
2)、 其它当月发生的费用及各项税金在当月进行还原。运杂费每半年考核期还原一次。
第2章 分部相关岗位的设置
一、 分部物流结算会计
各分部根据业务量大小设置物流结算会计, 隶属于分部结算组管理。
二、 物流注册地税务会计
各物流注册地设置物流税务会计两名, 隶属于分部财务经理直接管理。一名负责内勤, 一名负责与税务局的工作对接的外勤工作。
第3章 代付款品牌的结算流程图及说明
一、 分部相关岗位工作内容
1. 代付款结算会计日常工作内容
时间
接收部门
内容
每日工作
总部物流公司结算及收入会计
同步报表报送
每日工作
总部物流公司结算组出纳
帐扣收入的及时汇出
每周工作
总部物流公司总帐及注册地税务会计
代物流收取税票的整理和邮寄
每日工作
总部物流结算会计及注册地税务会计
准备折让办理及核销资料
每月5日前工作
总部物流结算会计
核对及回复总部物流结算未达
每日工作

收取及核对物流公司开具的代付款税票
每月10日工作
总部物流对帐会计
按月及时核对与物流公司的往来帐
每季工作
总部物流商品会计
邮寄单据
2. 分部配送会计工作内容
时间
接收部门
内容
每日
10.2.0.10
在IE上查找物流集采和直供订单
每日

整理当日所有入库、 退厂的原始单据
每月15日之前
分部物流结算会计
传递上个月整理的所有入库、 退厂的原始单据

二、 代付款操作流程图
1、 制作结算单
2、 代物流扣收各项收入
3、 代物流收取供应商增值税发票

4、 安排付款

5、 向供应商支付货款
6、 向物公司电汇代扣的收入

7、 上报物流同步结算收入报表

8、 将代物流收取的供应商税票邮寄到物流公司

9、 收取物流公司为分部开具的增值税发票

11、 整理邮寄分部代物流支付货款的单据

10、 整理、 邮寄给物流公司的相关单据

三、 流程图说明
(一) 图1:结算单的制作同普通品牌。要求物流结算品牌的代付款和直供品牌不要混淆, 供应商定义不同, 所执行的合同也不同。
(二) 图2:在分部扣收的各项收入中, 需特别注意:
1. 凡以向供应商开具服务业发票的方式收取的收入项目, 由各分部自己开具发票, 且在分部确认收入, 不属于代物流公司收取的收入范围。
2. 凡以在增值税发票中折扣或由物流公司办理折扣折让证明方式收取的各项收入, 由分部代为扣收, 均在物流公司确认收入, 属于分部代物流公司收取的收入范围。
3. 代物流公司扣收的各项收入分部在收入制单中 , 操作同普通品牌, 只是NC 帐务处理不同。
(三) 图3:收取的供应商增值税发票一律是供应商开具给物流公司的, 分部负责代收, 收取要求同普通品牌。
申请由物流公司办理折扣折让证明要求
1. 折扣折让证明的办理程序:
（1） 每周五, 分部将退税证明申请资料与税票抵扣联复印件邮寄到所属物流注册地办税员。同时将退税证明申请协议书以传真或扫描件的形式, 通知总部物流对应的结算会计。
（2） 退税证明申请资料应注明分部名称、 品牌品类、 同步日期及分部结算单号。
（3） 注意事项
1)、 分部扣收各项收入时, 应取得厂家财务确认后再出具退税证明申请协议书, 避免办出退税证明后, 厂家财务不予承认, 退回作废的现象;
2)、 分部严格按要求提供申请资料, 且审核厂家提供的资料是否合格, 审核内容主要是: ａ协议书类型与实际发生的业务类型是否一致; ｂ厂家名称与协议书的公章是否一致; ｃ厂家税号是否正确; ｄ退税金额的分税是否正确; 审核无误后, 方可通知总部物流结算会计。
（4） 每周五邮寄给所属物流注册地办税员的折让申请资料, 必须同时也通知总部物流结算会计。否则, 即使注册地办税员收到申请原件, 在没有得到总部的通知之前也不会办理。
2. 退税证明的核销
经税务局盖章的退税证明自开具之日起30日内必须收回对应的负数增值税发票, 并持负票到税务局核销退税证明。负数增值税票的收回流程如下:
（1） 分部收到退税证明单, 在2个工作日内转交厂家业务( 转交必须要有详细的交接记录和交接日期) 。
（2） 厂家业务在收到退税证明单, 及时转其财务人员开具负票, 要求在14天内将对应的负数增值税票交回分部财务。
（3） 分部每周五将收回的负票抵扣联和发票联原件邮寄到所属物流注册地办税员。
（4） 负数增值税票的收回, 视同正数增值税票的收回, 各个分部务必重视, 如出现超期不能收回负数增值税票的, 导致税务局对物流公司处罚的, 将对相关责任人进行处罚。
(四) 图4:付款流程同普通品牌, 只是按付款内容分两个方向付款。
(五) 图5:本单结算后, 由于物流公司与分部及供应商签订了委托付款三方协议, 因此分部要完成按合同约定代物流公司向供应商支付货款的工作。
(六) 图6:代物流公司扣收的收入, 按扣收金额电汇至物流公司指定帐户。
1. 上报同步后三天内, 应将该笔同步帐扣的应汇给物流公司的收入款项按同步报送分笔汇给物流公司, 不允许打包电汇, 更不允许扎推在月末支付。否则会使分部与物流的往来账因此而产生供应商之间的串户。
2. 在汇款时要注明分部名称及品牌品类, 如存在分部代直营店付款的一定要标注清楚, 如汇款单无法标明的, 要及时将明细发给对应的物流公司出纳人员, 以便收款数据的及时准确。如果电汇的是税金补偿要特别备注
3. 必须按回款用途汇入指定帐户
4. 分部申请退款: 重复支付、 汇错户头等, 填写退款审批表。

____________国美物流有限公司文件报批单
文件名称
退款申请--- 品牌 品类
字号

报送单位
国美电器有限公司
报送时间
月 日 时
急缓
□一般 □急件 □加急
密级
□秘密 □机密 □绝密
分部
拟办
意见
汇款日期: 年 月 日
汇款金额: 元
汇入地点: 物流公司 银行
申请退款金额: 元
申请退款原因:

物流结算会计: 结算主管:
物流公司结算会计审核意见

物流公司经理
意见

承办结果记录

退款日期: 退款金额:

签名: 日期: 月 日
(七) 图7:必须在与供应商结算的当日上报同步结算收入报表, 而且必须在ERP中点击执行才可上报;
1、 同步报表格式由总部统一制定, 分部严格按固定格式上报; ( Ａ、 分部上报的同步报表中带有筛选项, 在汇总的时候不知道是要取全部的同步还是只取筛选出来的同步。Ｂ、 分部上报的同步报表中带有链接, 复制黏贴到汇总表后该链接项就成了乱码, 如果是品牌那设置链接总部结算会计在筛选品牌时, 就会漏掉该笔同步。Ｃ、 上报的同步报表经常会隐藏一些行, 隐藏的内容有的是要结算的同步也有和同步无关的内容。
每日粘贴在IE固定的文件夹中---ftp://10.2.0.10/物流上传文件1/ 分部上报同步的文件夹, 平常物流只汇总一次, 在月末最后结算日时会汇4次同步, 最后一次在18: 00;
同步报表格式及填写参见同步报表说明。
2、 同步报表要作为原始资料做电子文档保留, 作为分部物流结算会计交接的一项资料。
3、 每月按规定时间对物流公司下发的结算未达表进行核实与回复。
4、 每月的结算终止日由物流公司下发通知, 分部在结算终止日前上报同步报表, 过期物流公司将自动转入次月结算。
(八) 图8:每周五, 将本周所有以结算且上报 的同步报表所对应代物流 公司收取的增值税发票邮寄到物流公司指定地点。
1. 代物流收取税票的整理和邮寄要求
（1） 第一步: 分部将从供应商处收取的符合公司要求的合格的增值税发票发票联和抵扣联沿虚线撕去带孔边缘后, 分开发票联和抵扣联, 这里注意发票后附的商品明细清单全部附在发票联后邮寄至物流总帐会计, 抵扣联后不附任何清单;
（2） 第二步: 填写《物流代付款品牌税票邮寄交接单》一式三联, 其中两联随增值税发票联邮寄至总部物流公司总帐会计处入帐, 另外一联随增值税发票抵扣联邮寄至物流公司注册地税务会计处进行认证, 且必须保证邮寄至总帐会计处的发票联务必与邮寄至税务会计处的抵扣联票号数量一致, 同时在IE上粘贴对应《物流代付款品牌税票邮寄交接单》的电子版;
2. 分部填报的《物流代付款品牌税票邮寄交接单》填报要求:
物流代付款品牌税票邮寄交接单( )
分部及物流名称:

邮寄日期:

邮件单号:
发票:

编号:

本次交接总份数:

抵扣:

品牌
品类
结算单号
序号
发票号码(后5位)
开票日期
价税合计
税额
折让单号
原作废发票号码
物流核对标识
备注

交接人:

电话:

（1） ”序号”栏, 用于填写税票张数( 这就要求分部必须逐张逐行填写税票明细) ;
（2） 《物流代付款品牌税票邮寄交接单》务必填写交接人及联系电话。
（3） 请各分部结算会计在整理税票时将税票清单所列税票顺序与税票叠放顺序一定要一致!
（4） 在邮寄给物流总账会计时税票交接清单要一式两份,在邮寄给注册地税务会计进行认证时税票交接清单要一式一份.(交接清单要严格一致,不得出现先寄抵扣联后寄发票联的情况)
（5） 《物流代付款品牌税票邮寄交接单》格式一定不要进行更改.
（6） 分部结算会计在填列税票交接单时要分物流填列与邮寄,不同的物流不要填列在一张交接单上.
（7） 请分部结算会计将税票交接清单的电子表在邮寄税票的同时粘贴到IE各相关物流的文件夹中,具体路径为IE(10.2.0.10)--物流上传文件--税票邮寄清单--各相关物流(请注意一定要粘贴到相关对应物流)
（8） 物流在收到税票后, 会根据分部的电子交接清单进行汇总, 汇总结果每周会粘贴在IE(10.2.0.10)--物流上传文件-物流税票汇总清单中, 各分部应在邮寄出三天后点击IE进行查询, 如未查询到本分部邮寄税票的明细, 应立即查询税票邮件下落。
（9） 结算会计所收取的全部供应商税票要在当月最后一天报出同步时邮寄到注册地税务会计处! 同时请结算会计注意邮程。
(九) 图9:物流公司根据分部的同步上报的同步报表同步与厂家和分部结算。
1. 根据分部的同步内容物流公司实现与分部结算的帐务处理。
2. 物流公司按同步商品明细对分部实现销售, 并为分部开具增值税发票。
3. 物流公司定期将增值税发票邮寄给分部的物流结算会计;
4. 分部收到物流的税票后按结算制度要求录入和核对发票。要求分部设置代付款税票回收跟踪登记台帐, 登记应收税票及实收税票, 及时跟踪逾期未收税票。( 见结算管理部培训手册的相关要求)
（1） 对分部收取物流公司税票的要求
1)、 及时签收发票邮件回执。全国各分部( 包括永乐物流) 接收到物流公司开具的增值税发票之后, 首先要将签收回单回传物流公司注册地的税务会计, 以便于物流公司存档备查。如果分部在接收到发票一周内拒绝回传签收回单, 物流公司将视同分部已经收到该批发票。
2)、 分部核对收到的物流公司开具的增值税发票是否齐全、 正确。
l 代付款品牌结算的发票:
² 总部物流财务部每月末将带有发票号码、 邮寄单号码的开票汇总表粘贴再IE上面。
² 分部将收到的物流发票录入分部ERP系统;
² 分部最迟在次月5号前依据物流税务会计贴在IE上的销售汇总表核对上月所报物流的代付款同步结算报表是否每笔都收到物流开具的增值税发票;
² 对于在核对过程中发现有未收到的税票, 立即和物流公司开票会计联系, 落实税票的开具和邮寄情况。
l 直供、 集采结算的发票: 分部依据收到的物流公司的增值税发票、 物流公司上传到IE的销售汇总表核对发票是否齐全、 准确。
l 因分部签收发票的回单为传真件, 物流公司无法长期保留, 故分部务必须在规定时间内核对发票。
3)、 分部如果对收到的发票存在异议, 请务必及时联系物流公司的税务会计, 分以下几种情况:
l 如果发票开错当月退回物流公司的可在当月作废重开, 保证在当月将有问题的发票更正。
l 如果次月接收到发票, 发现发票开具有问题:
² 分部已经认证的发票, 分部负责办理”开具红字增值税专用发票通知”, 由物流公司开具红字发票冲销, 再开具正确的发票;
² 分部未认证的发票由分部开具拒收证明, 说明发票差错原因, 由物流公司税务会计负责办理”开具红字增值税专用发票通知”, 开具红字发票, 再给分部开具正确的发票。
鉴于分部和物流公司办理折让都存在一定的困难, 建议分部接收到发票后及时审核发票, 力争将所有问题在发票开具的当月处理完毕。
（2） 物流公司邮寄发票流程
税务开票会计负责将已开的增值税发票寄往所属分部, 同时要将电子版的销售汇总表发给分部, 便于分部核对发票, 挑单。原则上保证分部收齐当月销售的所有增值税发票。
1)、 打印邮封: 邮寄发票前应提前打印一式四联的邮封。打印内容要清晰、 准确, 包括邮寄日期、 分部名称、 地址、 邮编、 联系电话、 收件人、 寄件人等。
2)、 审核待邮寄发票: 邮寄发票前应将邮寄日期、 邮件单号填入销售开票汇总表, 同时核对待邮寄发票是否与销售开票汇总表一致。
3)、 打印回执单: 负责开票的税务会计应将填齐邮寄日期及邮件单号的各分部销售汇总表作为回执单打印一式两份, 一份与发票一同邮寄, 另一份与”邮件留存联”订在一起备查。回执单上一定要准确录入邮件单号。
4)、 存档: 公司税务开票会计要按邮寄日期为批次留存邮封的”寄件人留存联”、 打印的其中一份回执单及分部签字回传的回执单, 三单装订留存, 并按月保管存档。
5)、 监督: 物流公司税务开票会计应根据”寄件人留存联”督促各分部及时签字并回传”回执单”。
附件2、 物流公司及总部联系人、 电话
物流公司
姓 名
电 话
工作内容
南宁物流
青芳

开具发票
昆明物流
张江华

开具发票
天津物流
高晶
-8208
开具发票
河北物流
杨英

开具发票
甘肃物流
李梅香

开具发票
西宁物流
郑婉丽

开具发票
徐州物流
骆伟

开具发票
总部物流财务部
刘怡

昆明、 天津、 西宁物流销售汇总表
总部物流财务部
刘玉红

河北、 兰州、 南宁、 徐州物流销售汇总表
(十) 图10:按物流公司要求整理各类入库、 变价、 退厂、 代付款单据并按要求邮寄。
1. 以分部为单位进行统一邮寄: 分部结算主管配合物流结算会计,由分部结算会计按季负责收齐下属各个直营店的单据, 然后统一寄出;
2. 单据要按月装订按季邮寄: 结算会计收齐单据后, 分物流在每季结束后的次月20日之前邮寄至物流相应商品会计处,
3. 特别强调: 因当前同一分部对应多家物流操作, 因此分部在邮寄单据时不同物流的单据要分邮包邮寄, 不可将不同物流的单据混在同一邮包中。
4. 相关入库、 退厂、 降价单据的整理、 装订的要求做如下规范:
（1） 总部物流商品会计负责在每周一上午11: 00之前将各分部上周的”ⅹⅹ物流公司入库明细表”, ”ⅹⅹ物流公司退厂明细表”和”ⅹⅹ物流公司变价明细表”上传至IE地址相应文件夹中;
（2） 分部配送会计每周从IE地址上下载打印”ⅹⅹ物流公司入库明细表”、 ”ⅹⅹ物流公司退厂明细表”; 分部结算会计每周从IE地址上下载打印”ⅹⅹ物流公司变价明细表”;
（3） 根据打印出的物流公司入库明细表整理分部入库单和随货同行单, 整理时在”ⅹⅹ物流公司入库明细表”上逐笔进行勾对, 由配送会计审核签字;
（4） 根据打印出的物流公司退厂明细表整理分部退厂单和厂家确认函或红字随货同行单, 整理时需在邮寄给物流公司的厂家确认函或红字厂家随货同行单上标明物流公司的退厂单号, 并在”ⅹⅹ物流公司退厂明细表”上逐笔进行勾对, 由配送会计审核签字;
（5） 根据打印出的物流公司变价明细表整理分部变价单和厂家确认函(复印件上交物流公司, 原件则留存于分部财务——关于物流直供集采品牌的变价只附厂家提供的变价确认函, 国美采销下发的变价通知不附在后面, 只留存在分部财务), 整理时需在邮寄给物流公司的厂家确认函上标明物流公司的变价单号, 并在”ⅹⅹ物流公司变价明细表”上逐笔进行勾对, 由结算会计审核签字;
（6） 分部将上述每周审核签字后的”ⅹⅹ物流公司入库、 退厂、 变价明细表”和相应的入库单、 退厂单、 变价单、 厂家随货同行单、 厂家确认函按月装订, 装订要求如下:
1)、 将分部入库单、 退厂单及变价单附于对应的随货同行单或厂家确认函前;
2)、 分部入库单、 退厂单及变价单、 随货同行单或厂家确认函要按打印出的物流公司明细表上的顺序排列;
3)、 分部将排好序的入库单、 退厂单及变价单等单据附于签完字的”ⅹⅹ物流公司入库、 退厂或变价明细表”后。
4)、 分部在次月初将当月已整理完毕的物流单据附上封皮, 装订成册。( 封皮见后, 装订册数及厚度,分部根据单据量自行决定)

＊＊物流＊＊分部
随货同行单
入库( 退货＼降价)
1/1
所属期间: 　　年　　月

（7） 特别关注: 每月1日物流公司IE上传文件夹的明细表, 此日期的单据为分部每月最后一天的单据,请不要忘记整理一起邮寄。
(十一) 图11:整理邮寄分部代物流公司支付厂家货款的付款单据
1. 将相关付款单据复印, 包括银行承兑汇票正面、 背面、 支票根、 电汇单据等。
2. 将分部当月上报的同步中付款列打印, 将付款单据按同步顺序整理。
3. 按月装订、 按季邮寄。
4. 相关整理和邮寄要求参照图10说明。
第4章 直供品牌的结算流程图及说明
一、 直供结算会计的工作内容
时间
接收部门
内容
每日工作
10.2.0.10
查看物流公司每日信息
每日工作

审核直供集采入库单
每日工作

审核直供集采变价单
每月初
总部物流结算会计
上报月度降价统计表
每日工作
总部物流结算会计
审核直供集采退厂单
每日工作

收取及核对物流公司开具的税票并在系统进行挑单结算
每日工作
总部物流结算会计
及时按物流公司要求办理折让证明
每日工作
总部物流公司
及时核对支付物流公司直供集采货款
每月10日
总部物流对帐会计
按月及时核对与物流公司的往来帐
二、 直供结算的流程图
2、 根据总部业务通知审核变价
3、 根据总部文件及通知审核退厂
1、 根据IE上订单审核、 跟踪商品入库

4、 分部收到物流公司开具的增值税发票

7、 办理相关折让证明

5、 在分部ERP系统中制作直供结算单, 与物流公司结算。

6、 根据结算单和物流公司催款通知支付物流货款

三、 直供结算流程图说明
(一) 图1、
1. 信息共享: 每日上物流ftp( ftp: //10.2.0.10) 查看相关通知、 订单、 催款以及结算会计文件夹, 查看有否新的通知和需要分部配合操作的相关事宜.
2. 审核入库单: 要与对应批次号的订单核对, 确保入库与订单一致时方可审核, 如有差异, 分部业务及时与总部相对应的业务沟通。在该批次货物没有一次到齐库时, 要及时与分部相关业务沟通, 督促剩余货物及时入库, 以保证本批次货物及时到货, 以免影响物流该批次及时挑单结算, 及时开出税票
3. 分部配送会计审核入库时, 同种商品要根据厂家随货通行单区分代付款和直供。
(二) 图2:变价单的审核及统计:
1. 审核变价单时, 必须要求业务人员同时提供经总部品类部部长签字及厂家调价通知函扫描件后才可审核。
2. 只能调整现在库存的单价, 且调价幅度必须与厂家的调价通知函相同, 不允许调整已销售成本价。
3. 在调价通知函下发的48小时内必须完成调价单的审核, 逾期不可调价。
4. 对于每月初物流下发的调价统计, 要及时保质保量的完成, 查询”金立系统-价格管理-价格管理-查询商品进价变价单”, 分时间段查询该供应商下所有的调价, 填列至相应的统计表中, 及时发回总部相应的物流结算会计, 以便总部结算会计及时出具准确数据给厂家确认扣收。同时要充分利用该统计表, 查看是否有统计表中涉及到的型号而本分部却没有降价, 须及时与分部业务沟通。若为分部漏降, 在统计表上报时, 要将该部分统计进去, 并在统计表上报的当天, 将漏降部分制单审核完毕, 以便总部物流在次日能够接收到该数据。
(三) 图3: 退厂单的审核:
1. 对于物流直供品牌