档案资料自检工作报告.docx

前 言为了搞好工程建设档案资料的管理，充分发挥档案资料在工程建设以及管理、运行、维护工作中的作用，根据国家和水利部的有关规定，我们公司自始至终把工程档案的管理纳入了工程建设项目管理工作的全过程。从工程项目的规划、可行性研究、立项、初设、招标投标、施工到竣工验收等过程中形成的文字、图纸、声像、实物等材料构成的档案资料都进行了收集、整理、归档。到目前为止共形成工程施工竣工资料7714卷（其中正本一套6927卷、副本一套787 卷），竣工图39565张（其中正本一套14955张、副本二套24610张），设计施工图18490 张（其中正本一套9245张、副本一套9245 张）；施工技术文件2658 卷（其中正本一套1329卷 、副本一套1329卷）；管理文件共2240卷（其中招、投标文件及合同协议文件978 卷；征地移民资料99卷,监理资料997 卷,其它文件166 卷）；（其中副本16 卷，）；分部工程验收签证 306 卷；单位工程验收鉴定书21卷。总计文件资料类12939卷，图纸58055张。1 资料工作概况1.1 体制及管理制度的建立黄河xxx水利枢纽工程的档案工作按照统一领导，分级管理的原则，建立了相应的机构，配备了专职人员。建设初期，本着建设单位要对水利工程档案负全责的指导思想，公司在办公室设立了资料室，配备了专职人员，负责工程资料的管理工作。其它设计、监理、施工单位也都明确了专职档案资料管理人员，各负其责。随着工程建设的不断深入，以及建设各方对档案工作认识的加强，1998年公司成立了档案科，负责统一管理全部档案资料，并对公司各业务部门以及工程建设有关单位进行档案业务检查、督促、指导，同时建立了一系列档案管理制度及办法；形成了“黄河xxx水利枢纽有限公司档案管理办法（暂行）”、“公司档案管理制度”、“各类专业档案管理制度”，并根据水办1997275号水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定的要求，结合xxx工程实际情况，制定了黄河xxx水利枢纽工程度竣工资料整理归档实施细则。根据竣工验收工作需要，1999年公司成立了竣工资料验收工作组，全面负责对施工单位提交的竣工资料的检查和验收工作。1.2 档案保管条件xxx工程档案管理经过几年的努力，目前形成一定的规模，现有管理人员7人、库房9间，其中工程档案库6间、文书档案库1间、会计档案库1间、图书档案库1间，共180m2，;实物档案岩心库10间，120m2。库房内配备了88节密集架、温湿度计，安装了防盗防火门、配有遮光窗帘，并且采取了防虫、防鼠等措施；办公用房共5间98m2；阅览室1间20m2；还配有4台计算机、1台普通复印机、1台工程复印机。 1.3 档案资料的形成、积累、整理和移交工作xxx水利枢纽工程有关档案资料的绝大部分，形成在施工单位和设计单位，还有一部分形成于公司各管理部门及监理单位。本着谁产生、谁积累、谁整理的原则，档案资料由产生形成单位积累、整编。施工单位整编的竣工资料及竣工图经监理审查，档案验收工作组验收后移交。2 工程档案资料的完整、准确和系统性2.1 完整性2.1.1前期项目立项依据性文件齐全2.1.2设计文件中工程水文、地质勘探报告及地质图、规划设计报告等齐全。2.1.3工技术文件中施工定位测量、地质勘探资料；质保书、试验报告；隐蔽工程验收记录；工程记录及测试、监测记录；变更设计通知单、工程质量检查、评定资料；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定等资料齐全。2.1.4图齐全2.1.5理文件中监理通知、备忘录、施工组织审批报告、会议纪要；施工质量分析；监理规程；合同管理文件、三控制文件、协调文件等资料齐全。2.1.6备文件中设备、材料采购合同、出厂质量合格证明；设备、材料装箱单、开箱记录；设备图纸及使用说明书；设备安装调试记录等资料齐全。2.2 准确性2.2.1归档文件材料数据真实一致，字迹清楚，装订整齐，签字手续完备。2.2.2档案卷内目录详实，案卷题名简明、准确，档案目录与归档文件关系清晰。2.2.3竣工图准确清楚，修改到位，图物相符，真实反映项目竣工时的实际情况。更改内容依据填写清楚；并且逐张加盖了竣工图章，竣工图章中的内容填写齐全。2.3 系统性2.3.1档案各级类目设置清楚，能反映工程特征和工程实况。2.3.2档案组卷规范、合理，符合部颁标准，遵循了文件材料形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；卷内文件排列有序并按要求编号；案卷封面、卷内文件目录、备考表填写规范、清晰，符合要求。3 存在问题及建议经过自检工作组对目前归档的档案资料检查，存在以下问题：3.1根据有关要求，公司档案仍属分块管理，未实现统一管理，建议尽快设置统一管理机构，以便贯彻落实档案管理规章、制度。3.2下列资料应尽快形成并归档根据水利部水办1997275号文中关于归档范围的要求，以下档案资料应尽快形成并归档：3.2.1重要协调会与有关专业会议文件；3.2.2前期部分承发包合同及协议书3.2.3关键技术试验资料3.2.4固定资产清单及交接凭证；附件一：档案自检工作组人员名单附件二：竣工资料目录附件三：竣工图目录附件四：水利部办公厅办档（2002）5号关于黄河xxx工程档案专题验收的意见附件五：关于对xxx水利枢纽工程档案专题验收意见所提问题的整改工作报告黄河xxx水利枢纽工程档案自检工作组 年 月