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店铺各岗位职责手册

67
2020年5月29日
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行政工作手册简介

所有XXX店铺助理店长以上职务的人员必须仔细阅读本手册之内容。员工必须了解行政工作的内容和基本方法等各方面知识。请各员工在仔细阅读本手册前后,做好登记纪录,阅读后当日归还店铺。经常翻阅本手册将有助于提高店铺顾客服务及店铺管理水平。如对本手册有任何疑问,可随时与你的店长或主管进行讨论。
所有中国地区加盟、直营店的操作,必须严格按照此行政工作手册中所列举的一切规条及工作程序进行店铺管理。
此行政工作手册所有权属于上海XXX餐饮有限公司,本公司有权随时更改及修订此行政工作手册而不做任何预先通知。
在行政工作手册的修订完成日期之后,公司政策如有任何变动,均以公司书面通知为准执行。
不可复印及驱使别人复印行政工作手册任何资料。
不可直接或间接泄露其中任何资料予任何人士,有限公司或无限公司。
不可传递行政工作手册任何资料予任何人士,有限公司或无限公司。
在特许经营协议书终止或完结时,终止使用该行政工作手册和所有副本中的资料。

目 录

1、 各部门相关工作内容
2、 人事篇
1） 开店筹建期人事相关工作
2） 开店前人事相关工作
3） 开店后人事相关工作
4） 与驻店人事经理交接
3、 总务篇
1） 开店筹建期总务相关工作
2） 开店前总务相关工作
3） 开店后总务相关工作
4） 与驻店总务经理交接
4、 训练篇
1） 开店筹建期训练相关工作
2） 开店前训练相关工作
3） 开店后训练相关工作
4） 与驻店训练经理交接

各部门相关工作内容

店铺行政是一个系统而复杂的工作,为了使一家店铺能顺利运作,其间会需要公司不同部门的通力合作,为了便于员工阅读后面的手册,本手册将简单介绍公司各部门在日常工作中担负的不同内容。

一、业务部:
1、 公司店铺业务部将根据展店目标和市场情况对特定商圈进行分析和调查,从而初步确定开设店铺的区域。
2、 经过与相关物业的协商,谈判,业务部确定具体店铺地址。
3、 业务部制作<新店调查报告>并转交各部门。
4、 为新店办理各类证照:卫生许可证,酒类销售许可证,组织代码证,营业执照等。
5、 与新店物业协商关于店铺日常营运需要协助的事项:垃圾处理,货车停放,店铺紧急维修等。

二、工程部:
1、 根据新店的具体楼层,平面结构,设计理念,工程部会给出初步的店铺工程设计图。
2、 工程部请营运培训部一起召开图纸讨论会议,根据现场营运需求确定具体的图纸设计内容。
3、 工程部排定施工进度表并转交各相关部门。
4、 工程部根据施工计划进场施工。
5、 工程部根据店铺设计图中需要的设施向相关部门/厂商订货
1)家具
2)厨具设备
3)空调设备
4)音响设备
5)照明设备
6)制冷设备
7)净水过滤设备
8)展示用克力架
9) POS系统

三、营运培训部:
1、 根据业务部和工程部提供的信息排定<展店进度表>
2、 根据业务部提供的<新店调查报告>预估新店年度营业额。
3、 根据预估营业额和新店工程设计图预估新店人力需求。
4、 根据预估营业额和新店工程设计图预估新店各类物品需求数量。
5、 根据新店所在商圈和特点制作开店L.S.M.计划。
6、 根据工程部施工进度表和实际施工状况安排员工进场时间。
7、 为新店准备给类现场所需用到的表单。

四、人事部
1、 根据营运培训部提出的人力需求安排不同形式的招聘。
2、 根据IT部提供的新店电话号码和业务部提供的新店地址刻立新店店章,公章。
3、 根据营运培训部需求准备新店文具。
4、 根据工程部工程设计图准备相关植物并安排进场时间。

五、IT部
1、 根据新店所需POS设备向厂商订货。
2、 根据工程部施工进度表安排进场安装POS时间。
3、 申请新店宽带帐号,电话和传真号码。

六、培训部:
1、 对店铺人员进行入职培训。
2、 根据营运培训部需求为新店准备给类教导手册

七、市场部:
1、 配合营运培训部需求制作新店开张的宣传海报和招募海报。
2、 设计新的店卡。
3、 根据新店所在商圈和特点制作相关企划宣传案。
4、 为新店准备店内克力架宣传海报。

八、生产总部:
1、 根据营运培训部下的新店各类订货单准备相关物品。
2、 安排新店送货厂商:员工餐,纯净水,生鲜蔬菜,水果,酒水。
3、 根据营运培训部<展店进度表>安排送货时间。
九、财务部:
1、 根据营运培训部需求准备新店备找金,零用金和发票的数量。
2、 根据工程部施工进度表联络相关银行安排安装刷卡机的日期和时间。
3、 根据营运培训部需求为新店联络相关银行处理店铺缴款,打散事宜。

人事篇

第一节 开店筹建期人事相关工作

一、确定新店人员编制及数量――参考业务部<新店调查报告>。
1、在开店先期对新店内的环境及布局了解。(营业面积、大致的客座位)――参考工程部工程设计图。
2、在开店先期对新店的地理位置及新店周边环境的了解,以大致确定所针正确客群及开店后营业时间范围。
了解的内容:新店所处的地理位置、周边的公交枢纽站、商圈、办公楼、居民区、旅游景点等场所的了解。――参考业务部新店调查报告。
3、结合以上两点大致确定该新店月平均营业额,并落实到每天的日平均营业额。依此排出新店控制性班表,并确定各工作站需求人数及能力,得出人员总的薪资占比(包含福利、四金及外劳力费用)。
控制性班表:
工作站
职务
人数
mon
tue
wed
thu
fri
sat
sun
hours
员工
餐
$
值班
经理

柜台

水吧

户外

点单

收送

厕所

热吧

清洁

其它

二、确立人员招募的计划及方案
1. 各店内现有人员调拨支援
以内部往来便条的形式向各家店提出人员需求,并作好回覆统计(名单、工作岗位、当前等级、全\兼职等)
注意:为结合新店薪资的相关成本,各店调拨人员的等级不要过高(不要大多为A级或B级人员),应根据新店状况及实际薪资占比来确定人员等级的比例。(以C级人员为主要需求目标)

2、制定招聘方案及流程
(1)在各店张贴招募海报以达到人员招募的需求。
各店可为新店招募合适人员并代为在各店接受培训,待开店后统一调入新店。
流程:<1> 将招募的内容及海报的尺寸以内部往来便条的形式发与公司市场部,让该部门负责制作招募海报,并确定完成时间及负责追踪。
<2> 海报制作完成后须交由公司营运培训部审核,经过后招募海报会连同内部往来便条(各店海报张贴事宜)随状况带传回各家店。
<3> 各店按规定要求张贴招募海报,统一面试并将面试经过的人员办理入职手续安排就职培训,以符合新店工作要求。
<4> 开店人事负责人应到各家店追踪海报张贴及人员招募状况,并关注已经在培训的新店员工的工作状况,并做调整。

(2)依照新店人力需求请公司人事部在网上发布应聘信息以达到人员招募的要求。网上发布应聘信息,由人事部收集应聘资料统一交于开店人事负责人处,统一安排面试。面试经过后按学员的住处就近分配到各店进行实习培训。
流程:<1> 将应征人员的要求(兼职工作时间段)交于人事部。
<2> 由人事部在网上发布应聘信息(全\兼职)。
<3> 收集应聘人员资料,统一安排面试。
<4> 面试经过后就近安排至各店接受实习培训。
方法:电话通知或内部往来便条形式通知各店店长,来店培训人员名单、时间。(兼职需告知可上班时间段)
<5> 人员到店后店铺人事应办理相关入职手续公司人事部(以自己店名称办理)并安排实习培训。
<6>、开店人事工作负责人应到各店追踪培训人员的学习情况,并做调整。

(3)经过公司人事部联系相关职业学校,招募实习生和毕业生。
由公司人事部联系相关的职业学校,挑选在校实习生或即将毕业的学生。由于该招募方式的特殊化,其招募来的实习生在今后的店铺工作时间最晚不得超过晚上22:00。(依照当地法令做相应调整)
流程:<1> 由开店小组向人事部提出相关需求。
<2> 由人事部联系校方,并确定面试时间。
<3> 与公司人事部人员一同前去学校面试。
<4> 面试经过后就近安排至各店接受实习培训。
方法:电话通知或内部往来便条形式通知各店店长,来店培训人员名单、时间。
<5>、人员到店后应办理相关入职手续交公司人事部(以自己店名称办理)并安排实习培训。
<6>、开店人事工作负责人应到各店追踪培训人员的学习情况,并做调整。

三、各店调拨支援及实习培训人员的工作状况和学习进度
1、对各店调拨支援人员的状况了解:
协助开店训练负责人前往各店对支援伙伴工作状况实地观察,并逐一谈话,以了解她们的工作需求及为人、性格、习性等情况的大致了解。
2、对派到各店实习培训的员工学习情况的追踪。
协助开店训练负责人一起前往各店对正在进行培训的员工实地进行工作进度的了解与考察,(反映度、学习进度、是否努力好学等)对接受较快、好学、努力的员工,根据实际情况需要直接安排进工作站培训。

新店员工评估表:
姓名
性别
训练
店铺
工作
站
训练
员
工作适
应性
工作
标准
团队合
作意识
顾客
满意度
备注

3、将上述人员状况统整好后,交于负责训练工作的开店成员。

四、根据实际情况订员工制服
1、制服按照不同的属性分,有不同的款式,订货时需要充分考虑这些属性,以使订的制服符合现场实际使用:
属性
制服款式
季节
冬装,夏装,
性别
男装,女装
职务
管理组制服,员工制服
工作站
外场服务围裙
尺寸
XL,L,M,S

2、每种型号的制服都必须有库存。
注意点:男生:主要集中在M和L号上。女生:主要集中在S和M号上。(根据当时员工的实际状况定货)

五、开店人事表单文件夹的建立
1、由开店总务协助下人事表单周配订单
表单项有:应征资料表、兼职员工资料表
2、人事表单的复印
表单项有:
项目
数量
人事基本资料表

面试评分暨任用签呈

兼职声明

员工手册确认书

到职手续办理清单

离职申请报告

离职手续清单

外地劳动力个人信息采集表

本市劳动合同

劳务协议

上海市外来人员就业申领名册

单位使用外来从业人员变更名册

人事异动单

人员制服尺寸一览表

员工加班调休时数汇整表

员工奖励惩处记录汇整表

请假单

年休请假单

A、B级申请考核表

学科(水吧)考核申请表

训练课程需求表

学训请假单

离职率分析

六、通知各店人员调店时间
1、 各店调店员工(新店培训人员)进店时间确定后即开店人事即需以内部往来便条的形式,通知各店店长:
2、 各店店长收到通知后即需通知调店员工(新店培训人员)去新店报道时间,并做好人事异动单(含新店培训人员)且附上其相关的人事资料放装况袋回公司人事部。(健康证不用回公司,交由其本人保管,待到店后集中收回)
3、 人事部收到异动单后,将异动人员从各店全员表中调出汇整在一起成为新店全员表,并将各店上传的人事资料及全员表一起回传到开店人事手中。
4、 待人员离店后各店店长需统计其在调离前的上班时间、出勤率、制服明细并填写在<员工调动情况明细表>

七、调店员工人事资料的收集
1、开店人事将收到的人事资料做整理并检查资料是否齐全,不齐全的做好统计以便日后收缴。
2、建立全职人事文件夹和兼职人事文件夹。
3、整理并完成全员表,并及时与公司人事专员核对全员表的正确性。

八、排营业前的员工班表及进店后店内6S安排
1、根据新店当时的实际工作情况排人员班表,一般开店前有大量的6S工作要进行,因此必须合理规划,适当安排人员进行不同的工作。
2、按工作站分组分派6S工作,并确立组长及制定6S工作内容及注意事项(如搬动桌椅的时候不可拖地、有些地方还未施工完成或墙面漆还未干不可触碰等)。具体注意事项必须与负责装修的工程部工作人员确认。

第二节 开店前人事相关工作

一、人员进店报到
1、根据规定时间人员报到,而且核对名单(打考勤)。
2、告知开店前几天班表
3、店内状况介绍,让所有员工对店内情况了解。

二、员工工作布达
1、安排6S工作(按工作站分组进行)
2、安排接货验货人员:由于开店物品数量较多,不可能在短时间内验收完入库,故货物需暂时放在店铺大堂内,而且开店物品分属不同工作站,为便于盘点和验货,在接货前需与开店总务协商不同工作站货品具体摆放在大堂内的位置
1)安排接货人员:由于开店前第一次进货数量较大,且物品较多,是一项体力工作,故需安排男孩子作业。在接货前需告知这些人员不同工作站货品摆放的不同位置。
2)安排收货验货人员:根据各个工作站安排不同的人员;并请其守候在各个工作站货品的摆放位置,等待接货人员将货物送到。
注:所有器皿须轻拿轻放,不可在地板上拖动。

三、员工制服/更衣柜统计发放。
1、对有制服的员工进行制服统计,填写<制服发放明细表>。(如有制服褪色或破损的可进行更换)
2、对没有制服的员工进行所需制服尺寸的统计,并发给其合适的制服,填写<制服发放明细表>。
3、发放员工更衣柜并做好统计,告知使用制度。

四、关于新店员工上班薪资的计算统计方法
1、各店铺调入新店员工薪资从员工自原店铺调出日起薪资算至新店铺,在各店培训的新店员工薪资自入职日起薪资算至新店.
2、由于公司薪资计算以自然月为计算单位,即每月1日到30日(31日),且是每家店铺独立核算,而员工的调店时间不一定是在1日,因此会出现调店员工在一个自然月中在两家店铺工作的情况,为便于单店铺薪资成本的核算,必须依据各店店长传回的<员工调动情况明细表>做好如下统计工作:
1)统计员工(含新店培训员工)是否在原店铺有欠休,如有需进行还休或支付加班薪资。
2)统计调店员工(不含新店培训员工)在原店铺的上班工时,以便划分新店与原店铺的薪资成本。
3)统计新店培训员工在实习店铺的训练工时,一并算入新店薪资成本。

五、排开店后的第一周班表
1、 依据新店营业额预估做新店控制性班表及人力预估。
2、 根据开店时的人力预估,排定各工作站班表(全\兼职)
3、 开店的第一周尽量安排老员工上高峰期的班,以确保各工作站能正常运作。

六、排定开店前员工大会时间
1、 一般为开店前前一天。
2、 员工大会时间不宜过长,一般2个小时左右。

第三节 开店后的人事相关工作

一、员工个人资料的收缴
1、将之前统计好的员工所缺资料进行收缴(照片、身份证、学历证明、劳动手册、学生证、在职证明)
2、收回健康证或通知办理健康证

二、员工劳务合同/协议的签定
与员工签定、续签劳务合同,合同时间为进店日或续签日到第二年的当季末月最后一天。
例如:
1、签订劳务合同/协议:小王是 2月26日入职的,其劳务合同/协议的起始日期即为 2月26日,劳务合同/协议的结束日期为 3月31日。
2、续签劳务合同/协议:小李的合同/协议期限到 6月31日,她续签的劳务合同/协议的起始日期即为 7月1日,续签劳务合同/协议的结束日期为 9月31日。
注意:如果有任何不明或人事制度有所改变,详情请询问公司人事部。
1)本市的员工签劳务合同(劳动手册、劳务合同)
2)外来人员签外劳力协议(个人信息采集表、身份证、外劳力协议)
3)兼职员工签兼职协议(兼职协议,身份证/工作证明)

三、根据全员表申领生日餐券
1、 根据全员表查看下月生日员工,并统计好填写<赠送申领单>回公司人事部申领。
注意:入职满三个月的员工方可享有此福利。
2、 如新店开店时间在月初(15号以前),则为当月生日的员工办理庆生会。(当月员工的生日餐券已在上月由调出店申领,只需将该员工的生日餐券调回即刻)

四、开店一周后根据店铺实际营运状况做人员人力调整
1、结合营运实际状况检核是否存在人力过盛或人力不足的现象,如有立即做出相应的调整。
方法:A.人力过盛:设法把人力多余的人员调到其它人力较紧的店里,以缓解其它店铺的人力需求。(就近安排)
B.人力不足:
1)与各家店联系寻求有无人员多余,如有协商人员调拨。
2)继续招聘新员工以不补足人力。
注:调拨之人员须经本人同意后才可进行。
2、根据店铺现实际营运情况,检核上班时间是否确实符合现阶段的营运状况。
方法:检核餐期人力是否充分,如不够适当增加,如有多适当减少。
注:要做到合理的人力排班,在保证人员足够的情况下减少薪资成本。要做到人尽其用,提高人员工作效能!

第四节 与驻店人事经理交接

一、人员及人员资料交接
1、 将店内现有人员状况进行交接(等级、特殊状况等)。
2、 将人事资料进行交接(资料有无交齐、健康证有无过期、劳务合同、外老力协议等)。
3、 制服发放及更衣柜发放状况交接。
4、 前期人员薪资、出勤、工资卡、工资条状的交接。

二、人事行政工作交接
1、 当月人事行事令已完成工作交接
2、 当月人事行事令未完成工作交接
3、 剩余未发出员工生日餐券交接

三、排班工作交接
1、 排班思路交接。
2、 控制性班表的交接
3、 兼职工作时间段的交接。
4、 人员人力状况及人员需求交接
5、 现在各工作站学训人员状况的交接
6、 储干学训进度及情况交接。

总务篇

第一节 开店筹建期总务相关工作

一、工程设计图分析
1、 营运培训部开店小组分析:从营运现场角度出发,以营运流程顺畅简便为原则对于营运流程,能源控制(水电煤,空调,排风,新风),各站设备,安全问题等方面的设计问题分析汇总并提出建议需求。
2、 将分析汇总的设计问题和建议需求与工程部沟通,并做好书面记录,一式两份。一份交给工程部,一份由开店总务保存。
3、 与工程部沟通施工状况,并从营运现场角度出发给予施工建议。

二、制定开店所需物品的订货量
1、 根据预估营业额,门店营业面积,餐位,营运动现等因素制定新店所需物品的需求量。
开店时所要用到的物品数量庞大且品项较多,不同的物品由公司不同的部门提供,因此需要明确了解各订货单的内容及其所属部门。据开店时具体需求制定具体的订货表单。(详见下表)
部门
物品项目
IT部
电脑设备,POS系统,网卡,电话传真号码
营运培训部
植物,定位牌/名牌,各类表单,电子文档
市场部
宣传资料,菜单贴纸,音乐CD等
培训部
各类教导手册/SOP
人事部
员工手册
财务部
银行刷卡机,发票,缴款单,零用金/备找金

2、 各类日周配物品的需求:
1)日配物品需求:根据细分到每周每日的新店预估营业额制订各类日配定食材及易耗品的订货量.
2)周配物品需求:根据细分到每周每日的新店预估营业额制订各类周配定食材,易耗品及低值易耗品(制服,部分礼品,部分物料)的订货量.
3、 器皿设备需求:根据新店的预估营业额,门店营业面积,餐位,营运动线等因素制定新店所需器皿设备的需求量。
4、 其它物品需求:对于各类订货单上没有可是开店所需要的物品,需详细考虑物品用途,参照开店时的具体情况制定订货内容和订货量。

5、 各类订货单完成后需与开店小组各成员讨论,并经开店负责人审核。
注意:1)开店时要特别注意各类订货单内容是否有过修正,要确保开店时用的订货单是最新版本。
2)要及时了解店铺新餐上档和旧品下档的信息,以便及时向相关部门订相关 菜单贴纸,确保开店时的菜单所有品项皆符合当时营运状况。
3)礼品的需求数量需考虑到店铺商品展示区的陈列物品,因此需与茶人生活事业部讨论需求数量,确定后方能下单。

三、下订货单并确认到货时间
1、 讨论经过后根据各部门下单并重复确认其收到订单时间。
2、 根据展店进度表确订各类物品到货日期,为便于货品的使用,盘点和保存,清洁用品于员工进场第一天到货,所有非食材类物品于开店前第三天到货,食材类物品于开店前第二天到货,具体到货时间需与物流部和店铺所在物业协调。
3、 需将各类物品到货日期提前通知各部门,以便相关部门及早准备,并在进货前与各部门负责人重复确认到货日期。
4、 与生产总部确认正常营运后新店日周配下单及到货时间。

四、和业务部沟通
1、 新店物业的状况,并请其引见物业相关人员,以便店铺正常营运后能与物业展开良好的合作。
2、 了解物业提供给店铺相关服务内容:垃圾回收,隔油池的疏通,设备维修,货车可停放地点及时间等。
3、 了解业务部与新店所在地区的工商,卫生,劳动,消防,警署,街道等政府相关部门的沟通状况,确定新店所需的给类证照具体办妥时间。

五、和工程部沟通,追踪施工进度
1、 在工程部施工过程中,需密切关注工程部施工进程,参照施工进度表和设计图纸及营运现场模拟状况给予适当建议,确保施工质量符合开店后现场营运的要求。
2、 由于营建工程是一个动态的过程,其间可能出现一些影响施工进度的状况,导致进场时间的延迟,因此必须和施工负责人保持紧密的沟通,确保开店前进场工作的顺利进行。

六、安排开店接货和盘点
1、 和施工负责人确定具体的进场日期后,要安排开店货品的到货日期,开店小组讨论后将确切的到货日期通知物流部门,并确定到货的具体时间,在其它部门回复无异后商讨接货时间人员流安排做模拟演练,以缩短接货时间并保证流程顺畅。
2、 在到货前一天,由各站员工到现场根据现场进行储存空间的盘点分析,制定各站器皿物料的定位,并汇总给开店总务,讨论确定后制作定位图和标签贴纸,接货时器皿清洗后,各站物料食材直接按定位图摆放,可由开店负责人执行,总务负责人督促。
3、 由于开店物品数量较多,不可能在短时间内验收完入库,故货物需暂时放在店铺大堂内,而且开店物品分属不同工作站,为便于盘点和验货,在接货前开店总务需安排不同工作站货品具体摆放在大堂内的位置。
4、 各工作站货品全部接入后要安放在事先安排好的位置,并开始和物流部人员进行验货。
5、 器皿验收(各工作站)时要对照物流调拨单,各类订货单,检查货物品项,规格,数量,是否有破损、有色差的器皿,并做好记录填写<门店开店器皿验收状况表>。

6、 其它物品验收时要注意核对数量和品项。
7、 各类食材验收时要注意核对数量,品项并检查保质期。
8、 汇总数量有差异的品项和未到品项,凡是生产总部的货品直接和物流部人员沟通,其请及时补送,并做好录以便追踪。其它部门的货品和各相关部门负责人沟通,请其安排时间及时补送,并填写<门店开店器皿验收状况表>,做好记录以便追踪。
注意:所有货品皆应在开店前全部配送到店,因此如有缺货少货需要补送,必须加强追踪力度,必要时上报开店负责人,由其上报营运总部,由总部和各部门直接沟通协调。

七、物品定位
1、 器皿/其它物品/食材/盘点完毕后,按照工作站做的定位分析分门别类的将各类器皿/其它物品/食材/放入储藏空间。
2、 所有货品摆放完毕后要根据现场实际状况对先前的定位安排做合理的调整,以确保所有货品的摆放都符合货物摆放原则。
3、 各工作站制定自己的定位图,开店总务需和各工作站站长确认定位的合理性,并给予必要的建议。
4、 各类物品定位时所需要的标签由开店总务前期准备,以便节约制作物品定位的时间。
注意:所有货品的定位必须在开店前最后一天完成。

八、和财务部的沟通
1、 与财务部确认营运缴款,打散的银行机构,并索取联系电话,负责人姓名留备用,并根据财务部提供的银行机构制定保密的来回路线,只限管理组及收银员知道。
2、 和财务部沟通新店备找金及零用金的数额,不同面值现金的具体数额,并确定现金到店日期时间,由开店总务填写<暂支单>向财务部申请。
3、 和财务部沟通新店所需发票的数额,不同面值发票的具体数量,并确定发票到店日期时间。
4、 和财务部确认银行刷卡机到店安装时间。

九、开店前期总务工作汇报
把从开店初期到当前的总务工作汇总后向开店负责人汇报。大致分为已完成事项。未完成事项。需支援项目。每项列明细交于开店负责人。重点提报未完成事项和需支援项目。一方面有助于以后工作计划安排。另一方面重要的是有助于让其协助完成未完成事项和支援项目,使开店的总务工作更顺畅。

第二节 开店前总务工作

从工程部交店到试营业期间,大致有三到四天的时间,期间有很大一部分的开店总务工作要完成,时间相当紧促,应做好详细周密的计划。

一、给予工程部施工装潢建议
1、 工程设计问题建议:对于设计呈现的安全隐患和影响营运的地方记录于<门店开店设计装潢验收情况表>,并及时告知工程部要求改进。
2、 工程装潢施工问题提报。对于施工过程中出现的问题如设备坏、地板、玻璃损伤等状况记录于<门店开店设计装潢验收情况表>,并及时告知工程部要求改进。
3、 对于工程设计施工等遗留的问题和隐患要求工程部改进的,如有不能解决的,请施工负责人在<门店开店设计装潢验收情况表>上签名确认,以避免以后隐患无法说清责任,并汇报于总部。

二、划分用餐区域
1、 根据店铺动线,排风情况,餐位分布划分店铺吸烟区与非吸烟区。
2、 根据吸烟区和非吸烟区的餐位数量及分布情况划分点单区域(A区,B区等)
3、 根据不同区域的桌数,排列情况排定桌号。

三、各站设备调试交接。
在与工程部交接中,设备调试交接非常关键,交接时由工程部,设备厂商,开店人员一起逐个对设备调试。特别注意各设备的开启/关闭,水电煤接口等安全隐患,如不正常要详细记录,要求其限期解决,并给予承诺时间;如果情况严重需及时报告总部,所有状况详细记录于<门店开店设备验收状况表>,<门店开店灯光/插座验收状况表>后请三方签名确认并汇报于开店负责人协助解决。
1. 空调系统:详细记录每台空调的功率,控制区域,标示后制作空调控制区域,并根据季节作开关时间表和固定温度,有助于能源节约和保持室内温度感觉舒适;交接时要让所有空调开启一段时间,视季节的不同设置成制冷或制热,检测空调是否在正常时间内达到制冷或制热的效果。
2. 音响系统:音箱区域分布,功放控制范围,音量控制标准,音乐品质确认;交接时要开启音响一段时间,测试各区域的喇叭音量是否均衡,音乐输出效果是否符合现场需要。
3. 点单系统:交接时需测试各点单机是否能正常运作,出单机是否能正常出单。
4. 收帐系统: 交接时需测试主机是否运作正常,店内局域网是否正常连线。
5. 照明系统: 记录每一个开关的控制区域,如果开关控制区域过大可建议其分开控制,做好标示后制作照明开关时间表,并与之交接店内所有灯泡功率,型号,种类,并做好标示以便日后统计控制能源消耗,交接备用灯泡后重新定位定量,并掌握使用方法,交接时需测试所有灯具是否能正常开启/关闭,有无灯泡不亮,有无区域灯光分布不合理,应急灯是否能正常启动等。

6. 各工作站设备:交接时需仔细调试各设备是否能够正常运作,特别时厨房设备(详见附录)
7. 消防系统:分为消防电源,通道,控制箱,消防栓,消防箱和消防材,对每个都要详细记录和标示,其中消防电源要绝对保持开启,消防器材要确认到期日和压力。
8. 电源插座: 交接时除了检查外,还要逐个试用,有问题及时发现及时整改,要在施工人员离开之前彻底解决。

四、水电煤等能源交接。
1、 需交接电源/水源/煤气总开关,分开关,并详细记录各电源/水源/煤气开关控制的区域和对象,作好标贴记录。同时记录交店时的电表数字,作为新店用电量的起始计算数字。
2、 学会抄水/电/煤表的方法,记录交店时的水/电/煤表数字,作为新店能源计算的基数。

五、柜台设备及财务接纳盘点定位。
1、 柜台设备:分为电脑设备,茶人卡机,银行刷卡机,POS系统、VSP系统,网卡设备、保险柜、音像设备系统、各设备和软件,要在交接时调试使用,并有配套的零件如墨盒POS纸等,各电源开关及接口作标示。
2、 发票、零用金、备找金等、请柜台人员接纳时,列清明细并由双方签名确认,随使用表格一起放入保险柜,并作密码的建立和钥匙的交接,电子文档要在电脑上设立专门文件夹以方便使用、熟练掌握保险柜的使用方法。
3、 同时索取个部门,厂商供应商的联络方式及负责人,建立有效的电子档电话簿以备急用。

六、家具类交接并定位
1、 家具类进场后要逐个检查是否有损坏,并根据其调拨单上标的型号和数量进行统计、如有发现损坏现象即列明细,请工程部和总务部协商解决,填写<门店家具验收情况表>并请施工负责人签名,必要时汇报总部。
2、 家具根据店内布局进行定位,可参照参照物定位,使之看起来整洁有序,定位后不准随意拖拉,以免损坏家具和桌椅,可定期小心整理。
3、 及时做家具分类别统计,以便日后作固定资产统计。

七、绿化维养各项交接。
与工程部和总务交接绿化花卉,列明种类、数量、位置、详细记录其习性,维养方法,并制作养护手册。

八、制作设备病例卡。
各种设备交接后,要建立设备病例卡,设立的文件夹中包含产品说明书,保修卡、发票(必要时有备用钥匙),以便日后设备维养时技术参照和维养维修成本核算,每次维修维养需在病例卡上记录明细。

九、通道及门锁交接
1、 店内所有通道(含消防通道)都要仔细检查门锁是否牢固,与工程部交接时要收集所有门锁钥匙并做标示,除日常营运所需外,其它钥匙都要放在保险柜内以作备用,做好定位保管好,(大玻璃和和通道落地大玻璃需贴示醒目的LOGO贴纸)
2、 除保险柜外,各类钥匙需要配制备用:
各通道钥匙:各配制一把
大门钥匙:每个管理组配一把。
各类储物柜钥匙:各配制一把
更衣柜钥匙:视店铺员工合用更衣柜的数量,如果有2个人用一个更衣室则该更衣柜钥匙配制2把。

十、表单文档定位。
1、 各行政表单(人事、总务、订货、考核等)都要建立专门的文件夹、使用表单(使用表单和行政表单)都要定位定量,文件柜中贴示并定期补充整理。
2、 营运所需电子档表单在电脑桌面上分类设立专门文件夹,以方便使用。

十一、各部门支援状况
整理列明请求各部门支援项目的完成状况,汇总于开店负责人,请其协助追踪,如克力架等。

十二、设备复核。
在开业前一天,重新复核各工作站设备状况,重新调试,如发现异常立即明细请求支援,以免影响开业。

十三. 开业前6S
在开业前两天,要求各站彻底做好6S工作,能够模拟开铺、打烊的方式执行、直到完全彻底为止。

第三节 开店后总务工作

在开店后一段时间内,总务工作有一部分要完善
一、各物品安全量的确立
1、 日配的安全量确立:
根据店内实际营业状况和物流送货及购备时间,制定出各站物品的安全量,如热吧,水吧日配,和生鲜蔬菜、水果,纯净水的安全量等。
2、 周配的安全量确立:
根据一周营业状况,制定出一周食材、易耗品的安全量,如(外场、热吧、水吧、文具、表单、制服、礼品等)
3、 月配器皿的安全量确立。
根据一月营业状况和器皿使用状况、对器皿的备量作安全调节和补充。
注意:备安全量须根据营业状况灵活调节,不可缺货或存量过多造成损耗和浪费管理成本。

二、6S区域及维修清洁项目确立
1、 6S区域划分:6S区域可根据店内状况划分小区域责任制度、归属责任人带领小组对其认养负责,总务负责人追踪检核。
2、 维修记录:店内能够自行解决的维修项目自行解决,复杂的维修项目独立列明 细项请工程部支援解决,并妥善记录维修报告和病例卡
3、 清洁项目:根据店内状况列明日周月清洁项目并细分为每班每天每月的清洁项目,并制作执行表格公布,请值班经理协助完成,总务负责追踪检核,并制定清洁制度,记录完成状况。

三、初期能源统计和成本控制
1、 能源核算统计:参照店内能源开关时间表和功率分布及水电煤的其它使用状况,核算出初期消耗统计,以便有效控制能源使用成本,并不断根据现场需要调整。
2、 统计初期器皿物料的使用成本:分析各种盘亏、损耗和物料异动的数据,制定出合理的各站控管方案,并实行责任制,以便正常营业后的成本控制。

四、开店固定资产和开店成本核算
1、 固定资产统计: 请总务资材部协助完成店内的固定资产盘点,以便资产的使用和控管。
2、 开店成本核算: 根据店内需求的品项和其它成本,能够核算出总共的开店成本,如租金费用、装潢费用、物料费用、设备费用等。请生产总部、财务部及其它部门协助统计。方便店内各项摊提及损益表核算。

五、总结总务工作
1、 总结从开店以来的总务工作,详细归纳各种问题和中间出现的状况及提出的解决方案,以便于不断添加和修正开店总务的工作流程,对于牵涉到其它部门的问题,列明细项汇报于开店负责人,请求总部协调避免重复发生。
2、 汇总开店的各种数据和资料,准备交接给接店的管理组。
3、 对于暂时不能解决的遗留问题,汇总报备总部。
4、 总结开店初期维修、维养的项目成本明细,分析工程遗留和设备调试两者过程中的遗留细节和维修成本的关系.

第四节 与驻店总务经理交接

一、开店固定成本和开店成本的交接
1、 交接固定成本
2、 交接开店成本。

二、各工作站设备使用状况交接
1、 各站设备使用状况是否良好
2、 各站设备有否维修记录

三、总务行政工作交接
1、 当月总务行事历已完成工作交接。
2、 当月总务行事历未完成工作交接。

开店表单需求(订货盘点类)
单名称
数量(张)
备注
店水吧食材日盘点表(月份)
30

月店水吧杯具器皿日盘点表
30

月店水吧杯具器皿汇总表
10

水吧食材存量交接表
10

生鲜蔬菜日盘点表
30

热吧半成品日盘点表
30

南北杂货周盘表
10

生鲜蔬菜订货单
30

热吧半成品日配订货单
20

热吧周配订货单
10

餐具器皿月配订货单
10

清洁用品盘点表
10

制服周配订货单
10

礼品