中建公司管理制度汇编-secret.doc

一 公 文 处 理 办 法
第一章 总则
第一条 为使我司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中建**局总部机关公文处理办法》（建五办[2003]37号），结合我司实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司范围内制发的党、政、工、团各类公文。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 办公室/党委工作部是公文处理的管理机构，主管本机关并指导下级机关的公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 根据制发单位分类，公文主要有：
（一）党内文件 请示、报告党务工作情况和重要人事问题，公布党委决定、决议及党内主要职务任免，批复下级党委的请示等。
（二）行政文件 对外请示、报告、联系工作，发布重大决定，部署、安排重大工作，印发规定、办法，批复、批转下级重大事项的请示，转发带有普遍指导意义的上级文件，任免司管干部，解除、终止公司员工劳动合同或劳动关系。
（三）信函式文件 与不相隶属单位商洽、联系工作，与上级单位的一般性业务往来，催要重要材料、报表，以及其他不必、不宜或不便于正式发文的事项。
（四）专业委员会文件 工会、纪委、团委等特定团体安排本系统工作。

第八条 根据公文文种分类，公文主要有：
（一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理或需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（五）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。
（六）批复 适用于答复下级机关的请示事项。
（七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条 内部交流情况和沟通信息，不宜正式行文时，可采用简报形式。
第三章 行文规则
第十条 行文应当确有必要，注重效用。
第十一条 行文关系根据隶属关系和职责范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十二条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。擅自行文，办公室应当责令纠正或撤销。
第十三条 向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级单位。
第十四条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。
“报告”不得夹带请示事项。
第十五条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名

义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十六条 部门之间一般不行文，必须行文的可采用便函。如属于部门机构的合并与分设、职责分工的确定与改变，员工的任免、奖惩等事项，也可以行文。
第四章 公文格式
第十七条 公文一般由秘密等级和保密、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。
（一）涉及国家和企业秘密的公文应当标明秘级和保密期限。其中“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。公文秘级应与附件秘级一致。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。
（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。被转、印发的文件不作为附件处理。
（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。

（十）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号说明。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。
（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第十八条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文中各组成部分的标识规则，参照GB/T 9704——1999《国家行政机关公文格式》执行。
第五章 发文办理
第十九条 发文办理包括草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十条 发文流程一般为：
公司发文：草拟公文——部门负责人核稿——送办公室核稿——办公室提交领导签发—— 办公室编号——送打字室印制—— 部门负责校对、装订——送办公室盖章、分发。
第二十一条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十二条 拟制公文，如有涉及其他部门职权范围内的事项：
（一）主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。
（二）会签部门收到公文后应积极主动，尽快提出意见，不得无故拖延。
（三）如会签时间超过时限要求仍不能取得一致意见，主办部门可报请主管领导协调或裁定。
第二十三条 公文送负责人签发前，应当进行审核。
（一）发文应送办公室审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。
（二）各职能部门应提高公文拟制水平，部门负责人应把好第一道审核关，确保公文质量。
第二十四条 发文的签发，办公室应根据公文内容和领导分工，提请相关领导签发。
（一）原则上，公文按业务系统，由分管领导签发。
（二）重要的公文，涉及资产权益、大额资金、人事任免、奖惩、重要规章制度等重大事项的公文，由主要领导签发。
（三）紧急公文，如遇领导不在，经请示领导可先行办理，事后补签，或由领导授权其他负责人签发。
第二十五条 分发公文应建立登记台帐，重要公文应附回执单，收文单位签字后及时退回办公室。
机密公文应通过机要交通或机要通信传递、密电传输、计算机网

络加密传输或专人报送，以免失密和影响工作。
第六章 收文办理
第二十六条 收文办理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十七条 公文应统一送至办公室/党委工作部进行文书处理。
（一）除一般事务性工作外，下属单位上报的需公司阅批的公文应送办公室/党委工作部，不应直接送职能部门。
（二）公司领导和各部门外出开会带回的文件资料，应交办公室处理和存档。
第二十八条 对收到的公文，办公室/党委工作部应当及时提出拟办意见，送单位负责人批示或交有关部门办理。
第二十九条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期。需要两个以上部门办理的应明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
第三十条 公文承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。
第三十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。
第三十二条 送负责人批示或交有关部门办理的公文，办公室/党委工作部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。
第三十三条 公文在办理过程中，应通过办公室/党委工作部进行文件夹的传递，领导和部门之间不宜横传。
第七章 公文归档
第三十四条 公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十六条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第三十七条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第三十八条 公文由专兼职人员统一收发、审核、用印和销毁。
第三十九条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或办公室主任、党委工作部部长批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。
第四十条 公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位证明章。
第四十一条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作被废止之日起不产生效力。
第四十二条 为便于公文保管，发给部门或领导的公文实行分类、分级保存或销毁。
A类公文：与本部门工作职责密切相关的公文、公司年度工作总结和规划、领导分工、重要会议纪要、职代会、工作会、党代会文件、工作条例、章程制度、领导的重要批示、先进技术和先进工作经验推广材料、审计报告。
A类公文由部门保存。
B类公文：公司人事任免、机构调整、奖惩决定、生产计划、转发的上级文件、各种统计报表和统计分析材料、工作检查形成的文件、工作简报。
B类公文交办公室统一销毁。
C 类公文：终止（解除）劳动合同、无查考利用价值和不需要贯

彻执行的事务性、临时性文件、专业技术职称评聘。
C 类公文由各部门和领导自行处理。
第四十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
第四十四条 单位合并时，全部公文随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章 附则
第四十五条 保函、授权书、介绍信、承诺书、合同、电子文件等其他公文，依照有关规定管理。
第四十六条 质量、环境、职业健康安全体系文件按体系要求进行管理。
第四十七条 本办法由公司办公室负责解释。
第四十八条 本办法自2005年5月1日起施行。

附件：1. 公文格式
2. 信函式公文格式
3. 印章格式

关于ХХХХХХ报告
(标题——蓝线下空2行，2号小标宋体字，回行时应词意完整)

ХХХХХХХХ:（主送单位——标题下空1行，左侧顶格，3号仿宋体，回行时仍顶格，最后标全角冒号。）
ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ（正文——主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。）ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。
ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。

二○○○年×月××日
（成文日期——用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。标识位置：右空4字。）

地址： 电话：

传 真 文 件
FACSIMILE

致/Company : 日期/Date:
收 件 人/To： 传真号码/Fax No:
发件人/From： 档案编号/Ret:
抄 送/Cc： 总页数/Total Pages:
关于/Subject：

关于统一公文、函件格式的通知

各单位、总部各部门：
为使公司公文、往来函件处理工作规范化、科学化，根据《中建总公司总部公文处理办法》并结合我司实际，办公室现统一制发公司行政文件、传真文件、信函式公文、便函等格式，希各单位参照执行（如需电子文本请与办公室梅樱联系）。
特此通知。

二00五年六月二十七日

01（份数序号，秘级文件应标识）
(3号黑体)秘　密
×××××文件

（3号黑体、如无秘级，则上移）急　件
(发文单位标识——小标宋体字、字号一般小于22mm×15mm，司属单位标识应小于公司，发文单位标识上边缘距上页边为62mm)

ХХХ〔2000〕1号
（发文字号——由发文机关代字、年份、序号组成。发文单位标识下空2行，3号仿宋体，居中。年份应标全称，六角括号，序号不编虚位，即1不编为01，不加“第”字）

关于ХХХХХХ通知
(标题——红线下空2行，2号小标宋体字，回行时应词意完整)

ХХХХХХХХ:（主送单位——标题下空1行，左侧顶格，3号仿宋体，回行时仍顶格，最后标全角冒号。如单位过多而使公文首页不能显示正文，应将主送单位名称移至主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。）
ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ（正文——主送单位名称下一行，每自然段左空ХХХХХХХХХХХ 2字，回行顶格。数字、年份不能回行。）ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。
ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。

附件：1.ХХХХХХХХ
2.ХХХХХХХХ

（附件——正文下空1行，左空2字，3号仿宋体，附件名称不加书名号，最后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识
××××××

“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件（或带序号）。）
二○○○年×月××日
（成文日期——用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。标识位置：右空4字。）
(附注)
（附注——公文如有附注，用3号仿宋体，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”，不是对公文的内容作出解释。对公文的解释一般在正文中采用句内括号或句外括号的方式解决。）
（主题词——“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。）
（抄送——上级单位也用抄送，不用“抄报”。在主题词下空1行，左空1字用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号。单位之间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，最后标句号。）
主题词：ХХХ ХХХ ХХ
抄送：ХХХХХХХХ、ХХХХХХХХ、ХХХХ
ХХХ。（页码标识方法——版心下边缘之下一行，单页码居右空1字），双页码居左空1字，数码左右各放一线。

ХХХ〔2000〕1号

信函式公文格式

1、发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。
２、发文字号——在武文线之下右上角顶格标识。一般编“函”、“便”字。如建五函〔2000〕1号，建五办便〔2000〕1号。
３、其他各要素的标识方法同文件式公文格式。

二 办公用品管理办法
第一条 各部门日常办公的需要，本着“保障使用，厉行节约”的原则,使办公用具用品管理日趋合理化，特制定本办法。
第二条 本办法所称办公用具主要分为办公设备、管理用品和消耗品三种。
1、办公设备：电脑、打印机、复印机、移动硬盘、闪存盘、扫描仪、照相机、摄像机、投影仪、录音笔、空调、手机、电话机、文件柜、办公桌椅等。
2、管理用品：计算器、钉书机、打孔机、削笔器、白（黑）板、打码机等。
3、消耗用品：打印机墨盒、复印机碳粉、白板笔、电池、签字笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、回型针，橡皮筋、涂改液、笔记本、复写纸、打印复印纸、喷墨纸、软盘、档案盒、标签、便条纸、信纸，橡皮擦、夹子、打印油、圆珠笔、钉书针、美工刀、剪刀、瓶装矿泉水、茶叶、一次性杯子、烟灰缸、毛巾……等；
第三条 用具用品的使用分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”是个人使用保管的用品，如：签字笔、橡皮擦……。“部门领用”为本部门共同使用的用具，如：打孔机、打码机……等。
第四条 各单位应根据本部门的年度预算计划逐月提供办公用品的申购计划。
第五条 计划由专人于每月的23日之前提出，经审批后交办公室。
第六条 办公用品审批
1、 计划提交人所提交的《办公用品需用计划单》应经部门负责人认可，主管领导审核后交到办公室。由办公室汇总后报总经理审批。
2、 预算计划外的办公用品的购置，应由需用部门写书面报告，经主管领导审核，总经理批准后执行。
3、 公司大型设备的购置必须将拟购设备名称、型号、价格、用途及已有同类设备情况报告公司企业管理部，由企管部签署意见后，才能提交到办公室。

4、 二级机构需购置办公设备，其价值在5000元以下的可由各单位自行审批，但须书面报公司办公室备案。5000元以上的必须报公司企业管理部，由企管部签署意见，经总经理批准后才能购置。
5、公司领导成员的办公用品设备等由公司办公室负责提供和管理。
第七条 办公用品采购
1、 办公用品的采购由办公室归口统一采购。
2、 大宗办公用品（设备）的采购，必须由办公室组织企业管理部、纪委等部门人员参与，采取招标的形式，确定最佳供应商，实行定点采购。
第八条 办公用品的验收
1、 办公用品采购后，必须进行验收入库登记。
2、 办公用品的验收入库登记，由采购人员按照“物质随货同行单”或“发货单”如实填写《办公用品入库验收单》，由保管员按照实物进行验收核实。
3、 单件价值在5000元以上的办公设备的验收必须通过企业管理部，进行固定资产登记后方可报帐。
第九条 办公用品的发放
1、保管员对办公用品进行验收登记后，应建立台帐，并及时发放。
2、办公用品的发放时间定在每月5日下午，其他时间无特殊情况一般不发放。二级机构、项目部的发放时间可以根据自己的实际情况确定。
第十条 办公用品的管理
1、办公设备由办公室根据各部门的实际须用情况进行统一调配和借、领用，责任到人。
二级机构的办公设备由办公室各部门的实际须用情况进行统一调配和借、领用，责任到人。
项目部的办公设备由办公室各部门的实际须用情况进行统一调配和借、领用，责任到人。

2、配备给部门（或个人）使用的办公设备，由办公室与使用部门（或个人）办理领用交接手续，明确使用保管责任人，并建立台帐（或明细表）。
3、使用部门的部门负责人是办公设备使用保管的第一责任人，主要使用人员为直接责任人。
4、管理用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。
5、保管员应建立部门台帐，对各部门领用的办公用品费用进行统计，及时提醒使用部门负责人、采购员和财务部对办公用品的使用、采购费用及资金安排进行调整控制，以确保预算费用的整体控制。并每季度公布一次使用情况。
6、低值易耗办公用品的费用按4元/人的标准，由部门实行内部调剂使用。
7、使用部门（或人员）应爱惜设备、妥善保管，不得故意损坏，服从办公设备主管部门的调配。使用保管责任人调离本部门或企业时，应将设备完整地向本部门负责人移交（包括：设备本机、附件、工具、备件、随机资料和机内贮存信息、资料等），使用部门应将本部门的实际情况如实反映至主管部门，由主管部门决定该办公设备是否留给该部门继续使用。
8、任何单位、个人不得拒交或私自将办公设备拿到他处使用，不得消毁或因疏忽而丢失机内已存的公共信息和资料不得拆散、丢失办公设备（含附件、备件等）。
9、办公设备内涉及到企业秘密内容的，使用人应慎重保管，做到有限权查阅，防止他人随意查阅，更不能随意公开。
10、办公设备需要检修时，使用部门应将情况报告给办公室，由办公室与维修单位（或指定维修方）联系，安排维修时间，确定维修项目和价格。维修后由办公室和使用部门共同对检修后质量进行确认，确保维修质量，不达标的要由检修方负责返修。
11、各部门（单位）使用的办公设备，在部门（单位）撤销时，

部门（单位）负责人要清理好办公设备，列出清单，及时移交给办公室，由办公室重新安排给其它部门（单位）使用。
12、文件的复印由办公室统一管理。需要复印的文档应进行登记50张以上的必须经部门主管领导审批，方可复印。所发生的费用列入部门的办公费用，由公司财务部进行费用划拨。
13、使用完后的废旧打印机墨盒、复印机碳粉盒应及时回收，按公司相关文件的规定进行销毁。
第十一条 本办法自审批通过后立即生效。

办公用品需用计划单
领导：
因工作需要，我部门须购买下列办公用品，望批准。
品 名
单位
库存数
计划数量
使用期限说明
时间要求
计划单于每月的23日报到办公室，次月5日领取

分管领导： 部门负责人： 填报人：

办公用品需用计划单
领导：
因工作需要，我部门须购买下列办公用品，望批准。
品 名
单位
库存数
计划数量
使用期限说明
时间要求
计划单于每月的23日报到办公室，次月5日领取

分管领导： 部门负责人： 填报人：
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（ ）月份办公品采购计划汇总表（表二）
序号
品名及
型 号
单位
部 门
合计数量
单 价
金 额

合计

总经理： 审核： 编制：

办公用品入库验收单（表三）
名 称
规格型号
单位
采购数量
实收数量
购入金额
预算金额
单价
总价
单价
总价

合计金额

采购员 验收员

办公用品入库验收单（表三）
名 称
规格型号
单位
采购数量
实收数量
购入金额
预算金额
单价
总价
单价
总价

合计金额

采购员 验收员

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办公用品领用登记表单（表四）

用品\用具(器械)领用单
部门: 年 月 日
序号
品 名
单位
单价
数 量

领用人:

办公用品领用登记表单（表四）
部门：
序号
品 名
单位
单价
数 量
金额
领取人
领取时间

办公设备借用情况记录
序号
使用部门
借用时间
归还时间
借用人员
随行配件
使用情况
备注

设备名称及型号：

22

三 电子文件声像资料管理办法
1 目的
为加强公司的电子文件、声像档案的管理，特制定本办法。
2 适用范围
2.1电子文件是指由公司各部门、二级机构、项目经理部发布的已经生效的存放在电脑硬盘或光盘上的各类电子版本的文件、通知、报告、报表、演示材料及数码照片等资料。
2.2的声像资料是指本公司各部门、二级机构、项目经理部或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像资料一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)及文字说明组成。
3 文件的归口管理
电子文件声像资料是公司全宗的组成部分，必须由办公室实行统一管理，并对各部门、二级机构、项目经理部的资料的管理进行指导、检查和监督。
二级机构和项目经理部负责各自电子文件声像资料的归口管理。
4 资料的收集
4.1收集范围
4.1.1已经生效的由公司办公室、党委工作部、工会办公室、纪委、团委以及各部门发布的文件、通知、通报、报表、演示材料和数码照片等稿件的电子版本。
4.1.2已经生效的由各二级机构、项目经理部发布的各类文件、通知、通报、报表、演示材料和数码照片等稿件的电子版本。
4.1.3 反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料；
4.1.4各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
4.1.5公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的

声像资料。
4.1.6 涉及本公司和中建系统权益的声像资料。
4.1.7 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
4.1.8 其它具有保存价值的声像资料。
4.2 收集时间
4.2.1 电子文件的收集应在文件、通知、通报、报表、演示材料形成并正式发布之后及时收集。
4.2.2 拍摄的照片资料经挑选整理后，应在一周内进行归档。
4.2.3电子文件声像资料形成后，应在一个月内按文件的编制要求整理收集
4.2.4 档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
4.3 收集要求
4.3.1电子文件声像资料的电子文档的文件名应对应发文文件的名称。
4.3.2 录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要按归档要求收集齐全。
4.3.3 声像资料一般只接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件和经过处理修饰的稿件。
4.3.4.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
4.3.5. 在征集的资料中，凡涉及国家和公司（包括总公司、**局）重大事件的，应向办公室档案室报送目录清单。
4.4资料的整理
4.4.1电子文档声像资料的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和使用。
4.4.2 电子文档的整理由文档的发布部门进行整理。
4.4.3声像资料的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
4.4.4保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

4.5声像档案的保管
4.5.1声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
4.5.2保管条件
a) 底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；
b) 照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
c) 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。
d）对库存的照片档案，要两年检查一次。
4.5.3归档保存的电子文档、声像档案资料，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁电子文档、声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，并建立销毁目录清单。
4.5.4 建立健全电子文档、声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
4.6 声像档案的开发利用
4.