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公司部门职能职责流程手册

278

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部门职能、 职责、 流程手册
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0
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1-3
1.0
前言
4
1.1
各部门负责人树型图
5
2.0
企业管理委员会职能
6
3.0
总经理室( 含董事长) 职责
7-8
3.1
董事长的主要职责
7
3.2
总经理职责
7
3.3
市场副总经理职责
7-8
3.4
行政副总经理职责
8
4.0
管理中心行政部职能
9-22
4.1
行政部主要职责
9
4.2
前台文员岗位职责
9-10
4.3
总务岗位职责
10
4.4
保安岗位职责
10－11
4.5
行政办事员岗位职责
10
4.6
司机岗位职责
10
4.7
办公设备维修程序
12
4.8
车辆使用程序
13
4.9
车辆使用的有关表格
14-17
4.10
文具申购程序
18
4.11
宿舍管理条例
19
4.12
来访登记管理规定
20
4.13
办公室管理规定
20-21
4.14
会议室管理规定
22
4.15
空调管理规定
22
4.16
行政部奖罚管理条例
22
5.0
人力资源部职能
23-34
5.1
主要职能
23
5.2
培训主管职责
23
5.3
人事文员职责
23
5.4
新进人员报到程序
24
5.5
XXX科技招聘现场训导新员工大纲
25
5.6
招聘程序
26-28
5.7
员工考核制度
29
5.8
员工工作效绩考核表
30－34
6.0
文控岗位职责
35
7.0
IT系统部岗位职能
35
8.0
PMC职能
36-38
8.1
PMC主管职责
36
8.2
PC职责
36
8.3
MC职责
36-37
8.4
PMC部奖罚管理条例
37
8.5
PMC常见表单
38
9.0
仓储部的职能
39-47
9.1
仓储部主要职能
39-40
9.2
仓储部主管职责
40
9.3
仓储部仓管员职责
40-41
9.4
仓储部配料员职责
41

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9.5
发货员的职责
41
9.6
从仓库暂借货物的规定
42
9.7
货运注意事项
42
9.8
货物出入库注意事项
42-43
9.9
仓储部奖罚管理条例
43
9.10
每日发货报表
44
9.11
装箱单
45
9.12
产品出库程序
46
9.11
仓库收货流程
47
10.0
采购部职责
48-57
10.1
部门职责
48
10.2
采购部岗位职责
48-49
10.3
采购部奖罚管理条例
49
10.4
合格供应商季度考核表
50
10.5
采购程序
51
10.6
请款程序
52
10.7
采购部元器件询价比价表
53
10.8
元件、 器件、 配件重点名称
53
10.9
常规料订单询价表
54
10.10
元器件订单询价表
55
10.11
《供应中心员工的训练内容》
56-57
11.0
工程部职责
58-59
11.1
工程部经理职责
58
11.2
工程部文员职责
58
11.3
工程部PE职责
58-59
11.4
工程部ME职责
59
12.0
品管部职能
60-65
12.1
品管部经理职责
60
12.2
品管部统计员职责
60
12.3
品管部QE工程师职责
60
12.4
品管部QA工程师职责
61
12.5
品管部奖罚管理条例
61
12.6
工作流程图
62-65
13.0
制造中心职能
66-72
13.1
制造中心总监职能
66
13.2
制造中心助理职责
66
13.3
项目工程师( 系统类) 工作职责
67
13.4
项目工程师工作职责( 结构类)
67
13.5
五金科主管职能
67-68
13.6
五金科生管部的职责
68
13.7
五金科外协班的职责
68
13.8
五金科采购班的职责
68-69
13.9
五金科物料班的职责
69
13.10
五金科工艺班的职责
69
13.11
五金科冲压班的职责
69-70
13.12
五金科攻丝班的职责
70
13.13
五金科打磨组的职责
70
13.14
五金科清洗组的职责
70
13.15
五金科喷漆组的职责
70
13.16
五金科设备班的职责
70-71

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13.17
五金科组装班的职责
71
13.18
五金科质检班的职责
71
13.19
制造中心常见表单
72
14.0
产品部职能
73-82
14.1
产品部经理职责
73
14.2
行销科职责
73
14.3
行销科职责流程图
74
14.4
展览会指导书
75-76
14.5
行销科常见表格
77-80
14.6
客服科职责
81
14.7
客服科的奖惩管理
81
14.8
客服科工作流程
82
15.0
财务中心岗位职能
83-129
15.1
主管财务会计岗位职责
83
15.2
主管管理会计岗位职责
83
15.3
财务会计助理岗位职责
83
15.4
管理会计助理岗位职责
83
15.5
存货会计助理岗位职责
83
15.6
存货会计岗位职责
83
15.7
分公司存货会计岗位职责
83
15.8
办事处核算会计岗位职责
83
15.9
银行出纳岗位职责
84
15.10
现金出纳岗位职责
84
15.11
财务部付款程序
85
15.12
付款报销流程图
86
15.13
差旅费报销标准
87
15.14
财务中心送货/提货员岗位职责
87
15.15
财务常见表单
88-105
15.16
财务中心奖罚管理条例
106
15.17
财务管理制度
106-124
15.18
内部审计制度
125-129
16.0
营销中心职能
130-148
16.1
营销中心监理职责
130
16.2
电话业务部职责
130
16.3
国际业务部职责
130
16.4
大客户部职责
131
16.5
营销中心助理职责
132
16.6
销售人员职责
133-134
16.7
营销中心常见表单
135-148
17.0
分公司办事处工作规章制度
149-155
17.1
分公司办事处管理大纲
149-151
17.2
驻外机构仓库职责
151-153
17.3
分公司办事处办公区域划分和职能机构设置及人员组成
153
17.4
分公司办事处经理职责
153-154
17.5
分公司办事处技术部职责
155
18.0
《XXX科技制造中心实用案例指导书》
156-192
19.0
5S运动手册
193-200

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各部门职能、 职责、 流程手册册
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1.0前言
本手册是为了让公司每个员工、 每个部门明确自己该做什么、 不该做什么, 如何做、 做不好会有什么后果, 目的是确保本公司的运作生命力和工作/生产效率随着产量、 产品数量的变化而变化提高。在本手册实施过程中, 将会根据实施效果进行不同程度的修订。原则上每三个月必须与企业的运作做一次比较, 评估本手册的消极部分并进行修订, 修订权在管理中心总监, 并呈交总经理审核。本手册由管理中心正、 副总监负责落实并内审( 内容包括: ISO9000、 5S、 职能、 职责、 流程) 。
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1.1各部门负责人的树型图:
总经理
( )

副总经理 副总经理 总工程师
( ) ( ) ( )

营销中心 供应中心 制造中心 财务中心 管理中心 研发中心
( ) ( )

销售网络 产品部 PMC部 采购部 仓储部 工程部 机电科 制造工厂 品管部 会计部 行政部 总务 IT系统部 文控 研发部
( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )
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2.0企业管理委员会职能:
2.1企业管理委员会是以管理中心总监为常务负责人, 以工作发展需求为目的而发起;
2.2企业管理委员会由常务负责人召集例会并确定会议议题, 成员由各部门的中高级管理人员及指定的部分人员组成;
2.3企业管理委员会每周六下午5: 30以后总结本周工作计划并拟定下周工作计划;
2.4企业管理委员会在例会期间听取部门工作人员对企业综合管理方面的意见和建议, 对各项管理制度和业务运作流程进行评估和评价;
2.5对公司职能运作进行改进和贯彻;
2.6不定期召开各部门人员会议或发调查问卷, 对公司各种情况进行了解, 并进行相应配合;
2.7对公司员工工作环境和生活环境优化;
2.8修正市场战略目标和公司工作内容, 修正组织结构和各层次人员的数量及德才标准;
2.9企业管理委员会成员有对会议内容保密的义务。
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3.0总经理室( 含董事长) 职责
3.1董事长主要职责
3.1.1主持董事会议, 审批公司的经营计划和投资方案;
3.1.2核准公司的年度财务预算方案、 决算方案, 审议公司的重要报告和重大事项;
3.13提议聘任和解聘公司总经理和财务总监, 根据总经理提名, 聘任和解聘公司高层经理人员, 决定其报酬事项。
3.2总经理职责
3.2.1对于公司的发展方向、 经营方针进行决策;
3.2.2随时或定期听取中高级管理人员的工作汇报, 并保持对她们工作的指派和监察;
3.2.3具有对中高级管理人员的最终人事任免权以及各部门内部人事变动的监察权;
3.2.4对部门的合并、 分解等结构方面的调整做最终决定;
3.2.5负责领导和监控财务中心、 研发中心、 制造中心、 供应中心;
3.2.6主管公司的重大外交事务;
3.2.7协调各部门的运作关系;
3.2.8处理公司内外的重大突发性事件;
3.2.9调配全公司的资金运作;
3.2.10定期或不定期召开总经理办公会议;
3.2.11处理一些特殊订单( 低价单、 大客户、 特殊行业用户、 特殊行业的贸易) ;
3.2.12质量、 消防、 税务、 计生、 安全第一责任人;
3.2.13制定、 颁布公司的质量方针和目标, 并组织落实;
3.2.14主持管理评审、 保证公司的质量体系持续有效运行;
3.2.15任命管理者代表, 批准和发布实施质量手册;
3.2.16审核调整重要部门周工作计划;
3.2.17领导和监督大客户部运作;
3.2.18其它重大事务处理。
3.3市场副总经理职责
3.3.1对总体市场区域进行规划和划分, 制定市场区域管理制度, 明确业务运作规则, 对公司客户进行统一汇总管理, 对各市场区域负责人的人事任免提议;
3.3.2完善销售业绩考核规则, 对业务人员的销售业绩进行综合评估确认, 提高业务人员的销售积极性;
3.3.3制定产品报价, 规划产品的市场定位, 制定市场营销策略;
3.3.4制定各分公司、 办事处的市场信息反馈制度, 收集市场信息, 把握市场动态, 并协调办事处、 经销商及业务员之间的关系;
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3.3.5提交产品开发计划, 上交周六周工作计划总结会讨论;
3.3.6全公司合同审批, 样品外放及货款回收管理;
3.3.7管理区域经理按公司规定做好所辖区域的工作;
3.3.8 根据总经理办公会议的销售预测, 编写市场销售计划书, 计划分为年、 季、 月三种, 并将计划书抄报总经理;
3.3.9 主管国内大客户、 国际和电话销售业务, 并与制造中心进行协调, 把大客户的销售需求纳入公司的生产计划;
3.3.10根据与财务中心提交的报表, 对业务员的财务收支状况进行监督管理, 对业务费用报销进行审批;
3.3.11组织并参与行销策划宣传工作;
3.3.12及时召开新产品的行销和销售会议, 与会对象为营销中心员工;
3.3.13组织有关人员向销售人员介绍新产品的性能、 配置、 价格、 配件附件及适用范围等情况, 新产品介绍会前应组织编制产品介绍书;
3.3.14召集市场管理委员会会议, 确定会议议题;
3.3.15组织行业性用户的营销专题活动;
3.3.16对销售人员的奖金发放进行审核实施;
3.3.17根据重大投诉, 提出相关部门责任人弹赅建议。
3.4行政副总经理职责
3.4.1全面负责公司的行政事务;
3.4.2负责公司行政事务的对外接口和对内工作安排;
3.4.3处理公司日常运作中的突发事件, 重大事件上报总经理;
3.4.4负责召开公司的行政会议、 企业管理委员会例会及总经理办公会议;
3.4.5指导人力资源部做好公司的人才储备和人力资源规划和调配;
3.4.6保障公司后勤的有效供给;
3.4.7全面负责企业文化和职能修正和贯彻;
3.4.8提议中基层干部的任免;
3.4.9同管理中心制定公司管理计划;
3.4.10审批公司管理费用;
3.4.11指导文控中心工作;
3.4.12负责建立、 维护公司IT系统资源;
3.4.13对职能、 职责、 流程有修订权, 必须三个月修订一次;
3.4.14公正严格填写月员工工资表;
3.4.15积累德才兼备的资深员工为未来的骨干人选。
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4.0管理中心行政部职能
4.1行政部主要职责:
4.1.1公司规章制度、 员工手册、 职能流程的制定、 宣传与贯彻、 监督与执行;
4.1.2为转正员工签订劳动合同、 办理养老保险及医疗保险;
4.1.3办理员工工作证、 深圳特区暂住证;
4.1.4公司双月刊《研发人》的编制, 出版与发放;
4.1.5组织公司员工节假日的活动;
4.1.6公司办公环境的改进, 办公设备的增添;
4.1.7电梯、 空调、 配电柜的维护与管理;
4.1.8公司行政事物纠纷的妥善处理;
4.1.9公司宿舍的管理;
4.1.10办公用品的批准与发放;
4.1.11企业文化的管理与加强;
4.1.12公司车辆的管理;
4.1.13 接待来访客人及与需会见员工的联络;
4.1.14公司财产安全的维护;
4.1.15公司劳动年审、 工资年审相关事项的办理;
4.1.16公司各种相关性证件的办理;
4.1.17 公司会议室的管理;
4.1.18将XXX科技各部门职能、 职责、 流程手册作出评估或修正。
4.2前台文员岗位职责
4.2.1时刻坚守岗位, 并遵守公司各项相关规章制度, 做好本职工作;
4.2.2接待来访客人进入公司, 应做到大方得体, 礼貌待人, 问清对方来意及找哪位, 及时与需会见职员取得联系, 征得对方同意, 方可安排接待地点并及时上茶水, 做到落座有茶, 客走撤茶。接待来访客人需注意以下事项:
a、 礼貌地接待来访客人, 并请对方出示有效证件( 身份证、 暂住证或工作证) 及在〈来访客人登记表〉上详细登记后, 通知有关部门或人员;
b、 不得让闲杂人员( 如送盒饭者) 进入公司办公区域; 如无业务、 工作之必要, 公司职员在上班时间会见亲友, 应取得总经理的特别准许;
c、 凡进入公司办公区域的来访客人, 须以有效证件作抵押, 发贵宾卡, 作为进入公司办公区域的通行证件;
d、 客人离开公司时, 须以贵宾卡换回其有效证件后, 方可放行;
e、 若有关部门或人员不能立即会客, 前台工作人员应带客人进入会客室等候。
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4.2.3认真做好内部人员上班期间出入情况的记录, 并收取出入单存档并录入电脑;
4.2.4及时、 准确的接、 转电话, 语言应礼貌、 简洁、 清晰。接电话统一用语: ”你好! XXX! 请问找哪位……, 请稍等! ”
4.2.5对接收的特快专递及挂号信做好登记, 做到出入分明;
4.2.6每天中午下班后, 必须待值班人员交接后, 方可离去。
4.3总务岗位职责
4.3.1公司办公环境的改进, 办公设备的增添;
4.3.2电梯、 空调、 配电柜的维护与管理;
4.3.3公司宿舍的管理;
4.3.4办公用品的批准与发放;
4.3.5公司车辆的管理;
4.3.6公司会议室的管理。
4.4保安岗位职责
4.4.1公司财产安全的维护;
4.4.2新员工的军训;
4.4.3保证员工和来宾私人财产不带入办公区;
4.4.4保证公司财产和商品未经书面指准任何人不带出;
4.4.5认真填写《保安岗位出货入货周登记表》, 并于每天周六交予财务中心总监或分支机构第一负责人审核。( 见附表)
4.5行政办事员岗位职责
4.5.1为转正员工签订劳动合同、 办理养老保险及医疗保险;
4.5.2办理员工工作证、 深圳特区暂住证;
4.5.3公司劳动年审、 工资年审相关事项的办理;
4.5.4公司各种相关性证件的办理。
4.6司机岗位职责
4.6.1根据行政助理开具《派车单》的出车安排准时、 安全地出车, 出车过程中遇到突发事件应及时联络公司行政部;
4.6.2 做好车辆的维护、 保养工作, 车辆维护公司必须同本公司签合约才允许报销;
4.6.3 每日按规定办理车辆的交接工作, 并将《交接清单》及时交至当班保安受理。涉及文件《车辆使用管理规定》;
4.6.4及时办理车辆的年审、 保险工作, 并将年审和保险有关手续到行政部备案, 作为办理费用报销的凭证, 行车违章罚金自理;
4.6.5 每次出车回公司后到行政助理处签到;
4.6.6 按规定登记行车记录并按时交行政助理;
4.6.7 完成行政助理临时交代的其它任务。
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保安岗位出货入货周登记表

日 期
单 号
出货/入货物品
出货/入货经办人签名
保安签名

总务审核: 财务中心总监/分支机构第一责任人审核:
备注: 1、 此表由保安填写以后每周六上交
2、 此表适合公司总部、 工厂、 各分支机构
3、 填写人必须如实填写并核实实物
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4.7办公设备维修程序

②内部可解决
工程部

行政部
①
需求部门

①

④确认
需求部门
③维修
行政部
内部不可解决
维修单位
不可解决

① 填《办公设备维修申请单》
② 行政部根据情况作不同处理
③ 将维修完毕的设备交要求部门
④ 原设备管理人员确认已维修好

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4.8车辆使用程序
统一派车
填写用车申请单
① 要求填写规范,用车时间,行车路线、 事由须填写清楚;
② 必须经部门主管及行政部门同意;
③ 用车单一式两联, 行政部保存白联以备后查, 红联司机留用, 当次用车费用票据附于其后, 做报销凭据;
④ 司机必须按派车单出车, 不得私自将车用于它用, 违者月三次以内扣工资50%或月三次以上开除, 不准说情。
行政部门批准
部门主管批准

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4.9车辆使用的有关表格
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车辆保管交接单
司机

车型

车牌号

交接时间
AM/PM
以下由司机自检后填写:
车辆停放位置:
车内有否货物: □有 □否
是否已锁好车辆: □有 □否
以下由保安员检查后填写:
停放位置是否正确: □是 □否
车内货物是否已处理完: □是 □否
挡位锁是否锁好: □是 □否
方向盘锁是否锁好: □是 □否
车轮锁是否锁好: □是 □否
车门锁是否锁好: □是 □否
防盗锁是否锁好: □是 □否
车辆钥匙是否已移交妥善: □是 □否
异常情况记录:

司机: 保安员:
巡视情况:

保安员:
保安队长确认签字

确认时间
年 月 日AM/PM

深圳市XXX电子有限公司
文件名称
部门职能、 职责、 流程手册
文件编号
A-2-007
版本
1.2
制订部门
管理中心
制订日期
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15OF200

车辆交接清单

移交人

交车日期

交接时间

移交内容( 由交出司机填写) :
①是否有档位锁 □是 □否
②是否有方向盘锁 □是 □否
③是否有车轮锁 □是 □否
④是否已锁好车辆 □是 □否
⑤车内是否有货 □是 □否
⑥是否已锁防盗锁 □是 □否
⑦是否已交行驶证 □是 □否
⑧是否已交车钥匙 □是 □否
接收司机确认:
① 以上情况属实
② 以上 项不符, 具体情况为: 。

签名:

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部门职能、 职责、 流程手册
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XXX科技行车记录表

日期
出车时间
事由
到达地点
返回时间
司机
用车人

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签 到 表

日期
出车时间
返回时间
司机签名

日期
出车时间
返回时间
司机签名

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收放办公用品文具用品
领用人填写办公用品领用单
采购品交办公用品保管人并入办公用品库
总 务 采 购
不给予采购并说明原因
不同意
同意
总 务 审 核
部门经理签字确认
填写办公文具用品申购单
4.10文具申购程序

注: 蓝色笔不准采购, 违者自负
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4.11宿舍管理条例(本条例适合于分公司宿舍)
4.11.1凡住公司宿舍的职工, 必须是我公司在职员工并履行必须的手续;
4.11.2公司宿舍仅供职工本人居住, 任何员工不得擅自留外来人员和私自调换房间, 违反者, 一经发现, 处以不低于50元之罚款, 经教育后再犯者, 立即辞退;
4.11.3亲属来访, 经员工提出书面申请, 公司行政部同意后, 可短时间内留舍( 3天) ;
4.11.4 为使员工有充分的睡眠以保证有饱满的精神状态工作, 公司特制定如下宿舍作息制度:
a、 早上: 6: 30之后起床;
b、 晚上: 12: 00之前熄灯, 周六、 周日可适当延长;
c、 如有特殊情况晚上超时才能回到宿舍的或有事晚上不回宿舍的, 必须事先通知舍长, 不然按违反宿舍作息制度处理;
4.11.5为不影响她人休息, 电视机最迟必须在晚上11: 30分关闭( 节日可延长至12: 30分)
4.11.6住宿人员请自觉让来访者在晚上10: 30分离开;
4.11.7住宿人员必须严格遵守宿舍作息制度, 以保障安全和不影响她人休息, 违反作息制度者, 视情节轻重作不同处理;
4.11.10宿舍人员必须服从舍长安排, 每天轮流值日, 搞好宿舍内外卫生;
4.11.11垃圾请用袋装后放到指定垃圾桶内, 不得堆放在公共过道上, 不按规定执行者, 舍长有权经过舍监向行政部反映, 并对有关人员处以不低于50元的罚款;
4.11.12全体住宿人员必须提高警惕, 牢固树立安全防范思想, 防火、 防盗, 防止意外事故发生, 警惕盘查来历不明的人;
4.11.13住宿人员要养成节约用电、 节约用水的良好习惯, 离开房间时定要检查好电器插座和门窗;
4.11.14 辞工人员必须交出宿舍钥匙, 经舍长检查签字后方可办理一切手续;
4.11.15住宿者每人交押金100元, 不住时退还; 如有公用财产人为损坏则按一定比例扣除;
4.11.16水、 电、 管理费用办法: 每套宿舍由公司负担250无, 超支部分由居住员工均摊;
4.11.17凡违反以上规定者, 每位住宿人员有权向公司反映, 公司将根据调查结果, 处罚违例者和奖励检举人员;
4.11.18本规定自即日起生效, 凡有与本规定不符的, 以本规定为准;
4.11.19本规定的解释权、 修改权归公司行政部。
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4.12来访登记管理规定
4.12.1前台工作人员应有礼貌地接待来访客人, 并请客人出示有效证件( 身份证、 暂住证或工作证) 及在《来访客人登记表》上详细登记后通知有关部门或人员;
4.12.2前台工作人员不得让闲杂人员( 如送盒饭者) 进入公司办公室工作区域; 如无业务、 工作之必要, 公司职员在上班时间会见亲友应取得部门经理同意并将是时间控制在15分钟之内;
4.12.3非预约的客人来访, 前台工作人员应先通知有关部门或人员, 取得同意后准许其进入公司办公室工作区域;
4.12.4凡需进入公司办公室工作区域的来访客人, 须以有效证件作抵押, 由前台工作人员发给贵宾卡, 作为进入公司办公室工作区域的通行证件;
4.12.5客人离开公司时, 须以贵宾卡换回其有效证件后, 前台工作人员方可放行;
4.12.6若有关部门或人员不能立即会客, 前台工作人员应带客人进入会客室等候及为客人倒茶;
4.12.7本规定, 前台工作人员及公司有关职员均应遵照执行, 如有违反, 公司将视情节作出处罚;
4.12.8本规定自公布之日起生效, 凡有与本规定不符的, 以本规定为准;
4.12.9本规定的解释权、 修改权归公司行政部。
4.13办公室管理规定
4.13.1办公环境的5S管理:
a、 办公场所使用的物品必须是能够使用的, 不能用的物品应及时