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办公室各岗位职务说明书

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2020年5月29日
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办公室各岗位职责
(一)办公室主任岗位职责
1协助社长处理日常政务、事务性工作,负责做好与上级各主管部门间的工作协调。
2 负责协助地方政府做好相关工作。
3 负责组织本室员工的政治、业务学习,贯彻执行党的路线方针政策和本社的各项规章制度,协调各部门之间的工作关系。
4 检查落实社内各项规章制度的执行情况,对出现的问题负责协调并提出解决办法和处理意见。
5 负责全社行政管理、用车管理、后勤管理等工作。
6 负责全社公文函件的上报、下达批转和处理等事宜。
7 负责全社的固定资产的管理工作。
8 负责社内的防火、防盗、安全管理工作。
9 负责各种大型活动及会议的组织筹备工作。
10 负责日常维修及大宗基建修缮工作
11 负责会同房管部门,加强对我社产权住宅的管理工作。
12 完成领导交办的各项工作。
(二)文秘岗位职责
1．负责接受与传达领导的指示和要求,并了解监督、检查、执行情况,做到上情下达;收集整理有关资料,及时全面地向领导反映情况,做到下情上达。
2．负责社长办公会的组织准备工作,整理会议纪录,起草会议纪要。
3．负责社内外的请示、报告、联系等事宜的收发、呈批、催办、接待工作,并按领导批示进行答复处理工作。
4．负责社内有关文件的打印、分发和通信工作及社内文件的立卷工作。
5．负责文秘、机要、档案、保密、文印、内外收发等业务;
6．负责对各类公文、会议、活动文件、材料的行文格式进行审核、把关等。
7．负责打印、复印设备的管理、维修等。
8．负责介绍信的保管、出具和年终归档工作。
9．保管华夏出版社社章、合同章、党委章和华夏图书发行公司印章,并按规定和审批程序对有关文字材料加盖公章。
10．负责机要文电、材料的收发、传阅、归档、上交工作。按照要求复印带密级文件,严防失密泄密事件的发生,草拟年度保密工作总结,上报主管部门。对需要销毁的文件按审批程序由领导签批后,由中国残联统一销毁。
11．每周一负责向中国残联报送上周社内重要信息,每周五下午,提出下周日程安排意见,打印并下发。
12．参与社级年度工作计划和总结的草拟。
13．负责来访人员的接待工作。
14．完成领导交办的其它任务,协助其它岗位的工作。
(三)车队队长岗位职责
1保证社领导和各部门的用车服务。
2遵守交通法规,积极参加地区交通安全会议,组织驾驶员学习贯彻安全会议精神,组织开展争做安全文明单位及文明驾驶员和安全标兵活动。
3严格遵守出版社的各项规定,每月进行一次车辆安全、保养、节油、卫生工作考核,每季度向上级领导作出书面总结,做到奖罚分明。
4合理协调和调度驾驶员及车辆。
5定期组织驾驶员进行业务学习,不断提高专业技能,做到车辆驶出无隐患,归队安全无事故。
6与车辆维修协管员共同做好对维修费、耗油量的监控工作,堵塞管理漏洞。
7每月对所有车辆的行驶公里及油耗进行核查工作。
8完成领导交办的各项临时性任务。
 (四)汽车驾驶员岗位职责
1自觉遵守交通法规,服从交通管理人员指挥。
2遵守车队各项规章制度,服从车队指挥调动,做到安全准时,正点行车。
3自己动手,擦洗车辆,保持车辆内外卫生,做到车内干净整洁,发动机无油垢、车身光亮无尘土。搞好车辆日常维修保养,保持车辆良好状况。
4爱岗敬业,做到文明、礼貌、热情服务。
5精通业务,熟悉驾驶技术。
6搞好车队办公室及个人卫生。
7完成领导交办的各项临时性任务。
(五) 话务员岗位职责
1 工作认真、责任心强,严守机密,不得窃听。
 2 工作时间:上午8:20-下午4:40,午餐为半小时。
 3 有事提前请假,不得迟到早退,工作时间不做与本职工作无关的事。
 4 熟悉机器性能,努力提高操作交换机的水平。
 5 每月打出话费明细表报办公室,特殊需要时,随用随出。
 6 机房要地,任何人不得擅自进入。
 7 爱护使用机器,发现问题要及时报告有关部门。
 8 保持室内整洁。
 9 接转电话语言文明,维护出版社的对外形象。
(六) 收发员岗位职责
(1)认真执行社内的规章制度,努力学习业务知识。
(2)负责全社的报纸、邮件、汇票的收发、登记工作。
(3)负责联系各种大宗邮件的运送工作。
(4)负责各种邮件的查询工作。
(5)妥善保管邮件、汇票,人为造成损失应赔偿。
(6)做好各种邮件资费的统计工作,每月向办公室报一次清单。
(7)不得利用职务之便谋取私利。
(七) 维修、维护人员岗位职责
(1)具有水、暖、电普通知识基础,具有低压电工操作证。
(2)负责全社上、下水、部分暖气管路、通讯及电气设施的管理、维修与维护。及时发现、处理、维修水、电、暖、通讯、电梯、燃气灶具、电消毒器械、空调器等各种设施设备出现的问题和故障,特别是电路中的漏电接地保护装置以及配电设施,确保上述各项正常运转。
(3)保证一至四层热水器正常运转,保证职工饮用水供应。
(4)负责多功能厅、二楼会议室、贵宾室等场所的环境卫生及设备设施管理与维护。
(5)负责全社空调器的除尘维护工作。
(6)定期检查灭火器。
(7)定期检查电话线路。
(8)定期检查配电室各种仪表的运转情况。
(9)及时发现、处理上报电路中出现的问题,保证配电室正常运行。
(10)领导不在场时,与保安等人员共同解决处理好各类突发问题。
(11)协助办公室做好集体宿舍的管理工作。
(12)协助食堂人员做好燃气灶具的维护保养工作。
(13)及时解决、处理和维修办公设备。
(14)完成领导交办的各项工作任务。
(八)工勤人员岗位职责
1保安人员岗位职责
(1)执勤时要着保安制服,不得脱岗、睡觉,遵守劳动纪律,严守工作时间。
(2)负责防火防盗,工作责任心强。接待消防等管理部门来社检查。
(3)外部人员来社找人,门卫要先电话联系,需要进社时,要进行登记,持接见单入社。接见完毕后,凭被接见人签字的接见单,门卫人员验证后,方可离社。
(4)业余时间(除周一至周五上午8:30至下午4:30外,其余的时间),门卫人员要坚持锁门制度。需要加班的,凭加班申请单入社,加班申请单要有部室主任及主管社领导签字。
(5)下午4:30后,负责清理无故在社内逗留的人员,6:00前清理完毕,锁好大门后,再检查楼内各房间的电源开关和危及安全的设施,要及时发现和消除各类事故隐患。夜间要随时进行巡回检查,发现情况除采取临时措施外,要立即报告有关领导。
(6)对出社的物品进行登记,大件要有办公室负责人签字条。
(7)禁止闲杂人员在社门口的台阶上逗留。
(8)社门口及门厅禁止堆放物品。
(9)执行禁止吸烟制度,监督制止员工在非吸烟场所吸烟。维护好社内的消防器材。
(10)巡查楼后防火梯,禁止攀登。
(11)下午4:30后和双休日,负责代收报纸、信件,并妥善保管。
(12)做好交接班记录。
(13)完成办公室交给的临时性任务。
2食堂及地下室值班人员岗位职责
(1)遵纪守法,工作态度端正,认真负责。
(2)负责全天值班,发现可疑人、可疑事,要及时报告办公室或执法部门。
(3)认真贯彻执行<宿舍管理制度>及<浴室管理规定>。在执行中要一视同仁。
(4)负责管理各部室资料库。提醒有关人员不要在库房内存放易燃性物品。出社物资要经部门领导批准。
(5)值班场所范围:(1)食堂一、二层,(2)半地下室宿舍,(3)全地下室库房,(4)食堂大门口。
(6)负责清扫厕所、浴室、楼道、楼梯的环境卫生及下水道,定期用盐酸清洗便池。
(7)定时开关热水器,保证住宿人员的饮用开水供应。
(8)负责定期清理食堂屋面垃圾和下水沟等,保证屋面分水通畅。
(9)督促住宿人员遵规守纪,禁用电饭锅、电炉等电器。
(10)未经办公室批准,任何人不得在集体宿舍擅自留她人住宿。
(11)遇公安机关来社查”三无”人员或消防机关查防火时,要认真接待并及时通知办公室。
(12)完成领导交办的各项临时性工作任务。
3炊事员岗位职责
(1)认真贯彻执行<食品卫生法>,保证饮食卫生,杜绝食物中毒。
(2)负责材料采购。严禁使用腐败变质材料及假冒伪劣食品。采购材料时要货比三家,做到质优价廉。采购、核收人员互相监督。
(3)励行节约,周密计划,合理支出,物尽其用,杜绝浪费。
(4)负责餐厅内所有设施器具及环境的清洁卫生。桌面、座椅无污物、油点,地面要洁净。
(5)门、窗每周擦洗一次。
(6)餐厅内要保持无苍蝇、蚊子。
(7)责任心强,服务态度端正,工作勤恳,严格遵守劳动纪律。
(8)爱护使用炊事设施设备,发现设备问题要及时报告办公室。不得随意将厨具借出或拿走,若发生丢失或人为损失,要追究经济责任。
(9)虚心听取意见,不断增加花色品种,提高伙食质量,仔细认真编制每周食谱,做到荤素搭配,营养均衡。
(10)严格执行工作餐规定,认真执行食梯、燃气灶等设备的操作规程。
(11)执行以预防为主的消防方针,发现火灾隐患及时报告。
(12)搞好食堂内外及炊具的清洁卫生,定期消毒,消灭蚊蝇蟑螂。每日下午对所有厨具进行清洁,每周进行一次大清洁(包括门窗及墙面),保持厨具本色。
(13)炊事员采购材料时,供货方要出具发票;不能出具发票的,要求卖主出便条,必须要有卖主签字的便条。一次采购金额在300元以上的材料时,除采购员外,应有记账员在场。
(14)炊事员应及时将所采购的材料及发票、便条交记账员验收,核对无误后材料入库,发票及便条交记账员做入库凭证。
(15)炊事员使用材料时要做明细单(即出库单),明细单中要说明品种、单价、数量及金额。
(16)炊事员必须将当天的明细单在当天交给记账员,以便及时做出库账。
(17)记账员要严格审核炊事员交来的发票、便条、明细单和工作餐单并签字,核准无误后分别记出、入库账。(工作餐单要有部门领导签字,并由炊事员交社领导审核。)记账员查验炊事员交来的发票、便条、工作餐单、出库单时,要仔细核对品种、单价、数量和金额,做到准确无误。
(18)每月5日前,记账员要将出、入库账、现金账、补助表、工作餐表等做好交办公室审核,经社领导签字后报计财处。
(19)记账员要做到责任心强,工作认真,账目准确。并有权按照<食品卫生法>监督检查食堂执行情况,及时提出意见。
4保洁员岗位职责
(1)保洁员工作时间为周日至周五上午7点至11点,下午1点至5点;
(2)负责办公楼大厅、办公区过道、楼梯、电梯、茶水间等公共场所卫生的清扫,保持所有公共场所的卫生整洁,地面干净、无尘土、无卫生死角,做到每天拖两遍,每周用消毒水拖一遍;
(3)负责二楼大小会议室、四楼展室的清洁、清扫、整理工作,每天清理一次,有需要时,协助有关人员对四楼多功能厅进行桌椅摆放及卫生清理;
(4)及时清倒茶水间垃圾,茶叶滤网每天清理4次,垃圾桶位置设置合理,无外溢现象,表面干净无污迹,每天至少清理一次;
(5)保持公共场所楼梯扶手、窗台表面无灰尘,光洁明亮,做到每天擦一遍,每周消毒两次;
(6)保持所有公共场所玻璃窗在视线内无灰尘、蜘蛛网、印痕,每周至少擦一遍;
(7)洗手池台面、镜子、地面、墙面无皂迹、无污点、无污垢,做到经常擦拭,保持表面光亮、整洁,洗手液随时添加;
(8)保持墙面、天花板卫生,整洁美观,无蜘蛛网、灰尘、印痕、污迹,做到每周至少清扫一遍;
(9)大厅内垃圾桶每天清洁2次,痰盂内烟头不得超过2个,无外溢现象,表面干净无污迹,每天清洗痰盂2遍;
(10)负责清扫办公楼厕所卫生及墙面、地面卫生,每天上、下午各清扫一次以上。做到厕所清洁无异味,地面干净无污迹、积水、纸屑,保证墙面瓷砖光亮,无水印、无污迹;
(11)楼内卫生,做到随脏随扫、无污迹、无杂物等,保持环境清洁;
(12)清洁用具、用品定点存放,码放整齐;
(13)及时疏通下水道(指堵塞不严重时);
(14)清洁过程若发现异常现象,如跑、冒、漏水和设备设施损坏、故障等,应及时报告主管领导,必要时积极协助专业人员排除故障;
(15) 负责楼顶、凉台、接待室及办公楼北端的半、全地下室环境卫生。楼顶、凉台每两天清扫一次,地下室每周清扫一次。
(16) 执行本社禁止吸烟制度,监督、制止在非吸烟场所吸烟的行为。
(17)完成领导交办的临时性工作;
(18)注意节约用水、用电。