供应商管理体系第二方审核管理制度.doc

供应商管理体系第二方审核管理制度
1 目的
为了促进供应商质量管理的规范化和制度化，规范供应商管理体系审核过程，保证公司购进的原辅材料符合国家和公司质量要求，特制定本制度。
2 范围
适用于公司所有原辅材料供应商品质体系审核。
3 职责
3.1 管理者代表
负责对品质保证部体系管理部提交的审核申请表和审核报告进行审批。
3.2 品保部经理
a) 负责对品质保证部体系管理部提出的审核申请表和审核报告进行审核；
b) 负责对品质保证部体系管理部拟定的审核方案和审核组成员及职责进行审批。
3.3 品保部体系主管
负责对品质保证部体系管理部提出的审核申请表、审核方案和审核组成员及职责和审核报告进行审核。
3.4 品保部体系管理部
a) 负责提出供应商品质体系审核申请，制定详细审核内容及评价细则；
b) 负责成立审核组具体实施全程审核工作并分析整理审核结果，出具不符合项报告和审核报告；
c) 负责跟进验证不符合项目整改效果。
3.5 采购部
负责联系供应商，通报审核时间，提供品质保证部与供应商沟通渠道。
3.6 供应商
负责配合品质保证部相关审核事宜及积极整改不符合审核要求的项目。
4 工作程序
4.1 审核申请
4.1.1 品质保证部体系管理部根据以下情况提出审核申请，填写《审核申请报告》。
a) 以往供应商评审情况；
b) 公司控制管理要求；
c) 供应商一段时期内供货质量情况；
d) 供应商生产场地或生产工艺发生重大变更；
e) 公司增加或更换新的供应商；
f) 公司与供应商约定审核频率时间或其他情况。
《审核申请报告》通常应该包括：
a) 审核目的；
b) 审核范围；
c) 审核依据；
d) 审核时间；
e) 审核重点内容；
f) 参与人员建议。
4.1.2 品质保证部体系管理部在三天之内完成审核申请报告的编写后立即提交审核批准。4.1.3 品质保证部体系主管和品保经理根据供应商既往审核评估情况及实际供货质量情况等实际情况在两天之内依次完成当次审核申请的合理性、可行性和必要性的审核工作，审核通过后提交管理者代表批准。
4.2 审核准备
4.2.1 审核组成立、任务分配
品质保证部体系管理部主管拟定审核组组成人员，指定审核组长，明确审核组成员职责和任务，形成执行计划，并通报每个审核组成员知晓理解并要求严格执行。
4.2.2 审核方案和审核计划拟定
在审核申请报告得到审核批准后，品质保证部体系管理部立即开始审核方案和审核计划拟定工作，审核方案和审核计划的拟定应该按照国家有关食品生产企业审核细则和公司供应商品质体系评价标准要求生成。
——《审核方案》通常应该包括以下方面内容：
a) 审核目的；
b) 审核依据；
c) 审核范围；
d) 审核时间安排；
e) 审核程序；
f) 审核内容简介；
g) 审核方式；
h) 评价标准。
——《审核计划》通常应该包括以下内容：
a) 审核对象；
b) 审核内容；
c) 审核具体时间；
d) 审核依据；
e) 审核程序。
4.2.3 工作文件准备
审核组组长负责整理和准备与当次审核相关的工作文件。
——工作文件通常应该包括：
a) 审核方案；
b) 审核计划；
c) 审核组工作执行计划；
d) 审核评价标准；
e) 审核记录表单。
4.2.4 审核批准
审核方案和审核计划以及审核组执行计划应在一周之内完成，后立即提交审核批准。品质保证部体系管理部主管在接收到体系管理部提交的审核方案和审核计划以及审核组执行计划后在一天之内完成对方案的合理性、可行性审核，审核通过后立即提交品质保证部经理审核及管理者代表批准。
4.2.5 通报供应商
审核组长在审核方案和审核计划以及审核组执行计划得到批准后立即将审核计划和审核组执行计划通报采购部，并要求采购部在审核前三天将审核计划和审核组执行计划通报给供应商，要求供应商做好迎接审核准备，并构建审核组与供应商的联系渠道，以便沟通审核事宜。
4.3 现场审核工作
4.3.1 首次会议
审核组成员按照首次审核会议安排到达审核现场，与供应商一起召开现场审核会议，确定有关具体审核事宜和双方配合检查事项。
4.3.2 现场实施审核
审核组成员在供应商相关人员的配合下按照国家有关食品企业现场审核细则和公司供应商品质体系评价标准要求展开具体审核工作，在审核工作完成后，审核组成员需要按照评价标准做出真实、准确的记录，对不符合标准处做出详细记录并拍取照片，整个现场审核过程应于五天之内完成，分为文件审核和生产现场审核。
——文件审核内容通常应该包括:
a) 企业应具备在有效期内的国家规定要求的生产经营许可证件，比如生产许可证等；
b) 企业应具备和执行国家规定和公司要求的现行有效的国家标准、行业标准及地方标准；
c) 明示的企业标准应符合国家标准、行业标准的要求，并经当地标准化主管部门备案；
d) 企业应具备生产过程中所需的各种工艺规程、作业指导书等工艺文件，企业的各种工艺文件应经过正式批准，并应科学、合理；
e) 企业应制定明确、可执行的食品安全目标和计划；
f) 企业应设立专门的食品安全组织架构，具有明晰的组织架构图并明确各岗位人员职责，并指定专人负责食品安全相关事务；
g) 企业应制定必备的维护、校准、杂质控制、过敏原、清洗与消毒方面的方案以及GMP；
h) 企业应至少每年对保证食品安全的程序以及工艺是否符合进行评审；对食品安全指标进行测试
i) 产品配方中使用食品添加剂规范、合理，符合国家食品添加剂相关规定；
j) 企业应制定文件管理制度，并有部门或专（兼）职人员负责企业的文件管理，以保证使用部门随时获得文件的有效版本；
k) 企业应制定生产过程质量管理制度及相应的考核办法；
l) 企业职工应严格按工艺规程、作业指导书等工艺文件进行生产操作；
m) 企业应根据食品质量安全要求确定生产过程中的关键质量控制点，制定关键质量控制点的操作控制程序或作业指导书，企业应对生产工艺过程的质量控制点尤其是关键质量控制点有规范、合理的控制标准，有正确、持续、有效的监控和规范、正确、真实的监控记录，监控记录应及时存档保管，保管期限为2年。
——生产现场审核内容通常应该包括：
a) 生产设备配置、运行和清洁卫生情况，特种设备的安全防护情况；
b) 生产现场和生产区域外围环境安全、虫害防治和卫生情况；
c) 现场操作人员卫生和防护器具配备情况；
d) 生产现场环境温湿度、空气洁净度等生产条件控制和更衣洗手等清洁设施配备情况；
e) 库房虫害防治、存储环境和卫生条件控制情况；
f) 工厂限制性物品和化学品控制管理情况；
g) 企业负责人和管理人员对生产质量责任和义务、质量管理知识和生产质量安全知识的了解情况；
h) 企业技术人员对食品生产专业技术知识和食品质量安全知识的掌握情况；
i) 企业生产加工人员对相关技术文件（作业指导书等）和操作设备的掌握情况以及食品生产加工人员健康证取得和对人员卫生管理制度的执行情况；
j) 在食品生产加工过程中对食品污染、损坏或变质的防护情况；
k) 在食品原料、半成品及成品运输过程中对食品污染、损坏或变质的防护情况；
l) 冷藏、冷冻运输要求和冷链运输要求的满足情况；
m) 企业对国家和公司规定的必备的出厂检验设备配置、性能、准确度要求的达成情况；
n) 企业专（兼）职质量检验人员的配备及相应检验资格和能力情况；
o) 企业产品质量检验制度以及检测设备管理制度及相关的检验方法标准制定和检测设备检定或校准情况；
p) 企业在生产过程中产品质量检验工作及各项检验记录执行情况；
q) 企业对出厂食品的检验及产品质量检验报告的出具情况；
r) 检验不合格的食品处理情况，检验不合格的食品不得以合格食品出厂。
4.3.3 汇总审核发现
完成现场审核后，审核组成员立即将审核发现进行整理汇总，以文字和图片的形式进行呈现，并形成审核结论。
4.3.4 不符合项报告
审核组长负责在末次会议之前编写不符合项报告，报告需要以文字和图片想结合的形式进行呈现，所有的不符合项描述必须清晰介绍具体不符合部位，不符合原因，建议的整改方法，末次会议之前与供应商代表进行确认。
4.3.5 末次会议
审核组长在完成汇总审核发现工作后立即组织召开末次审核会议，参会人员为审核组全体成员及供应商代表，会议内容为对整个审核过程进行评价，对审核发现进行确认，澄清不符合项清单，以及对供应商管理体系的改进意见。
4.4 审核报告
4.4.1 编写审核报告
品质保证部体系管理部审核工程师组织审核组成员严格按照审核发现和审核结论编写审核报告。
——《审核报告》的内容通常应该包括：
a) 审核目的；
b) 受审核对象；
c) 审核时间；
d) 审核原因；
e) 审核内容；
f) 审核方式；
g) 审核人员；
h) 审核过程描述；
i) 审核结论和不符合项报告；
j) 整改建议，包括；
k) 不符合项整改建议；
l) 基本符合但未达到满意程度的项目整改建议；
m) 审核评价标准。
整个审核报告应该在三天之内完成，完成后立即提交体系管理部主管审核。
4.4.2 审核审批
品质保证部体系管理部主管和品质保证部经理依次依据评价标准和有关实际在两天内完成对审核报告的审核后提交管理者代表批准。
4.5 整改
审核组在审核报告得到批准后立即将审核报告提交供应商有关责任人，要求供应商按照品质保证部形成的整改建议进行针对性整改。
4.5.1 不符合项整改
供应商责任人在接收到报告后立即着手根据审核报告对现场不符合之处进行整改。整改过程在一个月之内完成。
4.5.2 管理体系提升整改
供应商责任人针对品质保证部提出的对基本符合但为达到满意程度的项目的整改建议进行有针对性的整改，促进供应商管理体系的提升。
4.6 验证整改效果
供应商在相关不符合项整改完成后应及时通知品质保证部体系管理部，品质保证部体系管理部及时安排人员按照审核前制定的审核评价标准对供应商的整改效果进行验证。
4.7 资料存档
整个审核活动结束后，体系管理部主管需要指定有关责任人对整个过程的所有报告、记录和资料进行整理存档保管。
5 相关文件
《供应商品质体系第二方审核流程文件》
《供应商品质体系评价标准》（暂缺）
《纠正和预防措施管理流程文件》
6 记录清单
《供应商品质体系审核计划》
《供应商品质体系审核实施计划》
《供应商品质体系审核检查表》
《供应商品质体系审核不符合项报告》
《供应商品质体系审核报告》
《供应商品质体系首（末）次会议签到表》