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基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现

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摘要
一、 绪论 ……………………………………………………………………………………………………3
1、 办公自动化发展趋势 4
2、 办公自动化系统的研究意义 5
二、 需求分析…………………………………………………………………………………………………6
1、 功能需求 7
2、 办公自动化系统平台选择………………………………………………………………..…………8
三、 系统设计…………………………………………………………………………………………………9
1、 系统结构 10
2、 系统功能 11
3、 功能模块设计 12
(1)、 公文管理子系统 13
(2)、 通用信息子系统 14
(3)、 个人办公子系统 15
(4)、 系统维护子系统 16
4、 数据库设计 17
(1)、 Domino/Notes数据库设计 18
(2)、 SQL Server数据库设计 19
四、 系统实现………………………………………………………………………………………………20
1、 概述 21
2、 发文管理数据库 22
(1)、 表单设计 23
(2)、 视图设计 24
(3)、 其它元素设计 25
3、 其它模块简介 26
五、 总结 …………………………………………………………………………………………………27
参考文献 …………………………………………………………………………………………………28

摘要
随着信息技术的蓬勃发展, 特别是计算机技术、 网络通讯技术、 多媒体技术、 数据库技术及自动化技术的日新月异, 为办公自动化的发展提供了广阔的空间。传统的办公模式中公文流转速度较慢, 安全性不够, 对公文信息的处理、 统计、 分析较烦琐, 在沟通、 协作和控制等方面存在不足。办公自动化在提高政府机关或企事业单位各部门的办公质量和办公效率, 提高决策的科学性和正确性, 提高领导者的管理水平, 推动各单位的信息化建设等方面起着举足轻重的作用。
本论文以基于Lotus Domino的办公自动化系统的建设为背景, 综合运用了Internet /Intranet的各种新的信息技术, 针对办公自动化系统及其关键技术进行研究和开发。
论文首先介绍了办公自动化的定义, 国内外OA的发展现状和发展趋势, 经过分析办公自动化系统的功能需求, 结合对现有各种以开发平台和群件系统的对比, 确定本以系统的最佳开发和运行平台为Lotus Domino/Notes, 文中简要介绍了Lotus Domino/ Notes的特点。
接着提出了基于Lotus Notes群件和Intranet的办公管理信息系统的体系结构, 完成了公文管理、 通用信息、 个人办公、 系统维护等模块的开发。
最后, 根据当前技术的发展和实际办公的需要, 总结了当前的工作, 并对办公自动化系统的发展进行了展望。

关键词: 办公自动化、 工作流、 表单、 视图、 大纲、 Lotus Domino/Notes

绪论
办公自动化(Office Automation, 简称OA)于20世纪50年代提出, 在80年代至90年代得到了飞速的发展[1]。办公自动化是以先进的科学技术、 信息、 技术、 系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。它以系统科学为理论基础, 行为科学为主导, 综合运用信息技术(包括微电子技术、 计算机技术和通信技术等)完成各种办公业务, 充分有效地利用信息资源, 以提高生产效率、 工作效率和工作质量, 辅助决策, 促进办公活动规范化和制度化, 以达到既定的目标, 获得更好的效果。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式, 是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域, 是信息化社会的产物。经过网络, 组织机构内部的人员可跨越时间、 地点协同工作。经过OA系统所实施的交换式网络应用, 使信息的传递更加快捷和方便, 从而极大地扩展了办公手段, 实现了办公的高效率。

1．办公自动化发展趋势
从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲, 办公自动化已经经历了从第一代发展到当前的第二代, 而且正在向着第三代发展[1], 如图1.1所示。

图1.1 办公自动化发展趋势
从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、 办公套件为主要标志, 实现了数据统计和文档写作电子化, 完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。

从20世纪90年代中期开始, 随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的问世, 以及网络通讯技术的长足发展, 办公自动化系统发生了第一次革命性演进, 第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征, 实现了工作流程自动化, 实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。
第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。以公文流转为例, 第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理, 比如, 本文提出的办公自动化系统就是以公文流转为核心, 而且基于工作流的协同工作方式的第二代办公自动化系统; 第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识, 包括在线的专家、 文件背景资料及企业其它的有关信息, 确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、 向企业现有知识学习, 使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变, 从而在提升每个员工创造能力的过程中, 大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。
综上所述, 办公自动化系统的发展经过三个阶段, 两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心, 进而提升为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各种方式的信息交流, 从简单的电子邮件、 群件与协作、 直至构建Web应用, 其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。第三代OA帮助企业从How To的过程转变到Know How的过程, 即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。

2．办公自动化系统的研究意义
应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利, 可是对现代的办公自动化而言, 其目的己经不局限于减轻员工的工作量, 而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来, 用更多的精力去关注最重要的事情, 从而提高企业的效率, 增强企业的综合竞争能力。在这种办公模式下, 企业的组织结构能够得到简化, 各个部门在信息共享的基础上进行协作, 便于明确各个部门甚至每个员工的责任, 而决策层能够迅速综合来自各个方面的信息, 并以此为依据制定企业的战略决策。从这个意义上讲, 在市场竞争日趋白热化的今天, 办公自动化己经不再是一种手段、 一种工具, 而成为决定企业生存发展的命脉。
在传统的办公模式中, 由于缺少重要的信息传递和工作流程环节, 办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成, 从而难以实现各个部门之间的高效协作。在日常的办公过程中, 比较容易出现以下的差错:
一是各部门的信息传递和事务交接依然由人工完成, 容易出现差错;
二是上下级和部门之间无法实现协同工作, 难以及时沟通;
三是信息和工作流程相互分离, 缺少至关重要的随时记录, 使工作监控和评估困难重重。
能够想象, 掺杂着如此大量的人工操作过程的事务处理方式根本无法适应现代化办公模式的需要。
随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高, 在办公过程中, 传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求, 实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率, 规范化管理的必然趋势。
办公自动化系统的带来的好处有[1]:
(1). 信息传递与沟通交流顺畅
排除因职能、 职位、 距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊, 经过构建内部通讯、 信息发布与交流平台, 实现多途径的联络与沟通, 减少信息在途时间, 提高信息的时效性, 与此同时, 缩短领导与职员之间, 各部门之间的距离。
(2). 规范工作管理, 提高整体效率
解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题, 有效避免工作中出现的脱节、 延误、 错办等情况, 杜绝职责不清、 工作推脱等怠工现象, 实现网上协同办公, 增强组织协调能力, 提高团队协作能力。同时, 加强了领导实时了解事务状态, 实时掌控工作进度, 强化了过程控制与监督, 加强了工作管理。
(3). 整合信息资源, 实现知识管理
打破”信息孤岛”, 彻底改变文件丢失遗漏、 管理分散、 查找不方便等现象, 解决因人事变动导致经验流失等问题, 经过知识管理, 有效整合并积累各类资源, 实现再利用。
(4). 增强凝聚力, 提高响应能力
在降低管理成本, 促进管理进步的同时, 能够培养全员信息化关注与参与意识, 激发掌握和利用先进信息技术的热情, 提高专业素质, 形成全新的企业文化。
办公自动化是信息社会的一种新型办公方式, 它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展, 办公自动化在行政企事业单位的管理、 经营活动中发挥着日益重要的作用。经过网络, 组织机构内部的员工可跨越时间、 地点协同工作。经过办公自动化系统所实施的交换式网络应用, 使信息的传递更加快捷和方便, 从而极大地扩展了管理手段, 实现了运营的高效率。

二．需求分析
1．功能需求
随着计算机技术的飞速发展, 特别是网络技术的超速发展, 带动了信息的广泛交流甚至导致了信息爆炸”信息时代”这一词汇似乎己经被普遍接受。特别是近年来Internet超乎想象的发展, 对信息的广泛收集、 整理、 利用和传播更把世界带入了信息时代的一个更高层次。因此, 无论是对于一个国家还是对于一个企事业单位, 如果要在未来的社会中获得发展, 掌握信息技术已变成了一个基本要素。
近年来, 某公司的各个部门都普遍配备了微机, 并开发出各自的事务处理的应用, 在一定程度上提高了各部门的办公效率。但有限的技术能力, 使这些面向各部门内部事务处理的办公自动化系统相互之间标准不统一, 各自为政, 难以集成。随着公司内部网络的建立, 各部门的信息能够发布到Web上, 使信息发布的效率和范围得到较大程度的改进, 然而, 由于公司内部网络仍缺少重要的信息传递和工作流程环节, 部门之间仍无法实现信息共享和集成, 从而难以实现各部门之间的高效率协作。
为了提高了公司整体办公效率, 需要具有先进水平的办公与管理机制提供强有力的支持。随着计算机技术、 网络技术的迅速发展以及系统科学、 管理科学的引进, 在现有的公司内部网络上建立高效、 协调、 集成的数字化办公系统己成为可能, 这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。
本论文的研究正是基于这一实际课题－办公自动化系统建设项目。
该公司提出的系统目标如下:
(1). 用户界面。系统采用统一简洁的用户界面, 并根据使用者身份, 动态显示相应操作界面。使用者可经过每个模块界面上的操作、 查看、 查询3 类功能, 方便快捷地完成所需工作。
(2). 办公流程。在公文流转中, 使用者根据不同文件能够自行定义文件的传递流程; 在文件的流转过程中能够根据文件的批阅情况调整文件的流程, 与用户自定义表单结合使用以提高系统适应企业实际情况的灵活性、 可扩充性及可维护性。
(3). 表单定制。根据企业自身特定的业务需求, 系统提供用户可自行设计定义的用户表单, 管理员稍作设计就能够制作满足要求的各类单证、 单据、 登记表等供多个模块应用, 完成绝大部分事务管理, 定制适合企业需求的办公系统。
(4). 打印和查询。系统不但提供Notes自身支持的全文检索功能, 同时增加了能满足各自不同查询条件的通用查询能力, 能够方便查找满足条件的文档。在文档打印中, 突破Notes 局限, 实现多种内容的打印和所见即所得的打印技术。
(5). 安全机制。在办公网络的安全性管理中, 除硬件、 网络、 操作系统的安全性外, 系统提供Lotus Domino/Note 自身的7 层安全机制, 包括身份验证、 加密、 权限控制、 电子签名等。

2.办公自动化系统平台选择
办公自动化不能简单地理解为文字处理、 电子表格、 个人资源管理(如记事日程) 、 资料入档等文档处理系统, 办公自动化也不但仅是秘书、 档案员和办事员的事情。事实上, 办公室业务也即管理业务, 负责协调各项工作程序, 办公自动化也即管理自动化。在自动化中, 仅有三分之一的工作是个人完成, 其它三分之二的工作都与交往有关。OA系统的实施, 需要单位内部的领导人员、 行政管理人员、 文秘人员、 专业人员的共同参与; 办公自动化系统支持各类办公人员工作的自动化。各类人员之间交互的信息可能是公文文件、 档案文件, 也可能是专业文件、 电子邮件, 因此在办公自动化系统中, 应该具有这四种文件的处理和管理功能。同时, 为了满足各类办公工作的需要, OA 系统中有文档办公、 业务办公、 行政办公、 领导办公等模块。在现实情况中, 企业的某些办公部门, 如财务部门、 人事部门等, 可能已经采用了独立的业务处理软件, 这样在企业就形成了一个个的”自动化孤岛”。如何共享这些信息并在各部门中传递, 同时为领导决策提供方便, 也应该是办公自动化中研究的内容。
一个好的办公自动化系统应该为工作人员提供一个集成化的、 多功能的办公桌面环境, 解决办公人员因处理不同事务而需要使用不同工作环境的问题。图2.1所示:

图2.1 OA系统环境结构图

结合对某公司办公自动化系统的应用需求的分析, 认为对OA系统作需求分析, 即应该在图2.1中的信息资源管理平台、 办公应用平台以及事务处理平台中满足以下的要求:
首先, 必须具有工作流性质的处理过程和监督功能, 从而解决多部门协作问题, 推动部门间的高效率协作; 其次, 提供集成处理与发布信息的工作平台, 解决以往信息收集、 处理和发布过程相分割的问题, 减少不必要的交接环节, 提高工作便利性;
再次, 必须提供与其它管理信息系统(MIS)的信息交流, 解决以往数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题, 减少额外的工作量和大量重复劳动。
最后, 还必须提供安全保障体系, 不但使系统的各层次人员被严格限制在自己的权限内, 同时必须保证整个OA系统的安全、 稳定和可靠的运行。
因此, 建立一流的办公自动化系统, 需要先进、 功能强大的应用开发平台, 也就是说, 所采用的应用开发平台应该能够适应计算机网络的发展趋势, 有利于提高管理和办公的效率, 有利于促进各部门之间的协同工作, 有利于创立现代管理制度和工作方式。
Lotus Notes作为世界领先的通信处理软件和群件产品, 它不但作为文档数据库管理系统, 能够高效率处理非结构化信息; 而且作为群件平台, 能够支持工作组成员跨越时空界限共享信息; 还具有先进的邮件处理和通信机制, 便于工作组成员之间的协同工作; 而且融合了Internet和Web的标准, 能够将Web浏览器作为Notes的客户机, 从而实现与Internet的高效率连接。
Lotus Notes/Domino是电子邮件、 文档数据库、 快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件和群件平台。其目的是跨越地域、 部门之间的界限, 使得企业工作人员传递、 共享她们的信息与知识, 从而提高群组的工作效率。Lotus Notes/Domino的主要功能能够概述为:
(1). 电子邮件与报文传递: Lotus Domino/Notes是客户机/服务器结构的报文传递系统。Notes/Domino的电子邮件与报文传递功能一般被称为Notes Mail。Notes Mail提供最终用户一个非常简单易学的邮件系统, 其中还包含日历与日程管理的功能; 同时还提供能够与应用系统集成的、 以支持工作流应用为特点的群件应用开发能力。
(2). 文档数据库系统: Lotus Domino/ Notes是一个文档数据库管理系统。Notes的数据库不但能够包含结构化的数据信息, 而且还能够存储、 管理关系型数据库或者其它数据库系统无法存储与管理的非结构化数据。对于这些以非结构化或半结构化为特征的”文档型”数据的处理, Lotus Domino/ Notes还提供了全文搜索、 版本控制、 文档链接等等信息检索、 处理手段。
(3). 交互式的Web服务器: Lotus Domino/ Notes完全支持Internet标准, 能够发布或浏览Web信息。所有的应用系统信息都能够在安全机制的控制下, 动态发布给Internet或Intranet用户, 同时经过Internet/Intranet收集信息。网络应用开发工具与实施工具: Lotus Domino/ Notes提供了一整套集成的、 面向网络应用的开发工具。它包含有多个层次的开发手段, 提供初学者到专业编程人员适应不同应用需求的开发手段, 如宏公式语言与LotusScript。经过这些编程开发工具以及相关的软件产品或工具, 开发者还能够集成企业的其它信息来源, 如经过ODBC标准或Notes pump产品与关系数据库系统双向交换数据。需要特别提出的是, 开发出来的Domino/Notes应用是经过Domino/Notes本身的手段经过网络安装到每一个服务器上的, 客户端基本不需要相应修改什么, 因此Domino/Notes解决了困扰应用系统管理员的项目实施、 管理问题。
利用Domino/Notes建立的企业信息集成系统, 完全符合系统对邮件与群件平台的要求。具有以下鲜明的特点[2]:
(1). 开发快捷、 实施容易。应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。电子邮件功能是Domino/Notes的基本功能, 在开始系统实施的很短时间内, 就能够在全企业的范围内建立起电子邮件网, 马上见到效益。而群件系统的应用或者办公管理应用则能够利用Notes/Domino的快速开发、 实施能力在较短的时间内实现。这非常
适应办公管理需求多变、 繁杂的特点。
(2). 集成性。最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统, 使用同一套应用软件。在相同的、 唯一的界面下, 用户能够获得邮件信息、 办公信息、 专业应用信息、 关系数据库信息、 Internet信息等各个方面的信息。这种集成能力是在软件平台一级获得的, 而不是经过二次开发”强加”上去的。这大大减少开发的工作量, 提高了应用系统的可靠性。而且对最终用户来说, 不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、 几个服务器系统或数据源之间来回切换。
(3). 管理容易、 机制完整。由于采用单一的软件系统, 所有的应用开发都建立在统一的平台之上, 主要的维护工作集中在应用管理一级, 管理工作的难度与工作量大大降低。对于安全性管理、 系统可靠性管理等重要工作, 管理人员能够使用Notes/Domino完备的管理手段。如果管理人员希望借助其它软硬件系统如网管系统, 实现统一的管理, Notes/Domino提供这样的手段和接口, 如基于SNMP网管协议的Notes View软件; 或者使用Windows NT的用户管理手段。
(4). 保有费用低。应用系统的保有费用包含了购买费用、 管理维护费用、 应用开发实施费用、 系统集成费用等等。由于采用了功能强大的单一产品, 本系统的总体保有费用在各方面都会降低。同时由于Notes/Domino的可开发特点, 本系统的后续增值空间巨大。
(5). 开放性。Lotus积极参加Internet/Intranet标准的制定, 同时在自己的产品中遵循支持标准的原则。Notes/D0mino支持几乎所有的网络协议标准、 邮件与报文传送标准、 安全性标准、 编程开发标准。本系统是一个内部互连的, 又是一个能够与Internet互连的系统, 而且随着技术的不断更新, 本系统也将采纳最新的技术成果, 是有生命力的系统。能够获得厂商的丰富经验与支持。Notes/Domino是一个成熟的产品, 在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位, Lotus以及代理商具备丰富的成功经验。
(6). 适应企业级、 跨企业级的应用。建立在Notes/Domino之上的企业信息系统, 是一个分布式的客户机/服务器系统。能够根据业务量的大小选择不同规模档次的服务器系统(如UNIX或PC, SMP或单CPU的服务器), 同时还能够利用Notes/Domino群集技术提高系统的吞吐量和高可靠性。
基于这些优势功能, 基于Notes的办公自动化系统则应该设计成以Internet技术为核心, 以Web技术为基础的集成环境, 基于网络对象连接技术、 多媒体文档结构以及跨越多种操作系统和多种数据库平台的应用系统, 因此, 能够把Lotus Notes作为行业办公自动化系统的应用开发平台的首选。

三. 系统设计
1.系统结构
随着Web技术的迅速普及, Intranet/ Internet以其特有的跨平台、 统一美观的界面、 简单的操作给计算机技术乃至整个人类社会带来了新的革命, 基于Web 的计算机应用系统越来越受到人们的欢迎。因此, OA系统也应紧跟这一技术潮流, 将Web技术用于系统中。典型的集成OA系统是前台采用浏览器(一般用户)和Notes Client (系统管理员和档案人员) 实现, 后台采用Lotus Domino Server (其自带Notes Server, Web Server, Mail Server)和SQL Server实现。图1 中Notes Server, Web Server, Mail Server之因此分开列出, 是因为它们在逻辑上是属于不同的服务器。事实上, 它们在物理上能够经过一个Domino Server 来实现。系统的体系结构[3]如图3.1 所示:

图3.1 系统的体系结构

2．系统功能
经过需求分析、 可行性研究和总体设计等几个步骤, 按功能把系统划分为以下几个模块: 公文管理、 通用信息、 个人办公、 系统维护模块。系统的功能模块如图3.2所示:

图3.2 系统功能模块图
3．功能模块设计
公文管理子系统
公文管理系统是OA系统的核心部分, 公文管理子系统由收文管理、 发文管理、 报告管理、 文档管理等模块组成。

由于办公自动化系统的需求存在不确定性, 系统处理的文件类型繁多, 审批流程的方式多变, 以及流程和管理方式需要非常强大的灵活性, 特别对于流程设置的灵活性要求和角色定义的灵活性要求都是非常高。包括待办公文、 文稿撰写, 日程安排、 待办事项、 待办时定义。这种具有定义多样化的特点, 适应公文处理的全部过程。而且, 流程不限制步骤。这样, 能够让企事业单位, 集团公司的工作、 人员能利用她们的专业知识去设计更为合理和高效的工作流程, 不再受困于手工画图纸, 而能快速地使用计算机去处理自己的业务, 提高办公效率, 为工作带来极大的方便。下发的公文和处理结果经过Web技术以公告形式在网上公布。
收文处理功能
收文处理是指送给关部门领导阅批的文件的处理过程。收文处理系统有以下需求:
(1). 要求对所有的来文经过计算机进行签收登记、 录入、 拟办、 批示、 办理、 传阅、 归档。
(2). 可对来文进行显示、 排序、 查询、 统计、 打印。
(3). 对来文的处理全过程进行自动化管理和记录。
(4). 对要求办理的文件进行全自动跟踪、 监督及闭环控制。
根据对需求的分析, 一般通用收文处理流程如图3.4所示。

图3.4 通用收文处理流程

收文登记后的流转过程[4]:
(1). 部门负责人签署意见
一般来讲, 收文由办公室人员登记。登记后如果你认为本文件还需要部门内其它人员审核(如办公室主任), 选择带有部门主管签署意见的流程。
(2). 领导批示
在部门负责人签署意见后, 收文转给领导签署意见, 签署完毕后转交承办部门。
(3). 承办部门签收
承办部门在收到通知后, 打开并查阅收文管理, 能够自动进行签收。
(4). 收文结束后的其它操作
在收文结束后, 能够对收文进行归档操作, 能够把现有收文归档到文档管理数据库中。能够查看收文概况, 了解收文的过程。

4．发文处理功能
发文处理是指以本公司名义发出去的文件的处理过程。用户可根据实际情况设置工作流程, 以决定不同行文流向及处理过程。发文处理系统有以下需求:
(1). 求对所有的发文经过计算机进行拟稿、 核稿、 会签、 复核、 签发、 成文、 盖章、 发文、 归档。
(2). 可对发文进行显示、 排序、 查询、 统计、 打印。
(3). 对发文的处理全过程进行自动化管理、 跟踪和记录。
根据对需求的分析, 我们确定的一般通用发文处理流程如图3.5所示。

图3.5 通用发文处理流程

发文的流转过程[5]:
(1). 起草发文
作者应严格按公文制度来填写表单中的各个项目。填写完成后即可进入流转过程。
(2). 转部门内其它人员核稿
用户单击操作按钮”提请核稿”, 系统将文件自动发送到指定的人员。
(3). 转部门负责人核稿
根据发文流程的定义, 把发文转给本部门的负责人审核, 并转相关部门负责人会签。
(4). 转分管领导审核
部门负责人审核后, 转分管领导进行审核。
(5). 单位领导签发
单位领导审批完成后, 能够直接签发公文, 公文将自动把文件分发给主送部门、 抄送部门。
(6). 发文成功后的其它操作
在发文成功后, 能够对发文进行归档操作, 能够把现有发文归档到文档管理数据库中。能够查看发文概况, 了解发文的过程。能够下发文件, 把当前的发文转给下属单位。

报告管理功能是为工作中经常随机性地起草一些报告, 汇报送交指定的人员审批而设计的, 主要功能包括起草报告、 报告上送批阅、 多级审批等。批阅过程中, 提交报告人能够实时了解批阅进展情况。
档案数据库是一个非常重要的数据库, 它存储了所有的发文文件和收文文件。建立档案数据库, 便于档案的科学管理, 方便用户查阅。在文件存档后, 所有查阅将被自动记录。

(2). 通用信息子系统
通用信息子系统包括: 讨论中心、 公用通讯录、 公告通知、 人员去向、 来宾登记。
讨论中心为用户提供了一个类似于INTERNET网BBS的功能。在本系统中, 您能够就某一事件或某一主题发表看法, 也能够对别人发表的看法进行评议。
公用通讯录用于记录单位的客户、 业务往来等关系的通讯方法。
公告通知用于向单位全体人员发送消息。
人员去向信息库用于工作人员登记自己的去向和留言, 方便联系和前台接待。
来宾管理用于单位前台对来访宾客的记录和接待管理, 在接待过程中能够查阅单位内部人员的去向和留言, 方便接待来访的宾客。

(3). 个人办公子系统
个人办公子系统主要包括电子邮件、 工作安排、 出勤补签、 个人通讯录、 网上寻呼、 Internet浏览。
本系统在现阶段为所有用户提供了内部局域网上的电子邮件功能。
工作计划模块用于员工在日常工作中对自己的工作进行安排, 计算机会对工作安排进行协调, 并监控工作完成情况, 如果在到指定完成时间时尚未完成工作安排, 计算机会自动发出催办信。
出勤补签系统用于单位考勤的管理。
当员工因故没有进行考勤登记时, 需要在本系统中提出申请, 经部门主管审批后生效。本系统也提供考勤接口, 能够由单位指定的考勤人员对员工进行考勤登记。
按Internet浏览能够快速启动系统内置的Internet Explorer, 进行网上冲浪。

(4). 系统维护子系统
系统维护子系统包括部门群组管理和关键字管理、 用户口令修改三个功能模块。
部门群组管理是系统管理员用来维护系统人员情况的信息库。
系统管理员能够对部门群组进行设置, 设置人员所在的部门, 设置人员级别, 设置分公司的信息以及人员通讯情况, 这些信息将被用于系统的内部控制。
关键字管理只能由系统管理员修改数据, 其它人不能修改数据, 只能引用数据。关键字管理是用于系统内部的一些数据控制, 比如车辆名称、 行政级别名称等等, 系统管理员能够经过新建关键字来增加系统关键字, 也能够修改关键字的内容。

4. 数据库设计
系统中使用的数据库按操作平台可分为两类[6]: Domino/Notes数据库和SQL server数据库。Domino/Notes数据库存放除档案以外的所有信息, 这些数据定期在备份服务器上进行复制备份。SQL Server数据库存放档案管理中的归档数据, 视数据容量定期备份到光盘。
(1). Domino/Notes数据库设计
对所有档案、 资料、 人员、 物品等的管理都要经过数据库管理的形式进行。Notes提供了一个文档数据库管理系统(文档数据库是Notes实现对非结构化信息存储管理的一大特点, 形成在这方面对关系型数据库的优势)。所有的应用都以数据库的形式出现, 所处理的对象就是数据库中的文档。一般来说, 先由应用程序开发设计人员设计文档(如域, 表单、 试图、 文件夹、 操作等等), 用户则基于己有的设计创立文档, 而且按照定制的工作流程对文档进行处理。每个数据库都能够包含不同格式和类型的文档。
Lotus Domino/Notes中的数据库与一般的关系数据库管理系统中的数据库是有区别的。在一般的关系数据库管理系统中, 数据库在用户看来就是存储在计算机内的可供操作的二维表是基于事务处理的[7]; 在Lotus Domino/ Notes中, 数据库是由文档、 视图、 页面、 表单、 域和文件夹等基本元素组成的存储非结构化信息的文件(文件名后缀为.nsf)。在办公自动化系统中有siswgl.nsf、 sifwgl.nsf、 siAppMain.nsf、 silbgl.nsf、 siDiscuss.nsf、 sireport.nsf、 names.nsf、 siwork.nsf、 sifile.nsf 等数据库, 并在各个数据库中设置相应的必须的文档、 视图、 页面、 表单、 域、 文件夹以及导航器和各个页面的大纲, 其中各个数据库中的页面和表单是设计的重点。
对于数据库设计, 以下几点需要着重阐述[8]。对公文等非结构化信息的处理: 公文内容包括题头、 编号、 主题、 正文、 签字、 盖章等诸多内容, 这是一般的关系型数据库很难处理的(它们主要面向结构化数据)。Notes提供提高了RTF(Rich Text File)文本域, 能够在其中保存多种类型信息, 如文本, 表格OLE对象, Web页面以及图片, 声音和动画等多媒体信息。像公文这种非结构化数据就能够利用RTF文本域存储在文档中。而对于结构化数据信息的处理Notes也提供了与一般关系数据库类似的功能。只是在处理海量数据时, Notes会显得捉襟见肘。
数据库文档的组织[9]: 当用户在档案管理中查到一份文件, 需要调阅时, 要从当前视图(或者文档)转入另一个视图(或者文档), Notes数据库文档中能够包含指向另一个文档、 视图或者数据库的链接, 当用户单击代表该链接的图标时, 当前窗口将切换到链接所指向的对象。另外Notes文档中还能够包含各种热点文本, 当用户单击热点文本时能够显示出文本提示框或执行预先指定的操作。这一用户就能够在一个文档中同时访问多个数据库中的信息。从而提高了整个系统的灵活性和实用性。
数据库搜索和索引[9]: 对大量的公文、 档案、 资料等信息进行查询、 统计等要用到Notes内置的全文搜索引擎, 用户能够在数据库的搜索条件框中输入条件来搜索所需文档, 并按某种条件对搜索结果进行排序。另外还能够对数据库进行全文索引, 以加速对数据库的搜索。
数据库存储位置[9]: 在整个系统中, 数据库的种类繁多, 除了各个功能模块的实现需要功能模块数据库外(为了便于设计和日后维护管理, 每一个功能模块都设计成一个单独的数据库), 每一个注册用户都有一个邮件数据库, 另外还有系统用的数据库。各种数据库按照应用情况的不同存放的位置也不同。系统数据库应是放在服务器上某一个固定的位置, 不能轻易改动。用户的邮件数据库也应该放在数据库上(Data\Mail\User name.nsf), 以便随时都能被访问。各功能模块数据库集中存放各部门科室的数据, 作为系统的共享资源, 也应放在服务器上。
数据库文档一致性[9]: Notes数据库是一种典型的文档型数据库系统, 它本身不提供像关系型数据库那样的一致性检测功能, 它提供的只是权限上的一致性检测。为了确保文档的一致性, 在本系统的文档结构设计中, 采用了一些关键域作为检测一致性的标志, 并在发生一致性错误时自动进行提示。一般在文档结构中被”*”号注明的域就是进行一致性检测的关键域。经过这种设计一方面排除了产生空文档的可能性, 另一方面解决了同一内容的文档在数据库中存放多份的问题, 基本实现了文档的一致性。
(2). SQL Server数据库设计
SQL Server在办公自动化系统中的功能: Lotus Notes/ Domino是一套通信集、 文档信息管理及开发、 多媒体等功能于一体的群组工作软件, 其本质上是一个文档数据库管理系统, 与基于事务处理模型的关系型数据库系统相比, 二者各自的应用侧重点和解决问题的对象是不相同的[10]。
在本实例中, 有些模块如收文、 发文管理能够充分利用Notes的工作流自动开发功能实现收发文的电子化操作, 而有些部门在存在大量的业务处理, 这些处理包括对大量结构化数据的操作, 最后生成许多报表, 涉及到关系数据库中的事务处理、 完整性约束、 实时在线查询等, 因此需要利用关系型数据库系统来完成这些工作。然而现实情况是: 这些部门经过调查一般都已经有自己的系统在运行, 而且大部分是上级部门配发的, 少部分是由本部门自己开发的, 这就是实际过程中经常会遇到的难题之一。倘若花费大量的人力、 物力和财力去分析已有的系统软件, 显然得不偿失; 而放弃原系统, 自主从头研制, 则无形中又增加了许多困难, 且往往实际开发出来的软件还难以满足各部门的实际要求。
因此, 本系统采取的方案是将Notes和关系数据库集成到一起, 充分发挥各自的优势, 增强系统功能, 又能够使系统充分利用原有软件中的关系型数据库中的信息资源, 从而有效保护己有的投资建立继承系统。
在本系统的设计中, 与关系型数据库接口的设计部分主要涉及设计到以下两个方面:
1、 档案资料的归档与查询: 各部门在日常工作中都要处理大量的公文资料, 这些公文中的相当一部分最后要提交档案管理部门归档, 因此系统的档案管理模块提供了与关系型数据库SQL的接口, 这样授权人员能够将已经提交归档的公文资料保存到SQL Server中, 既能够作备份, 又方便与档案管理系统连接。
2、 各部门统计报表的输入及查询: 现实应用中, 会有一些这样的部门或科室: 它们有大量的业务需要处理, 会形成大量的报表, 如各种月报表、 季度报表、 半年报表及年报表等, 这些部门科室原来也都