在建工程项目部信息控制管理制度.doc

项目部信息控制制度
1 项目部是一个临时性的组织，控制并管理好各种不同的信息，是项目管理正常运行的保证。
2 通讯联系方式
2.1 总则
项目经理部对内对外联系（甲方、监理、地方政府、上级单位）统由项目行政事务部门主管。所有代表项目经理部外送的文件、函件、报表、报告等一般须经行政事务负责人审核并呈现请项目经理批准后，方能盖章送出。凡以项目经理部名义送出的文件资料应由项目资料管理员留底存档。凡项目上有关人员参加甲方、监理、上级单位、政府机关等方面举办的会议或有关活动取得的资料，反馈项目经理部后应立即上交项目行政事务主管进行审核处理，必要时应附书面汇报。对于不遵守信息管理规定，私自报送资料和遗失、隐瞒有关资料的，可由项目经理酌情处理。
2.2 文件信函往来。
文件信函到达项目部后，由项目行政事务部门拆阅、分类登记、整理，呈请项目部经理阅示，然后根据项目部经理的批示办理或督办文件规定的事项。私人信函由私人亲自拆阅。外发的文件或信函应首先经项目行政事务负责人核稿，然后送项目部经理审阅，经项目部经理同意后，即可安排打印、装订、盖章、封装后送出。外送文件和信函应将原件留存归档。当信函或文件只有独立一份时，应复印留底归档。
2.3 电传和电报
收到电传或电报后，应进行登记，收件人是项目部时，应立即呈请项目部经理阅示，当收件人是私人或部门时，应及时送达本人或
部门。

项目外发电传和电报时，应经过项目部经理批准，电传和电报的原件应登记后留存归档。
2.4 地址及通讯联络方式。
项目部成立并开展工作后，应及时编制本项目的主要人员、职责分工、联络方式的文件送达有关各方。同时，项目行政事务负责人应调查并拟定甲方、监理方、地方政府、社会关系、上级部门的地址、负责人、联系电话、传真、传呼、电子信箱等内容的清单，分发项目部各主要人员，以便及时取得联系。
2.5 控制与管理。
文件和资料由项目部行政事务负责人主管。文件和资料的保管与归档由项目经理部资料保管员负责。
对于来往信件，要进行登记形成文件目录，注明来文机关（或来文人），以及文件的主要内容或标题。（详见《项目部收发文规定》）
3 日常资料的传送
3.1 与甲方、监理、地方政府、其它联系单位的往来联系函、报告、变更、签证、会议纪要由项目行政事务部门统一处理。有关文件资料必须先经项目行政事务负责人审核，经项目部经理同意后，留存一份归档，然后复印一份交由具体的职能人员负责办理。
3.2 报送上级主管单位的报表、报告，也应在项目部经理同意后，复印留存一份归档，盖章后送出。
3.3 项目部内部文件和资料的分发，由项目经理部制定文件分发表（见附表）。依表进行发放。
4 电话
项目部的电话日常管理由项目部行政事务部门主管。外来电话应进行登记，打出的电话也应进行登记。

5 电子信函
已设立电子信箱的项目，项目行政事务部门应每天查看信箱，收取邮件，对于收到的邮件要登记、打印、呈批、催办。项目对外发出的电子信件，要按由发文的规定进行管理。
6 会议记录
项目部的重要会议有：安全会议、生产会议、成本会议、图纸会审会议、政治思想工作会等。重要会议应由项目行政事务负责人或指定人员作好记录，形成会议纪要或决定，经项目部经理签发后分发到有关各处。其中生产会议一般由项目生产主管总结撰写。
7 一般参照
一般参照包括图纸和资料上的缩写和略语，应由项目部技术负责人总结形成文件，以便项目有关人员查阅。
8.变更
合同、设计变更、技术复核、工程签证是直接涉及项目预算和进度的重要事项，必须谨慎处理，并严格保存好原始资料。以上各项工作由项目部经理直接负责。
8.1 合同变更的具体工作由项目部的合同预算负责人主管。有关合同变更的文件资料应及时送项目部经理审阅，并送项目行政事务管理负责人处备份归档。合同变更的内容要及时传递到有关各岗位。
8.2 设计变更、工程技术复核的具体工作由项目技术负责人主管。有关设计变更、工程技术复核要备份归档，并及时将信息传递到有关各处。
8.3工程签证的具体工作由项目生产负责人主管。签证资料应及时备份归档和传递。
9.工作记录

项目部工作记录采用施工日志形式。

9.1 整个项目部的施工日志由项目技术副经理负责填写；
9.2 各单位工作的施工日志由相应的栋号他或工他负责填写。
9.3 施工日记一月一交。每月25日各填写责任人必须将施工日记交项目资料负责人处，同时领取空白的日记本。施工日记的填写由项目行政事务负责人进行监督和检查。日记的填写质量作为各责任人的工作考核依据之一。
10、设计文件
10.1 工程设计文件由项目部资料保管员保存完整的一套。设计文件先呈送项目部技术副经理审阅后处理。生产中所需的设计图纸可由项目复制。
10.2 栋号他或工他、技术员领取设计图纸后应仔细保管，严禁损坏或丢弃。下达施工任务时应自己绘制施工详图，不得将图纸交由班组或工人自己。栋号他或工他、技术员承担的施工任务完成后，应将图纸回交资料负责人处。损坏、丢弃图纸要按每张图纸100—200元赔偿。
10.3 设计变更是设计文件的一部分，连同设计文件的发放应进行详细的记录。
11.文件资料分发表（详见附表）
项目部正式成立后，应由项目部行政事务负责人参照本规定制定项目部的文件资料分发表，经项目经理批准后发布，用以指导项目部文件资料的发放。