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安全部文员的岗位说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考

安全部文员岗位说明书
岗位名称
安全部文员
岗位编号

所在部门
安全部
岗位定员
1人
直接上级
安全部经理
工资等级
9级
直接下级

薪酬类型
结构工资制
所辖人员

岗位分析日期
/11/20
工作综述
做好档案管理和文书写作工作,处理好办公室各种日常行政事务,协调部门内上、下关系,沟通信息,
上传下达,当好部门经理的管家和助手。
职责与工作任务
职
责
一
职责表述:负责本部门的内勤工作,拟写各种文书,汇集整理各种信息,掌握动态,适时提供给安全部经理以作为指导安全管理工作的参考。 工作时间百分比:25%
工作
任务
负责本部门员工的考勤填写、汇总;浮动工资、津贴、质量奖金造表分配;劳保、办公用品的领取发放;报销各项费用,制定本部门员工培训计划并实施。
根据工作需要,拟写各类文书(如申请、报告等);汇集整理各钟信息,掌握治安、消防动态,及时向安全部经理汇报,作为指导安全管理工作的参考。
职
责
二
职责表述:负责起草本部门工作计划、总结和报告,打印文件。收发传递来函、来信、资料及时上报领导。 工作时间百分比:25%
工作
任务
根据酒店总体工作计划,负责起草本部门年度、月度工作计划,并督促实施,月底、年底对部门工作进行总结。
打印部门文件,收发内、外部文件、来信、资料,并及时向上级汇报、传递。
职
责
三
职责表述:管理文件、资料、档案、组织文件传阅,沟通信息,上传下达,催办各种事项,做好电话、电传、大事记录及来访接待等工作。 工作时间百分比:30%
工作
任务
对文件、资料进行分类归档,对重要文件、通知等组织部门员工传阅,加强部门内部沟通。
每日收发邮件,查看办公局域网,向上级汇报,向各分部下达指令、通知。
做好电话、传真、大事记录工作及业务往来单位人员的接待工作。
督促催办各项日常事务(如请购物资、办理资产报废手续等)。
职
责
四
职责表述:填写汇总各类报表、数据,协调部门间工作事宜。 工作时间百分比:10%
工作
任务
填写各类工作表格,整理汇总各类数据。负责部门每月各项办公费用的核对,并写出经济活动分析。
与相关部门协调,解决工作中交叉问题。
职
责
五
职责表述:做好综治台帐,迎接公安机关等主管部门的治安综合治理检查。组织部门员工每月
进行政治学习。 工作时间百分比:8 %
工作
任务
根据公安机关治安综合治理要求,创立整理综治台帐,迎接年底综治检查。
每月两次组织部门员工政治学习,对部门领班进行时事政治考试,并将考试试卷报行办。
职
责
六
职责表述:做好部门会议记录、准备会议资料。办理本部门员工离职手续。工作时间百分比:6%
工作
任务

部门每次召开会议,提前预订会议室,准备会议资料。
负责清点参会人数,员工签到,做好会议记录。对会上提出的各项待解决问题在会后督促落实。
本部门员工离职,按酒店规定负责发放辞职表格并做好登记,核实离职员工的考勤,收回传呼机等办公用品。
配合人力资源部做好离职员工的善后事宜。
职
责
七
职责表述:处理临时性的工作任务。 工作时间百分比:7%
工作
任务
遇酒店重大活动及保卫任务,及时调整各分部班次。
员工晋级、培训,出试卷,组织每季度酒店安全标兵的考试、评估。
每月发放店报,包括酒店内部及向全国各大型宾馆邮寄,交流企业文化,并随时调整店报刊通讯录。
权力
权限一:对上级提出本职工作的合理化建议权。
权限二:对部门员工质量考核的监督检查权。
权限三:对办公室成员完成本职工作的督促权。
权限四:对本部门文件的管理权
工作协作关系
内部协调关系
人力资源部、行政办公室、公关部、计财部、工程部、房务部、餐饮部、康乐部
外部协调关系
市公安局、辖区派出所、消防支队、国家安全局、市公安局出入境管理处、辖区交警中队、计算机管理中心、社区居委会、人武部、客管处
任职资格
教育水平
大学专科及以上学历
专业
文秘、办公自动化、财务会计
培训经历
接受过电脑软件操作及文书写作、档案管理培训、
经验
具有两年以上岗位工作经验(包括一年以上电脑软件实际操作经验,一年以上文书写作经验,半年以上档案管理经验)。
知识
通晓秘书学、财会基础知识,熟悉档案管理,具备电脑软件实际操作技能、档案管理知识、文书写作经验
技能技巧
熟练使用办公软件,具备一定的财会基础知识、档案管理知识,具备一定的写作水平
个人素质
个人能力
具有较强的计划能力、组织能力、协调能力、表示能力、管理能力、分析能力、公文写作能力。
身体素质
身体健康,无传染病,无色盲,精神饱满
其它
使用工具/设备
计算机、电话、Intranet网络、计算器、档案柜
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
经常加班,
所需记录文档
通知、备忘录、汇报文件、报告、计划、总结、各类报表、检查记录、酒店店报、部门经济活动分析
考核指标
出勤率98%
部门内部信息沟通率98%
文件处理及时率100%
备注