应收帐款及应收票据管理制度.doc

应收帐款及应收票据管理制度

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2020年5月29日
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应收帐款及应收票据管理办法

第一条 为确保公司权益,减少坏帐损失,特制定本办法,以便遵守。
第二条 各有关部门应进行客户诚信调查,并随时侦查客户信用的变化(可利用机会经过A客户调查B客户的信用情况)签注于诚信调查表相关栏内。
第三条 各单位最迟应于发货日起60日内收款。如超过上述期限者,财务部就应对其未收款项详细列表,通知销售部门主管,转为呆帐,并自奖金中扣除。以后收回票据时,再行冲回。
第四条销售部门所收票据,自销售日起算,至票据兑现日止,以120天为限。如超过上述期限者,财务部根据取得资料,就其超限部分的票据所编列明细表,通知销售部门加收利息费用,利息概以月息二分计算。
第五条 赊售货品收受支票时,应注意下列事项:
(一)注意发票人有无权限签发支票。
(二)非该商号或本人签发的支票,应要求交付支票人背书。
(三)注意查明支票有效的绝对必要记载事项,如文字、金额、到期日、发票人盖章等等是否齐全。
(四)注意所收支票帐号号码愈少表示与该银行往来期愈长,信用较为可靠(可直接向银行查明或请财务部协办)。
(五)注意所收支票帐户与银行往来的期间、金额、退票记录情况(可直接向付款银行查明或请财务部协办)。
(六)支票上文字有无涂改、涂销或更改。
(七)注意支票记载何处不能修改(如大写金额),可更改者是否于更改处加盖原印鉴。
(八)注意支票上的文字记载(如禁止背书转让字样)。
(九)注意支票是否已逾到期日一年(逾期一年失效),如有背书人,应注意支票提示日期,是否超过第六条的规定。
(十)尽量利用机会经过A客户注意B客户支票(或客票)信用。
第六条 本公司收受的支票提示付款期限,至迟应于到期日后六日内予以处理。
第七条 所收支票已缴交者,如退票或因客户存款不足,或其它因素,要求退回兑现或换票时,销售单位填具票据撤回申请书,经部门主管签准后,送财务部办理,销售部门取回原支票后,必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品,或新开支票,始将原支票交付,但仍须依上列规定办理。
第八条 应收帐款发生折让时,应填具折让证明单,其折让部分,应设销货折让科目表示,不得直接由销货收入项下减除。
第九条 财务部接到银行通知客户退票时,应即转告销售部门,销售部门对于退票,无法换回现金或新票时,应即寄发存证信函如附表1,通知发票人及背书人,并迅速拟定善策处理。
第十条 营业部门对退票申诉案件送请财务部办理时,应提供下列资料:
(一)发票人及背书人户籍所在地(先以电话告知财务)。
(二)发票人及背书人财产(土地应注明所有权人、地段、地号、面积、持分设定抵押)。建物(土地改良物)应注明所有权人、建号、建坪持分、设定抵押。其它财产应注明名称、存放地点、现值等。
(三)其它投资事项。
第十一条 上列债权确定无法收回时,应专案列送财务科,并附税捐机关认可的合法凭证(如法院裁定书、或当地派出所证明文件、或邮政信函等)呈总经理核准后,始得冲销应收帐款。
第十二条 依法申诉而无法收回债权部分,应取得法院债权凭证,交财务部保管,事后发现债务人(利益偿还请求权,效为 内)有偿债能力时,应依上列有关规定申请法院执行。
第十三条 本公司营业人员不依本办法的各项规定办理或有勾结行为,致使本公司权益蒙受损失者,依人事管理规则议处,情节重大者得移送法办。

第十四条凡销货或服务收入均应开立统一发票,并依序填入当天之”销货报告”或”服务收入报告”中,同时过入”人名别应收帐款明细卡”中,不得漏开、短开或多开。
第十五条 遇销货退回或重开发票时,均应将原开统一发票的收执联收回作废,并填制”销货退回通知单”,以赤字填入当天的”销货报告”或”服务收入报告”中列为其减项,同时在备注栏中注明原开发票日期,并过入”人名别应收帐款明细卡”中。
第十六条 凡为维护市价事先与客户约定高开发票销货折让者,或事后同意客户尾款不付等情事发生,除应报请单位主管同意外,并应取得销货折让证明单,详填原因,由客户证明实收金额及证实签章后,交回各单位财务部,该笔交易原交易应办退回同时再记一笔实收金额的销货记录,其销货折让后的金额若低于最低价者,仍须补办低价请示手续。成交奖金之计算则依实售金额计算。
第十七条 于销货当天若未能收回帐款时,交货人(送达统一发票者)应与客户约定收款日并将填妥的”统一发票签收单”交由会计人员妥善保管,”统一发票签收单”应具备下列各要点:
(一)交货人(送达统一发票者)于”统一发票签收单”上签名。
(二)经办人(成绩归属者)于统一发票副联签名。
(三)填明约定收款日期及约定付款条件。
(四)客户正式盖章后其签收人签名。
第十八条 每笔未收款均应附有”统一发票签收单”。若有销货当天未交出该签收单或缺少规定要件的记载等情事,会计员应于次日上班早会前报由单位主管纠正,务必按规定办理,
否则应由单位主管签名负责。
第十九条 会计人员收回”统一发票签收单”后,应即将其”约定收款日”及”付款条件”逐笔登载于”人名别应收帐款明细卡”的有关各栏中备查。
第二十条 会计人员应将”统一发票签收单”按”约定收款日”的先后秩序排列妥为保管,遇有携出收款时应设登记簿由取单者签名备查,若于当天未能收回帐款时应即向取单者收回注销登记。
第二十一条 凡帐款约定收款日到达者,会计人员应主动转告帐款归属人或请单位主管派员前往收取。如有客户要求延期付款情事发生时,前往收款人应将重新更改约定收款日填明于”统一发票签收单”中,并将该单交回会计人员注销登记,及更改”人名别应收帐款明细卡”上的记载。
第二十二条 凡应收帐款其约定收款日不得超过一个月,若有超过此一期限者,会计人员应报备单位主管在签单上签字同意。
第二十三条 帐款收回时,会计人员应即将其填入当天”出纳日报表”的”本日收款明细表”栏中,并过入”人名别应收帐款明细卡”中,凭此销帐及备查。
第二十四条 收回现金者,应于当日或翌日上班时如数交会计员入帐,若有延迟缴回或调换票据缴回者,均依挪用公款议处;收回票据的开票人若非与统一发票抬头相同者,应经同一抬头客户正式背书,否则应责由收款人亲自在票据上背书,并注明客户名称备查,若经查明该票据非客户所交付者,即视同挪用公款议处。
第二十五条 票据到期日距统一发票开立日期不得超过30天者,其超过30天以上者应由经办人填具”交货通知(请示)单”并依权责划分办法处理。凡帐款以分期付款方式收回
时应由经办人提出与客户所立的合约书经单位主管呈报执行副总经理核准。
第二十六条 凡销货退回或前开发票作废者,若未取回原开发票收执联作废者,不得重开统一发票,惟经书面呈报总经理特准者不在此限。
第二十七条 每月3日应详填”各员未收款明细表”(净额)两份,由经办人逐笔亲自签名承认未收,其约定收款日据统一发票开立日期超过1个月以上者并应注明原因,填妥后一份寄总公司财务部查核,一份呈报单位主管加强催收。
第二十八条 ”各员未收款明细表”总合计的金额应与月底当天的收款明细表的本日未收款余额的数字相符,逾期1个月及2个月以上未收款明细表随同”各员未收款明细表”一并呈报。
 第二十九条 凡遇客户恶性倒闭,或收回票据无法兑现或未事先言明,而于收款时尾款不付等情事,无法取得客户正式签属的”销货折让证明单”时,均视同坏帐处理。坏帐的发生,除按外务人员待遇办法等规定的赔偿办法办理外,该笔交易的成交奖金不准发给,其已发给
者则应予追回。
第三十条
第三十条 本办法由财务部负责解释,公布后实施。