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档案工作制度汇编

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兰州理工大学
档案工作制度汇编

兰州理工大学档案馆

二ＯＯ五年十月

目录
1、 《中华人民共和国档案法》( 1)
2、 《中华人民共和国档案法实施办法》( 5)
3、 《高等学校档案实体分类法》( 10)
4、 《高等学校档案工作规范》(节选)( 17)
5、 《归档文件整理规则》( 24)
6、 兰州理工大学档案馆职责( 27)
7、 兰州理工大学档案馆工作人员守则( 28)
8 、 兰州理工大学档案馆档案借阅制度( 29)
9 、 兰州理工大学档案馆档案保密制度( 30)
10、 兰州理工大学档案馆档案安全管理制度( 31)
11、 兰州理工大学档案馆档案鉴定销毁制度( 32)
12、 兰州理工大学档案馆档案接收移交制度( 33)
13、 兰州理工大学档案馆文书档案归档制度( 34)
14、 兰州理工大学档案馆文书档案保管期限表( 36)
15、 兰州理工大学档案馆档案统计制度( 39)
16、 兰州理工大学档案馆教学档案管理条例( 40)
17、 兰州理工大学档案馆科研档案管理条例( 45)
18、 兰州理工大学档案馆财会档案管理条例( 51)
19、 兰州理工大学档案馆基建档案管理条例( 55)
20、 兰州理工大学档案馆人事档案管理条例( 62)
21、 兰州理工大学档案馆学生档案管理条例( 67)
22、 兰州理工大学档案馆声像档案管理条例( 69)
23、 兰州理工大学校内各立档单位文件管理类( 75)
(1) 党委办公室( 75)
(2) 纪委、 监察处( 75)
(3) 组织部( 76)
(4) 统战部( 76)
(5) 宣传部( 77)
(6) 工会( 77)
(7) 离退办( 78)
(8) 团委( 78)
(9) 校长办公室( 78)
(10)事业发展处(高教研究所)( 79)
(11)校董会办公室( 79)
(12)人事处( 79)
(13)国际合作处( 80)
(14)学生处( 81)
(15)教务处( 81)
(16)研究生处、 学位办( 82)
(17)科技处( 83)
(18)保卫处( 83)
(19)审计处( 84)
(20)财务处( 84)
(21)国资与后勤管理处( 84)
(22)基建规划处( 85)
(23)房产处( 85)
(24)产业处( 86)
(25)学报编辑部( 86)
(26)图书馆( 86)
(27)档案馆( 86)
(28)各学院( 87)
(29)体育部( 87)
(30)网络学院( 87)
(31)技术工程学院( 87)
(32)继续教育学院( 88)
(33)金属材料国家重点实验室( 89)
(34)后勤集团总公司( 89)
(35)校医院( 89)
(36)附属中学( 89)
(37)机械工厂( 90)

中华人民共和国档案法
(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议经过
根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议
《关于修改(中华人民共和国档案法)的决定》修正)
第一章 总 则
第一条 为了加强对档案的管理和收集、 整理工作, 有效地保护和利用档案, 为社会主义现代化建设服务, 制定本法。
第二条 本法所称的档案, 是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、 军事、 经济、 科学、 技术、 文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、 声像等不同形式的历史记录。
第三条 一切国家机关、 武装力量、 政党、 社会团体、 企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。
第五条 档案工作实行统一领导、 分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于社会各方面的利用。
第二章档案机构及其职责
第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业, 对全国的档案事业实行统筹规划, 组织协调, 统一制度, 监督和指导。
县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业, 并对本行政区域内机关、 团体、 企业事业单位和其它组织的档案工作实行监督和指导。
乡、 民族乡、 镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案, 并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第七条机关、 团体、 企业事业单位和其它组织的档案机构或者档案工作人员, 负责保管本单位的档案, 并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
第八条中央和县级以上地方各级种类档案馆, 是集中管理档案的文化事业机构, 负责接收、 收集、 整理、 保管和提供利用各分管范围内的档案。
第九条档案工作人员应当忠于职守, 遵守纪律, 具备专业知识。
档案的收集、 整理、 保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人由各级人民政府给予奖励。
第三章档案的管理
第十条对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为已有。
国家规定不得归档的材料, 禁止擅自归档。
第十一条机关、 团体、 企业事业单位和其它组织必须按照国家规定, 定期向档案馆移交档案。
第十二条博物馆、 图书馆、 纪念馆等单位保存的文物、 图书资料同时是档案的, 能够按照法律和行政法规的规定, 由上述单位自行管理。
档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。
第十三条各级各类档案馆, 机关、 团体、 企业事业单位和其它组织的档案机构, 应当建立科学的管理制度, 便于对档案的利用配置必要的设施, 确保档案的安全; 采用先进技术, 实现档案管理的现代化。
第十四条 保密档案的管理和利用, 密级的变更和解密, , 必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第十五条鉴定档案保存价值的原则、 保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法, 由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。
第十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案, 档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其它原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的, 国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施; 必要时, 能够收购或者征购。
前款所列档案, 档案所有者能够向国家档案馆寄存或者出卖; 向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的, 应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利, 严禁卖给或者赠送给外国人。
向国家捐赠档案的, 档案馆应当予以奖励。
第十七条禁止出卖属于国家所有的档案。
国有企业事业单位资产转让时, 转让有关档案的具体办法山国家档案行政管理部门制定。
档案复制件的交换、 转让和出卖, 按照国家规定办理。
第十八条属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件, 禁止私自携运出境。
第四章 档案的利用和公布
第十九条国家档案馆保管的档案, 一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、 科学、 技术、 文化等类档案向社会开放的期限能够少于三十年, 涉及国家安全或者重大利益以及其它到期不宜开放的档案向社会开放的期限, 能够多于三十年, 具体期限由国家档案行政管理部门制定, 报国务院批准施行。
档案馆应当定期公布开放档案的目录, 并为档案的利用创造条件, 简化手续, 提供方便。
中华人民共和国公民和组织持有合法证明, 能够利用已经开放的档案。
第二十条 机关、 团体、 企业事业单位和其它组织以及公民根据经济建设、 国防建设、 教学科研和其它各项工作的需要, 能够按照有关规定, 利用档案馆未开放的档案以及有关机关、 团体、 企业事业单位和其它组织保存的档案。
利用未开放档案的办法, 由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。
第二十一条 向档案馆移交、 捐赠、 寄存档案的单位和个人, 对其档案享有优先利用权, 并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见, 档案馆应当维护她们的合法权益。
第二十二条 属于国家所有的档案, 由国家授权的档案馆或者有关机关公布; 未经档案馆或者有关机关同意, 任何组织和个人无权公布。
集体所有的和个人所有的档案, 档案的所有者有权公布, 但必须遵守国家的有关规定, 不得损害国家安全和利益, 不得侵犯她人的合法权益。
第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员, 加强对档案的研究整理, 有计划地组织编辑出版档案材料, 在不同范围内发行。
第五章法律责任
第二十四条 有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门、 有关主管部门对直接负责的主管人员或者其它直接责任人员依法给予行政处分; 构成犯罪的, 依法追究刑事责任:
(一)损毁、 丢失属于国家所有的档案的;
(二)擅自提供、 抄录、 公布、 销毁属于国家所有的档案的;
( 三) 涂改、 伪造档案的;
( 四) 违反本法第十六条、 第十七条规定, 擅自出卖或者转让档案的;
( 五) 倒卖档案牟利或者将档案卖给、 赠送给外国人的;
(六)违反本法第十条、 第十一条规定, 不按规定归档或者不按期移交档案的;
(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的;
(八)档案工作人员玩忽职守, 造成档案损失的;
在利用档案馆的档案中, 有前款第一项、 第二项、 第三项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 能够并处罚款; 造成损失的, 责令赔偿损失。
企业事业组织或者个人有第一款第四项、 第五项违法行为的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告, 能够并处罚款; 有违法所得的, 没收违法所得; 并能够依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。
第二十五条携运禁止出境的档案或者其复制件出境的, 由海关予以没收, 能够并处罚款; 并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门; 构成犯罪的, 依法追究刑事责任。
第六章附则
第二十六条本法实施办法, 由国家档案行政管理部门制定, 报国务院批准后施行。
第二十七条本法自1998年1月1日起施行。

中华人民共和国档案法实施办法
(1999年5月5日国务院批准1999年6月7日国家档案局令第5号发布)
第一章总则
第一条根据《中华人民共和国档案法》 (以下简称《档案法》)的规定, 制定本办法。
第二条《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案, 属于国家所有的, 由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围; 属于集体所有、 个人所有以及其它不属于国家所有的, 由省、 自治区、 直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。
第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、 二、 三级管理, 分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。
第四条国务院各部门经国家档案局同意, 省、 自治区、 直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意, 能够制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。
第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导, 把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划, 建立、 健全档案机构, 确定必要的人员编制, 统筹安排发展档案事业所需经费。
机关、 团体、 企业事业单位和其它组织应当加强对本单位档案工作的领导, 保障档案工作依法开展。
第六条有下列事迹之一的, 由人民政府、 档案行政管理部门或者本单位给予奖励:
(一)对档案的收集、 整理、 提供、 利用做出显著成绩的;
(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;
(三)对档案学研究做出重要贡献的;
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;
(五)同违反档案法律、 法规的行为作斗争, 表现突出的。
第二章 档案机构及其职责
第七条国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定, 履行下列职责:
(一)根据有关法律、 行政法规和国家有关方针、 政策, 研究、 制定档案工作规章制度和具体方针政策;
(二) 组织协调全国档案事业的发展, 制定发展档案事业的综合规划和专项计划, 并组织实施;
(三)对有关法律、 法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查, 依法查处档案违法行为;
(四)对中央和国家机关各部门、 国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作, 中央级国家档案馆的工作, 以及省、 自治区、 直辖市人民政府档案行政管理部门的工作, 实施监督、 指导;
(五)组织、 指导档案理论与科学技术研究、 档案宣传与档案教育、 档案工作人员培训;
(六)组织, 开展档案工作的国际交流活动。
第八条县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定, 履行下列职责:
(一)贯彻执行有关法律、 法规和国家有关方针政策;
(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度, 并组织实施;
(三)监督、 指导本行政区域内的档案工作, 依法查处档案违法行为;
(四)组织, 指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、 档案宣传与档案教育、 档案工作人员培训。
第九条机关、 团体、 企业事业单位和其它组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定, 履行下列职责:
(一)贯彻执行有关法律、 法规和国家有关方针政策, 建立、 健全本单位的档案工作规章制度;
(二)指导本单位文件、 资料的形成、 积累和归档工作;
(三)统一管理本单位的档案, 并按照规定向有关档案馆移交档案;
(四)监督、 指导所属机构的档案工作。
第十条中央和地方各级国家档案馆, 是集中保存、 管理档案的文化事业机构, 依照《档案法》第八条的规定, 承担下列工作任务:
(一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案;
(二)对所保存的档案严格按照规定整理和保管;
(三)采取各种形式开发档案资源, 为社会利用档案资源提供服务。
按照国家有关规定, 经批准成立的其它各类档案馆, 根据需要, 能够承担前款规定的工作任务。
第十一条全国档案馆的设置原则和布局方案, 由国家档案局制定, 报国务院批准后实施。
第三章 档案的管理
第十二条按照国家档案局关于文件材料归档的规定, 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全, 并进行整理、 立卷, 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理; 任何人都不得据为已有或者拒绝归档。
第十三条机关、 团体、 企业事业单位和其它组织, 应当按照国家档案局关于档案移交的规定, 定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、 设区的市级国家档案馆接收范围的档案, 立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交; 属于县级国家档案馆接收范围的档案, 立档单位应当自档案形成之日起满 即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意, 专业性较强或者需要保密的档案, 能够延长向有关档案馆移交的期限; 已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案, 能够提前向有关档案馆移交。
第十四条既是文物、 图书资料又是档案的, 档案馆能够与博物馆、 图书馆、 纪念馆等单位相互交换重复件、 复制件或者目录, 联合举办展览, 共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
第十五条各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施:
(一)建立科学的管理制度, 逐步实现保管的规范化、 标准化;
(二)配置适宜安全保存档案的专门库房, 配备防盗、 防火、 防渍、 防有害尘物的必要设施;
(三)根据档案的不同等级, 采取有效措施, 加以保护和管理。
(四)根据需要和可能, 配备适应档案现代化管理需要的技术设备。机关、 团体、 企业事业单位和其它组织的档案保管, 根据需要, 参照前款规定办理。
第十六条《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密, 依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定办理。
第十七条属于集体所有、 个人所有以及其它不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案, 档案所有者能够向各级档案馆寄存、 捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、 转让或者赠送的, 必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准; 严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。
第十八条属于国家所有的档案, 任何组织和个人都不得出卖。国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的, 按照国家有关规定办理。
各级各类档案馆以及机关、 团体、 企业事业单位和其它组织为了收集、 交换中国散失在国外的档案、 进行国际文化交流, 以及适应经济建设、 科学研究和科技成果推广等的需要, 经国家档案局或者省、 自治区、 直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准, 能够向国内外的单位或者个人赠送、 交换、 出卖档案的复制件
第十九条各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。
各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的, 必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、 各级国家档案馆馆藏的三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、 个人所有以及其它不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件, 各级国家档案馆以及机关、 团体、 企业事业单位、 其它组织和个人需要携带、 运输或者邮寄出境的, 必须经省、 自治区、 直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准, 海关凭批准文件查验放行。
第四章 档案的利用和公布
第二十条各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定, 分期分批地向社会开放, 并同时公布开放档案的目录。档案开放的起始时间:
(一)中华人民共和国成立以前的档案(包括清代和清代以前的档案; 民国时期的档案和革命历史档案), 自本办法实施之日起向社会开放;
(二)中华人民共和国成立以来形成的档案, 自形成之日起满30年向社会开放;
(三)经济、 科学、 技术、 文化等类档案, 能够随时向社会开放。
前款所列档案中涉及国防、 外交、 公安、 国家安全等国家重大利益的档案, 以及其它虽自形成之日起己满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案, 经上一级档案行政管理部门批准, 能够延期向社会开放。
第二十一条各级各类档案馆提供社会利用的档案, 应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的, 具有与档案原件同等的效力。
第二十二条《档案法》所称档案的利用, 是指对档案的阅览、 复制和摘录。
中华人民共和国公民和组织, 持有介绍信或者工作证、 身份证等合法证明, 能够利用己开放的档案。
外国人或者外国组织利用中国己开放的档案, 须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。
机关、 团体、 企业事业单位和其它组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案, 须经保存该档案的档案馆同意, 必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。
机关、 团体、 企业事业单位和其它组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案, 其它机关、 团体、 企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的, 须经档案保存单位的同意。
各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案, 能够按照规定收取费用。收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。
第二十三条《档案法》第二十二条所称档案的公布, 是指经过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文, 或者档案记载的特定内容:
(一)经过报纸、 刊物、 图书、 声像、 电子等出版物发表;
(二)经过电台、 电视台播放;
(三)经过公众计算机信息网络传播;
(四)在公开场合宣读、 播放;
(五)出版发行档案史料、 资料的全文或者摘录汇编;
(六)公开出售、 散发或者张贴档案复制件;
(七)展览、 公开陈列档案或者其复制品。
第二十四条公布属于国家所有的档案, 按照下列规定办理:
(一)保存在档案馆的, 由档案馆公布; 必要时, 应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布;
(二)保存在各单位档案机构的, 由各单位公布; 必要时, 应当报经其上级主管机关同意后公布;
(三)利用属于国家所有的档案的单位和个人, 未经档案馆、 档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准, 均无权公布档案;
属于集体所有、 个人所有以及其它不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案, 其所有者向社会公布时, 应当遵守国家有关保密的规定, 不得损害国家的、 社会的、 集体的和其它公民的利益。
第二十五条各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用, 应当征得档案所有者同意。
第二十六条利用、 公布档案, 不得违犯国家有关知识产权保护的法律规定。
第五章 罚则
第二十七条有下列行为之一的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正; 情节严重的, 对直接负责的主管人员或者其它直接责任人员依法给予行政处分:
(一)将公布活动中形成的应当归档的文件、 资料据为已有, 拒绝交档案机构、 档案工作人员归档的;
(二)拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的;
(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;
(四)不按照国家规定开放档案的;
(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的;
(六)档案工作人员、 对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守的, 造成档案损失的。
第二十八条《档案法》第二十四条第二款、 第三款规定的罚款数额, 根据有关档案的价值和数量, 对单位为1万元以上10万元以下, 对个人为500元以上5000元以下。
第二十九条违反《档案法》和本办法, 造成档案损失的, 由县级以上人民政府档案行政管理部门、 有关主管部门根据损失档案的价值, 责令赔偿损失。
第六章 附则
第三十条中国人民解放军的档案工作, 根据《档案法》和本办法确定的原则管理。
第三十一条本办法自发布之日起施行。

高等学校档案实体分类法
第一章 编制说明
一、 编制目的
为了适应高等学校档案工作日益发展的需要, 统一全国高等学校的档案实体分类, 实现高等学校档案实体分类、 编号、 排架、 检索的标准化和规范化, 达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理, 促进整体业务建设的深化, 充分发挥高校档案的作用, 更好地为学校工作和社会主义建设服务, 特编制本法。
二、 编制原则
本法的编制, 以辩证唯物主义为指导, 引入系统论的观点和现代化管理的方法, 源于实践高于实践, 把高等学校档案工作的历史、 现状和发展前景结合起来, 具有较强的思想性, 科学性和适用性。
(一)体现思想性
档案工作是党性、 政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、 类目设置、 序列编排, 都必须以辩证唯物主义为指导, 以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的”—个中心, 两个基本点”的基本路线的原则精神, 从实际出发, 突出教学、 科研档案在高等学校档案中的中心地位, 党政管理档案统率全局的作用, 力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、 新特点。
(二)符合科学性
本法规定的各项内容, 既要实事求是, 符合高等学校档案工作的实际, 又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则．在理论与实践的结合方面。有较强的科学性, 力求有所发展, 有所创新。
1、 采用”高等学校档案”这一综合概念, 以高等学校全部档案为对象, 按照高校档案形成的领域范畴, 将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2、 在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、 特点的前提下, 确定统一的实体分类体系, 把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起, 适度注意与《中国档案分类法——教育档案分类表》 (即信息分类)体系的协调。
3、 类目设置必须有相对稳定性, 不受偶然因素、 短期行为的影响, 在较长时期内不随意改变。
4、 类目排列, 档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同, 严格按从总到分, 从—般到具体的原则划分。做到各类之间, 各类相同级位之间的划分标准—致。下位类目的外延之和, 等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚, 不互相交叉和包容。
(三)重视适用性
本法采用多元、 灵活的处理方法, 在强大的原则统一的同时, 照顾不同类型、 规模、 层次院校的特点。根据各校档案实际情况和发展水平, 给各校在类目设置、 序列编排、 上架检索等方面以较多的自由度, 留有较大的余地。
为了方便掌握使用, 本法在类目名称、 档号模式、 标识符等方面, 力求做到准确、 简明、 易懂、 好记。
三、 体系结构
本法由编制说明和主表两部分组成。
编制说明是本法的编制目的、 编制原则、 体系结构、 类目设置、 档号模式、 标识符号以及若干重要问题的说明, 是使用本表的指南。
主表由类目、 标识符号、 注释等组成。
(一)一级类目的划分与标识
—级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴, 结合档案记述的内容性质, 确定为十个—级类目, 其名称、 标识符号和主要内容如下:
DQ党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ行政
主要包括行政职能部门(教务、 科研、 开发、 基建、 设备、 外事、 财务等部门除外)工作中形成的文件材料。
JX教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科学研究
主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
CP产品生产与科技开发
主要包括产品生产、 科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
JJ基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备．
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、 开箱验收、 安装调试、 管理使用、 维修改造、 申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
CK财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
一级类目的标识, 采用类目名称主词的汉语拼音的第—个字母, 如: ”xz”即”xing zheng”(行政)的简称。
( 二) 二级类目的设置和标识
二级类目是对—级类目的细分, 细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点, 结合档案记述和反映的内容性质, 进行设置。设置的标准, 在大的原则统—情况下。各校可视具体情况对随机类目进行选择, 例如: 科学研究的二级类目, 本法只规定按学科或专业或项目设置。具体到一个档案馆( 室) 如何选择, 由各校自定, 产品生产与科技开发基本建设、 仪器设备的二级类目设置, 亦依此办法处理。一经确定, 不得随意变动。
二级类目的标识, 采用”双位制” 如: ”综合”为”1 1”, 其余二级类目依次层累为1 2、 l 3、 ……、 99, 但l 0、 2 0……等带”0”的数字不用。
( 三)三级类目的扩展和标识
在二级类目确定的设置原则、 范围、 方法的基础上, 由各校根据需要和可能, 自行决定是否扩展三级类目, 其标识方法与符号和二级类目相同。
四、 档号的编制
( 一) 档号:
是存取档案的代号, 排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。
(二)档号编制的原则:
必须符合唯一性、 合理性、 稳定性的要求, 即同一档案部门内的档案不得重号; 方便插卷, 使其有充分扩展的余地; 不能随意变动; 能适应计算机管理的需要, 发挥排架、 检索的双向功能。
( 三) 档号结构、 模式和标识:
1、 档号包括年度号、 分类号、 案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体, 一般由一、 二级类目代号组成, 也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者, 还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目, 由各校自行掌握。
比如: ”党委会议记录”的分类号, 由一级类目组成者为”DQ”, 由二级类目组成者为”DQ11”; 由三级类目组成者为”DQll××”。
案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同, 案卷号可不限级数。
2、 档号的模式。本法规定为:
年度号+分类号+案卷号
对于库藏有多个全宗的院校, 原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的, 还应在案卷号后面加件号。
3、 档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、 年度号、 分类号、 案卷号、 件号之间, 用连接符号”—”连结。例如: 1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案, 可标为: 1990-JX14-23。
( 四) 档案的实体排架问题:
从维护档案的整体性和方便查找考虑, 可不考虑保管期限。但编定档号前, 在不影响案卷之间有机联系的前提下, 可将永久、 长期排在前面。
本法规定的档号模式属分段开放型编号方法, 各校在按档号排架时, 可根据案卷数量、 自身条件, 既可按一级类目——年代纵向排列, 也可按年度——类目横向排列。
五、 关于实体分类中几个问题的处理
(一) 关于声像载体档案
声像载体档案主要包括照片、 录音带、 录相带、 幻灯片、 磁盘、 影视胶片、 缩微胶片、 光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展, 电化教学的普及, 管理自动化程度的提高, 其数量越来越多, 重要性越来越明显。
从当前高校声像载体档案归档的内容看, 基本不超出十个一级类目的范围, 故暂不将它与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸(类型)不同, 保管要求不同, 拟作特殊处理: 按载体类型分别单独编号排架, 同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为:
年度号+声像档案代号(sx)+载体代号(代码)+保管单位号
保管单位是声像档案最低限度的数量词, 能够是卷、 册、 盒, 也能够是张、 件。例如: 某中央领导同志1990年来校视察, 照片册序号是23, 录像带序号是102, 则可分别标引为:
1990—SX11—23
1990—SX13—102
CB15 音像出版类档案中的声像载体材料, 亦依此办法处理。
(二)关于教学类档案类目的划分
教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。考虑到不同规模、 类型学校的差异性, 为保持其有机联系和便于管理、 利用, 在二级类目的设置上采用了二种分类方案, 供各校根据实际情况选择。但一个学校只能选一种, 并保持稳定。
( 三) 关于外事档案问题
外事档案有其特殊形成规律, 而且内容涉及学校工作的各个方面, 其它九个一级类目都包含有涉外内容, 从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑, 将各种涉外文件材料集中起来, 单独设立了”外事”一级类目。其中考虑到国际合作与会议、 外国留学生工作的档案数量较多, 价值和重要程度较高, 有其特殊性, 在二级类目中增设了”国际合作与会议”、 ”外国留学生工作”。
(四)关于纳入管理的人事档案的分类编号
按1991年4月2日中央组织部、 国家档案局联合发布的组通字［1991］第1 3号文件, 即《关于印发<干部档案管理工作条例>的通知》办理, 本法不另作规定。
(五)关于人物档案、 教师业务档案和其它特殊类型的档案的列类问题:
由各校根据本法的上述原则、 内容、 方法自行决定。
第二章 主表
DQ 党群
11 党务综合
分党委、 总支、 直属支部综合材料入此。
12 纪检
13 组织
14 宣传教育
15统战
民主党派材料入此。
16 工会
妇女工作材料入此。
17 团委
学生社团材料入此。
XZ行政
11行政综合
学校评估、 教代会、 校史和院、 系、 所等单位综合材料入此。
12 人事
师资培养材料入此。
13监察审计
14武装保卫
15 总务
16 档案、 图书、 文博
J X教学工作
11综合
学生运动会、 教学评估、 优秀教学评奖材料入此。
12学科与实验室建设专业设置入此。
13 招生
14学籍管理
学生奖惩材料入此。
15课堂教学与教学实践
16学位
17毕业生
毕业生信息反馈工作入此。
18 教材
注; 此类二级类目的划分, 也能够采用以下分类方法:
11 综合
12 研究生教育
13 全日制本、 专科教育
14 成人教育
KY科学研究
11综合
科研经费管理、 学术活动材料入此。
［12］按学科或专业或项目设置类目
CP产品生产与科技开发
11综合
［12］按产品种类或项目设置类目
J J基本建设
11综合
［12］按单项工程设置类目
SB 仪器设备
11综合
［12］按仪器设备种类或型号设置类目
CB出版
11 综合