建筑设计有限公司制度范本.doc

建筑设计有限公司制度范本

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2020年4月19日
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第一章 总 则

1 总则
为适应社会市场经济发展和现代企业制度的要求,调整内部分配结构,建立与现代企业制度相适应的薪酬管理制度,按照公司经营理念和管理模式,遵照国家有关劳动人事法规、政策和公司其它有关规章制度,特制定本方案。

2 原则
第一条:坚持以各尽所能、按劳分配;效率优先、兼顾公平;激励和约束相结合的原则。
第二条:坚持工资增长幅度不超过本公司经济效益增长幅度;职工实际收入增长幅度不超过本公司劳动生产率增长幅度和支配原则。
第三条:坚持符合公司专业特色和经营管理特点的原则。
第四条:坚持可持续发展原则,制定的方案为公司的长期战略发展规划服务。

第二章 组织机构与岗位职责

1、组织机构
浙江中利建筑设计有限公司设董事会7名、监事会3名、院长1名、副院长2名(分管生产、经营)、总工2名(分管质量、技术)、党支部书记1名、综合部(含行政办公和财务)4名(含司机)、设计室主任1名、主任工程师(建筑师)2名。
建筑设计院组织机构图
2、岗位职责
2－1、董事会
(1)负责召集股东会,并向股东会报告工作;
(2)执行股东会的决议;
(3)决定经营计划和投资方案;
(4)制订年度财务预决算方案;
(5)制订利润分配方案和弥补亏损方案;
(6)制订增加或减少注册资本的方案;
(7)拟订合并、分立、变更公司形式、解散的方案;
(8)决定内部管理机构的设置;
(9)决定管理人员的聘任、解聘及报酬事项;
(10)制定公司的基本管理制度;
2－2、监事会
(1)监督公司的财务状况;
(2)对董事、经理执行公务时违反法律、法规或公司章程的行为进行监督;
(3)当董事和经理的行为损害公司的利益时,要求董事和经理予以纠正;
(4)提议召开临时股东会;
2－3、董事长
(1)召集和主持股东会议及董事会会议;
(2)监督、检查董事会会议各项决议的贯彻执行;
(3)签署董事会重要文件和应由法定代表人签署的其它文件,签署重要合同(合同标的在10万元以上);
(4)董事会闭会期间,负责处理董事会的日常事务,代行董事会职权;
(5)在发生战争、自然灾害等紧急情况下,对公司事务行使特别裁决权和处理权,并在事后向董事会和股东会报告;
(6)人事使用批准权;
(7)重点抓好经营和财务工作,负责 元以上办公费、1500元以上的业务开拓费及招待费票据审批,负责其它支出审批;
(8)董事会及公司章程授予的其它职权;
2－4、院 长
(1)主持全院的生产经营和日常管理工作,保证经营目标的实现;
(2)组织实施董事会决议、年度计划、财务预算报告及投资方案,并向董事会报告工作;
(3)拟订企业管理制度,报董事会批准;
(4)拟订副院长、各科室负责人及其它管理人员的聘任、解聘、工作报酬及利润分配方案,报董事会批准;
(5)负责财务系统中的对帐、结帐、要款工作,组织实施内部核算工作;
(6)负责业务开拓费及招待费票据审批;
(7)在董事长授权下代表公司签署有关协议、合同,对经营工作进行管理;
(8)加强员工队伍建设和企业文化建设,搞好社会公共关系;
(9)董事会授予的其它职权;
2－5、生产副院长
(1)负责建立健全监督实施生产管理的有关规章制度;
(2)负责组织全院的生产,负责任务的安排、生产人员的调配及协调项目勘察设计进度的控制;
(3)负责召开生产会议及时解决生产过程中的问题;
(4)协调相关部门的关系,确保生产任务的按时完成;
2－6、经营副院长
(1)负责确立、健全、监督实施经营管理、合同管理方面的规章制度;
(2)对合同签订严格把关,并按要求进行合同评审和会签;
(3)积极捕捉市场信息,拓展勘察设计业务,确保经营目标的实现;
(4)定期向领导提供市场信息和业务进展报告;
(5)负责勘察设计费催要工作;
(6)诚信经营、信守合同;
2－7、总工办
(1)贯彻执行国家有关方针、政策、法律、法规,拟定各种培训计划, 负责教育、培养各级专业技术人才;
(2)负责建立健全及监督实施技术管理的有关规章制度;
(3)及时组织解决生产中的重大技术问题;
(4)负责贯标工作, 对国家和地方的各类新规范和标准,积极进行宣传,贯彻和组织学习;
(5)负责审定图纸;
(6) 组织进行质量剖析会,提出提高勘察设计质量和技术水平的具体措施;
(7)研究、引进先进设计理念、建筑材料等并推广应用。
2－8、党支部书记(兼)
(1)主持党支部全面工作;
(2)做好思想政治和宣传工作;
(3)负责人事、工作考核、先进评比工作;
(4)按照上级党组织要求,开展精神文明建设;
(5)协调好群团组织同行政的关系,确保全院各项工作的顺利完成;
(6)接受集团公司党总支对党建工作的检查和指导;
2－9、综合部
(1)负责本院各种会议的组织和筹备工作;------朱
(2)负责资质的申报、年检和管理工作;--------朱
(3)负责职称申报、注册考试工作;-----------朱
(4)负责考勤工作;---------朱
(5)负责后勤管理工作,电脑室;-------徐
(6)做好来访的接待工作;--------邬
(1)建立、健全、全面经济核算制度并组织实施;------朱、象
(2)负责组织实施经济核算、财务管理和企业内部分配方案;-------朱、象
(4)负责年度财务预算与决算;-----朱、邬
(5)负责制作财务报表和处理各种会计的帐务事务;-------朱、邬
(6)做好各部门的分帐制作和职工工资的核算、记帐、发放工作;-------朱、邬
(7)做好职工保险的缴纳及管理工作;----------朱、邬
(2)负责制作各类现金帐目;---------朱、邬
(3)协助做好应收款的回收工作;--------朱、邬
(1)负责本院计算机软硬件及网络的管理联络;-------徐
(4)做好设计图纸的电子档案;-----------朱
(5)做好院部文字打印工作;-------------邬
(6)负责院部的安全、卫生工作;--------徐
(1)根据要求晒制各种图纸,并做好统计工作月底报财务室;------朱、徐
(2)做好设计资料(底图、联系单、后期服务资料)的整理、装订、归档工作;--------朱、邬(象、朱起草出图、管理制度)
(3)做好技术档案的借阅、登记、催收工作;--------邬
(1)根据办公室安排出车,并作好出差记录;--------徐
(2)负责车辆的维修保养;---------徐
(3)负责办公用品的采购工作;---------徐、邬
人事档案资料-------------邬

2－15、设计
(1)对所承担的设计工作进度和质量负责;
(2)参加设计文件技术文底和工程验收,到现场解决有关设计问题,做好服务工作;
(3)校审人员严格把关,提出修改意见并作好记录;
(4)项目负责人负责按合同要求制定作业计划,各专业会签搜集整理设计文件和组织后期服务;
(5)各专业间互相协调配合,确保设计任务的圆满完成;
(6)在室主任的组织下,搞好学习、安全、卫生等工作;

第三章 行政办公制度
1、制定目的
为了保证本院生产经营和行政管理工作的顺利进行,节约成本、减少开支,提高经济效益,培育良好的院风院貌,制定本规定。

2、办公用品管理
(1)购买日常办公用品,由仓库保管员列出明细,经办公室主任审定后实施。 元以内的经综合部批准, 元以上的须报院长批准。未经批准,不得擅自购买。
(2)购进的办公用品,由仓库保管员凭发票验收、登记、入库,并建立物品分类的出入库登记簿和领用登记簿。发票由经手人、验收人签字,经办公室主任审核后按规定报批。
(3)物品领用,核算到人,谁领用费用核算到谁,每月结算一次,月底报财务部。

2、设备管理
(1)购买设备,由所在部门向办公室申报,经批准后组织实施。 元以内的经综合部批准, 元以上的须报院长批准。
(2)报废的设备,应及时办理报废手续,缺少的设备应及时追回,遗失的设备须由当事人赔偿。

3、业务招待管理
(1)业务招待本着热情、从简的原则。确因工作需要用餐的,院部各种招待一般由办公室统一安排,严格控制陪同人员,杜绝铺张浪费。
(2)招待餐单一式两联,一联带回报批。
(3)报支招待费时,由办公室主任核对原始凭证无误后按有关规定报批,不符合用餐规定的发票,一律不得报支。
(4)除董事长、院长、经营副院长外,一律不得签单,特殊情况需报院长批准。

4、汽车使用管理
(1)汽车使用原则上确保院领导、生产经营和行政管理工作的需要。无论谁因公外出用车,均由办公室统一安排和调配。出远门的,应提前一天报告,以便尽早落实。院领导自备汽车,汽油费包干每月 元。
(2)对市区(老三区、鄞州区)外的用车,实行派车登记制度,汽车使用补贴每公里2元(含过路费),驾驶员凭派车单开车。
5、底图、晒图管理
(1)晒图须填写申请单,按要求注明工程名称、编号、用途、申请人和批准人。晒图条件还必须经室主任审核,分管生产的副院长批准。指定晒图单位凭单晒图,对填写不详的申请单,一律不得晒图。特殊情况手续不全的,经分管领导同意后晒图。
(2)晒图申请单分别由指定晒图单位保管,综合部每月结算一次,并负责按项目逐一登记。
底图、晒图管理办法
为了更好的管理出图、晒图秩序,控制出图成本,加强对底图的存档管理。从即日起开始实行晒图管理制度。
 1. 送晒图程序
每个项目的晒图由项目负责人统一负责。收集各专业图纸,与各专业负责人(设计人)核对无误后,经分院审批后,送至晒图负责人处登记后晒图。
2. 晒图接收制度
晒完的图纸完后,由项目负责人组织各专业负责人(设计人)审核送晒图纸的质量和数量,审查合格后方可接收并登记。
3. 底图留存办法
在项目最终存档以前,由专业负责人(设计人)负责本专业的硫酸图的保存,如需要晒图时,由项目负责人向专业负责人(设计人)收集底图,晒图后由项目负责人向专业负责人(设计人)返还底图,专业负责人(设计人)有责任主动索回底图,并保存至项目完结归档之日。
4. 对成本严格控制
项目负责人应对晒图数量与晒图用途有明确的登记,认真核定有无超出合同约定的范围,对于合同约定之外的图纸数量应酌情向建设单位收取相应的费用。
附:晒图登记表
序号
项目名称
单体
专业
版次
晒图数量
晒图时间
经办人
用途
接收人
备注

7、设备维修管理
(1)维修由办公室统一管理,并尽快地组织实施。
(2)维修经费由办公室主任审定, 元以内的由院长批准, 元以上的报董事长批准。
(3)报支维修费时,由办公室主任审核无误后按规定报批。不符合维修规定的发票一律不得报支。

8、出勤管理
(1)出勤实行签到制度,上下午各一次。签到必须亲自进行,任何人不得代理,违者每发现一次代理人和被代理人各罚款 元。
(2)作息时间参照市直机关部门,并执行双休日和国定假制度(不执行公休假制度)。超过上班时间十分钟为迟到,超过下班前十分钟离院为早退。无故迟到或早退十分钟内每次罚20元,一小时内罚50元,超过一小时或不签到按旷工处理。旷工一天罚200元,屡教不改的给予辞退。
(3)上班期间因事外出,须按管理权限请假,不请假的按擅自脱岗处理,脱岗一次罚20元。
(4)因图纸会审、工程验收等工作需要外出,必须按规定填写”申请单”,并报生产副院长批准后方可外出。”申请单”一式两份,一份由申请 人交办公室,一份由批准人留存。
(6)出差必须办理请假手续,确因工作需要在外无法签到的按出勤处理。
(7)每月5日前公布考勤记录,并通知财务从工资中扣除。

9、请假管理
(1)批准权限:院长请假由董事长批准,副院长、副书记、总工、室主任、队长、财务室主任请假由院长批准,其它人员请假一天以内由所在部门室主任、队长批准,一天以上由生产副院长批准。
(2)请假手续:请假必须填写”请假报告单”,按批准权限审批。续假者须提前办理手续,因故不能提前办理的,经同意后可补办,未经批准擅自续假的按旷工处理。”请假报告单”一式两份,一份由请假人交办公室,一份由批准人留存。
(3)请假种类
①事假:请事假一次一般不超过三天,因故不能事前请假,事后必须及时办理补假手续。事假一天扣50元。
②病假:必须提供市级医院的病休建议单,并由本人填写”请假报告单”。急病或行动不便的可在病后及时补办请假手续。不按规定补办请假手续的按旷工处理。病假期间从事有偿收入活动的按旷工处理。
③婚假:按规定3天,晚婚增加7天(男25周岁、女23周岁以上),根据路程远近可另给路程假。
④丧假:本人的直系亲属5天,旁系亲属3天,根据路程远近可另给路程假。
⑤产假:按规定顺产90天,护理假5天(男职工享受)。难产105天(提供医院证明),护理假7天。晚育(24周岁以上)并领证可增加一个月。
⑥哺乳假:产假期满后抚育婴儿有困难的,本人申请,经单位批准,可给予一至六个月的哺乳假,假期只能一次连续使用。
⑦探亲假:未婚职工按规定探望父母假每年一次20天,已婚职工探望配偶假每四年一次30天。另外,可根据路程远近给路程假。路费按财务规定报销。

10、调休管理
(1)合同工时低于本院定额工时或特殊原因确需加班的,由本人提出书面申请,室主任审核,经生产副院长确认。
(2)批准加班的天数可用以调休,也能够合并,但不得抵事假和跨年度使用。
(3)行管人员加班从严掌握,由院长批准。
(4)无论是加班还是调休,申请单必须及时报院部办公室备案。

11、出差管理
(1)因公出差须事先填写出差登记表,经领导批准后报院部办公室备案。
(2)出差补贴标准:南通地区每天8元(本市范围内不享受),省内地区外每天15元,省外每天20元。如短期培训等出差,主办方在收取培训费中已安排用餐的,培训期间不予补贴,往返途中给予补贴。
(3)住宿标准:院长150元以内;副院长、副书记、总工120元以内;其它人员80元以内。一个人出差的在上述住宿费标准上增加30%,如注册师继续教育等培训对住宿有统一安排的,则按培训标准执行。

12、印章管理
这里指的印章为公司公章、合同章、出图章。公司财务专用章由财务部门按照财务管理制度的有关规定保管使用。对无原则盖章的、印章保管不严被偷盖或被盗的,追究责任人的责任,造成损失的由责任人赔偿。
(1)公章管理
①公司公章、合同章、出图章由办公室主任负责保管;
②设计文件必须经总工审核,院长批准经方可盖章。工程验收资料由相关专业设计人员签字后方可盖章。
③对外发送的非技术性文件必须经院长批准后方可盖章。
④严禁将公章带出公司,如确需带出公司须经院长同意。
(2)合同章管理
①一般情况下,勘察、设计合同只有在董事长、院长和分管经营及生产的副院长四人对合同主要条款进行评审和会签后方可盖章。特殊情况可事前告知,事后补办。
②其它合同经院长批准后方可盖章。
③出图章管理
技术性文件需要盖出图章的,须在确认手续完备后盖章。如设计变更须由总工审核,图纸会审记录须由设计人员签字,施工图出图须经院长批准等。

13、企业形象管理
(1)全院人员必须严格遵守市民守则和公民基本道德规范。
(2)提倡讲普通话,礼貌待人,杜绝脏话、粗话。
(3)服装整洁,仪表端正,行为规范,挂牌上岗,树立企业良好形象。
(4)明礼诚信,信守承诺,想她人之想,急她人之急。
(5)遵守职业道德和行业公约,不得以任何借口、任何方式刁难客户,不得以工作之便向客户提出非份要求,违者给予罚款,精节严重的,给予辞退。触犯法律的,依法追究法律责任。

14、安全、卫生管理
(1)下班前关好门窗,关闭电脑,切断用电器电源。
(2)重要物品、现金不要存放办公室,以防不测。
(3)重点部位须配备灭火器材。
(4)加强门卫值班保卫,特别要做好夜间的安全防范工作,发现情况及时采取有效措施,防止事态扩大。
(5)每天进行清扫,垃圾及时清理,保持室内外整洁。
(6)不准随地吐痰、乱扔烟头、杂物,养成良好的卫生习惯。
(7)讲究个人卫生,桌面物品摆放整齐,严禁乱贴乱画。
(8)卫生间必须每天冲洗,保持清洁、无堵塞、无臭味。
(9)污水沟定期清理,务必达到保洁要求。
(10)每月底院部组织一次安全卫生工作检查,上级有特殊要求时另行通知。对在检查中做得好的和差的办公室,按每人50元标准分别给予奖励和处罚。

第四章 生产管理制度
1、制定目的
为了更好地参与市场竞争,更快地发展壮大公司,技术水平得到更大的提高,根据生产、经营的实际情况,制订本制度。

2、方案设计(设计前期)管理
(1)方案设计人由分管生产的副院长指定。先构想设计草图(按比例),由主任及主任建筑师(室接项目)或总建筑师及总工程师签字(重大项目)后进入方案设计成图阶段。方案提交业主前必须由室、院内部自检,提交业主的方案必须符合设计深度要求,重要项目应有建筑效果图。方案设计要点:观念要新,理念要适当领先,表现手法要多样化。
(2)业主认可方案后,经营副院长及时请业主签字确认,并会同业主商定施工图设计所须时间,同时由生产副院长认可,为下一步进行施工图设计打下基础。

3、施工图设计管理
(1)进入施工图设计前由生产副院长同室主任共同协商确定项目负责人,项目负责人一般由有注册资格的设计师担任,设计成员由项目负责人会同室主任商定。设计人员必须服从项目负责人的工作安排,如有不妥之处及早提出,有利于室主任和项目负责人及时调整工作计划,确保项目设计能按计划顺利进行。
(2)施工图设计过程中,应按项目负责人制订的生产计划,分阶段及时提供设计条件图。生产计划由项目负责人依据出图时间制订。项目负责人及时组织设计人员对所提交的设计条件图等资料会签,各专业的设计人员所提交的设计图纸内容应符合图纸设计深度规定,按计划进行校审。校审不能流于形式,校审时必须提供各种计算书,校对、审核后必须有校审意见书,并应签署校审意见。设计校对、审核过程中应特别注意是否有违反强制性条文及强制性标准的地方,严把设计质量关。
(3)设计过程中如果遇到一些技术难点,项目负责人应当及时组织各专业人员会同总工进行会审,以形成一致意见,确保施工图设计能按计划进行。
(4)对于非设计人员因素引起的出图延误,项目负责人作好记录,及时反馈信息;因设计人员引起的出图拖延,依据考核制度进行处罚。某项目勘察设计完成期限比计划工期每拖延一天,扣罚该项目勘察设计费的1%,由该项目的项目负责人将罚款额分解到责任人。
(5)室主任、项目负责人协助生产副院长督促各专业设计、校对、审核人员切实做好各自的工作,确保设计质量,严格执行强制性条文及强制性标准。
(6)设计院对因勘察设计质量造成工程严重缺陷、工程质量事故或人身生命财产损失负责;对触犯法律的按法律程序追究相关人员的法律责任。
(7)各专业设计过程中,加强后道工序对前道工序的检验,校对、审核、审定意见书都应注明前道工序是否有违反强制性标准及其它不当之处。对违反强制性条文的,作如下处理:
①校对发现设计违反强制性条文的,扣设计人50元/条(在效益工资中扣除,以下同),奖励校对人50元/条(在效益工资中相应增加,以下同)。
②审核发现违反强制性条文的,扣校对人50元/条,奖励审核人50元/条。
③审定发现违反强制性条文的,扣审核人50元/条,奖励审定人50元/条。
④施工图审查报告中指出图纸违反强制性条文的,每发现一条扣设计100元,校对、审核、审定各50元。
⑤因勘察设计图纸违反强制性条文,引起政府机构对本单位罚款的,单位承担罚款额的65%,项目个人承担罚款额的35%。
⑥各专业设计人必须具备相应的设计资格。实行注册制度的设计专业人员应具有注册执业资格,见习期人员设计项目时,设计栏两人签字,除自己签字外,指导老师应同时签名,设计质量由指导老师负主要责任,项目分配时效益工资由指导老师分配(原则上各50%)。
⑦实行注册制度的设计专业,设计人员无执业资格或超执业资格时,原则上由审核人或审定人加盖注册执业专用章,并由盖章人承担相应的责任,费用为该设计专业效益工资的20%。
⑧图纸校审实行四级管理,室完成设计、校对、审核工作,院总工办负责审定工作。
⑨专业负责人由设计该项目的各专业设计人且具备工程师以上职称及注册执业资格人员担任,如该项目专业设计人不具有上述资格,由相应的见习期指导老师或审核人员担任。

4、施工图出图管理
(1)施工图设计完成后,该项目负责人及时收齐各种设计依据、资料、底图交晒图室,晒图室负责签收、整理、形成文本档案收藏归档。出图的8份蓝图盖章后送财务室签发。
(2)一个项目设计结束后,由该项目负责人会同各专业设计人员在五天内把该项目的计算模型、计算书等全套资料的电子档案交电脑室签收,由电脑室统一按设计合同分类集中,刻成光盘归档。项目负责人对所提交的项目资料是否齐全负责,各专业设计人对所提交的专业资料是否正确、齐全负责。
(3)资料室应在三天内对归档资料分类归档,并形成电子目录,方便查询。
(4)出图时,必须提供下列资料(由项目负责人收集):
①红线图;
②设计任务委托书;
③委托方提供的相关资料;
④工程地质勘察报告;
⑤各专业计算书;
⑥各专业校审意见书;
⑦项目运行表;
⑧消防自审表;
⑨建筑节能表;
⑩其它资料;

5、设计变更管理
(1)不论是室接项目,还是院接项目,所有涉及设计变更的均应有原设计人员出具变更说明及内容,经总工办签字确认。
(2)设计变更应在变更的同时归档。

6、后期服务管理
项目负责人在收到施工图审查意见后三天内必须组织各专业设计人员回复。设计人员按时参加图纸会审、设计交底、基础和主体及竣工验收。及时反馈施工图中及后期服务中的情况,杜绝有损企业形象的行为,进一步树立良好的社会信誉。

第五章 经营管理制度
1、制定目的
为规范公司经营管理,激发员工的工作积极性和生产热情,实现公司效益和个人收益同步增长,制订本制度。

2、信息收集
(1)为拓宽信息渠道,加强市场开拓力度,公司实行专职经营人员与全体员工同时承接业务相结合的制度。
(2)经营人员在分管领导的指导下开展工作。
(3)经营人员要紧紧围绕公司的经营目标,千方百计广揽业务。密切关注相关领域的重大规划和投资动向,广泛与建设单位,开发商保持密切联系,建立良好的合作关系,不失时机拓展业务。
(4)经营人员必须加强业务知识的学习,提高捕捉信息的能力和成功率。

3、信息处理
(1)经营人员对业务信息应不断跟踪,并及时向领导提供市场信息和进展情况的报告。
(2)经营人员要做好相关资料的收集、整理和归档工作,形成规范的信息资料体系,以便于查找、跟踪、追溯及总结分析。
(3)重视每一条信息来源,对重大信息或不确定因素多的信息须提请院长组织相关人员进行专题分析和评审。

4、投标管理-------------------象、邬
(1)在取得投标资格后,要认真研究招标文件中所提条件和要求,在规定的期限内向业主递交设计方案。
(2)根据项目规模大小、难易程度,必要时可成立一个以院长为组长、总工为技术负责人的方案组。也可聘请外部力量合作做方案,尽最大力量争取中标。
(3)投标报价时经营人员要认真细致地评审报价方案,做到知己知彼。同时,综合分析竞争对手、市场行情、企业承受能力和当前生产任务等。

5、奖励规定
(1)为调动员工承接业务的积极性,促进经营工作更进一步,对员工承揽的设计任务,按照院外人员合同设计同等处理,但所有专业必须由院内人员完成,资金在扣除院管理费、税金后,将剩余部分交承揽人员(项目负责人)。
(2)奖励只能在勘察设计费到帐后进行,根据到帐额按比例提取。
(3)提取奖励时经营副院长要填写承接业务奖励申请单,经本人签字,按规定报批后兑现。
(4)同一业主,同一工地后续工程不再奖励。
(5)院长、经营副院长不享受上述奖励待遇。

6、业务费
(1)对社会人员介绍的工程项目,可视需要支付一定的报酬,根据项目的不同总额在5％以下。
(2)该费用支付必须在设计费到帐后,按照到帐比例进行支付。
(3)业务费金额在1000元以下由经营副院长批准,1000－ 元由院长批准,超过 元由董事长批准。

7、合同管理
(1)严格遵守<合同法>、<建筑法>及相关法律、法规,维护公司的合法利益。
(2)一般情况下,合同由分管经营的副院长签订。但在未进入实质性谈判时,领导层相关人员必须对合同主要条款进行评审和会签。
(3)合同采用书面形式,并用国家或省市已发布的示范文本,需要时能够根据所订合同的具体情况依法作出补充约定。
(4)合同内容应当语言规范,字迹清晰,条款完整,内容具体,用语准确。
(5)签订合同,应当加盖单位的合同专用章。
(6)合同一式四份。甲乙双方各二份,一份送财务室,一份留经营办按年度装订备查。
(7)合同一旦签订后,分管生产的副院长须在三天内向勘察。设计项目负责人进行合同交底,使其明确合同内容,切实履行合同义务。
(8)在履行合同中,经营人员应对对方履行合同的情况进行跟踪调查,发现问题要及时向领导报告并作果断处理。
(9)因各种原因,导致设计重大变更或增加勘察工程量,必须签订补充协议。
(10)在合同履行中出现对合同条款理解上的争议,继续履行将造成公司损失的,应当分析原因并在三日内与对方进行沟通,力争达成补充协议。
(11)在合同的签订和履行过程中玩忽职守、假公济私或由于失职致使合同不能正常履行,给本公司造成损失的,给予当事人1000元以上罚款;情节恶劣、后果严重的,予以辞退;触犯法律的,依法追究其法律责任。
第六章 财务管理制度
1、总则
(1)按照建立现代企业制度的要求,为完善企业财务制度体系,规范财务行为,建立健全内部管理制度,加强企业内部财务管理和经济核算,确保企业健康有效、有序发展,切实落实”市场指挥经营,经营计划生产,财务指导生产,数字指挥生产”的方针,根据<会计法>、<企业会计制度>及其它有关规定,结合我公司实际制订本办法。
(2)财务管理是正确处理好财务关系的工作。财务关系是指企业资金的筹集、投资、使用、收入和分配活动中,与各有关经济利润实体之间产生的联系,主要指企业与股东之间的关系、企业与政府各部门之间的关系、企业与债权人之间的关系、企业与所属内部核算单位之间与职工之间的财务关系。
(3)财务管理的基本原则是:建立健全内部财务管理制度,完善内部经济责任制,严格执行国家和上级规定的各项财务开支范围和标准,如实反映企业财务状况和经营成果,依法计算缴纳税金,维护投资者的权益,接受审计、税务等部门及上级单位的监督、检查,确保资产的保值、增值。
(4)财务工作中的手续一律采用书面形式回复、指示、付款审批、票据审批等均以领导签字为准,其它任何形式包括请示未批复、电话通知等一律无效。

2、财务管理体制
(1)建筑设计院有限公司是独立的法人实体,独立对外承担经济责任和民事责任,享有公司授权范围内的财务权,在授权范围内履行职责和权限,其职能为:
①执行国家有关财税规定,制定具体的实施细则;
②执行集团公司有关财务会计制度,制订具体的实施细则;
③编制企业年度财务预算与财务会计报告;
④按照规定的程序和权限处理企业资产;
⑤在集团公司规定的范围内制定企业内部分配制度;
⑥制订内部核算制度,财务收支计划,落实股东资本的保值和增值;
⑦汇总上报财务会计报告和年度财务预算;
⑧依法计算交纳税金,监督财务收支并向有关方面报送财务报告;
(2)财务人员实行委派制,公司财务人员均直属集团公司财务管理部管理,对集团公司负责。被委派的财务人员对上级管理机构安排的工作必须无条件完成,不得有本位主义思想。公司对财务人员进行使用管理。会计人员要认真履行职责,寓服务于监督中,切实摆正位置,主动接受受派单位的领导,积极参加受派单位的各项生产经营活动,受派单位领导应当加强和支持委派会计的各项工作,充分发挥委派会计人员的作用。未取得”会计人员从业资格证书”的人员,不得从事会计工作,会计人员应具备必要的专业知识和专业技能,熟悉国家有关法律、法规、规章和国家统一会计制度。
(2)各生产经营职能部门与财务管理相关的职责。
①经营部门
(一)将所订立的勘察设计合同及时提交财务部门,使财务部门在施工图发放时能正确地计算业务收入,所订立的勘察设计合同应注明工程名称、投资额、层次、承接部门、业务收入的计算方式、付款要求等,便于财务部门做好生产统计、收入分割、业务收入清算工作;
(二)经营部门与财务部门互通信息,及时催要应收账款回收资金。
②生产部门将所安排的勘察设计任务、完成进度、时间、工作量及其它影响生产完成的因素提供与财务部门,使财务部门正确地预测财务收支情况,为上级管理部门提供确切的信息。
③人事管理部门
(一)及时向财务部门提供人事变动、劳动合同签约、工作考核、考勤等有关情况,使财务部门正确地做好职工保险金的缴纳、管理及绩效考核等工作;
(二)建设单位竣工验收报告盖章时与财务部门联系,该工程是否有应收账款,杜绝坏帐发生。
(三)绘图、晒图、办公室 每月应按时正确地提供各勘察设计项目的材料消耗数据,便于财务部门在各勘察设计项目中核算成本。
④、项目负责人
每月根据财务部门提供的各项目净分配数及时分配至各工种,使财务部门按时发放定额工资。

3、公司各部门核算口径
(1)建筑设计院是一个独立核算的法人实体,根据”在集团公司统一宏观领导和经营方针指导下,自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束、自我承担民事责任”的总体思路,院部负责企业内部分配、核算、考核工作,管理费用的列支要严格控制在规定标准范围内。确保股东资本的保值和增值。
(2)设计室以各设计项目及各设计人员为核算单位,所收的设计费扣除承接费用,先按到帐款40％分配至该设计项目,扣除该项目成本(绘、晒、复印、旅差费、办公费、效果图制作费、业务费)后,由该项目负责人根据有关劳动定额分配至各工种,每季度进行一次预分配,按70%预发,年终根据各设计人员考核分及产值(分段计算)一次性决算。
(3)勘察队以队为核算单位,所收到勘察费扣除承接费用,先按到帐款的40%分配到勘察队,扣除勘察成本(绘、晒、复、旅差费、办公费、另工费、业务费、油料、小型修理、购置等费用)由勘察队根据劳动定额分配至各勘察人员,每季度进行一次预分配70%预发,年终根据勘察队考核分及产值(分段计算)一次性决算。
(4)职工工资收入的提高要与企业劳动生产率和经济效益相适应,要按照”两个低”的原则办理,按劳动、税务部门年度审批企业工资总额规定,超出部分不能税前列支。
(5)会计年度自公历一月一日起至十二月三十一日止。
4、货币资金管理
(1)货币资金包括库存现金,银行存款和其它货币资金,货币资金内部管理执行公司(货币资金内部制约制度)贯彻钱帐分管的原则,完善内部制约制度。
(2)货币资金的日常管理工作,由财务部门负责日常支出按不同业务内容执行签字制度,未经审批严禁支付。
(3)企业收入的一切款项应按规定及时解缴银行,不得坐支,不得设立”小金库”。
(4)一切支出除按规定能够用现金支付的以外,均应经过银行办理转帐结算。企业办理银行结算业务时,必须遵守银行结算纪律,不准出租,出借银行帐户,不准签发空头和远期支票,不准套取银行信用。
(5)单位所使用的各银行帐户之间资金划拨及现金提取,必须经单位财务主管审批,各银行帐户每月必须编制银行存款余额调节表。银行结算凭证应按有关规定正确使用,妥善保管,结算凭证应指定专人保管和签发,银行结算凭证与预留印签,执行分管制度。
(6)认真按照集团公司规定的会计基础工作规范办事。

5、票据审批制度
(1)根据公司岗位职责条例,董事长重点抓好经营和财务工作,负责 元以上办公费、1500元以上的业务开拓费、招待费、票据审批。院长负责财务系统中的对帐、结帐要款工作,组织实施内部核算工作, 元以内办公费、1500元以下的业务开拓费及招待费票据审批。
(2)出纳人员对原始凭证进行真实性、合法性审核,票据的要素齐全,所购办公用品、资料、材物是否有验收登记,应列设计项目勘察成本的费用是否指明,旅差费报销是否符合规定的开支标准,原始附件张数、金额是否与报销单相等,严禁白条列支。
(3)财务室主任对原始凭证进行复核,是否有超标准开支、成本核算上是否与规定的相符,严格执行内部核算制度,严格区分项目成本、个人成本、勘察队成本、管理费用。

6、会计档案管理办法及报表报送情况
(1)公司财务部门负责对会计档案管理工作,保证会计档案妥善保管、有序存放,方便查阅严禁毁损、散失和泄密。
(2)会计档案指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,具体包括:
①会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其它会计凭证。
②会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、固定资产帐、辅助帐簿、其它会计帐簿。
③财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表附表,附注及文字说明,其它财务报告。
④其它类:银行存款余额调节表、银行对帐单、其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册、会计档案、销毁清册。
(3)每年形成的会计档案,公司财务部门按照归档要求,负责整理、立卷、装订成册,编制会计档案保管清册。出纳人员不兼管会计档案。
(4)保存的会计档案不得借出,如有特殊需要经公司负责人批准,能够提供查阅或者复制。
(5)会计档案保管期限为最低保管期限。各类会计档案的保管期限如下:
序号
档案名称
保管期限
备注
一、会计凭证类
1
原始凭证

2
记帐凭证

3
汇总凭证

二、会计帐簿类
4
总帐

包括日记总帐
5
明细帐

6
日记帐

现金和银行存款日记帐保管25年
7
固定资产卡片
固定资产清理后保管5年

8
辅助帐簿

三、财务报告类(包括各级主管部门汇总财务报告)
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告(决算)
永久
包括文字分析
四、其它类
11
会计移交清册

12
会计档案保管清册
永久

13
会计档案销毁清册
永久

14
银行余额调节表
5年

15
银行对帐单
5年

(6)会计报表应当根据登记完整,核对无误的会计帐簿记录和其它有关资料编制,做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、及时报送。
(7)各类报表、报送情况
报送时间
报表名称
报送日期
备注
一、 对外报送
(1)税务部门
市地税分局
资产负债表
损益表
纳税申报表
次月7号前
次月7号前
次月7号前
会设01表
会设02表
(2)市统计局
第三产业统计表
劳动统计月报表
次月20号前
当月20号前
表号SC－101表
表号1202－1表
(3)市劳动和社会保障局
劳动统计月报表
当月28号前
表号1202－1表

二、 对内报送
(1)集团公司财务管理部
资产负债表
损益表
现金流量表及附表
次月7号前
年1月15号前
网上发送
(2)设计院董事长、院长
资产负债