电大专科汉语言文学办公室管理试题及答案材料.doc

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中央广播电视大学 - 第一学期”开放专科”期末考试
办公室管理 试题
注意事项
1月
一、 将你的学号、 姓名及分校( 工作站) 名称填写在答题纸的规定栏内。考试结束后, 把试卷和答题纸放在桌上。试卷和答题纸均不得带出考场。监考人收完考卷和答题纸后才可离开考场。
二、 仔细读懂题目的说明, 并按题目要求答题。答案一定要写在答题纸的指定位置上, 写在试卷上的答案无效。
三、 用蓝、 黑圆珠笔或钢笔( 含签字笔) 答题, 使用铅笔答题无效。
一、 单项选择题( 请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分, 共10分) 1．传真机最好用来传送以下( )类邮件?
A. -般的图纸 B．机密文件C．很长的文件 D．感谢信
2．文员在进行办公室布置时, 以下哪种行为是不适宜的。( )
A.准备一些敞开的文件夹, 贴上相应的标识条
B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上, 用标签贴在各种物品的下方
C．办公桌抽屉物品要摆放整齐, 不要放得太满且要经常清理
D．下班前要整理好自己的办公桌, 把文件、 资料收藏好以免丢失和泄密
3．对新情况、 新问题, 无章可循时, 上司又没有明确的指示, 文员可参照有关政策, 作出合乎情理的处理。这是采用的( )方法。
A．进言 B．受意C．变通 D．挡驾
4．为了防止办公室出现”瓶颈现象”, 下列做法中, 哪项工作应该改进( )
A．工作人员工作尽可能专门化、 单一化‘
B．尽可能定量控制办公室工作
C．重复性的工作尽量由机器完成
D．合理设计办公室的工作流程
5．文员在为上司筛选电话时, 以下做法不正确的是( )
A.文员在说了迎接词, 对方发出声音之后, 就能迅速辨听出对方
B．了解单位每个人的工作和职务, 提醒正要接听转接电话的人, 说明情况及转接理由C．有时需要文员编织一些”美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人
D．来电者寻找你的上司, 应弄清对方的身份再通报上司
6．在公务专用信件书写礼仪方面, 一般在收函单位或个人称呼后习惯用( )
A．”顷悉”、 ”际此” B．”谨启”、 ”钧启”
C”台鉴”、 ”惠鉴” D．”台安”、 ”钧安”
7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论, 45CM—120CM, 应该是( )
A．个人区 B．社交区C．亲密区 D．公众区
8．以下哪一种类型适合自由谈话, 或是收集创意的会议。( )
A．口字型 B．教室型C．圆桌型 D．U字型
9．上司决定参加某个会议时, 文员不应该( )
A.和上司先充分沟通, 避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B．除了送来的资料外, 也必须收集其它上司有必要的资料
C．如果是第一次前往的公司外的地点, 要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D．只在便笺上写好会议名称
10.值班人员不应该做以下哪类事情( )
A．签发文件 B．分发会议通知
C．询问情况 D．传达指示
二、 判断题( 正确打”√”, 错误打”×”。每小题1分, 共10分)
11．办公室桌、 椅, 特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。( )
12．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( )
13．文员应避免不必要的通信和邮寄, 尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( )
14．请示与报告能够合并使用, 如”关于××××问题的请示报告”。( )
15．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长, 你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话, 告诉上司要找的人马上就会来听电话, 让上司直接与对方通话。( )
16．假如上司不准备参加某个会议, 应立即将会议通知废弃, 以免干扰其它事情。( )
17．如果需要与来访者确定会面时间, 应先征求来访者方便的时间, 查看上司的时间表, 如果这一时间有空, 就可答应下来。( )
18．女性文员坐下后, 臀部在椅子上只坐三分之二, 后背离椅背有一个拳头大小距离。
( )
19．文员对支票管理要谨慎, 支票簿与印章应该一同锁入抽屉。( )
20.列入保密范围的公文, 应在产生的同时, 由制文机关确定密级和保密范围, 密级和保密期限的变更和解密。( )
三、 筒答题( 每小题10分, 共20分)
21．简要说明会议纪要有什么作用? 有哪两种形式?
22．请简单说明提高会议效率的一些基本做法?
四、 设计题( 每小题15分, 共30分)
23.本单位为了推进工作开展, 拟制定近三年或中长期工作发展规划, 决定召开部分人员参加的工作研讨会, 办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
24.某中外合资公司总部德方总经理来访, 恰逢生日, 上司要求文员小陈购买礼物赠送, 小陈应如何办? 要考虑哪些因素?
五、 案例分析题( 每小题15分, 共30分) 25．请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地, 一天, 江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息, 几天之内, 这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话, 而是记者纷纷上门。
厂方决定派一位副厂长带一名技术员、 一名文秘人员主动上门访问、 调查。在经过周密的检查之后, 技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常, 又发现冰箱内有细小的红色纸片, 便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、 诚恳的交谈, 并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮, 其它人不知道, 取食品时碰撞所致, 幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告, 引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因, 副厂长当即与上海厂方联系, 在当地召开了记者招待会, 向新闻界说明了真相, 隐去了户主的姓名, 并承认了厂方的责任: ”未在冰箱使用说明书上写明: 冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑, 这件事就此喜剧性结束。几天后, 这种品牌的冰箱销售量迅速回升, 一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例, 能够为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示? 26.请将下列文件分别组合成三至四个案卷, 并拟制案卷标题:
(1)市教委关于 招生工作的通知;
(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要; (3)北京广播电视大学 招生工作计划;
(4)北京广播电视大学关于 招生工作的请示( 呈市教委) ; (5)市教委关于北京广播电视大学 招生工作的批复;
(6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定; (7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知;
(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知;
(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告;
(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告; (11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告;
(12)北京广播电视大学 工作总结;

试卷代号: 2180
中央广播电视大学 - 第一学期”开放专科”期末考试
办公室管理试题答案及评分标准
( 供参考)
1月
一、 单项选择题( 请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分, 共10分)
1．A 2．B 3．C 4．A 5．D
6．D 7．A 8．C 9．D10．A
二、 判断题( 正确打”√”, 错误打”×”。每小题1分, 共10分)
11．× 12．√ 13．√ 14.× 15．√
16．× 17．× 18．√ 19．× 20．√
三、 简答题( 每小题10分, 共20分)
21．简要说明会议纪要有什么作用? 有哪两种形式? 要点:
会议纪要具有沟通情况、 交流经验、 统一认识、 指导工作的作用。( 3分)
能够用于向上级汇报会议情况; 也能够分发给平级或下属单位, 以传达会议精神和议定事项, 或要求与会单位共同遵守、 执行。( 3分)
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。( 2分) (2)周知性会议纪要。( 2分) 22.请简单说明提高会议效率的一些基本做法?
遵循法律法规( 1分)
合理确定会议目标( 1分) 确定必要的与会者( 1分) 减少会议数量( 1分)
缩小会议规模( 1分)
简化会议程序( 1分) 缩短会议时间( 2分) 控制会议经费( 1分) 分析会议成本( 1分) 四、 设计题( 每小题15分, 共30分)
23．(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉, 能独立思考、 有主见又敢于发表意见者; (3分)(2)座谈会以小型为主, 人数以七、 八人为宜; ( 3分)
(3)座谈会上, 文秘人员应与主持人密切配合; (2分)(4)主持人负责引导、 组织, 可不做记录; ( 2分)
(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做; ( 1分) (6)座谈会的时间不必严格规定, 可长可短,(2分)
(7)会场也可准备些饮料、 茶点, 边吃边谈, 可使气氛轻松。( 2分) 24．(1)清楚德方总经理的爱好、 文化背景、 性格习惯等; ( 3分)
(2)征求上司意见或同意, 在允许的钱款额度范围内选购礼物; ( 3分)
(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、 总经理又比较喜欢的物品; (3分)
(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价, 并应请商店用精美包装纸重新包装一下; (3分)(5)附上贺卡写上中国公司的名称, 让上司亲自送给德方总经理。( 3分)
五、 案例分析题( 每小题15分, 共30分)
25．(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信, 打电话或告上门来, 文秘人员也应该注意到社会上的反馈。(5分)
(2)有些事涉及本单位的利益或信誉, 应及时向领导汇报, 采取主动出击的方法。( 5分) (3)文秘人员虽不是专业人员, 不能解决技术性的问题, 可是文秘人员应具有细心、 敏感的工作方式和作风, 能从其它角度帮助领导解决问题。( 5分)
26.案卷-:(2分)
(1)市教委关于 招生工作的通知;
(4)北京广播电视大学关于 招生工作的请示( 呈市教委) ; (5)市教委关于北京广播电视大学 招生工作的批复;
标题: 市教委、 北京广播电视大学关于招生工作的通知、 请示、 批复( 2分) 案卷二: (2分)
(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要; (6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定; (7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知;
(8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知;
标题: 北京广播电视大学关于招生工作、 系主任调整、 开学工作的会议纪要、 决定、 通知
( 2分)
案卷三: (2分)
(3)北京广播电视大学 招生工作计划; (12)北京广播电视大学 工作总结; 标题: 北京广播电视大学招生工作计划、 年度工作总结( 2分)
案卷四: (1分)
(9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告;
(10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告; (11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告;
标题: 北京广播电视大学各系关于开学准备、 加强学生思想工作、 提高教学质量的报告
( 2分) ( 评判第四、 第五大题时, 应视考生问题回答的合理性、 表述的正确性与否给与分数, 不要拘泥本答案的文字表述)