总经理秘书职位说明书.doc

总经理秘书职位说明书

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2020年4月19日
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职位说明书
总经理秘书
公司：北京龙发装饰集团
公司
职位名称：总经理秘书
编制日期： .01
任职人：
任职人签字：
部门：总经办
直接主管：总经理
直接主管签字：
职位编号：LF-HR-FZB-03
批准日期：
职位概要：
负责来访客人的接待工作并完成总办文件起草下发及归档管理，在总经理指示下完成与集团及分公司各部门信息沟通工作，保证公司ERP信息通讯畅通。

任
职
条
件
年龄
25岁以上
性别
不限
学历与专业
文秘、中文等相关专业大专以上学历
性格品行
品貌端正、举止大方、语言沟通能力强。
必备知识技能
1、了解办公接待礼仪知识
2、熟练使用各种办公设备及相应的办公软件
3、出众的文字操控能力
工作经验
三年以上行政、文秘相关工作经验
业务了解范围
能熟练使用计算机和办公自动化设备，了解公司人员状况， 熟悉礼仪及集团、分公司各部门工作流程。
能力素质要求
1、准确判断来电来函来人的目的、性质，及时做好记录和处理，礼貌接待总办来访客人，及时做好记录和处理，
2、热情大方的沟通，举止得体，认真细致，严谨办理总经理交付工作。
3、细致规范的处理文件的收发及信函处理。
职位晋升
可直接晋升的职位
行政、企划、客服主管
可晋升至此的职位
无
能够降级的职位
无
总经理
与公司有往来的各级外部单位、客户
公司各部门
总经理秘书
组织关系图：
主
要
责
任
范
围
汇报责任
直接上报 1 人
间接上报 0人
培育责任
培育下属
无
专业培训
无
保密责任
对公司文件承担保密责任，对总经理交办工作保密
主
要
权
力
范
围
权力项目
主要内容
使用权
对电脑、复印机、打印机、考勤机等有使用权
建议权
对工作中出现的各种问题有建议权
联络权
对政府相关部门及外部客户有联络权

工作范围
工作依据
负责程度
1、 规章制度执行
遵守公司的各项规章制度（包括但不限于以下制度）：考勤管理制度（及补充条款）、员工手册、奖惩法则汇总（及优化、补充条款）、劳动合同、部门管理规定及制度、岗位说明书、培训制度、行政管理制度、考核制度等相关企业的规章制度
公司各种规章制度
全责
2、文件处理
负责总经办文件的复印、打印工作
公司《行政管理制度》
全责
3、信函处理
负责公司总办来往信函的收发、登记和传阅
公司《行政管理制度》
全责
4、来往信息处理
负责接听电话并记录，传真收发并记录，根据总经理临时的工作安排，进行信息的收集整理和上报
公司《行政管理制度》
全责
5、文件起草
负责总经办文件的起草和收发
上级要求
全责
6、来访接待
负责对来访人员接待，并根据情况做出安排
公司的《员工行为规范》
全责
7、卫生管理
负责总经理办公室内卫生维护。

全责
8、设备设施管理
负责总经理办公室内各类设备设施的管理，保证设备设置保持正常运营

全责
9、耗材申报及成本控制
负责总经理办公室各月度耗材的申报，保证正常办公，同时，对申报的各类设备实施及耗材进行核算，避免浪费现象的发生

全责
10、其它
完成总经理交办的临时性工作

全责

违规行为
性质（一般/严重）
可能违规行为
1.文件处理过程中出现遗失、差错
一般
2.私自泄露公司经营管理信息
严重
3.未能及时将收到信息上传下达
一般/严重
4.未及时打扫清理总经理办公室
一般
5.不能按要求完成上级分配的工作任务
一般/严重
特别明确：
以下为严重违反公司规章制度行为（包括但不限于以下行为），公司有权予以解除劳动合同并追究经济责任、法律责任。
1. 违反公司网络管理制度，玩网络游戏、泄露（篡改）公司OA、ERP网站密码及公司信息（书面、邮件、其它形式的文件类型），发布、散布公司负面消息。
2. 累计旷工二天（含）
3. 违反真实原则（包括但不限于以下行为）：数据、考勤、合同、文件、个人证件等弄虚作假。
4. 违反社会治安及法律法规行为
5. 给公司造成损失500元以上的