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电力办公室文秘主管岗位说明书

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办公室文秘主管岗位说明书

岗位名称
办公室文秘主管
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员

直接上级
办公室主任
工资等级

直接下级
行政秘书、 机要秘书、 接待秘书
薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职: 协助主任负责公司办公室文秘工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 协助主任负责审核、 修改公司行政、 综合管理制度, 制定本部门文秘工作计划并完成工作总结
工作时间百分比: 10%
工作
任务
负责制定公司文秘、 保密、 印信管理制度。上报公司审批并组织实施
频次: 日常
负责制订本部门文秘工作计划和实施步骤并完成工作总结
频次: 14/年
职
责
二
职责表述: 负责文秘管理工作
工作时间百分比: 80%
工作
任务
负责组织起草公司和党委的年、 季、 月工作计划及年度工作总结等文字材料。
频次: 日常
负责筹备召开公司办公会、 党委会、 经营生产会议, 组织撰写会议纪要并对会议决议决定事项进行检查、 督办
频次: 日常
负责公司行政文件、 公司会议决定事项的督办、 查办工作
频次: 日常
负责组织对公司党政部门上报与下发的公文及文字材料进行撰写、 审核与修改
频次: 日常
负责组织做好上级党政机关和有关部门来文和公司行文的收发、 催办、 管理工作及文书书面与电子档案的建立工作, 组织公文的传阅、 催办、 归档
频次: 日常
负责组织做好公司和办公室内部的保密工作, 组织检查考核保密制度的执行情况
频次: 日常
搜集经营生产、 行政管理信息、 资料, 为领导决策提供参考意见
频次: 日常
负责公司印信使用、 管理情况的检查与考核工作
频次: 日常
协助主任协调公司各职能部门之间的有关具体事宜
频次: 日常
职
责
四
职责表述: 协助主任负责部内管理工作
工作时间百分比: 10%
工作
任务
协助主任制定部门内工作人员职责, 并检查、 考核执行情况, 协助主任协调各岗位之间关系
频次: 日常
权力:
受本部门主任委托, 有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力
有公司办公会、 经济活动分析会、 党委会的参加权
有对公司领导的指示和公司办公会、 党委会制定的制度和会议决议、 决定的督办权
对部门及时做好文件、 资料的立卷、 归档工作的督促权
有对公司和党委上报下发的公文撰写、 审核、 修改权
有对公司各部门报送的各类文字材料的审核、 修改权
有对公司各部门有关资料和报表的索取权
有对公司行政、 党委文件和资料的回收、 立卷归档工作的管理权与督促考核权
对公司各项管理制度和规范执行情况的检查权
对部门及时做好文件、 资料的立卷、 归档工作的督促权
对公司档案管理的指导权和监督检查权
有对所在所属下级人员的工作争议的裁决权
有对下属员工和各项业务工作的指挥权
对所属下级的管理水平、 业务水平和业绩的考核评价权
对所属下级的工作有监督、 检查权
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
省电力公司、 省、 市、 区办公厅( 室)
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历或中级及以上专业技术资格
专业
公文写作、 公共管理、 企业管理或与公司业务性质相关的专业
培训经历
公司内部规章制度培训、 岗位知识培训、 行政管理培训、 经济法律法规培训、 管理技能培训等
经验
5年以上工作经验, 3年以上相关业务岗位工作经验, 2年以上管理岗位工作经验
知识
掌握企业行政管理、 经营管理、 文秘管理知识, 了解电力生产过程, 了解法律知识
技能技巧
具有较好的口头表示能力, 较高的公文写作能力和协调、 办事能力, 熟练使用计算机办公软件
其它:
使用工具设备
一般办公设备: 计算机、 打印机、 文件柜、 电话
工作环境
独立办公室
工作时间特征
正常工作时间, 紧急情况需加班, 偶然出差
所需记录文档
工作计划、 工作总结、 工作日志、 会议记录等
备注: