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档案管理制度ll

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档案管理制度

档案资料是律师事务所日常工作中必不可少的重要工具。为了进一步促进事务所日常工作的顺利进行, 使档案资料更好地发挥其作用。本所决定对档案资料管理实行”行政部门统一管理, 专人分级、 分类负责”的管理制度。其具体内容如下:
一、 人事档案管理
1．全所人事档案按合伙人、 专职律师、 实习律师、 律师助理、 行政辅助人员五大类, 分类归档管理。
2．个人人事档案中包括本人身份证、 学历证明、 资格及执业证书、 学习及培训情况证明、 个人基本联系方式等主要资料的复印件。
3．人事档案的转入、 转出手续要完备。对于新转入的人事档案, 管理人员一定要按目录核查无误后才可签收。管理人员签收后应立即将资料整理规范, 按类归档。
4．人事档案管理人员应定期整理相关档案, 随时查漏补缺, 更新档案内容, 保证人事档案的完整性和准确性。
二、 往来文件档案的管理
1．对于日常往来的行政管理工作文件、 各级管理机关及事务所合伙人会议纪要、 决议等文件, 管理人员均应编号登记, 送负责人批阅。负责人签署意见后于次日前送达有关人员及时办理。如属急件, 管理人员应当日送达, 并应履行好签收手续。
凡向上级的请示、 报告及与有关单位的联系函件, 均由行政部门用事务所统一专用信笺纸书写( 钢笔) 或用电脑打印, 并经负责人签字后加盖公章才可签发, 原稿按规定归档保存、 备查。
2．一般往来文件负责人批阅时间不得超过三天, 紧急文件不得超过一天, 有关领导批阅时应签署全名。行政主管按此规定催办。
3．对需存档文件的批阅、 批改、 签字等均要使用钢笔、 毛笔、 档案圆珠笔, 不得使用红笔、 普通圆珠笔或铅笔。
4．对往来文件及重要资料的整理工作应按年份、 日期分类归档、 装订成册, 分永久、 长期、 定期三类保管, 同时编写档案目录。
5．涉及事务所机密的文件均需专门人员专门管理, 不得有任何泄露情况发生。
三、 查阅档案的手续
1．凡本所人员查阅、 摘录档案资料, 须填写”档案查阅、 摘录登记表”, 经负责人或行政主管签字同意后, 方可查阅、 摘录。非本所人员不得查阅、 摘录。
查阅、 摘录档案资料一般应在档案室内, 特殊情况下应在管理人员指定的地点查阅、 摘录。
2．档案资料不得外借。如遇特殊情况, 须由借档人填写”档案外借登记表”经负责人签字批准后方可借出。对借出的档案资料按实际情况规定借阅期限, 但借阅期限最长不得超过三十日。如三十日内仍未阅读完毕, 应重新履行借阅手续。档案管理人员应及时催收出借的档案资料。收回档案时管理人员应详细检查并在”档案外借登记表”上注明收回的日期, 并将”档案外借登记表”统一装订保存。
借阅人不得在借阅的资料上涂改、 划圈、 折叠、 拆散、 污损, 注意保持借阅资料的整洁、 完整。
3．机密文件不得复印、 摘抄, 不得对外泄露。
四、 档案管理人员的职责
1．不得让无关人员进入档案室。
2．掌握、 了解的档案内容不得随意对外泄露。
3．属档案管理的登记簿、 登记表等相关资料均属永久保管材料, 应妥善保存、 分类归档。
4．如遇工作调动或离职情况, 必须将所有档案材料及档案管理材料列出详细清单在行政主管监督下办理交接手续。
5．注意档案资料的防火、 防盗、 防虫等保护工作。