测绘质量管理和资料档案管理制度.doc

测绘质量管理和资料档案管理制度

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2020年5月29日
文档仅供参考
江苏象仁土地房地产咨询评估有限公司

测 绘 质 量 管 理 体 系 文 件

9月1日实施

目录
前言 4
质量方针和质量目标 6
质量管理机构 7
质量管理机构人员情况 8
质量管理岗位职责制度 9
1．测绘负责人岗位职责 9
2．测绘技术负责人岗位职责 10
3．质检部职责 11
4．质量检验人员岗位职责 12
5．测量队项目负责人岗位职责 13
6．作业组组长岗位职责 14
7. 作业员岗位职责 15
8．网络员岗位职责 16
测绘技术设计制度 17
测绘生产过程、环节质量监督管理制度 18
测绘成果二级检查一级验收制度 21
1． 过程检查 21
2． 最终检查 21
3． 验收 22
测绘生产质量奖惩制度 23
测绘仪器设备管理制度 25
1． 仪器的保管与使用 25
2． 仪器维修与检定 26
3． 仪器丢损赔偿 26
测绘生产安全制度 28
测绘生产人员培训、岗位管理制度 30
客户服务制度 31
质量检验人员考核制度 32
测绘成果及资料档案管理制度 33
1． 总则 33
2． 档案部门的职责 34
3． 资料的形成与入库归档规定 34
4． 档案管理与利用 37
5． 资料档案保密安全规定 39
6． 保密安全责任制 40
7． 资料档案使用、借阅、登记规定 41
8． 档案、资料的鉴定、销毁管理规定 42
9． 档案管理现代化 42
10．计算机保密管理规定 42
测绘业务范围 45
1. 工程测量 46
1.1 工程测量中执行的主要技术标准规定文件 46
1.2 工程测量项目流程图 47
2．房产测绘 48
2.1 房产测绘中执行的主要技术标准规定文件 48
2.2 房产测量项目流程图 49
3．地籍测绘 51
3.1地籍测绘中执行的主要技术标准规定文件 51
3.2 地籍测绘流程图 52
4 摄影测量与遥感 53
4.1摄影测量与遥感中执行的主要技术标准规定文件 53
4.2 摄影测量与遥感项目流程 54
5. 地理信息系统服务 55
5.1地理信息系统服务中执行的主要技术标准规定文件 55
5.2地理信息采集处理入库流程图 56

前 言
江苏象仁土地房地产咨询评估有限公司于 4月成立,公司主要从事各种工程测量、地籍测绘、不动产测绘、摄影测量、地理信息系统处理等。现有测绘高级工程师5名,中级工程师14名,助理工程师6名。
我公司技术力量雄厚,仪器设备先进。当前硬件方面拥有全球定位系统(GPS)接收机4台(套)、超声波探测仪2台、手持激光测距仪11台、全站仪5台、自动安平水准仪2台、数字水准仪1台、管线探测仪2台;软件方面拥有全数字摄影测量系统 VirtuoZo 8套、地理信息处理软件 中地MapGIS 5套、地理信息系统平台软件 武大GIS Star5套、测绘软件 View 5套。全面实现了内、外一体化数字测图,公司内部实现了网络化管理。
我公司质量检验组,专门从事测绘成果检验和测绘成果生产过程中操作规范性等合格性工作。所有测绘产品的外业和内业生产过程都得到质量检验组的监控,最终测绘产品都经过质量检验组组织专业的质量检验合格后方可作为成果交付使用。
近年来,我公司按照”和谐、合作、共进、共赢”的企业精神,”诚信、公正、规范、高效”的执业理念,遵循”科技兴所”的指导思想,执行”精心施测,以信誉求市场,科学管理,以质量求效益,持续创新,以科技求发展”的质量方针,强化综合目标管理,狠抓规章制度的落实和完善。
进入新世纪后,公司将以科技为龙头,注重科学管理,深化内部改革,以高新科技来推动生产的发展,为社会各界提供更多更好的服务,推动测绘实业的持久稳定发展。
为认真贯彻”精心施测,以信誉求市场,科学管理,以质量求效益,持续创新,以科技求发展”的质量方针,严格执行国家和江苏省的测绘技术规范,根据<中华人民共和国测绘法>及<江苏省测绘技术质量保证体系考核办法>相关规定,制定本制度。

国家测绘局发布的测绘生产质量管理规定

一、质量方针和质量目标
1、 质量方针
精心施测,以信誉求市场
科学管理,以质量求效益
持续创新,以科技求发展
质量第一,注重实效
2、 质量目标
测绘产品优良率80%
合格品率100%
顾客满意率100%

二、质量管理机构
法定代表人

质量主管负责人

质量检查机构

质量检查人员

生产岗位作业人员

三、质量管理机构人员情况

法定代表人:王明甫
质量主管负责人:史慧慧
质量检查机构及质量检查人员:曹新强、沈静
生产岗位作业组长:赵鑫
生产岗位作业人员:公司其它人员

四、质量管理岗位职责制度
1．法定代表人
1．1确定本单位的质量方针和质量目标,签发质量手册;建立本单位的质量体系并保证其有效运行;对提供的测绘产品承担产品质量责任。
1．2 对测绘项目的产品质量负直接责任。

2．质量主管负责人
2．1 按照职责分工负责质量方针、质量目标的贯彻实施,签发有关的质量文件及作业指导书;
2．2 组织编制测绘项目的技术设计书,并对设计质量负责;
2．3 处理生产过程中的重大技术问题和质量争议;
2．4 审核技术总结;审定测绘产品的交付验收。

3．质量检查机构及质量检查人员,
3．1 在规定的职权范围内,负责质量管理的日常工作。
3．2 编制年度质量计划,贯彻技术标准及质量文件;
3．3 对作业过程进行现场监督和检查,处理质量问题;
3．4 组织实施内部质量审核工作。
3. 5 各级质量检查人员对其所检查的产品质量负责,并有权予以质量否决,有权越级反映质量问题。

4．生产岗位的作业人员
4.1 必须严格执行操作规程,按照技术设计进行作业,并对作业成果质量负责。
4.2 其它岗位的工作人员,应当严格执行有关的规章制度,保证本岗位的工作质量。因工作质量问题影响产品质量的,承担相应的质量责任。
4.3 具有良好的职业道德,质量意识强,作风扎实,工作认真负责,具有较高的专业技术能力,精通业务。
4.4 经过测绘专业培训,取得作业员上岗证。

6．作业组组长岗位职责
6.1 在队长领导下进行工作。
6.2 政治思想素质好,坚持原则,清正廉洁。
6.3 负责本作业组全面工作。
6.4 掌握现代测绘知识及计算机基础知识,熟悉掌握所从事专业的理论知识,具有丰富的实践经验。

五、测绘技术设计制度
1.技术设计标准依据CH/T 1004- 测绘技术设计规定。
2.测绘地理信息项目实施,应坚持先设计后生产,不允许边设计边生产,禁止没有设计进行生产。技术设计文件需要审核的,由项目委托方审核批准后实施。
3. 测绘单位承接测绘任务时,应当逐步实行合同评审(或计划任务评审),保证具有满足任务要求的实施能力,并将该项任务纳入质量管理网络。合同评审结果作为技术设计的一项重要依据。
4.市场测绘任务根据具体情况编制技术设计书或测绘任务书,作为测绘合同的附件。
4． 技术设计书由项目技术负责人编写,技术设计书由质检部审核,技术设计书由公司测绘技术负责人审批。
5．在测绘生产过程中,技术设计书如需变更,一般情况不能变更,若要变更,需重新回到设计程序。

测绘生产过程、环节质量监督管理制度
1.  测绘单位承接测绘任务时,应当逐步实行合同评审(或计划任务评审),保证具有满足任务要求的实施能力,并将该项任务纳入质量管理网络。合同评审结果作为技术设计的一项重要依据。
2. 测绘任务的实施,应坚持先设计后生产,不允许边设计边生产,禁止没有设计进行生产。
3. 技术设计书应按测绘主管部门的有关规定经过审核批准,方可付诸执行。市场测绘任务根据具体情况编制技术设计书或测绘任务书,作为测绘合同的附件。
4.  测绘任务实施前,应组织有关人员的技术培训,学习技术设计书及有关的技术标准、操作规程。
 5. 测绘任务实施前,应对需用的仪器、设备、工具进行检验和校正;在生产中应用的计算机软件及需用的各种物资,应能保证满足产品质量的要求,不合格的不准投入使用。
6..重大测绘项目应实施首件产品的质量检验,对技术设计进行验证。
7.首件产品质量检验点的设置,由测绘单位根据实际需要自行确定。
8. 测绘单位必须制定完整可行的工序管理流程表,加强工序管理的各项基础工作,有效控制影响产品质量的各种因素。
9. 生产作业中的工序产品必须达到规定的质量要求,经作业人员自查、互检,如实填写质量记录,达到合格标准后,方可转入下工序。
10.下工序有权退回不符合质量要求的上工序产品,上工序应及时进行修正、处理。退回及修正的过程,都必须如实填写质量记录。
11.因质量问题造成下工序损失,或因错误判断造成上工序损失的,均应承担相应的经济责任。
12. 测绘单位应当在关键工序、重点工序设置必要的检验点,实施工序产品质量的现场检查。现场检验点的设置,能够根据测绘任务的性质、作业人员水平、降低质量成本等因素,由测绘单位自行确定。
13. 对检查发现的不合格品,应及时进行跟踪处理,作出质量记录,采取纠正措施。不合格品经返工修正后,应重新进行质量检查;不能进行返工修正的,应予报废并履行审批手续。
14. 测绘单位必须建立内部质量审核制度。经成果质量过程检查的测绘产品,必须经过质量检查机构的最终检查,评定质量等级,编写最终检查报告。
15.过程检查、最终检查和质量评定,按<测绘产品检查验收规定>和<测绘产品质量评定标准>执行。

1． 认真贯彻”精心施测,以信誉求市场,科学管理,以质量求效益,持续创新,以科技求发展”的质量方针,树立良好的公司企业形象,提高公司质量管理工作水平,加大测绘生产过程、环节质量监督管理工作力度和强化质量意识。
2． 质量监督检查是质量管理工作的形式之一,也是确保公司技术成果产品质量合格用满意的需要。为完善质量监督检查工作与制度,必须明确质量监督检查办法。质量检查分为二级:作业组自检与互检及项目部自检、公司检查。检查内容以保证满足国家现行有关技术规范、规程和技术合同要求为准。
3． 公司质量检查组由公司质量检查考核领导小组成员组成。人数视具体工程项目而定。
4． 公司质量检查内容:
4．1 检查工作量为100%。
4．2 检查工作重点是:①工程资料在技术上、数量上是否满足技术合同及有关技术规程要求;②拟提交的技术成果报告(或说明书)及有关图表是否完整、正确、按规定编写;③对其中一些重要成果进行检查和验算;④对有代表性的成果图件进行全面审核;⑤对工程项目质量作出评价,对发现的质量问题提出整改意见。⑥项目组的自检记录列为公司的检查内容。
4．3 检查工作结束要提出<质量监督检查结果报告>,报告应由两部分组成:质量检查结果和存在问题及整改意见,报告须由质量检查组组长和副组长签名,并 附检查组成员名单。具体格式为:
质量检查结果报告
一、质量检查内容及结果:
二、存在问题及整改意见:

质量检查组长(签名):
质量检查副组长(签名):
年 月 日

质量检查结果报告
序号
检查组职务
姓名
职称
签名
1
组长

2
副组长

3
成员

·
·
·
·
·

5． 质量检查工作的实施要求:
5．1 各项监督检查工作均应贯穿项目作业的始终,进一步加强工程施工过程中的质量监督检查,确保工程项目各环节内容满足有关技术要求。
5．2 公司质量检查工作开始之前,应组织质量检查组成员学习项目技术设计,了解项目进展情况。由组长或指定专人拟定检查提纲。
5．3 公司质量检查受公司质量检查考核领导小组领导,对项目的成果质量负全面检查责任。
5．4 工程项目质量检查要严格按检查内容执行,工程自检要有详细的检查记录。检查组成员要认真负责,精益求精,共同为提高技术成果质量而努力。
5．5 对质量检查组提出的整改意见,项目部要严格制定整改方案,责任落实明确,在规定期限内完成整改,并将方案及整改结果以书面形式报公司质监部备案。

测绘成果二级检查一级验收制度
测绘地理信息项目实行”两级检查、一级验收”制度。
作业部门负责过程检查,测绘单位负责最终检查。过程成果达到规定的质量要求后方可转入下一工序。必要时,可在关键工序、难点工序设置检查点,或开展首件成果检验。
项目委托方负责项目验收。基础测绘项目、测绘地理信息专项和重大建设工程测绘地理信息项目的成果未经测绘质检机构实施质量检验,不得采取材料验收、会议验收等方式验收,以确保成果质量;其它项目的验收应根据合同约定执行。

测绘产品的检查验收实行二级检查一级验收制度。二级检查即过程检查和最终检查,过程检查由项目部组织承担,最终检查由公司质监部负责实施;一级验收由任务的委托单位组织实施,或由该单位委托具有验收资格的检验机构验收。
1． 过程检查
过程检查包括作业组的自检和作业组之间的互检,贯穿于整个作业过程。
1．1 过程检查按照<测绘成果质量检查验收规定>(GB/T 24356- )的要求进行。
1．2 检查应将检查意见填写在<过程检查记录表>上,检查意见的处理情况应由处理者填在相应栏内,检查者应对处理情况复查。
1．3 地形图测绘中还应进行数据正确性检查、图面检查和接边检查、野外巡查、野外设站检查,填写<外业检测点误差统计表>。
2． 最终检查
2．1 最终检查由公司质监部负责组织实施,检查情况填写在<最终检查记录表>上,终检结束后由审核人编写最终检查报告,并随其它资料上交。
2．2 工程经终检后,由测绘技术负责人按<测绘成果质量检查验收规定>(GB/T 24356- )主持评定工程质量。
2．3 最终检查、质量评定过程中存在质量问题的意见分歧时,由总工程师裁定。
3． 验收
最终检查、质量评定完成后,应及时通知任务委托单位,由任务委托单位或受其委托的具有验收资格的检验机构验收。
各级检查、验收工作必须独立进行,不得省略或代替。

测绘生产质量奖惩制度

建立质量责任制,明确岗位职责,制定并落实岗位考核办法和质量责任。

1．定期开展优秀质量标兵、优秀质量检查员评选活动,当选者由公司颁发荣誉证书并给予物质奖励。对在质量管理和提高产品质量上做出显著成绩的项目部和个人给予荣誉奖和物质奖励,对防止重大质量事故有突出贡献的部门和个人,给予重奖。
以上获奖者的业绩应作为晋级、晋职的依据。
2．由于技术设计失误,擅自放宽技术标准等造成质量事故的,要追究项目技术负责人、工程技术部以及总工程师的经济责任。
3．因生产作业中的失误、声音作业等千万重大质量事故的,要追究作业组长和项目质量负责人的责任对其它作业人员,应视其情节,承担一定的经济责任。
4．作业人员伪造成果及检查人员徇私舞弊的,由公司给予行政处分和经济处罚,触犯刑律的,应转交司法机关处理。
5．不论任何人,在产品质量上弄虚作假,以劣充优,以及打击报复揭发人和质量检查人员的,都要追究其责任,严肃处理。
6．公司规定各项目部上交的成果成图必须是100%的合格产品,且全年测绘产品的优良级品率必须达到70%以上。
公司决定以测绘工程承包额的30%作为测绘产品的质量保证金,采取奖优罚劣的办法,对不同质量等级的测绘产品实施不同的工天价款,具体措施如下:
6．1 合格产品,质量保证金按工程承包额的20%下发。
6．2 良级产品,质量保证金按工程承包额的35%下发。
6．3 优级产品,质量保证金按工程承包额的45%下发。
6．4 经过公司质检部检查不合乎规范、图式和技术设计书等的规定,被退回项目部重新检查处理后,经质检部再一次检查勉强合格的成果成图,质量保证金全部由公司扣留,若第二次检查仍达不到合格按返工处理。返工图幅的费用由项目部部自己承担,并加罚返工工作量的20%的工程价款。
6．5 若最终检查提出意见,经质检部复查未修改,按工天价款的20%处罚。
6．6 当用户或用户委托的有资格的单位验收未一次性经过,属生产质量低劣的,扣除项目部该工程承包额的10%,并由该项目部负责在规定时间内返工和承担相应费用。
6．7 因设计原因或质检人员质检不严而引发的质量事故,扣除设计责任人、设计审批者或相关责任的各级质检人员的当月工资的40%。属重大事故的解聘技术职务或调离岗位;因设计原因引起返工的费用由公司承担。
6．8 因违章作业造成返工,自负所有返工费用,扣罚300-800元,并视情节轻重给予必要的行政处分。对伪造成果者,自负所有返工费用,罚款000- 元并给予行政处分;对第二次伪造成果者,给予辞退或除名处理。
7．技术设计应经质检部审核技术负责人审批,要盖有技术设计专用章。技术总结和检查报告等要盖有质量检验专用章。

测绘仪器设备管理制度
测绘地理信息项目实施所使用的仪器设备应按照国家有关规定进行检定、校准。
用于基础测绘项目和规模化测绘地理信息生产的新技术、新工艺、新软件等,须得到项目组织方同意或经过由项目组织方组织的检验、测试或鉴定。

切实管好用好各类测绘仪器设备,充分发挥每一台仪器设备的作用,是保证测绘产品的质量水平的重要因素。
1． 仪器的保管与使用
1．1 公司设专门的仪器仓库由工程技术部管理并设兼职设备管理员一名,负责本公司仪器设备的归档、登帐、发放、入库、检查、保养、送检等各项工作。
1．2 每台仪器设备均应有自己的使用记录卡,记录卡由设备管理员负责填写并保存。
1．3 仪器领用者(项目负责人或项目部兼职设备管理员)根据工作需要,以书面形式提出需用仪器(设备)的类型和数量。报分管领导审批后,由设备管理员与使用者一起清点、登记发放出库。
1．4 仪器出库时,领用者应对每一台仪器进行开箱检查,确认仪器状态正常、箱内附件齐全,检查无误后,在仪器领用登记簿上签字设备管理员填写”仪器使用登记卡”。
1．5 工程施工期间,仪器操作员负责所用仪器的安全保护。作业过程中,仪器(包括主、付站)周围在任何情况下都必须有人看护。如雨天作业,则必须采取防雨措施避免仪器淋雨。需要迁站时,仪器应装箱上锁。
1．6 工程完工后,仪器领用者应将所有的仪器设备进行清查。如有丢失或(损坏),应由直接责任人填写仪器丢失(损坏)登记表。设备管理员与仪器领用者共同对照领用记录簿进行查对,并逐台仪器开箱检查。发现问题由领用者负责解释并处理检查确认后,归还人在”仪器使用登记卡”的”归还人”栏内签字经保洁处理后,仪器方可入库。
1．7 仪器入库后,由设备管理员对”仪器丢失(损坏)登记表”进行审查,按有关规定确定赔偿金额,报分管领导审批。

2． 仪器维修与检定
2．1 仪器设备出现故障需要维修时,设备管理员负责组织安排,报分管领导审批后送仪器维修站或厂家进行维修。在外地施工的仪器需要维修时,经分管领导批准可在当地就近维修。
2．2 设备管理员负责制定仪器检定计划,保管仪器检定证书。凡需强制周检的仪嚣应提前3个月报分管领导,以保证每台仪器的检定周期连续有效。

3． 仪器丢损赔偿
3．1 仪器出现丢失或损坏时,根据直接经济损失的大小由有关责任人负责赔偿。丢失仪器(包括附件等)按折旧后的余额分段累加计算赔偿金额,具体标准见下表。
3．2 仪器发生损坏时,由设备管理员负责组织维修,由有关责任人按直接经济损失的大小分段累加计算赔偿金额。具体标准见表。
3．3 凡发生仪器丢失或损坏事故,直接责任人均应写出详细的事情经过。根据情节轻重,除按规定进行经济赔偿外,必要时还应进行行政处分。

丢失(损坏)仪器的经济赔偿标准
折旧后余额或直接经济损失
500元及以下
501-1000元
1001-5000元
5000元以上
赔偿比例
60%
50%
40%
20%

测绘生产安全制度
1、 严格遵守劳动纪律,严禁私自下河洗澡,工作中服从分配,做到”三不伤害”(不伤害自己,不伤害别人,不被别人伤害)。
2、 冬防寒、夏防暑
寒冷季节尽量防止人员冻伤、仪器损坏、尽量穿防滑鞋;夏天高温季节注意放暑,保证饮水量,设站作业时尽量考虑通风遮阳的地方,外业跑尺人员尽量带草帽等。
1、
2、
3、 道路上作业(防车)
在交通道路上作业时,严格遵守交通规则,必须穿警示服,作业区域必须设置醒目的安全标志。
4、 野外作业(防水、防”失足”)
野外作业时,要特别注意熟悉作业环境。进入河塘、水沟、坑塘、暗井、悬崖、草地、沼泽地等地带时,要时刻保持警惕。
5、 进户作业(防狗)
需先与户主取得联系,以防被狗咬伤及其它伤害事故发生。
6、 高山或林区作业(防蛇、防走失)
在高山或林区作业时,要穿劳保鞋和随身携木棒等”打草惊蛇”,掌握自救互救方法。
时常与测站保持联系,以防走失和迷失方向。
1、
2、
3、
4、
5、
6、
7、 铁道线上和站内作业
在铁道线上和站内作业时,听从铁路部门人员指挥,并设专人负责瞭望。未经同意,不得随意测量。
8、 高压输变电设施附近作业(防电)
在高压输变电设施附近作业时,严禁使用金属塔尺、标杆。使用其它测量器具时,要保持有效安全距离,有效安全距离见下表。严禁雨天、雷电天气作业。
塔尺、标杆顶端与输电线路最小距离
电路电压
(kv)
<1
1-35
110
220
330
500
最小允许
垂直距离m
1.5
3.0
4.0
5.0
6.0
7.5
在线路杂乱状况,必须事先观察、了解清楚线路供电情况,并采取相应措施。严禁塔尺、标杆触及电线。
9、 野外设站作业(防盗)
设站作业或分散作业时,各仪器设备需有人看守。严禁私自离开、并无人值守。
10、 施工地带作业(防高空坠落物)
在建施工地作业时,有脚手架等在建工程,必须与工地负责人联系、必须佩戴安全帽,严禁直接进入!必须看清相关安全警示标志。特殊情况需与工地负责人协调,请其配合或陪同作业。
11、 车辆安全:禁止非驾驶人员私自驾车作业。

冬防寒、夏防暑
防车、防水、防”失足”
防狗、防蛇、放”走失”
防电、防盗、防”坠物”
测绘生产人员培训、岗位管理制度

一、 测绘生产岗人员应具有相应的学历,技术资格和能力
二、 综合办公室负责人员管理,并于年初编写<年度培训计划>,报总经理批准。
三、 测绘生产人员培训包括:
1、新员工岗前培训
2、知识更新,业务学习如专业技术研讨,新标准新规范培训或请专家讲座等。
3、安全生产培训。
4、党和各级政府以及行业各管理部门方针、政策、文件的学习。
四、当测绘生产人员不能满足岗位能力要求时,应经过再培训提高人员能力以满足要求,若仍不能满足要求,可采取转(换)岗或按相关规定处理。

客户服务制度

客户是公司生存发展的基础,服务好客户是公司永续发展的保证。
1． 项当前期阶段向客户介绍公司概况,技术质量体系,业绩,管理能力,资源等以便客户了解公司,为客户进行将要开展项目的论证和可行性研究提供服务。
2． 在合同执行过程中,提供客户需求的服务。
3． 交付成果后向客户提供成果咨询服务,成果使用建议。
4． 对客户的投诉,公司经营部及工程部要做好记录并及时处理。
5． 由市场部建立统一的质量信息反馈卡,由有关部门交会产品时交给客户,对客户提供的各种信息和质量建议要及时进行处理。
6． 经营部应对客户进行走访,征求客户意见,收回质量信息反馈卡。

质量检验人员考核制度

1． 项目技术负责人,质检部成员为公司质量检验人员。
2． 公司成立质量检验人员考核领导小组,由测绘技术负责人任组长,负责质量检验人员的考核。
3． 考核实行百分制,从德、能、勤、绩四个方面进行,分别占20分、10分、10分、60分,90～100分为优秀,76～89分为良好,60～75分为合格,0～59分为不合格,具体见<质量检验人员考核表>。
4． 每年1月15日前质量检验人员将上年度本人工作情况实事求是地填写<质量检验人员考核表>交质量检验人员考核领导小组,作为考核的参考依据。
5. 公司对考核结果进行通报,并对考核为优秀、良好的质量检验人员给予表彰奖励,对考核为合格的质量检验人员劝其申请转岗或停职学习,对考核为不合格的质量检验人员调离质检岗位。

测绘成果及资料档案管理制度

1． 总则
1.1 为了加强公司测绘成果及档案资料的科学管理,确保档案资料的充分利用,更好地为本公司的发展和经济建设服务,根据<中华人民共和国测绘法>及<江苏省测绘成果及资料档案管理考核办法>相关规定,制订本制度。
1.2 本制度中的档案是指公司在科技开发、生产经营、技术服务和管理活动中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。资料一般是指经过交流、赠送、购买和自己汇编的,供科研、生产经营和管理活动参考的文件材料。
1.3 档案是各项活动的真实记录,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理。
1.4 档案管理是公司管理工作的重要组成部分,是各项活动的重要环节。各级科技管理部门应把科技开发、生产经营、技术服务和建档工作实行”四同步”管理:下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查文件材料形成情况同步;评审、鉴定、验收成果与验收、鉴定档案材料同步;上报登记和评审奖励成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明同步。
1.5 公司档案资料行政上由总经理主管,测绘技术负责人分管。业务上受江苏省测绘管理处以及上级有关部门的监督、检查和指导。公司档案资料管理的职能部门是综合办公室并设专职档案管理人员。

2． 档案部门的职责
公司档案管理职能部门为总经理办公室,其职责:
2.1 贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度。
2.2 指导本单位各部门和项目组文件、资料的立卷和归档工作。
2.3 统一管理本单位档案、资料,并按时向有关档案部门汇交。
2.4 监督、检查,指导所属单位的档案、资料管理工作。
2.5 组织专职档案人员和业务培训和学术交流。

3． 资料的形成与入库归档规定
3.1 文件材料形成的范围
凡是直接记述和反映单位各项活动的,具有查考利用价值的文件材料,都应列于归档范围。公司形成的文件材料有:
3.1.1 行政管理文件材料
3.1.2 经营管理文件材料
3.1.3 生产技术管理文件材料
3.1.4 测绘成果成图
3.1.5 科学研究文件材料
3.1.6 基本建设文件材料
3.1.7 设备仪器文件材料
3.1.8 会计文件材料
3.1.9 干部职工档案文件材料
3.1.10 设计文件材料
3.1.11 工程施工文件材料
3.1.12 新闻、书稿文件材料
3.1.13 实物
研究、基建、设计和工程施工项目中断或取得负结果形成的文件材料也属于归档范围。
3.2 归档要求
3.2.1 文件材料归档的基本要求
a.归档工作由文件材料形成部门和项目组承担,按工作程序将需要归档的文件材料加以系统整理,组成保管单位(卷、册、袋、盒)。
b.归档的文件材料,应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、用纸规范、签署完备、有利于长期保存。
c.归档软盘的同时打印一份与软盘内容一致的纸质文件。
d.光盘、磁性载体等必须在带(盘)上,贴注标签。
3.2.2 案卷归档的基本要求
归档的案卷,应做到分类合理,组卷正确:保管期限划分准确:卷内文件排列有序、科学、系统;案卷题名拟写准确、简明扼要,编目规范;装订案卷要整齐、美观、卷内无压字、无金属物、禁用字迹不牢固的书写工具(铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸)。
3.2.3 档案部门有责任监督、检查、指导公司员工做好文件材料的归档工作。按照质量标准,逐项检查,对归档不合格案卷限期整改。
3.3 归档时间
3.3.1 管理工作的文件材料,要求次年四月底前归档。
3.3.2 测绘、管线探测、软件开发等工作形成的文件材料,在向对方移交资料时,同时向本单位档案部门移交。
3.3.3 大项目可按项目工作阶段或项目子项结束后归档。变更、修改、补充或维修等形成的文件材料随时归档。
3.3.4 照片冲洗后,由摄影者或承办单位整理,编写说明连同底片归档。
其它类文件材料归档时间按局归档制度执行。
3.3.5 因公外出参加学习、考察、谈判和参加会议带回的文件材料,有参考利用价值的,应及时整理归档,方可借用。未办归档手续,财务部门不予报销。
3.4 归档份数
凡需要归档的文件材料,一般归档一份。管理类文件材料要求底稿与印件(2份)一并归档。磁性载体、光盘等文件应一式两份,与纸质文件同时归档。科技文件材料要求原本、复制本、底图一并归档。重要的特别是需要永久保管的科技文件材料,根据情况,应归档若干份复制本;利用频繁的、不保密的科技文件材料,应多归一份复制本。
3.5归档手续
3.5.1 填写归档文件材料移交清单.由归档都填制一式两份.
3.5.2 科技文件材料在归档时应编写归档情况简要说明.
3.5.3 照片、磁性载体、光盘和实物等归档要编写文字说明。。
3.6 建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度,并列入各部门管理工作程序,列入部门的职责范围和有关人员岗位责任制
3.7 搜集资料由所在单位档案部门开介绍信到局档案馆转换,局档案馆未见所在单位档案部门介绍信,一律不予转换。

4． 档案管理与利用
4.1 建立健全档案管理制度
4.2 档案和资料的分类、编号
科技档案编号的结构形式采用六段制,编号由左向右排列,各段之间用”·”隔开,各段用阿拉伯数字表示。如下所示。
科技档案分类、编号结构形式示例:
JSXR 05 01 3 XXX 01
案卷号
项目代号
三级类目号
二级类目号
一级类目号
全宗号

第一段为全宗号,”JSXR”代表江苏象仁土地房地产咨询评估有限公司。
第二段为一级类目代号,用”05”表示工程测量,”06”表示不动产测量等。
第三段为二级类目代号,用”51”代表控制测量,”52”代表地形测量,”61”代表地籍测绘,”62”代表房产测绘等。
4.3 保管期限
档案保管期限分为永久、长期( 至20年)、短期( 以下)三种。
4.3.1 凡对本单位、国家建设方面具有重要凭证作用和长久需要查考、利用的档案,列为永久保存。
4.3.2 凡是在相当长的时期内( 值20年)具有查考、利用、凭证作用的测绘科技档案,列为长期保存。
4.3.3 凡是短期内( 以内)具有查考、利用、凭证作用的测绘科技档案,列为短期保存。
4.3.4 科技的档案的保管期限,自科技档案整理完毕后次年开始计算。
4.4 档案和资料的整理工作。
整理、保管、编制检索工具和开发利用。
4.5 档案的保管
库房要有管理制度,库房的装具要符合国家要求,要有八方安全设施,定期检查档案,资料和图书的保管状况,对破损或褪变的要及时修复,确保完整与安全。
4.6 编制各项目录、编制检索工具
建立档案、资料总目录、分类目录和卷内专题目录。编制所需的检索工具,完善公司信息查询体系。
4.7 开发信息资源
开发信息资料,实行档案、资料、图书和信息一体利用;积极配合有关部门参与信息市场和技术市场交流;保护知识产权和专利权,严格执行保密制度。
4.8 档案工作的统计
各档案部门做好档案、资料和图书的收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。按时向主管部门报送年报。

5． 资料档案保密安全规定
为切实做好公司资料的保密工作,根据<保密法>、<档案法>、<测绘法>、<测绘成果管理条例>的要求,确保资料安全无泄密,规定如下:
5.1 依据保密法律、法规,对职工进行正常性的保密教育和检查,落实各项保密措施,由专人负责管理。
5.2 工作人员要熟悉掌握资料的保密范围,严格区分资料成果的密级,按不同的要求保管和使用。
5.3 严格按<测绘成果管理条例>,履行领发、借用、抄录、资料的清点、登记、编号、签收、保证测绘成果的走向清楚、可靠。
5.4 对各种密级资料,严格遵守有关使用,保管及销毁等规定,并建立资料档案,每年年底做一次检查。
5.5 对于资料废件,要集中存放,不得随意乱堆,乱放,应集中送上级资料管理部门处理,不得自行销毁。
5.6 对文件、地图、资料档案的保密内容,个人不得以通信,电话,闲谈等方式向无关人员泄露。
5.7 保密文件、地图、资料如不是工作需要,不许随身携带,不许委托转带。
5.8 邮寄密级资料,应严格包装加封,交机要部门传递。
5.9 资料管理人员离开办公场所时应将资料放入保密设备,并将房间门窗锁好。
5.10 发现资料丢失,应及时报告,认真追查,并报上级有关部门。
5.11 依照<保密法>条款,对违犯者视情节轻重,给予批评教育、行政处分或转交司法机关依法追究刑事责任。

6． 保密安全责任制
6.1 三个层次
6.1.1 主要领导对本公司的保密安全工作负全面领导责任。
6.1.2 测绘技术负责人(分管保密安全工作的领导)负具体组织领导的责任。
6.1.3 分管其它工作的领导也要负责分管业务范围的保密安全工作
6.2 三项原则
6.2.1 保密安全工作谁主管,谁负责。
6.2.2 主管什么业务,同时领导和管理该项业务工作中的保密安全工作。
6.2.3 业务工作管到哪一级,其中的保密安全工作也同时管到哪一级。

7． 资料档案使用、借阅、登记规定
为加强测绘成果及资料档案的管理,维护测绘成果及资料档案的完整与安全,完善资料档案的借出归还、现场参阅、咨询等手续,贯彻国家有关档案制度,结合本公司实际情况,规定如下。
7.1 本公司所有员工都有保护、使用、借阅测绘成果及资料档案的权利和义务。
7.2 在借阅测绘成果及资料档案时应做到以下几点:
a .借阅测绘成果及资料档案必须填写借单,借阅时间不得超过一个月,定期归还,逾期应办理续借手续。
b. 要爱护测绘成果及资料档案,不得丢失。
c. 所借出的测绘成果及资料档案,严禁涂改、勾划、