报销管理制度公司模板.doc
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1、报销管理制度公司16资料内容仅供参考,如有不当或者侵权,请联系本人改正或者删除。报销管理制度(一) 请款单证规定: A 采购类: 1. 原纸请购时应提交的各种单证: 订购单、 进仓单、 对账单、 发票、 过磅单、 账款差异分析表、 退货单( 若有退货) ; 2. 辅料( 含办公用品) 请款时应提交的各种单证: 请购单、 订购单、 进仓单、 对账单、 发票, 其中煤、 淀粉、 硼砂、 片碱还需附有过磅单、 退货单( 若有退货) ; 3. 设备请款时应应提交的各种单证: 请购单、 订购单( 或合同复印件) 、 验收单、 发票。4. 要求以上单证齐全, 若请款时尚缺某一单证, 应用联络单说明缺何种单
2、证; 5. 以上所有单证均要有相关经办授权人签名; 保证所有单证金额、 数量的正确性: 1) 请款单: 要求内容填写正确, 完整, 字迹清楚。2) 请购单( 外协单) : 需要有公司按相应授权中及权限人审批签字同意; 请购单应详细描述拟请购物品的规格、 型号、 质量要求、 要求达到的性能指标、 具体用途及交货期等; 外协单内容若是委外来厂维修、 基建等不需将物品带出场外的, 则应详细描述拟外协项目地点、 内容、 达到要求( 验收标准) 、 完成时间及费用; 外协单内容若是需将物品带出场外加工或是我司提供原料、 成品、 半成品等, 则应详细描述拟外协项目费用、 运输方式及其费用归属、 品质标准、
3、 明确相关消耗指标等; 同时要求运送外出加工物品开具送货单, 送脚背委托单位签收交回开单单位( 仓库) ; 加工完毕进厂后, 经验收合格重新办理入仓手续; 申请报支外协加工费用时, 应附有以上”外协加工单”、 运送外出加工物品开具”送货单”经验收合格重新办理入仓手续”入库单”; 3) 订购单: 详细描述拟请物品的标准单位价格、 数量、 金额, 需要有公司按形影授权终极权限人审批, 且订购数量及金额应应小于或等于请购单上的数量及金额。 4) 进仓单: 须有仓管员、 品管及业务经办人签字。原纸类统一用蓝联, 辅料及办公用品统一用绿联; 5) 过磅单: 过磅单背面均应有保安、 仓管员签名, 以示对过
4、磅单数据真实负责。 6) 验收单: 对于外购设备、 配件及外协加工项目等金额达到符合规定的必须办理对该物品外协加工项目的结果确认、 判定是否符合要求, 并经按相应权限审批签字。 所有外购机器设备、 配件单项价值在500元( 含) 以上均需填写”验收单”; 所有外修机械设备及配件、 基建维修等, 单项价值在100元( 含) 以上均需填写”验收单”; 特殊机械设备、 大型建设工程等需要着呢功夫专业部门验收方可使用的, 除自身且也的”验收单”外, 还应出具政府专业部门验收报告。 7) 对账单: 除当月可结款或零星费用外, 所有请款均应提供供需双方对账单确定请购对账单, 及应予请购单、 订购单、 进仓
5、单一一核对。 大型建设工程应提供双方工程造价结算书, 标明项目总造价、 工程增减量, 经双方公司盖章确认; 8) 发票: 所有请购, 外协项目原则上均应开具增值税专用发票, 发票金额及数量及供应商均应与以上各种单证相符, 无法提供增值税专用发票或无正式发票的均应事先报公司总经理或财务经理审批后送财务备案, 否则无法提供增值税专用发票或无正式发票一律不予付款。 9) 账款差异分析表: 详细描述各项差异情况( 格式见附件) ; 10) 凡涉及采购进料品质不良扣款、 特采扣款、 外协项目不符合要求扣款等扣款项目, 均应有供应商书面确认, 以避免发生纠纷, 同时请款应将上述书面确认单附在请款单之后;
6、品管部在发生上述情况发出书面通知供应商同时抄送财务一份; 6.以以越安全库存请购的, 对单月申请请购量但月份批次送货, 跨越请购单尚未送货的或为送完, 未送请购量自动无效, 不能要求继续送货; B:费用及其它类: 1. 市内交通费: 报支应在公司规定的时间内报支, 预期没有正当理由原则上不予报支; 在报支时应填写”市内交通明细表”; 请款单经其部门主管及其助总审批后, 在规定时间内送交财务; 2. 出查查旅费: 应在出差后两天内办理出差报销手续, 列明出差费用明细, 具体出差费用标准, 按出差管理规定标准办理( ”出差管理规定”另行制定) ; 请款单经其部门主管及助总审批后, 在规定时间内送交
7、财务; 逾期没有正当理由原则上不予报支; 3. 行政公务车报支过路过桥费、 停车费的应填写”车辆费用明细表”( 格式见附件) ; 4. 车队货车报支过路过桥费、 停车费的, 应填写每部车辆”车辆费用明细表”, 同时车队主管应将各部门车辆从公司到各家客户送货所必经路线所经过的收费站站点、 收费标准金额陈列一览表, 送财务备案, 财务据之为报销审核标准; 5. 车辆油费应统一由公司办理加油卡, 统一到指定的定点加油, 每月报支油料款时, 应附上每部车的”车辆百公里友好明细表”, 具体油耗考核管理规定由车队制定; 6. 由公司承担的车辆养路费、 运管费、 季检费、 年检费, 统一由车队陈列标准一览表
8、, 送财务备案, 财务部财务据之为报销审核标准; 7. 因公务需要, 请客人到食堂用餐或招待饮料或外出请客人用餐, 均应填写”客餐申请表”, 按公司授权相应由权限审批人审批, 报销时据之为报销凭证之一; 客人到公司食堂用餐或备用饮料具体业务阿布”食堂客餐管理规定”( HX-WI-AD-06) 执行; 8. 报支水、 电费时除提供增值税发票外, 还应提供公司内部各分表的用水用电情况分析表及总表与外部收费总表差异分析表; 9. 确因公需要配备通讯工具所报支通讯费用, 应事先报备每月费用报支标准, 超支部分由使用人本人承担; 10. 政府行政事业单位收费( 如: 排污费、 资源费、 商检费、 锅检费
9、、 进口报关等) 均应出示收费文件标准或事先包皮标准; 11. 其它零星发生费用报支的, 均应在开支前提出书面申请, 列明预计列支明细、 标准, 报公司授权相应有权限审批人审批后, 财务方可给予报支。(二) 请款时间的规定: 所有支出项目均应在当月内报支, 不允许跨越请款或超期限请款; 1. 采购类: 1) 原、 辅料原则上实行集中采购, 要求实行月结形式付款: 辅料类( 含办公用品) 采购经办人应于次月5日前将上月所有供应商为我公司供货按结账账期进行对账, 根据上述要求的相关单证收集齐全, 并填写完整请款单, 按请款单上注明的相应顺序及审批权限后, 于次月10日送交财务部审核; 原纸类采购经
10、办人应与当月30日之前将当月供应商为我公司供货按结账账期进行对账, 并根据对账结果通知供应商开具增值税发票, 于当月30日之前送达我公司, 以利认证申报抵扣, 并根据上述要求的相关单证收集齐全, 并填写完整请款单, 按请款单上注明的相应顺序及审核权限审批后, 于次月3日前送交财务审核。2) 设备采购请款时间: 具体经办人应于设备到货后, 积极组织有关人员进行安装调试; 设备到货7天内具体经办人根据上述要求的相关单证收集齐全, 并填写完整请款单, 按请款单上注明的相应顺序及权限审批后, 设备到货10天内送交财务部审核; 3) 零星采购、 现金采购应按每周一次对当周采购单据收集, 于当周周六填写完
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