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公司采购管理规定

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发放部门: □管理者代表 □文 控 □业务部 □采购部 □工程部
□工模部 □生产部 □品管部 □仓 库 □行政部

公司采购管理规定

第一节  一般规定
    第六条  采购部门的划分
    (一)内购: 由国内采购部门负责办理。
    (二)外购: 由国外采购部门负责办理, 其进口庶务由业务部门办理。
    (三)总经理或经理对于重要材料的采购, 可直接与供应商或代理商议价。专案用料,
必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
    第七条  采购作业方式
    除一般采购作业方式外, 采购部门可依材料使用及采购特性, 选择下列一种最有利的
方式进行采购:
    (一)集中计划采购: 凡具有共同性的材料, 须以集中计划办理采购较为有利者, 可核定材料项目, 通知各请购部门依计划提出请购, 采购部门定期集中办理采购。
    (二)长期报价采购: 凡经常性使用, 且使用量较大宗的材料, 采购部门应事先选定厂商, 议定长期供应价格, 呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
    第八条  采购作业处理期限
    采购部门应依采购地区、 材料特性及市场供需, 分类制定材料采购作业处理期限, 通
知各有关部门以便参考, 遇有变更时, 应立即修正。
    第二节  国内采购作业处理
    第九条  询价、 比价、 议价
    (一)采购经办人员接获”请购单(内购)”后应依请购案件的缓急, 并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料, 除经核准得以电话询价之外, 另需精选三家以上的供应
商办理比价或经分析后议价。
    (二)若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者, 采购经办人员应检附资料并于”请购单”上予以证明, 经主管核发后, 先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
    (三)属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量), 采购经办人员于议价后, 应于请购单”询价记录栏”中注明, 经主管签认后呈核。
    (四)对于厂商的报价资料经整理后, 经办人员应深入分析后, 以电话等联络方式向厂商议价。
    (五)采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件, 主管应立即指定经办人员先行询价、 议价, 待接到请购单后, 按一般采购程序优先办理。
    (六)”试车检验”的采购条件, 采购经办人员应于”请购单”注明与厂商议定的付款条件呈核。
    第十条  呈核及核决
    (一)采购经办人员询价完成后, 于”请购单”详填询价或议价结果及拟订”订购厂商””交货期限”与”报价有效期限”经主管审核, 并依请购核决权限呈核。
    (二)采购核决权限
    附注: 凡列入固定资产管理的采购项目应以”财产支出”核决权限呈核。
    第十一条  订购
    (一)采购经办人员接到经核决的”请购单”后应以”订购单”向厂商订购, 并以电话或传真确定交货(到货)日期, 同时要求供应商于”送货单”上注明”请购单编号”及”包装方式”。
    (二)若属分批交货者, 采购经办人员应于”请购单”上加盖”分批交货”章以资识别。
    (三)采购经办人员使用暂借款采购时, 应于”请购单”加盖”暂借款采购”章, 以资识别。
    第十二条  进度控制及事务联系
    (一)国内采购部门应分询价、 订购、 交货三个阶段, 以”采购进度控制表”控制采购作业进度。
    (二)采购经办人员未能按既定进度完成作业时, 应填制”进度异常反应单”并注明”异常原因”及”预定完成日期”, 经呈主管核示后转送请购部门, 依请购部门意见拟订对策处理。
    第十三条  整理付款
    (一)物料管理部门应按照已办妥收料的”请购单”连同”材料检验报告表”(其免填”材料检验报告表”部分, 应于收料单加盖”免填材料检验报告表”章)送采购部门, 经与发票核对无误, 于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前, 办妥付款手续。如为分批收料者, ”请购单(内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
    (二)内购材料须待试车检验者, 其订立合同部分, 依合同规定办理付款, 未订合同部分, 依采购部门呈准的付款条件整理付款。
    (三)短交应补足者, 请购部门应依照实收数量, 进行整理付款。
    (四)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款, 否则仅依订货数付款。
    第三节  境外采购作业处理(含进口事务、 关务)
    第十四条  询价、 比价、 议价
    (一)外购部门依”请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理, 并依据供应厂商资料, 并参考市场行情及过去询价记录, 以电话或传真方式进行询价作业, 但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于”请购单(外购)”注明外, 原则上应向三家以上供应厂商询价、 比价或经分析后议价。
    (二)请购的材料规范较复杂时, 外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意
见后, 会请购部门确认。
    第十五条  呈核及核决
    (一)比价、 议价完成后, 外购部门应填制”请购单(外购)”, 拟订”订购厂商””预定装船日期”等, 连同厂商报价资料, 送请购部门依采购核决权限核决。
    (二)核决权限
    1.采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。
    2.采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。
    (三)采购案件经核决后, 如发生采购数量、 金额的变更时, 请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核; 但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
    第十六条  订购与合同
    (一)”请购单(外购)”经核决送回外购部门后, 即向厂商订购并办理各项手续。
    (二)需与供应厂商签订长期合同者, 外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书, 依采购核决权限呈核后办理。
    第十七条  进度控制及异常处理
    (一)外购部门应以”请购单(外购)”及”采购控制表”控制外购作业进度。
    (二)外购部门于每一作业进度延迟时, 应主动开立”进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策, 据此修订进度并通知请购部门。
    (三)外购部门于外购案件”装船日期”有延误时, 应主动与供应厂商联系催交, 并开立”进度异常反应单”记明异常原因及处理对策, 通知请购部门, 并依请购部门意见处理。
    第十八条  进口签证前［”请购单(外购)”核准后］的专案申请
    (一)专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时, 外购部门应准备全部文件申请核发”输入许可证”, 申请函中并应请求”国贸局”在”输入许可证”加盖”国内尚无产制”的戳记及核准章, 以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
    (二)进口度量衡器及管理物品时, 外购部门应于申请”输入许可证”之前准备”报价单”及其它有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
    第十九条  进口签证
    外购材料订购后, 外购部门应即检具”请购单(外购)”及有关申请文件, 以”申请外汇处理单”(需在一星期内办妥结汇时, 加填”紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向”国贸局”办理签证, 并于”输入许可证”核准时通知外购部门。
    第二十条  进口保险
    (一)FOB、 FAS、 C＆F条件的进口案件, 进口单位应依”请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
    (二)进口单位应将承保公司指定的公证行在”请购单(外购)”上标示, 以便货品进口必须公证时, 进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
    第二十一条  进口船务
    (一)FOB、 FAS的进口案件, 进口单位(船务经办人员)于接获”请购单(外购)”时, 应视其”装运口岸”及”装船期限”并参照航运资料, 原则上选定三家以上船公司或承揽商, 以便进口货品可机动选择船只装运。
    (二)进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称, 提供进口结汇经办人员, 于”信用状开发申请书”列明, 作为信用状条款, 向发货人指示装船。
    (三)如因输出口岸偏僻或因使用部门急需, 为避免到货延误, 外购部门应于”请购单(外购)”上注明, 避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。
    第二十二条  进口结汇
    进口单位应依”请购单(外购)”标示的”间发信用状日期”办理结汇, 并于信用状(L／C)开出后以”开发L／C快报”通知外购部门联络供应厂商。
    第二十三条  税务
    (一)免货物税及”工业用证明”的申请
    1.进口的货品可申请免货物税者, 外购部门应于”输入许可证”核准后, 检具必须文件, 向税捐处申请, 经取得核准函后向海关申请免货物税。
    2.除”免凭经济部工业局证明办理具结免税进口”的项目外, 其它合于免税规定的人造树脂类材料, 外购部门应于开发”信用状”后检具必须文件向经济部工业局申请”非供塑胶用”证明, 以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。
    (二)专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前, 检具有关文件, 凭以向海关申请税则预估, 等核准后并办理分期缴税及保证手续。
    第二十四条  输入许可证、 信用状的修改
    供应商成本公司要求修改”输入许可证”或”信用状”时, 外购部门应开立”信用状、 输入许可证修改申请书”经呈核后, 检具修改申请文件送进口事务科办理。
    第二十五条  装船通知及提货文件的提供
    (一)外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时, 应立即填制”装船通知单”分别通知请购部门、 物料管理部门及有关部门。
    (二)外购部门收到供应商的装船及提货文件时, 应检具”输入许可证”及有关文件, 以”装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
    (三)提货背书办妥后, 外购部门应检具”输入许可证”及提货等有关文件, 以”装运文件处理单”办理报关提货。
    (四)管理进口物品放行证的申请:
    进口管理物品时, 外购部门应于收到装运文件后, 检具必须文件送政府主管机关申请”进口放行证”或”进口护照”, 以便据此报关提货。
    第二十六条  进口报关
    (一)关务部门收到”请购单(外购)”及报关文件时, 应视买卖、 保险及税率等条件填制”进口报关处理单”连同报关文件, 委托报关行办理报关手续, 同时开立”外购到货通知单”(含外购收料单)送材料库办理收料。
    (二)不结汇进口物品, 进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时, 查明品名、 数量等资料, 并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、 补运赔偿及退货换料等, 报关时关务部门应开立”外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料, 而属其它材料及物品则由收件部门于联络单签收后, 送处理部门处理。
    (三)关税缴纳前进口单位应确实核对税则、 税率后申请暂借款缴纳。
    (四)海关估税的税率如与进口单位估列者不符时, 进口单位应立即通知外购部门提供有关资料, 于海关核税后14天内以书面向海关提出异议, 申请复查, 并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件, 进口单位应于”进口报关追踪表”记录, 以便督促销案。
    (五)税捐记帐的进口案件, 进口单位应依”请购单(外购)”, 于报关时检具必须文件办理具结记帐, 并将记帐情况记入”税捐记帐额度记录表”及”税捐记帐额度控制表”。
    (六)船边提货的进口材料, 进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续, 以便船只抵港时, 即时办理提货。
    第二十七条  报关进度控制
    关务部门应分报关、 验关、 估税、 缴税、 放行五阶段, 以”进口报关追踪表”控制通关进度。
    第二十八条  公证
    (一)各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素, 研判材料项目(如外购散装材料), 通知进口单位于材料进港时, 会同公证行前往公证。
    (二)外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者, 进口单位应于接获报关行或材料库通知时, 联络公证行办理公证。
    (三)进口货品办理公证时, 进口单位应于公证后配合索赔经办时效, 索取公证报告分送有关部门。
    第二十九条  退汇
    (一)外购部门依进口材料的装运情况, 判断信用状剩余金额已无装船的可能时, 应于提供报关文件时提示进口单位, 并于进口材料放行及”输入许可证”收回后, 开立”信用状退汇通知单”连同”输入许可证”送进口事务科办理退汇。
    (二)退汇金额较大, 但信用状未逾有效期限者, 外购部门应向供应厂商索回信用状正本, 送进口单位办理退汇。
    第三十条  索赔
    (一)外购部门接到收货异常报告(”材料检验报告表”或”公证报告”等)时, 应立即填制”索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
    (二)以船公司或保险公司为索赔对象者, 由进口单位办理索赔; 以供应厂商为索赔对象时, 由外购部门办理索赔。
    (三)索赔案件办妥后, ”索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
    第三十一条  退货或退换
    (一)外购材料须予退货或退换时, 外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
    (二)复运出口、 进口的有关事务, 外购部门应负责办理, 其出口进口签证、 船务、 保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
    (三)退换的材料进口时依本节有关规则办理。
    第四节  价格及质量的复核
    第三十二条  价格复核与市场行情资料提供
    (一)采购部门应调查主要材料的市场与行情, 并建立厂商资料, 作为采购及价格审核的参考。
    (二)采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目, 提供市场行情资料, 作为材料存量管理及核决价格的参考。
    第三十三条  质量复核
    采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、 质量检验)等。
    第三十四条  异常处理
    审查作业中, 若发现异常情况, 采购单位审查部门应即填制”采购事务意见反应处理表”(或附报告资料), 通知有关部门处理。
    □  附则
    第三十五条  本办法呈总经理核准后实施, 增设修订亦同。