项目文档管理制度样本.doc

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营销中心
项目文档管理制度

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一、 目的
建立营销中心的文档管理制度, 对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制, 实现项目文档的有序保管与规范流动, 为项目文档提供规范化的管理, 提高项目的成功率, 有效控制项目成本、 进度、 时间。
二、 范围
本文适用于营销中心各单元、 公司内配合部门及与之有关的客户、 合资公司、 渠道的文档。
三、 原则
( 一) 定义
文档包括接收、 发放和内部文档, 含传真、 电邮、 备忘录或是会议纪要、 邮递、 商务运作阶段文档及其它内部文档。
( 二) 规范
1.明确内部文档的编制和命名
( 1) 文件名应是文件的标题。
( 2) 标题应能直观简明体现文件的内容。
( 3) 每个文档必须有一个统一的编号。
( 4) 在电子文档的命名后面加上编号。
( 5) 文件编制应使用对应的统一文档模板。
2.接收文档控制编号
所有接收文档需有统一文档控制编号, 统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定, 建议体现接收日期的信息。
3.明确项目文档的使用制度
( 1) 在项当前, 应建立一套文档的管理程序
明确文档的拟制、 审核人员, 文档控制员。
‚明确所有文档的编号、 收发登记操作, 及受控等级。
( 2) 建议接收文档的管理程序
由文档控制员统一接收。
‚加盖或记录接收日期( 时间) 。
ƒ赋予文档控制编号。
„记录输入文档中心数据库, 保存原件。
( 3) 明确发送文档的管理程序
加盖或记录发送日期( 时间) 。
‚记录输入文档中心受控库, 保存原件。
ƒ发送后由文档控制员统一记录归档。
( 4) 明确合同各方之间的文档传递等相关规定
( 5) 文档借阅登记和保密规定
原则上严禁文档原稿进行借阅。
‚借阅副本应进行登记, 加盖副本章。
ƒ副本销毁的规定。
„限期返还原件的规定。
( 6) 电子文档的共享规定
4.明确文档的归档存放
( 1) 建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统, 目录结构见附表一《项目文档归档结构》。
( 2) 按文档的阶段及用途属性( 主题) 归档分类, 如售前阶段、 售中阶段, 再按标书、 合同、 方案、 会议纪要等分类。
四、 文档提交
( 一) 外埠部门提交部门的文档, 经过审核后及时提交给文档保管人员备案、 存档。
( 二) 部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、 存档。
( 三) 部门对外交流或是与项目单位汇报、 沟通所提交的文档, 经过沟通、 汇报后整理成终稿的, 由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、 存档。
( 四) 部门外埠工作人员与项目单位交流、 沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导, 经部门领导审核后报文档管理人员备案、 存档。
( 五) 备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档; 建设方案、 PPT、 规划、 设计等文档定稿后以月为单位提交; 涉及变更的方案、 规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、 存档。
五、 具体内容
( 一) 文档编号
凡项目有关的文档, 均统一编号。
文档编码方式: 文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级
文档属性: 本字段用两位英文字母表示
发放对象: 本字段用两位英文字母表示
文档日期: 本字段6位数字, 表明文档的发生时间, 以便于查询和统计。
顺序编号: 本字段4位数字, 系文档的顺序编号, 此编号表示同一文档属性、 发放对象内所有文档的顺序号。
文档密级: 本字段1位数字, 表明了文档的保密级别。
0级代表机密, 项目经理及其指定人员阅读
1级代表秘密, 项目组核心成员阅读
2级代表内部公开, 项目组所有成员阅读
3级代表公开, 所有项目组干系人均可阅读

表1 文档属性字段对照
文档分类
简写
文档分类
简写
PPT

指令

潜在用户分析报告

发票

用户分析报告

普查报告

合作意向书

手册

会议纪要

备忘录

建设方案

计划

解决方案

答复

项目制度

报表

合同

招投标文件

表2 文档接收对象字段对照
发放对象
简写
发放对象
简写
客户

项目组内部

合作方

部门内部

合资公司

渠道

公司内部

供应商

( 二) 文档的存放
项目文档分别建立电子和纸面件档案。
纸面文档按文件的属性、 分类存放, 并填写《文件存放控制表》( 附件一) 进行存放、 借阅登记。
电子档案目录如下, 经过权限设置控制不同文档人员访问权限。

表3: 电子文档目录
0 级目录
一级目录
二级目录
三级目录
四级目录
文件名
**项目
机会阶段
城市筛选
分析资料

调研表

售前阶段
PPT
城市智能静态交通管理云平台

优先泊车运营管理模式

汇报PPT

宣传片

设计方案
静态交通智能化解决方案

静态交通智能化建设方案

会议纪要

售中阶段
招投标
招标书

投标书

合同
PPP合同

合同附件

项目计划
项目范围

项目实施计划

项目总结
项目总结报告

项目评估报告

售后阶段
培训
培训计划

培训方案

培训考核评估表

维护
运维方案

项目总结报告

问题管理表

风险管理
风险管理计划

变更申请表

( 三) 文档借阅
( 1) 借阅人查阅文档编号清单( 内部公开) , 确定所需借阅文档。
( 2) 向文档管理员提出借阅申请。
( 3) 文档管理员根据其身份确定阅读权限。
( 4) 若所借阅文档超过其阅读权限, 需经领导批准。
( 5) 文档管理员填写文档借阅记录表。
( 6) 借阅人签署文档借阅记录。
( 7) 借阅文档需在指定时间内归还、 不得拷贝。
( 四) 文档取向
文档取向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、 文档负责人及文档的主要应用单元。详见附表二: 《文档取向表》。
附表一: 文档存放和访问控制
文档名称
文件夹
审批人
借阅人
借阅日期
归还日期

附表二: 文档取向表
名称
负责人
里程
应用单元
售前阶段
PPT

项目经理
宣传片

调研提纲

客户分析报告

会议纪要
项目管理部

沟通计划

合作意向书

机会与风险分析

城市资料分析

竞争对手分析

售前项目组织结构

售中阶段
项目策划书

项目监控报告

项目组织结构

初步可研报告

需求文档

项目建设架构方案

停车解决方案

合资公司架构草案

收益测算分析报告

普查报告

建设方案

实施方案

实施管理制度

项目计划

Ppp合同招标备案稿

人力资源管理制度

项目预算

风险管理计划

质量管理计划

立项备案

政府审批报告

投标书

招标书

合同

合资合作公司成立方案

项目总结报告

项目状态周报

售后阶段
培训方案

培训实施方案

培训结果考核评估表

项目验收报告

项目总结报告

项目后评估报告

项目运维方案

问题管理表

变更申请表

项目状态周报

风险管理表

问题经验库

风险经验库

信息通报表

项目移交表

遗留问题表