采购付款与报账管理制度.doc
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1、泰富重工制造有限公司编制姚 凤Z/TFZG203001-2013审核王宏宇采购付款与报账管理制度批准熊 波页 码共4页生效日期2013年11月4日1 目的规范材料采购流程,加强与供应商合作,维护公司信誉,保证生产经营正常开展。2 适用范围适用于泰富重工制造有限公司所有的材料采购(含外协)业务。3 职责3.1 物流管理部的职责3.1.1 负责采购合同的签订、发票的催收、付款申请单的填报及相关单据的传递。3.1.2 对业务、发票的真实性、付款的必要性负责。3.2 重工财务管理部的职责3.2.1 审核采购合同与发票的一致性。3.2.2 审核请款资金与资金计划的一致性。3.2.3 审核请款资金与合同付
2、款条件的一致性。3.2.4 及时反馈请款付款信息。3.3 集团结算中心的职责3.3.1及时反馈请款付款信息。3.3.2 复核请款资金的合理性。4 内容与要求4.1 采购报账流程步骤工作事项责任岗位事项说明应用表单1接收发票物流工程师物流管理部应按合同的付款条款,跟进乙方增值税发票开具进度,及时要求传递至我司。2整理报账单据物流工程师1物流工程师在收到供应商发票7天内匹配相关单据交重工财务部记账;2.物流工程师应将合同原件在审批完成后的7天内交重工财务部存档;3.分次付款合同报账要求:3.1首笔款请款单据:经物流管理部部长、主任、经办人签字确认的付款申请书;合同审批表;合同原件。3.2第二/三/
3、./N笔款请款单据:经物流管理部部长、主任、经办人签字确认的付款申请书;按合同付款条件规定付进度款。3.3合同的付款条件中出现“预验收”环节,需由品质部在付款申请书上签字确认该道工序合格完成;3.4合同的付款条件中出现“验收合格”环节,需提供合格品的检验合格入库单;3.5物流部工程师需在请款前一日将请款单据收集、整理、匹配一致,方可递交重工财务部进行请款。财务部需对其完整性、正确性、一致性进行复核。4.紧急付款要求: 4.1当天审批完成的合同,需当天紧急付款,可将付款申请书经物流部主任、物流部部长、重工副总经理、重工总经理签字审批后,递交财务部进行紧急请款;4.2物流部部长、重工副总经理、重工
4、总经理皆需在付款申请书上注明“紧急特批”字样。4.3财务管理部会计根据重工总经理批示的“紧急特批”,对该请款单加急处理。5.采购件质量索赔报账:采购件或外协件,因质量不合格导致的让步接收,由品质部出具不合格检验单、让步接收单、经供应商同意的扣款函,对其采购合同金额进行相应的抵减。6.对于已验收入库的材料,原则上应在材料入库当月完成报账;最长不超过1个月。3审核报账单据报账会计物流管理部收到发票,应7日内递交重工财务部,重工财务部对其发票进行审核、入账。原则:无合同的不接收发票;发票为增值税发票。1)财务报账会计对物流工程师所提供的报账单据的完整性、合法性及真实性进行复核;检查发票形式是否为合同
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