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供应部门秘书岗位职责

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2020年5月29日
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供应部门秘书岗位工作分析调查表
岗位名称
生产总监秘书兼生产部总经理秘书
岗位编号
暂不填
所属部门
生产部、供应部
岗位定员
1人
直接上级
生产总监兼供应部总经理
工资等级
暂不填
直接下级
无
薪酬类型
暂不填
所辖人员
无
岗位分析日期
-04-02
本职概述:为了使企业的规划、发展、供应最大化发挥作用,以不断提高企业的竞争力,进行各项必要的协助、协调工作,为集团生产总监/供应部总经理高效地开展工作提供支持。
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:传达生产总监/供应部总经理的指令,并协助跟踪各项工作
工作
任务
传达上司的各项指示、任务给各分厂/部门,并跟踪执行情况
及时向上司汇报各项工作的进度、情况
协助上司做好与各分厂及所辖部门的沟通协调工作
执行上司授权交待的各项工作,并提醒上司可能疏忽的工作
职
责
二
职责表述: 负责处理本部门的往来文件和文书撰写、归档工作
工作
任务
负责生产总监室的文书撰写
审查需生产总监/供应部总经理签审的各类文件,并呈交生产总监/供应部总经理批示及回复相关部门
协助或代理生产总监/供应部总经理沟通处理与公司各分厂/部门的往来文件
负责生产总监室的文书、资料整理归档工作
职
责
三
职责表述:负责协助原材料组的采购工作
工作
任务
跟进原材料的订购情况、回货进度、质量情况及使用情况
负责国内浆板、纸碎的采购订单录入及审单工作

职
责
四
职责表述:负责复核供应部的采购订单
工作
任务
了解所采购物品的基本生产工艺流程及本公司的使用情况
搜集相关的市场信息及熟悉公司的采购制度
根据所掌握的信息,审查采购订单
发现不合理的现象,提出改进建议,并检查改进情况
职
责
五
职责表述: 负责分析供应部的采购成本
工作
任务
组织收集与供应部采购成本相关的材料和数据
汇总、分析所收集的数据,整理成书面报告
上报公司领导,经审批后,发送相关人员参阅

职
责
六
职责表述:完成领导交办的其它任务
工作权限:
对业务范围内的问题有处理权并向直接上司汇报

工作协作关系:
内部协调关系
集团公司各分厂、各部门
外部协调关系

任职资格:
教育水平
中专及以上学历
专业
文秘专业
经验
2年以上秘书工作经验及采购工作经验
知识与
技能
具备文秘专业知识和采购知识,掌握计算机应用技能
能力
有良好的语言表示、写作能力,国/粤语流利、懂英语,熟悉各种办公设备的操作、文档管理,具备较强的组织、沟通、协调能力
其它:
工作环境
一般工作环境
使用工具/设备
一般办公自动化设备
工作时间特征
正常工作时间,偶然加班
所需记录文档
通知、制度、联络单、会议记录
备注: